Email komt soms niet aan.

[WeHoDo]

Hallo allemaal,

Een klant zit met een vreemd, vaag probleem.
De klant mailt via Outlook naar een externe gebruiker.
Deze mail komt niet binnen. Ook niet in de spam (zeggen ze).
De klant mailt hetzelfde mailtje nog een keer en komt wel binnen.

Dat het niet direct aankomt, is regelmatig. Dus niet eenmalig.
Dit betreft niet 1 externe gebruiker, maar vaak willekeurig ook andere externe gebruikers.
Dit zijn geen hotmail of gmail adressen. Maar sluit niet uit dat hun wel hun domeinnaam wellicht via Office365 of Gmail hebben lopen.


Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
- Email adres juist van ontvanger? JA
- Staat niet in spamlijst? JA
- MX mail records juist? JA
- SPF record juist? JA
- DKIM record juist? JA
- Bijlage mail juist? JA
- Andere mailserver, zelfde probleem? JA
- Mail staat in uitgaande maillijst? JA

De verzender heeft een eigen mailserver.
Ook relay vanuit provider mail gaat mis.

Mijn ideeën zijn op en ik denk dat het probleem dan ook extern liggen, aangezien via een andere mailserver (ander netwerk) dit ook het geval is.

Iemand nog ideeën?

[ Voor 4% gewijzigd door WeHoDo op 04-04-2018 14:53 ]

[Randleman]

Verdiep je eens in greylisting.

Wikipedia: Greylisting

Wellicht heeft dit met je problemen te maken.

[Jazzy]

Zonder technische details wordt dit moeilijk troubleshooten. Email kun je prima traceren als je toegang hebt tot de mailserver. In jouw geval kun je het mailtje ofwel traceren van de server via waar het verzonden wordt, of de ontvangende organisatie vanaf hun systeem.

Waar hun mail gehost wordt kun je achterhalen door het MX-record op te zoeken, maar zelfs met die kennis kun je daar zelf weinig mee.

[Evianon]

Je kunt eens een mailtje sturen via de tool op www.mail-tester.com om alle settings nog eens te checken.

[WeHoDo]

Evianon schreef op woensdag 4 april 2018 @ 14:41:
Je kunt eens een mailtje sturen via de tool op www.mail-tester.com om alle settings nog eens te checken.

Heb ik gedaan inderdaad. De score is 9.0 of hoger (met 3 tests).
Het rapport geeft ook aan dat alles ok is. Behalve dat een uitschrijving link ontbreekt. Maar dat klopt omdat het gewoon een email is, geen nieuwsbrief.

[ Voor 19% gewijzigd door WeHoDo op 04-04-2018 14:54 ]

[HKLM_]

Laat ze dan eens in hun spamfilter kijken mail met een hoge score komt er vaak niet doorheen.

Alle mail met een score tussen de 2.0 en 4.0 gaat bij ons naar quarantaine en alles vanaf 4.0 en hoger is gewoon geblocked en komt nooit aan. Dat een mail met 9.0 niet aankomt lijkt mij daarom dan ook niet zo gek aangezien het nogal een hoge spam score is.

[ Voor 62% gewijzigd door HKLM_ op 04-04-2018 14:50 ]

[WeHoDo]

Jazzy schreef op woensdag 4 april 2018 @ 14:41:
Zonder technische details wordt dit moeilijk troubleshooten. Email kun je prima traceren als je toegang hebt tot de mailserver. In jouw geval kun je het mailtje ofwel traceren van de server via waar het verzonden wordt, of de ontvangende organisatie vanaf hun systeem.

Waar hun mail gehost wordt kun je achterhalen door het MX-record op te zoeken, maar zelfs met die kennis kun je daar zelf weinig mee.

Heb de mail domeinnamen door de MX tools gehaald en alle domeinnamen staan bij Office 365.
Toeval of niet, maar waarschijnlijk zit hier dan ook meteen het probleem?

[Jazzy]

HKLM_ schreef op woensdag 4 april 2018 @ 14:43:
Laat ze dan eens in hun spamfilter kijken mail met een hoge score komt er vaak niet doorheen.

Alle mail met een score tussen de 2.0 en 4.0 gaat bij ons naar quarantaine en alles vanaf 4.0 en hoger is gewoon geblocked en komt nooit aan.

Je hebt het over de spam confidence level (SCL), niet over de score van de website https://www.mail-tester.com/.

WeHoDo schreef op woensdag 4 april 2018 @ 14:46:
[...]


Heb de mail domeinnamen door de MX tools gehaald en alle domeinnamen staan bij Office 365.
Toeval of niet, maar waarschijnlijk zit hier dan ook meteen het probleem?

Dat weet je niet, daarvoor moeten ze eerst even in de beheeromgeving kijken om te zien of ze iets over het missende mailtje kunnen vinden.

[ Voor 31% gewijzigd door Jazzy op 04-04-2018 14:47 ]

[HKLM_]

Jazzy schreef op woensdag 4 april 2018 @ 14:46:
[...]
Je hebt het over de spam confidence level (SCL), niet over de score van de website https://www.mail-tester.com/.

..... scherp

[Hackus]

Waar komt het niet aan, mobiel ?
Van wat naar wat ( gmail naar hotmail of @ chello of dergelijks) meer info gewenst.
Zit er VPN tussen of bepaalde filters. Is het alleen 1 betreffend e-mailadres ?

[ Voor 25% gewijzigd door Hackus op 04-04-2018 14:53 ]

[WeHoDo]

Hackus schreef op woensdag 4 april 2018 @ 14:49:
Waar komt het niet aan, mobiel ?
Van wat naar wat ( gmail naar hotmail of @ chello of dergelijks) meer info gewenst.
Zit er VPN tussen of bepaalde filters. Is het alleen 1 betreffend e-mailadres ?

Nee gewoon zo kaal mogelijk.
Geen VPN, wel spamfilter bij ontvanger waarschijnlijk.
Dit is bij meerdere ontvangers. Andere domeinnamen, maar wel allemaal bij Office 365, waarbij het probleem gemeld is.

Vermoeden is ook in de hoek van MS te zoeken.

[Hackus]

Kijk ff bij MS, ik ben nu mobiel online. Hoor trouwens meer problemen met 365

[WeHoDo]

Ik ga bij de klant navragen of ze zijn email adres binnen Office365 als whitelist kunnen zetten.
Hopelijk dat de filter van MS hierdoor wel mailtjes altijd binnen laat komen en niet in een zwart gat laat verdwijnen.

Bedankt voor het meedenken, dit heeft me voor nu wel denk ik in de goede richting gestuurd.

[ Voor 17% gewijzigd door WeHoDo op 04-04-2018 15:20 ]

[Jazzy]

WeHoDo schreef op woensdag 4 april 2018 @ 15:20:
Ik ga bij de klant navragen of ze zijn email adres binnen Office365 als whitelist kunnen zetten.
Hopelijk dat de filter van MS hierdoor wel mailtjes altijd binnen laat komen en niet in een zwart gat laat verdwijnen.

Bedankt voor het meedenken, dit heeft me voor nu wel denk ik in de goede richting gestuurd.

Vraag de klant dan eerst om het mailtje te traceren en uit te vinden waarom het geblokkeerd wordt. Als je dat weet dan kun je een aanpassing doen op basis van feiten.

[WeHoDo]

Jazzy schreef op woensdag 4 april 2018 @ 15:21:
[...]
Vraag de klant dan eerst om het mailtje te traceren en uit te vinden waarom het geblokkeerd wordt. Als je dat weet dan kun je een aanpassing doen op basis van feiten.

Zelf ken ik Office365 niet. Maar de ontvangers zijn eenmans toko's zonder enige kennis.
Zit er binnen Office365 een rapport waarmee je inkomende en uitgaande emails kunt tracen?

[Jazzy]

Ja. Log in met op de portal met een account met beheerrechten, kies de Admin tile. Klik op Admin Centers en kies Exchange. In deze portal ga je naar Mail flow, Message trace.

[DJMaze]

WeHoDo schreef op woensdag 4 april 2018 @ 14:35:
De klant mailt via Outlook naar een externe gebruiker.
Deze mail komt niet binnen. Ook niet in de spam (zeggen ze).
De klant mailt hetzelfde mailtje nog een keer en komt wel binnen.

WeHoDo schreef op woensdag 4 april 2018 @ 14:46:
Heb de mail domeinnamen door de MX tools gehaald en alle domeinnamen staan bij Office 365.

Dit is normaal, ik weet er alles van. Gewoon accepteren dat het zo is.

Wat topics daarover:
Op een spamlijst, maar dan anders
Hotmail/Live/Office365 blokkeert e-mails

P.S. op dit moment ontvangen mijn servers ook veel spam van de outlook.com servers.
Hierdoor krijgen de outlook servers zelf ook een slechte reputatie op het moment.

[ Voor 32% gewijzigd door DJMaze op 04-04-2018 18:41 ]

[Enforcer]

Als je beheerder bent van de mailserveromgeving kun je precies nagaan wat er fout gaat, als je dat niet bent kun je echt troubleshooten wel vergeten en puur op basis van aannames je conclusie trekken. Thats not the way to go...

Controleer bv je Transport Logs (SmtpSend), daarin staat gewoon de 'gehele transactie' van begin tot eind in en weet je waar het probleem ligt. Zodra de mail geaccepteerd is door de andere mailserver is het niet meer jou pakkie-an en kan je gissen wat je wil maar dan ligt het probleem toch echt bij de ontvangende partij. En zonder degelijke troubleshooting (SmtpReceive) van die kant weet je nog niks...

[ Voor 12% gewijzigd door Enforcer op 04-04-2018 18:23 ]

[DJMaze]

@Enforcer lees de topics uit mijn links eens
Daarin vertel ik ook dat de logs gewoon zeggen dat het is afgeleverd bij microsoft

[Enforcer]

DJMaze schreef op woensdag 4 april 2018 @ 18:42:
@Enforcer lees de topics uit mijn links eens
Daarin vertel ik ook dat de logs gewoon zeggen dat het is afgeleverd bij microsoft

We zitten in het topic van WeHoDo, dus de reactie ansich was voor TS bedoelt niet voor jou Maar inderdaad, gewoon accepteren dat het zo is dan als je niet verder komt bij de ontvangende partij...

[WeHoDo]

Enforcer schreef op woensdag 4 april 2018 @ 18:22:
Als je beheerder bent van de mailserveromgeving kun je precies nagaan wat er fout gaat, als je dat niet bent kun je echt troubleshooten wel vergeten en puur op basis van aannames je conclusie trekken. Thats not the way to go...

Controleer bv je Transport Logs (SmtpSend), daarin staat gewoon de 'gehele transactie' van begin tot eind in en weet je waar het probleem ligt. Zodra de mail geaccepteerd is door de andere mailserver is het niet meer jou pakkie-an en kan je gissen wat je wil maar dan ligt het probleem toch echt bij de ontvangende partij. En zonder degelijke troubleshooting (SmtpReceive) van die kant weet je nog niks...

Ja, server is in eigen beheer (verzender).
Deze geeft aan dat de mail is aangekomen. (status OK).
Als je ook opvraagt in de mail client voor een aflever bevestiging, ontvang je deze niet.

[Jazzy]

WeHoDo schreef op donderdag 5 april 2018 @ 09:26:
[...]


Ja, server is in eigen beheer (verzender).
Deze geeft aan dat de mail is aangekomen. (status OK).

De verzendende server kan niet vaststellen of de email is afgeleverd in de mailbox van de ontvanger. Hij kan alleen bevestigen dat een mail is aangenomen door de eerstvolgende mailserver in de keten, dat zou bijvoorbeeld een smarthost van de provider van de verzendende kant kunnen zijn of de anti-spam oplossing van ontvangende kant. Daarom moet het onderzoek nu aan de ontvangende kant plaatsvinden.

[Enforcer]

Als je ook opvraagt in de mail client voor een aflever bevestiging, ontvang je deze niet.

Je bedoelt een leesbevestiging neem ik aan ? Dat is gewoon een optie die je aan/uit/vragen kan zetten in je mail client, dus daar moet je je vooral als beheerder niet blind op staren. Ik heb deze per-definitie al uit staan in mijn Outlook client dus ik krijg de vraag ook niet en er wordt dus ook geen leesbevestiging verzonden ook al vraagt de verzendende partij hier om en heb ik de mail gelezen.

Zoals Jazzy al aangaf, dat een mail wel is aangekomen op de mailomgeving van de ontvanger (of inderdaad een 3e partij; smarthost voor bv spamfiltering) wil niet automatisch zeggen dat de mail daadwerkelijk bij de geadresseerde is aangekomen. Ik kan in mijn Exchange omgeving gewoon een regel instellen dat alle inkomende mail de prullenbak in gaat zonder tussenkomst en zonder het versturen van een NDR. Zo kan dat bijvoorbeeld ook met mails gebeuren die worden geclassificeerd als "spam" terwijl dat wellicht gewoon een legitieme mail is.

Al met al vrees ik dat je hier zelf niet zo heel veel aan kan doen zonder contact te hebben met een beheerder van de ontvangende partij die exact de logging en de route die de mail aflegt kan nalopen. Daar zijn logs immers voor.