Volledige Office 365 integratie in kleine organisatie

[TweakTweet]

Dag allen, ik heb hulp nodig met een nogal complexe situatie.
Laat duidelijk zijn, ik ben geen professional met Office 365 maar ben voor een bedrijf (van kennissen) bezig om te inventariseren in hoeverre ze kunnen overstappen op Office in plaats van allerlei losse systemen.

De situatie
Het gaat om een academy die cursussen aanbiedt. Er zijn 4 medewerkers in dienst (2 oprichters/trainers en familieleden daarvan) maar dit wordt binnenkort uitgebreid naar 5 á 6 met medewerkers van buitenaf daarnaast zijn er nog een aantal freelance-trainers in het netwerk. Op dit moment wordt er gewerkt met V-Tiger, Moodle, Exact en Mailchimp voor verschillende doeleinden. Daarnaast wordt er alleen maar gewerkt met MacBook's.

Het doel
Een soepele workflow creëren met zo min mogelijk systemen en zoveel mogelijk in de cloud kunnen samenwerken.

Voortgang
Inmiddels is er een Office 365 abonnement voor onderwijsinstellingen aangeschaft.
Hier hebben alle medewerkers een eigen account gekregen en is er één admin-account.

Stap 1 | Bestandsopslag d.m.v. OneDrive
We willen één OneDrive hebben waar de volledige mappenstructuur en bestanden van de organisatie op staan zodat er beter samengewerkt kan worden tussen de medewerkers en met office. De enige eis hiervoor is het volgende:
- Zeker met het aannemen van nieuw personeel in het vooruitzicht, moeten er machtigingen ingesteld kunnen worden. Dus bijvoorbeeld; twee medewerkers kunnen bij het mapje ‘administratie facilitair’ dat weer in de overkoepelende ‘administratie’map staat, maar de andere medewerkers mogen hier niet bij kunnen.
Ik ben er nog niet helemaal achter gekomen hoe we deze OneDrive het beste kunnen instellen. Want iedereen heeft een persoonlijke OneDrive-map alleen er is geen algemene map van het bedrijf. Weet iemand hoe dit precies werkt?

Wat heb ik geprobeerd:
Via het admin-account heb ik in de persoonlijke OneDrive van dat account alle mappen gezet. Echter, dan moet je via ‘delen’ iemand toegang geven tot die map. Deze komt bij de betreffende persoon dan niet in zijn/haar persoonlijke bestanden te staan maar onder het kopje ‘Gedeeld met mij’. Hierdoor werkt het in de praktijk niet goed/soepel…

Stap 2 | SharePoint gebruiken als e-campus
We willen de digitale leeromgevingen voor studenten/cursisten overzetten van een Moodle-omgeving naar SharePoint. Ik ben zelf een HvA-student waarbij de leeromgeving ongeveer dezelfde functionaliteiten heeft.

In hoeverre kan je dit zelf doen (het ziet er qua bouwen niet heel ingewikkeld uit) of moet je een bedrijf inhuren die hier gespecialiseerd in is om te bouwen?
Ik zou hier graag algemene tips over willen hebben qua aanpak;

Stap 3 | CRM overzetten van V-Tiger (naar Dynamics 365??)
We willen alle klant- &projectgegevens, financiële gegevens en andere bedrijfsgegevens het liefste overzetten van v-tiger naar Office 365. Is dit mogelijk met dynamics 365 en hoe complex is dit volgens jullie (zelf doen of bedrijf inhuren)?


Daarnaast willen we (uiteraard) agenda etc. gaan overzetten te zijner tijd als alles goed is ingedeeld…

Dit zijn even kort de dingen die wij willen gaan doorvoeren op volgorde van prioriteit…
Ik hoor graag wat jullie gedachtes zijn over de beste aanpak hierin!

Alvast bedankt!

[n0fragger]

Ik zou de mappenstructuur niet in OneDrive zetten, dit beperkt je in de mogelijkheden. Zet het op een Sharepoint Site die opgebouwd is als een Office 365 Group, wellicht zelfs met Microsoft Teams kun je dan mooie oplossingen creëren.

Een e-learning systeem omzetten naar Sharepoint is nogal een flinke klus, uiteraard is het allemaal mogelijk maar het is niet voor niks dat hier veel bedrijven in zijn gespecialiseerd.

[TweakTweet]

n0fragger schreef op donderdag 5 april 2018 @ 15:11:
Ik zou de mappenstructuur niet in OneDrive zetten, dit beperkt je in de mogelijkheden. Zet het op een Sharepoint Site die opgebouwd is als een Office 365 Group, wellicht zelfs met Microsoft Teams kun je dan mooie oplossingen creëren.

Een e-learning systeem omzetten naar Sharepoint is nogal een flinke klus, uiteraard is het allemaal mogelijk maar het is niet voor niks dat hier veel bedrijven in zijn gespecialiseerd.

Bedankt!
Daar was ik al 'bang' voor inderdaad. Dus jij adviseert om via SharePoint een Teamsite te maken. Echter, weet je ook of het dan mogelijk is om restricties op te leggen qua mappen?

Dus ik maak iedere medewerker lid van die SharePoint Teamsite maar wil dat Pietje als enige niet de administratiemap in kan en/of kan bewerken en dat Jantje alleen in de map 'presentaties' van cursus x in map x kan komen...?


Die e-learning ga ik nog wel even mee klooien om te kijken wat ik zelf kan doen in ieder geval..

[ Voor 5% gewijzigd door TweakTweet op 05-04-2018 15:44 ]

[Huaw]

TweakTweet schreef op donderdag 5 april 2018 @ 15:43:
[...]


Bedankt!
Daar was ik al 'bang' voor inderdaad. Dus jij adviseert om via SharePoint een Teamsite te maken. Echter, weet je ook of het dan mogelijk is om restricties op te leggen qua mappen?

Dus ik maak iedere medewerker lid van die SharePoint Teamsite maar wil dat Pietje als enige niet de administratiemap in kan en/of kan bewerken en dat Jantje alleen in de map 'presentaties' van cursus x in map x kan komen...?


Die e-learning ga ik nog wel even mee klooien om te kijken wat ik zelf kan doen in ieder geval..

Met Sharepoint Teamsites kom je er qua rechten wel uit, dit is goed mogelijk.


Waar ik meer 'bang' voor ben zijn de overige applicaties die je wilt vervangen met office 365/sharepoint.
Office 365 is een zeer uitgebreid pakket, waar je veel mee kunt, maar ik vraag me af dat een tactisch idee is.
Afhankelijk van wat je wilt in deze applicaties, kun je er vanuit gaan dat er veel tijd en kennis in gaat zitten voordat je dit volledig naar je wens geconfigureerd hebt.

Ik weet niet wat de huidige situatie is (fysieke servers?), maar ik zou op basis van wat ik weet mischien eerder kijken naar het in de cloud helpen van de huidige applicaties.
Succes

[TweakTweet]

Huaw schreef op donderdag 5 april 2018 @ 16:16:
[...]


Met Sharepoint Teamsites kom je er qua rechten wel uit, dit is goed mogelijk.


Waar ik meer 'bang' voor ben zijn de overige applicaties die je wilt vervangen met office 365/sharepoint.
Office 365 is een zeer uitgebreid pakket, waar je veel mee kunt, maar ik vraag me af dat een tactisch idee is.
Afhankelijk van wat je wilt in deze applicaties, kun je er vanuit gaan dat er veel tijd en kennis in gaat zitten voordat je dit volledig naar je wens geconfigureerd hebt.

Ik weet niet wat de huidige situatie is (fysieke servers?), maar ik zou op basis van wat ik weet mischien eerder kijken naar het in de cloud helpen van de huidige applicaties.
Succes

Nou, je moet het zo zien;
Het is niet zo een groot bedrijf en er zijn ook niet heel veel eisen. Er zijn geen fysieke servers maar er wordt gebruik gemaakt van allerlei cloud-diensten van bedrijven.

Het probleem nu is dat er in (te)veel systemen informatie staat maar dus ook elke keer erin gezet moet worden. Voor een overzichtelijke, soepele en efficiënte workflow willen ze dus zoveel mogelijk de deur uit doen. Al die losse systemen brengen namelijk ook elke maand abonnementskosten met zich mee.

Er is bijvoorbeeld een CRM waarin de financiën volledig doorgevoerd zouden kunnen worden maar voor de boekhouder wordt er ook nog met Exact gewerkt. De klantgegevens staan in een CRM maar moet ook weer in de e-campus. Agenda's zijn wel gedeeld maar staan in persoonlijke iCloud's etc.

Niet echt overzichtelijk allemaal dus...
Extra motivatie voor deze nieuwe aanpak is de aankomende Privacy-wet (AVG) met nieuwe eisen waarbij al die systemen ook een nadeel hebben...

[HKLM_]

Je wilt echt geen mappen hebben in sharepoint dan kan je net zo goed een fileshare gebruiken.

https://www.sharepointeur...t-use-folders-sharepoint/

[TweakTweet]

HKLM_ schreef op donderdag 5 april 2018 @ 16:39:
Je wilt echt geen mappen hebben in sharepoint dan kan je net zo goed een fileshare gebruiken.

https://www.sharepointeur...t-use-folders-sharepoint/

En mag ik vragen wat jij dan zou adviseren in deze situatie?
Samenwerking (met office) is belangrijk

[DJMaze]

Als je ook je e-mail daar wil stallen dan kan je beter voor GSuite gaan.
E-mails komen niet altijd binnen en verzenden lukt ook niet altijd.

Nadeel is dat je dus niet in Windows 10 kan inloggen met je Microsoft account.

[ Voor 22% gewijzigd door DJMaze op 05-04-2018 20:02 ]

[TweakTweet]

DJMaze schreef op donderdag 5 april 2018 @ 20:00:
Als je ook je e-mail daar wil stallen dan kan je beter voor GSuite gaan.
E-mails komen niet altijd binnen en verzenden lukt ook niet altijd.

Nadeel is dat je dus niet in Windows 10 kan inloggen met je Microsoft account.

Email is niet per sé nodig, daarnaast willen ze niet met Google werken en hebben ze net een onderwijslicentie bij microsoft aangeschaft.
Maar toch bedankt voor je suggestie

[HKLM_]

TweakTweet schreef op donderdag 5 april 2018 @ 19:37:
[...]


En mag ik vragen wat jij dan zou adviseren in deze situatie?
Samenwerking (met office) is belangrijk

Je kan prima sharepoint gebruiken maar gebruik geen mapen maar goede meta data om alles te vinden en te beheren.

[n0fragger]

HKLM_ schreef op donderdag 5 april 2018 @ 21:11:
[...]


Je kan prima sharepoint gebruiken maar gebruik geen mapen maar goede meta data om alles te vinden en te beheren.

Als toevoeging moet je dit stuk maar eens lezen:
https://enterprise-knowle...point-document-libraries/

Het zal even wennen zijn voor de gebruikers maar uiteindelijk loont het.

[DJMaze]

Heb je ook rekening gehouden met nieuws: Gebruikers melden problemen met Azure en Office 365 - update
Dit gebeurt wel eens (21 mrt. 2017, 30 jun. 2017, 18 sep. 2017, etc.).

Je moet dus ook iets offline/lokaal hebben als:

• Office offline is
• Stroom uitval
• Internet uitval

[TweakTweet]

DJMaze schreef op vrijdag 6 april 2018 @ 15:08:
Heb je ook rekening gehouden met nieuws: Gebruikers melden problemen met Azure en Office 365 - update
Dit gebeurt wel eens (21 mrt. 2017, 30 jun. 2017, 18 sep. 2017, etc.).

Je moet dus ook iets offline/lokaal hebben als:

• Office offline is
• Stroom uitval
• Internet uitval

Zag het net inderdaad. OneDrive synchronisatieclient om alles ook lokaal/offline op te slaan zou dan een oplossing kunnen zijn, toch?

[DJMaze]

Ja dat kan, maar hoe sla je dat lokaal op?

Ik gebruik zelf de volgende methode:

1. Alles op PC wat ik nodig heb + UPS
2. PC synchroniseerd met NAS/lokale server + UPS
3. NAS/Server synchroniseerd met de cloud

Maar ik gebruik dan ook geen LDAP/AD/MS-account om in te loggen op PC.

[nextware]

Gebruik gewoon Microsoft Teams. Dan maak je voor iedere afdeling een apart team aan. In deze teams kun je dan ook zonder problemen bestanden met elkaar delen. Voordeel: iemand kan op zijn eigen device (BYOD) ook bij deze bestanden komen als ze lid zijn van Teams.

[TweakTweet]

nextware schreef op zaterdag 7 april 2018 @ 13:34:
Gebruik gewoon Microsoft Teams. Dan maak je voor iedere afdeling een apart team aan. In deze teams kun je dan ook zonder problemen bestanden met elkaar delen. Voordeel: iemand kan op zijn eigen device (BYOD) ook bij deze bestanden komen als ze lid zijn van Teams.

Probleem hierbij is dat er geen overkoepelende opslag is.
Ze willen echt één plek waar alle bestanden staan maar ik heb nog niet gevonden hoe ik dit precies kan doen met OneDrive als je ook nog restricties wil (kunnen) toepassen voor bepaalde mappen/mensen.

[n0fragger]

TweakTweet schreef op zaterdag 7 april 2018 @ 14:38:
[...]


Probleem hierbij is dat er geen overkoepelende opslag is.
Ze willen echt één plek waar alle bestanden staan maar ik heb nog niet gevonden hoe ik dit precies kan doen met OneDrive als je ook nog restricties wil (kunnen) toepassen voor bepaalde mappen/mensen.

Doe dit niet via OneDrive. Maar een SharePoint site aan en hier kun je je restricties toepassen. OneDrive is in jou geval de slechtste oplossing

[TweakTweet]

n0fragger schreef op maandag 9 april 2018 @ 09:58:
[...]


Doe dit niet via OneDrive. Maar een SharePoint site aan en hier kun je je restricties toepassen. OneDrive is in jou geval de slechtste oplossing

Ik denk inderdaad ook dat dit de beste oplossing is. Ik ga morgen even experimenteren met bouwen en kijken of alle restricties mogelijk zijn.

Echter, weten jij/jullie toevallig een linkje met een uitgebreide uitleg/tutorial?

En ik denk dat ik via SharePoint pagina`s moet aanmaken per ‘map’. Dus bijvoorbeeld ‘Administratie’ wordt een SharePoint-pagina waarin de bestandsbibliotheek van Administratie in staat. Alleen zitten er in Administratie ook weer mappen die aparte restricties nodig hebben. Hoe zou jij/jullie adviseren om dit het beste in te richten? En is er dan ook nog ergens een normale ‘verkenner’ te bezoeken waar je dan alle bestanden/mappen ziet staan?

[TweakTweet]

UPDATE:

Heb nu een SharePoint-testsite gemaakt voor de organisatie waarin ik de bestandsmappen etc. met uitgebreide restrictie-mogelijkheden kwijt kan, dus dat werkt helemaal top!

Kan iemand mij iets meer vertellen over de eventuele mogelijkheden om aan SharePoint (evt. i.c.m. dynamics) CRM als mogelijkheden toe te voegen? Werkt dit goed en zouden jullie het aanraden?
De volgende stap is daarna om de e-campus over te gaan zetten als alles goed blijkt te werken!

[GrasshopperNL]

HKLM_ schreef op donderdag 5 april 2018 @ 16:39:
Je wilt echt geen mappen hebben in sharepoint dan kan je net zo goed een fileshare gebruiken.

https://www.sharepointeur...t-use-folders-sharepoint/

Heb je gekeken naar de datum van dit artikel?
Microsoft heeft veel verbeteringen doorgevoerd in de afgelopen tijd. Ik vind het zeker het overwegen waard!

[TweakTweet]

GrasshopperNL schreef op dinsdag 10 april 2018 @ 20:50:
[...]


Heb je gekeken naar de datum van dit artikel?
Microsoft heeft veel verbeteringen doorgevoerd in de afgelopen tijd. Ik vind het zeker het overwegen waard!

Ik heb het nu ook gewoon met mappen gedaan en werkt prima! Gelukkig is er ondersteuning voor de synchronisatie-client zodat je niet verplicht je bestanden via je internetbrowser hoeft te benaderen.

[RoccoS]

DJMaze schreef op donderdag 5 april 2018 @ 20:00:
Als je ook je e-mail daar wil stallen dan kan je beter voor GSuite gaan.
E-mails komen niet altijd binnen en verzenden lukt ook niet altijd.

Wat een complete onzin is dit zeg. Als je mails niet goed binnenkomen op de Exchange-server van Office 365 dan doe je zelf iets verkeerd, waarschijnlijk in je DNS instellingen van je domein.

[ Voor 8% gewijzigd door RoccoS op 01-05-2018 09:37 ]

[DJMaze]

@RoccoS Nope, het probleem is de smart screen filter.
Problemen zijn al jaren bekend.
Voorbeeldjes:
https://www.emailquestion...ceiving-our-emails.10661/
Op een spamlijst, maar dan anders
Email komt soms niet aan.
Hotmail/Live/Office365 blokkeert e-mails

[RoccoS]

DJMaze schreef op dinsdag 1 mei 2018 @ 12:31:
@RoccoS Nope, het probleem is de smart screen filter.
Problemen zijn al jaren bekend.
Voorbeeldjes:
https://www.emailquestion...ceiving-our-emails.10661/
Op een spamlijst, maar dan anders
Email komt soms niet aan.
Hotmail/Live/Office365 blokkeert e-mails

Lekker makkelijk om even te googlen en wat forumpostjes op te sommen van mensen die een probleem hebben. Op die manier kan ik ook 100 mensen vinden die ziek worden van paracetamol. Dat zegt helemaal niets over de oorzaak of de kwaliteit van een product als Office 365. Ik beheer de Office 365 omgevingen van 20 organisaties, van groot te klein mkb. Nul problemen met Smart Screen filter of ontvangst van mail.

[DJMaze]

@RoccoS Boos reageren dat het "complete onzin" is slaat natuurlijk nergens op.
Mail is tegenwoordig veel complexer en zelfs sommige professionals doen het fout.
Ik stel voor dat je je posts even nuanceert.

Als iemand wil weten of die een goede Office365 beheerder is, probeer eens het volgende:

1. Stel in een MUA een Office365 account in met als afzender/FROM "[e-mail]"
2. Verstuur nu via dat account een e-mailtje

resultaat:

1. Verzonden: Office365 is niet goed ingericht
2. Foutmelding: Office365 is goed ingericht

Ik kom beide tegen die door Office365 beheerders in grote en kleine organisaties zijn ingericht.
Je begrijpt dat de beheerder met resultaat #1 minder capabel is dan de beheerder met resultaat #2.

Als ik de Office365 beheerder van resultaat #1 aan de telefoon heb en vraag hoe Office365 is ingericht, snappen ze er niks van.
De beheerder van resultaat #2 kan prima met mij praten voor instellingen.

Overal zijn mensen die zeggen dat ze "professional" zijn en dat eigenlijk niet zijn.
Zeg dus nooit "complete onzin" maar zeg gewoon de werkelijkheid dat het soms/meestal goed gaat en soms niet.

[ Voor 4% gewijzigd door DJMaze op 01-05-2018 13:16 ]

[Limbeckx]

Als D365 CE consultant: of je laat het gewoon over aan de professionals. Ik zie nu al weer een inrichting ontstaan die gemaakt is door iemand die het product nog nooit eerder gezien heeft.

Doe het gewoon niet. Accepteer dat dit niet jouw vakgebied is of maak het je vakgebied.