Klant wil eigen hardware: advies?

[No Hands]

Nee is ook een antwoord, leg ze uit wat de risico's zijn en wat die goedkope laptop verder in het proces aan extra geld gaat kosten en dat jij geen zin hebt in dat gesprek elke keer.
Jouw bedrijf, jouw voorwaarden.

[FredvZ]

cyberbot schreef op zondag 16 februari 2025 @ 12:16:
Wij willen hier uiteraard niet aan beginnen, maar ik zoek een passende manier om dit probleem aan te pakken. Is het misschien een idee om een apart SLA te maken voor door de klant zelf aangeschafte hardware?

Dan moet het wel een heel lucratieve klant zijn wil dat lonend zijn.

[Gr4mpyC3t]

Allemaal adviezen hier, maar de oorzaak van de klantvraag is nog niet eens achterhaald.

Waarom meteen het drievoudige offreren, de SLA aanpassen of zelfs afscheid nemen? Als ondernemer ga je toch eerst doorvragen bij de klant om te begrijpen hoe je hem wél optimaal kunt bedienen?

Eigenlijk zegt @SmashCruiser dat ook al treffend: waarom doet deze klant dit opeens? Morgen lekker de contactpersoon bellen en goed uitvragen hoe je elkaar optimaal kunt helpen voordat je conclusies gaat trekken.

[cyberbot]

Gr4mpyC3t schreef op zondag 16 februari 2025 @ 20:15:
Allemaal adviezen hier, maar de oorzaak van de klantvraag is nog niet eens achterhaald.

Waarom meteen het drievoudige offreren, de SLA aanpassen of zelfs afscheid nemen? Als ondernemer ga je toch eerst doorvragen bij de klant om te begrijpen hoe je hem wél optimaal kunt bedienen?

Eigenlijk zegt @SmashCruiser dat ook al treffend: waarom doet deze klant dit opeens? Morgen lekker de contactpersoon bellen en goed uitvragen hoe je elkaar optimaal kunt helpen voordat je conclusies gaat trekken.

Dit punt heb ik al eerder toegelicht. Er is een nieuw management dat ervan overtuigd is dat de ICT-kosten aanzienlijk gereduceerd kunnen worden. Het doel is om de kosten voor beheer en hardware (waaronder laptops, switches, enz.) te verminderen van 100.000 euro (huidige situatie) naar slechts 50.000 euro per jaar, terwijl er sprake is van een infrastructuur met ongeveer 70 gebruikers.

Het nieuwe management gelooft dat dit goedkoper kan. Ik heb hen laten weten dat ze gerust offertes bij andere partijen kunnen aanvragen om hun standpunt te onderbouwen. Op deze suggestie heb ik geen reactie ontvangen. Mogelijk hebben ze dit al gedaan, maar tot nu toe heeft het niet geleid tot een oplossing die significant goedkoper is dan onze huidige voorwaarden.

[Mielemuis]

Weet niet wat voor een bedrijf het is,
Maar kun je de casus niet omdraaien.
Stel het is een fietsen maker die voor jouw al je verhuurde fietsen in onderhoud heeft en de levering van nieuwe verzorgt.
Allemaal elektrisch ondersteund door een Bosch motor.
Nu kom jij ineens met een partij fietsen met bafang ondersteunings systeem, want goedkoper.
Of hij ze dan ook maar onder dezelfde voorwaarden kan onderhouden, en gelijk even de garantie kan regelen.

Ik vind dit net zoiets als je eigen vlees meenemen naar een restaurant,
Of aan de garage vragen of ze de olie die jij net bij de Aldi hebt gekocht willen gebruiken als ze verversen.
Het kost je gewoon een deel van je marge, en daar kan je ook geen service en garanties over geven.

[sig69]

Gewoon "nee". Ben je misschien een klant kwijt maar geen gezeik rijker.

[F_J_K]

Afspreken dat alles uurtje-factuurtje is, voor functieprofiel X/y/z. Dan prima?

[whatyoudoing]

cyberbot schreef op zondag 16 februari 2025 @ 20:37:
[...]

Dit punt heb ik al eerder toegelicht. Er is een nieuw management dat ervan overtuigd is dat de ICT-kosten aanzienlijk gereduceerd kunnen worden. Het doel is om de kosten voor beheer en hardware (waaronder laptops, switches, enz.) te verminderen van 100.000 euro (huidige situatie) naar slechts 50.000 euro per jaar, terwijl er sprake is van een infrastructuur met ongeveer 70 gebruikers.

Het nieuwe management gelooft dat dit goedkoper kan. Ik heb hen laten weten dat ze gerust offertes bij andere partijen kunnen aanvragen om hun standpunt te onderbouwen. Op deze suggestie heb ik geen reactie ontvangen. Mogelijk hebben ze dit al gedaan, maar tot nu toe heeft het niet geleid tot een oplossing die significant goedkoper is dan onze huidige voorwaarden.

Misschien zijn jullie wel te duur, of misschien is jullie toegevoegde waarde niet goed duidelijk bij de klant.

Het staat hen vrij om opnieuw te onderhandelen, en het staat jullie vrij om daar wel of niet in mee te gaan. Klinkt mij als een goed moment voor je klant om idd bij een aantal partijen offerte op te vragen.

En wat @No Hands al zegt, nee is ook een antwoord, en imo zou dat vaker gegeven moeten worden.

[sapphire]

HKLM_ schreef op zondag 16 februari 2025 @ 16:09:
[...]


Leg de klant i.i.g uit dat wat de verschillen zijn tussen deze mediamarkt, coolblue spulletjes en hardware. Daar zal een verschil in zitten, (Ik denk bijvoorbeeld aan Windows Pro vs Home, Automatisch in Intune registeren etc, NBD hardware support vanuit de OEM) kom dus met een concurrerende (Niet perse op prijs) en onderbouwde offerte naar deze klant.

Als de klant dan nogsteeds voor eigen hardeware kiest de SLA aanpassen waarbij je of hardware support er helemaal uitsloopt en alleen software support doet van managed devices (Devices die dus in een MDM staan) of een best effort voor de hardware erin zetten met 0 garanties.

De klant een andere leverancier laten zoeken kan natuurlijk ook nog.

En vergeet niet dat alles buiten de base specs (hoeveelheid ram, ssd en CPU) ook gewoon per model kan veranderen. leuk als je 3 laptops hebt en de ene een Intel wifikaartje, de andere Realtek en de andere een Mediatek

Fijne van zakelijke laptops is dat als je nu een stapel laptops koopt, en over 3 maanden het zelfde type weer een stapel dat ze gewoon het zelfde zijn. Qua support ook gewoon en stuk fijner

Over bouwkwaliteit en features als DP Alt nog maar te zwijgen.

[Jan-man]

Bij ons is in het sla alleen hardware opgenomen die door ons is is geleverd en gemonitord. Willen ze andere hardware dan valt het buiten het sla en dus uurtje factuurtje. Gelukkig hebben wij maar heel weinig klanten die zelf de hardware willen regelen.

[ Voor 19% gewijzigd door Jan-man op 16-02-2025 21:35 ]

[Gr4mpyC3t]

cyberbot schreef op zondag 16 februari 2025 @ 20:37:
[...]

Dit punt heb ik al eerder toegelicht. Er is een nieuw management dat ervan overtuigd is dat de ICT-kosten aanzienlijk gereduceerd kunnen worden. Het doel is om de kosten voor beheer en hardware (waaronder laptops, switches, enz.) te verminderen van 100.000 euro (huidige situatie) naar slechts 50.000 euro per jaar, terwijl er sprake is van een infrastructuur met ongeveer 70 gebruikers.

Het nieuwe management gelooft dat dit goedkoper kan. Ik heb hen laten weten dat ze gerust offertes bij andere partijen kunnen aanvragen om hun standpunt te onderbouwen. Op deze suggestie heb ik geen reactie ontvangen. Mogelijk hebben ze dit al gedaan, maar tot nu toe heeft het niet geleid tot een oplossing die significant goedkoper is dan onze huidige voorwaarden.

Dat had ik gelezen, maar dan nog… Eigenlijk zeg je nu dat ze maar hun best moeten doen om iemand anders te vinden die het goedkoper kan. Dat klinkt passief en als gokken dat ze inderdaad niemand gaan vinden die het goedkoper kan. Of begrijp ik het nu helemaal verkeerd?

Op basis van de informatie die je nu geeft, zou ik (als ik in jouw schoenen stond) nog steeds niet weten waarom het management van je klant daarvan overtuigd is. Waarom moeten de kosten omlaag? Klagen de medewerkers van je klant over je dienstverlening en is het daarom opeens te duur? Zijn er geldproblemen bij je klant? Hebben ze wellicht geen idee wat ze voor dat geld terugkrijgen? Allemaal suggestief, ik weet het, maar dat is nou precies mijn punt.

Wat is de argumentatie achter de leus ‘het moet goedkoper!!!’? Dat komt niet uit de lucht vallen.

[vanisher]

precies wat @Jan-man zegt.

Wij nemen wel eens spul (vnl netwerk) in beheer van andere leverancier, maar dan moet er wel een support contract op zitten.

Bij vervanging plaatsen we door ons geleverde spullen. Hier wijken we nooit vanaf en dat gaan we ook niet doen.

[3DDude]

cyberbot schreef op zondag 16 februari 2025 @ 20:37:
[...]

Dit punt heb ik al eerder toegelicht. Er is een nieuw management dat ervan overtuigd is dat de ICT-kosten aanzienlijk gereduceerd kunnen worden. Het doel is om de kosten voor beheer en hardware (waaronder laptops, switches, enz.) te verminderen van 100.000 euro (huidige situatie) naar slechts 50.000 euro per jaar, terwijl er sprake is van een infrastructuur met ongeveer 70 gebruikers.

Het nieuwe management gelooft dat dit goedkoper kan. Ik heb hen laten weten dat ze gerust offertes bij andere partijen kunnen aanvragen om hun standpunt te onderbouwen. Op deze suggestie heb ik geen reactie ontvangen. Mogelijk hebben ze dit al gedaan, maar tot nu toe heeft het niet geleid tot een oplossing die significant goedkoper is dan onze huidige voorwaarden.

je levert laptops, switches en (iets van server?) of zijn het alleen wat laptops, netwerk en O365.

Sommige diensten hebben ze kwa kosten toch altijd.
en 100k voor 70 users dat is 1428 per jaar per user; valt reuze mee lijkt me dat kan vast wel goedkoper, maar dan is het de vraag op welke manier: je moet je dus vooral afvragen of je daar een onderdeel van wilt zijn.
Ik zou de klant veel succes wensen vooral in tijden van inflatie waarin alles steeds duurder wordt.
En de klant ondersteunen op basis van nacalculatie zou ik zeggen.

[ Voor 6% gewijzigd door 3DDude op 16-02-2025 22:13 ]

[cyberbot]

Wij zijn dagelijks volledig gericht op het bieden van optimale ondersteuning aan onze klant. Maandelijks leveren wij ongeveer 50 tot 60 uur aan werkzaamheden, met inbegrip van helpdeskondersteuning, systeembeheer en het uitvoeren van patches op de servers.

Het budget van 100.000 euro uit vorig jaar omvatte niet alleen de kosten voor ondersteuning en software, maar ook de aanschaf van nieuwe laptops. Dit bedrag is dus een combinatie van hardware, software en jaarlijkse support. Uitsluitend voor de hardware hebben wij als bedrijf meer dan 63.000 euro ingekocht, specifiek voor deze klant.

Zoals @Gr4mpyC3t al heeft opgemerkt, is het mogelijk dat de klant geen helder beeld heeft van de marktprijzen. Deze klant is al ruim tien jaar ons partner en heeft altijd de beste behandeling gekregen. Onlangs heb ik hen gevraagd om ook elders offertes aan te vragen, zodat ze een realistisch beeld krijgen van de markt. Tijdens deze samenwerking van tien jaar hebben wij de beheerprijzen nooit geïndexeerd, terwijl dit normaal gesproken jaarlijks gebeurt.

Onze prijzen blijven dus concreet redelijk, terwijl wij tegelijkertijd een hoog niveau van service blijven bieden.

[DjoeC]

Hmm, 600-700 uur support voor 37k? Mag ik dat laag vinden als je op afroep beschikbaar bent en ook nog reisbewegingen moet maken?

[cyberbot]

DjoeC schreef op zondag 16 februari 2025 @ 22:39:
Hmm, 600-700 uur support voor 37k? Mag ik dat laag vinden als je op afroep beschikbaar bent en ook nog reisbewegingen moet maken?

Wij zijn elke dag in continue contact met de klant en brengen bij fysieke bezoeken, zoals reizen van 50 km heen en 50 km terug, alleen voorrijkosten in rekening, waarover nog zal worden gediscussieerd. Bovendien worden alle incidenten bij ons binnen 5 minuten opgelost, aangezien wij geen ticket systeem gebruiken. De klant belt direct met onze helpdesk en wordt onmiddellijk geholpen. Wij hanteren een eigen intern systeem waarin we de uren registreren en waarborgen zo een efficiënte en persoonlijke service.

[jantje112]

cyberbot schreef op zondag 16 februari 2025 @ 22:21:
Wij zijn dagelijks volledig gericht op het bieden van optimale ondersteuning aan onze klant. Maandelijks leveren wij ongeveer 50 tot 60 uur aan werkzaamheden, met inbegrip van helpdeskondersteuning, systeembeheer en het uitvoeren van patches op de servers.

Het budget van 100.000 euro uit vorig jaar omvatte niet alleen de kosten voor ondersteuning en software, maar ook de aanschaf van nieuwe laptops. Dit bedrag is dus een combinatie van hardware, software en jaarlijkse support. Uitsluitend voor de hardware hebben wij als bedrijf meer dan 63.000 euro ingekocht, specifiek voor deze klant.

Zoals @Gr4mpyC3t al heeft opgemerkt, is het mogelijk dat de klant geen helder beeld heeft van de marktprijzen. Deze klant is al ruim tien jaar ons partner en heeft altijd de beste behandeling gekregen. Onlangs heb ik hen gevraagd om ook elders offertes aan te vragen, zodat ze een realistisch beeld krijgen van de markt. Tijdens deze samenwerking van tien jaar hebben wij de beheerprijzen nooit geïndexeerd, terwijl dit normaal gesproken jaarlijks gebeurt.

Onze prijzen blijven dus concreet redelijk, terwijl wij tegelijkertijd een hoog niveau van service blijven bieden.

Als je meeneemt dat je ook nog wat verborgen werk hebt aan deze klant en uren die niet direct toegeschreven worden op de klant, dan zit je onder de 50 euro per uur voor je dienstverlening. Dat is laag. Ook doe je jezelf tekort om niet te indexeren. Als dat gesprek lastig is, kun je beter een vast % gaan afspreken. Ook met 2% per jaar was je over 10 jaar redelijk overeind gebleven, terwijl je nu flink op je marge hebt moeten inboeten.

Als deze klant naar een " grotere" dienstverlener gaat, gaat de prijs keer 2 en de service door de helft

[Flans]

Je hebt in je afgelopen twee berichten zelf het beste antwoord en uiteenzetting gegeven.

Het gewoon maar afscheid nemen vind ik een slecht advies om te geven. Zeker als je het niet eerst geprobeerd hebt, bij de klant. Dus ik zou een afspraak maken om dit onderwerp te bespreken. Doel van de afspraak is om het nieuwe management toe te lichten wat jullie precies doen en hoe jullie werken.

Als je daarin verteld wat je in de hieronder gequote berichten uitlegt. Dan vertel je volgens mij een eerlijk en goed verhaal. Dan kunnen ze uiteindelijk alsnog kiezen om naar een andere partij te gaan. Maar dan heb je er in ieder geval alles aan gedaan om ze te behouden.

cyberbot schreef op zondag 16 februari 2025 @ 22:21:
Wij zijn dagelijks volledig gericht op het bieden van optimale ondersteuning aan onze klant. Maandelijks leveren wij ongeveer 50 tot 60 uur aan werkzaamheden, met inbegrip van helpdeskondersteuning, systeembeheer en het uitvoeren van patches op de servers.

Het budget van 100.000 euro uit vorig jaar omvatte niet alleen de kosten voor ondersteuning en software, maar ook de aanschaf van nieuwe laptops. Dit bedrag is dus een combinatie van hardware, software en jaarlijkse support. Uitsluitend voor de hardware hebben wij als bedrijf meer dan 63.000 euro ingekocht, specifiek voor deze klant.

Zoals @Gr4mpyC3t al heeft opgemerkt, is het mogelijk dat de klant geen helder beeld heeft van de marktprijzen. Deze klant is al ruim tien jaar ons partner en heeft altijd de beste behandeling gekregen. Onlangs heb ik hen gevraagd om ook elders offertes aan te vragen, zodat ze een realistisch beeld krijgen van de markt. Tijdens deze samenwerking van tien jaar hebben wij de beheerprijzen nooit geïndexeerd, terwijl dit normaal gesproken jaarlijks gebeurt.

Onze prijzen blijven dus concreet redelijk, terwijl wij tegelijkertijd een hoog niveau van service blijven bieden.

cyberbot schreef op zondag 16 februari 2025 @ 23:31:
[...]


Wij zijn elke dag in continue contact met de klant en brengen bij fysieke bezoeken, zoals reizen van 50 km heen en 50 km terug, alleen voorrijkosten in rekening, waarover nog zal worden gediscussieerd. Bovendien worden alle incidenten bij ons binnen 5 minuten opgelost, aangezien wij geen ticket systeem gebruiken. De klant belt direct met onze helpdesk en wordt onmiddellijk geholpen. Wij hanteren een eigen intern systeem waarin we de uren registreren en waarborgen zo een efficiënte en persoonlijke service.

[cyberbot]

De klant heeft ook bij andere partijen gekeken en kwam daar uit op een prijs die 2,5 keer hoger lag dan bij ons. Dat heb ik via andere managementleden vernomen.

Wij zijn dus helemaal niet zo duur, en nu krijg ik een opvallend verzoek: of ik een offerte kan sturen met de kosten die de klant bij ons in de toekomst gaat maken. Ik vraag me af of die finance-man wel goed nadenkt—ik kan toch niet in de toekomst kijken? Of mis ik iets?

[Mielemuis]

cyberbot schreef op maandag 17 maart 2025 @ 23:28:
Wij zijn dus helemaal niet zo duur, en nu krijg ik een opvallend verzoek: of ik een offerte kan sturen met de kosten die de klant bij ons in de toekomst gaat maken. Ik vraag me af of die finance-man wel goed nadenkt—ik kan toch niet in de toekomst kijken? Of mis ik iets?

Ik weet het antwoord wel,
Niks
Als nu al blijkt, en door meerdere hier ook al verteld, dat je minimaal 2x te weinig vraagt en hij probeert de prijs nog verder uit te knijpen is het denk ik het beste om afscheid te nemen.

[Wippie1234]

Redeneer niet in kosten, redeneer in risico’s.

Je hebt het risico geïdentificeerd, de vraag is, hoe leg je het risico volledig bij de klant neer, of hoe dek je het risico voldoende af.

Meest passende antwoord: alles op NaCa

[Clush]

Je kan je tarieven toch voorleggen en op basis van afgelopen jaar een staartje maken?

Daarbij even 20% inflatiecorrectie en duidelijk omschrijven wat binnen jullie service valt en wat eventueel als meerwerk gerekend gaat worden. Ze willen blijkbaar een nieuwe offerte, dat zou toch haalbaar moeten zijn.

[gambieter]

cyberbot schreef op maandag 17 maart 2025 @ 23:28:
Wij zijn dus helemaal niet zo duur, en nu krijg ik een opvallend verzoek: of ik een offerte kan sturen met de kosten die de klant bij ons in de toekomst gaat maken.

Ze proberen je vast te leggen op een bedrag en daarna proberen veel meer te krijgen dan wat het waard is.

Niet in meegaan, lekker aan een ander bedrijf overlaten dat wanhopiger is. Of een offerte maken die specifiek is en voor een korte periode. Want wie weet wat de prijzen gaan doen.

Is dit een belangrijke klant voor jullie? Toch een keer tijd om ze de waarheid te vertellen, want dit kost ook alleen maar tijd en energie, en dus geld...

[ Voor 22% gewijzigd door gambieter op 18-03-2025 00:59 ]

[Gr4mpyC3t]

Budgetten binnen een bedrijf worden toch door het bedrijf opgesteld en niet door een leverancier?

[whatyoudoing]

cyberbot schreef op maandag 17 maart 2025 @ 23:28:
De klant heeft ook bij andere partijen gekeken en kwam daar uit op een prijs die 2,5 keer hoger lag dan bij ons. Dat heb ik via andere managementleden vernomen.

Wij zijn dus helemaal niet zo duur, en nu krijg ik een opvallend verzoek: of ik een offerte kan sturen met de kosten die de klant bij ons in de toekomst gaat maken. Ik vraag me af of die finance-man wel goed nadenkt—ik kan toch niet in de toekomst kijken? Of mis ik iets?

Kan prima toch?

code:

Afname in afgelopen jaren * 2,5 * annoyance fee

En met voorbehoud voor prijswijzigingen, inflatie, volume etc.

[jadjong]

cyberbot schreef op maandag 17 maart 2025 @ 23:28:
Wij zijn dus helemaal niet zo duur, en nu krijg ik een opvallend verzoek: of ik een offerte kan sturen met de kosten die de klant bij ons in de toekomst gaat maken. Ik vraag me af of die finance-man wel goed nadenkt—ik kan toch niet in de toekomst kijken? Of mis ik iets?

100k per jaar. Als ze willen krijgen ze daar gratis hardware bij.

[Jan-man]

cyberbot schreef op maandag 17 maart 2025 @ 23:28:
De klant heeft ook bij andere partijen gekeken en kwam daar uit op een prijs die 2,5 keer hoger lag dan bij ons. Dat heb ik via andere managementleden vernomen.

Wij zijn dus helemaal niet zo duur, en nu krijg ik een opvallend verzoek: of ik een offerte kan sturen met de kosten die de klant bij ons in de toekomst gaat maken. Ik vraag me af of die finance-man wel goed nadenkt—ik kan toch niet in de toekomst kijken? Of mis ik iets?

Waarom kan je dat niet, heb je geen RMM tool waar alle hardware inzit dan ? Wij lezen in een paar klikken uit hoe oud de hardware is, daar gooi je jouw sausje overheen met de historie van de klant als afschrijving, schade en verwachte groei.

Met die gegeven maak je in no time een verwachte hardware lijst. Daar zet je een offerte tegenover met stuks prijs en de dikke opmerking dat die offerte een indicatie is en dat prijzen fluctereren.

Daarmee kan die financiële man zijn jaar budgettering rond maken en is hij ook weer blij.

[Boudewijn]

Boudewijn schreef op zondag 16 februari 2025 @ 12:21:
Ik zou hierbij wegblijven. Je merkt dat klant nu al voorsorteert op korte termijn besparingen. Ga je als leverancier vaak niet blij van worden, laat ze die service maar lekker bij MediaMarkt halen

Ik quote mijn opmerking van een maand geleden even. Volgens mij is dit wat er nu gebeurt.

[hollandnick]

Je klinkt in mijn ogen niet helemaal als de sales? En ik vraag me dan ook af wat de sales bij jullie aan het doen is. Niet indexeren en nooit de prijs verhogen is apart en kost jullie alleen geld. Daarnaast zoals anderen aangeven is het bedrag ook veel te laag. Ik zou het anders aanpakken, maar ik ben geen sales:

Je weet nu dat ze bij andere partijen 2,5 keer zoveel kwijt zijn, waarom sturen jullie dan geen nieuwe offerte waarbij je:
- Nieuwe hardware levert ( waar nodig )
- Ook nieuwe laptops in onderhandelt, maar van 1 merk ( Lenovo? Dell? )
- ook de rest van het contract in stand houd zoals jullie al die jaren al hebben gedaan

Waarbij je aangeeft dat jullie de laatste jaren niet hebben geïndexeerd en dat door inflatie de volgende contract verlenging jullie aanbod verhoogt wordt naar 150k per jaar ( of maar er 175K van ). De goede service die ze al 10 jaar hebben ontvangen blijft hetzelfde. En jullie beloven dat jullie samen met de klant een nog betere ervaring willen creëren

En anders gaan jullie als vrienden uit elkaar.

[ Voor 17% gewijzigd door hollandnick op 18-03-2025 09:34 ]

[chime]

cyberbot schreef op zondag 16 februari 2025 @ 22:21:
Wij zijn dagelijks volledig gericht op het bieden van optimale ondersteuning aan onze klant. Maandelijks leveren wij ongeveer 50 tot 60 uur aan werkzaamheden, met inbegrip van helpdeskondersteuning, systeembeheer en het uitvoeren van patches op de servers.

Het budget van 100.000 euro uit vorig jaar omvatte niet alleen de kosten voor ondersteuning en software, maar ook de aanschaf van nieuwe laptops. Dit bedrag is dus een combinatie van hardware, software en jaarlijkse support. Uitsluitend voor de hardware hebben wij als bedrijf meer dan 63.000 euro ingekocht, specifiek voor deze klant.

Zoals @Gr4mpyC3t al heeft opgemerkt, is het mogelijk dat de klant geen helder beeld heeft van de marktprijzen. Deze klant is al ruim tien jaar ons partner en heeft altijd de beste behandeling gekregen. Onlangs heb ik hen gevraagd om ook elders offertes aan te vragen, zodat ze een realistisch beeld krijgen van de markt. Tijdens deze samenwerking van tien jaar hebben wij de beheerprijzen nooit geïndexeerd, terwijl dit normaal gesproken jaarlijks gebeurt.

Onze prijzen blijven dus concreet redelijk, terwijl wij tegelijkertijd een hoog niveau van service blijven bieden.

Ik mag hopen dat die 63K voor hardware, jullie inkoop is en een mooie marge.

Want als dat jullie inkoop waarde is dan is 100K zelfs niet genoeg voor de hardware alleen.


Voor prijzen in de toekomst ... kijk wat je leveranciers kunnen bieden.
Dan kan je dat perfect doorgeven inclusief de marge die jullie erop nemen.

Hetzelfde voor support die jullie leveren, je weet ongeveer hoeveel tijd je bezig bent aan telefoontjes, support, ...
Dat valt wel te herleiden tot een aantal.

Vervolgens klap je er nog een extra buffer bij.

En je voegt bij die toekomstprijzen ook een indexatiemogelijkheid toe, voorbehoud voor prijstijgingen van jullie leverancier, ...

[eric.1]

Met alle respect, maar spelen hier dubbele belangen? Het klinkt niet alsof jullie aan jezelf denken.

Dat een klant hun budget wilt halveren, prima. Maar jullie kunnen de huidige service eigenlijk al niet tegen de huidige prijs bieden. 37k voor 600-720 uur aan beheer/support? Ik verwacht daar op zijn minst een verdubbeling in voor dezelfde uren, geheel losstaand van de hardware-verkoop en bijbehorende marge.

Bovendien worden alle incidenten bij ons binnen 5 minuten opgelost, aangezien wij geen ticket systeem gebruiken. De klant belt direct met onze helpdesk en wordt onmiddellijk geholpen.

Geen ticket-systeem als 'pro' gebruiken, typisch. Je moet dit toch gedocumenteerd willen hebben? Zowel voor jullie als voor jullie klanten. Alleen dan kun je ook trends analyseren, een continue bedrijfsvoering garanderen, aan incident/problem-management doen, enz. Telefonisch alles afhandelen, daar gaat gewoon heel veel informatie verloren.

Misschien eerst eens jullie business case en bedrijfsvoering analyseren en daaruit redeneren. Dan had je de eerste vraag van dit topic denk ik ook niet hoeven stellen.

[Yucon]

Het klinkt alsof de andere kant veel geslepener is dan jullie. Pas daarmee op.

[hollandnick]

eric.1 schreef op dinsdag 18 maart 2025 @ 10:59:
Met alle respect, maar spelen hier dubbele belangen? Het klinkt niet alsof jullie aan jezelf denken.

Dat een klant hun budget wilt halveren, prima. Maar jullie kunnen de huidige service eigenlijk al niet tegen de huidige prijs bieden. 37k voor 600-720 uur aan beheer/support? Ik verwacht daar op zijn minst een verdubbeling in voor dezelfde uren, geheel losstaand van de hardware-verkoop en bijbehorende marge.


[...]

Geen ticket-systeem als 'pro' gebruiken, typisch. Je moet dit toch gedocumenteerd willen hebben? Zowel voor jullie als voor jullie klanten. Alleen dan kun je ook trends analyseren, een continue bedrijfsvoering garanderen, aan incident/problem-management doen, enz. Telefonisch alles afhandelen, daar gaat gewoon heel veel informatie verloren.

Misschien eerst eens jullie business case en bedrijfsvoering analyseren en daaruit redeneren. Dan had je de eerste vraag van dit topic denk ik ook niet hoeven stellen.

Inderdaad. Het eerste wat ik heb gedaan toen ik 6/7 jaar geleden stage liep bij mijn huidige bedrijf heb ik samen met een andere student een ticketingsysteem opgezet en bemand. Zij hielden toen nog alles bij in Excel Dat was toen, en eigenlijk al eerder dan dat, gewoon not done

Zeker als je ziet nu met Dora/NIS2 moet je aan allerlei eisen voldoen.

[Arunia]

Mielemuis schreef op dinsdag 18 maart 2025 @ 00:18:
[...]


Ik weet het antwoord wel,
Niks
Als nu al blijkt, en door meerdere hier ook al verteld, dat je minimaal 2x te weinig vraagt en hij probeert de prijs nog verder uit te knijpen is het denk ik het beste om afscheid te nemen.

Als andere partijen 2,5x duurder zijn, gooi je je prijs omhoog nog onder dat bedrag. Maar het blijft een moeilijke kwestie. Als dit het toekomst uitzicht gaat zijn bij deze klant, dan zou ik ze langzaam weg laten drijven. Maar ik heb dan ook geen bedrijf wat dienstverlenend is.

[cyberbot]

gambieter schreef op dinsdag 18 maart 2025 @ 00:57:
[...]

Ze proberen je vast te leggen op een bedrag en daarna proberen veel meer te krijgen dan wat het waard is.

Niet in meegaan, lekker aan een ander bedrijf overlaten dat wanhopiger is. Of een offerte maken die specifiek is en voor een korte periode. Want wie weet wat de prijzen gaan doen.

Is dit een belangrijke klant voor jullie? Toch een keer tijd om ze de waarheid te vertellen, want dit kost ook alleen maar tijd en energie, en dus geld...

Het voelt een beetje vreemd dat hij vraagt of ik in de toekomst ga kijken wat de kosten doen. Hij is zelf een financeman; als ik bijvoorbeeld een auto heb die me 50 euro per week aan brandstof kost, kan ik toch simpelweg 50 x 52 weken rekenen om te weten wat ik per jaar kwijt ben?

[cyberbot]

eric.1 schreef op dinsdag 18 maart 2025 @ 10:59:
Met alle respect, maar spelen hier dubbele belangen? Het klinkt niet alsof jullie aan jezelf denken.

Dat een klant hun budget wilt halveren, prima. Maar jullie kunnen de huidige service eigenlijk al niet tegen de huidige prijs bieden. 37k voor 600-720 uur aan beheer/support? Ik verwacht daar op zijn minst een verdubbeling in voor dezelfde uren, geheel losstaand van de hardware-verkoop en bijbehorende marge.


[...]

Geen ticket-systeem als 'pro' gebruiken, typisch. Je moet dit toch gedocumenteerd willen hebben? Zowel voor jullie als voor jullie klanten. Alleen dan kun je ook trends analyseren, een continue bedrijfsvoering garanderen, aan incident/problem-management doen, enz. Telefonisch alles afhandelen, daar gaat gewoon heel veel informatie verloren.

Misschien eerst eens jullie business case en bedrijfsvoering analyseren en daaruit redeneren. Dan had je de eerste vraag van dit topic denk ik ook niet hoeven stellen.

Wij maken gebruik van een ticketingssysteem, maar de afspraak is dat alle technische ondersteuning telefonisch via de helpdesk wordt afgehandeld.

Opdrachten en bestellingen worden per e-mail ingediend en vervolgens geregistreerd in ons interne systeem.

[Boudewijn]

cyberbot schreef op dinsdag 18 maart 2025 @ 13:11:
[...]

Het voelt een beetje vreemd dat hij vraagt of ik in de toekomst ga kijken wat de kosten doen. Hij is zelf een financeman; als ik bijvoorbeeld een auto heb die me 50 euro per week aan brandstof kost, kan ik toch simpelweg 50 x 52 weken rekenen om te weten wat ik per jaar kwijt ben?

Exact daarom moet je op je hoede zijn

[Blokker_1999]

cyberbot schreef op dinsdag 18 maart 2025 @ 13:11:
[...]

Het voelt een beetje vreemd dat hij vraagt of ik in de toekomst ga kijken wat de kosten doen. Hij is zelf een financeman; als ik bijvoorbeeld een auto heb die me 50 euro per week aan brandstof kost, kan ik toch simpelweg 50 x 52 weken rekenen om te weten wat ik per jaar kwijt ben?

Je kan alleen maar 50x62 doen als je weet dat de brandstofprijzen gedurende het jaar hetzelfde blijven.

Ja, je kan historische data gebruiken om te bepalen wat je kosten in de toekomst gaan zijn, maar reken op zo een moment ook met marge naar stijgende kosten in de toekomst, en vergeet als het om een overeenkomst op langere termijn gaat, ook niet om een jaarlijkse verhoging op te nemen met betrekking tot de inflatie. En zorg voor een zeer duidelijke aflijning van wat wel en wat niet onder de overeenkomst valt.

[Tsurany]

cyberbot schreef op dinsdag 18 maart 2025 @ 13:11:
[...]

Het voelt een beetje vreemd dat hij vraagt of ik in de toekomst ga kijken wat de kosten doen. Hij is zelf een financeman; als ik bijvoorbeeld een auto heb die me 50 euro per week aan brandstof kost, kan ik toch simpelweg 50 x 52 weken rekenen om te weten wat ik per jaar kwijt ben?

Het lijkt me toch heel normaal dat je als bedrijf aan je IT partner vraagt wat de verwachtingen gaan zijn qua kosten voor de komende jaren? Jullie zijn de expert, moeten weten wat er nodig is aan vervanging/upgrades en welke prijzen jullie daar voor gaan hanteren de komende tijd.
En dan moeten jullie zo professioneel zijn om met de klant om tafel te gaan zitten, zijn te verwachten groei/krimp bespreken en kijken welke dienstverlening hij verwacht de komende jaren.

Dit is een mooi moment voor een sales professional om even een goed gesprek met de klant te voeren over de toekomst en om zo te zorgen dat jullie niet alleen de komende jaren samen blijven werken maar jullie bedrijf er ook meer aan gaat verdienen.

[cyberbot]

Tsurany schreef op dinsdag 18 maart 2025 @ 14:02:
[...]

Het lijkt me toch heel normaal dat je als bedrijf aan je IT partner vraagt wat de verwachtingen gaan zijn qua kosten voor de komende jaren? Jullie zijn de expert, moeten weten wat er nodig is aan vervanging/upgrades en welke prijzen jullie daar voor gaan hanteren de komende tijd.
En dan moeten jullie zo professioneel zijn om met de klant om tafel te gaan zitten, zijn te verwachten groei/krimp bespreken en kijken welke dienstverlening hij verwacht de komende jaren.

Dit is een mooi moment voor een sales professional om even een goed gesprek met de klant te voeren over de toekomst en om zo te zorgen dat jullie niet alleen de komende jaren samen blijven werken maar jullie bedrijf er ook meer aan gaat verdienen.

Tijdens ons gesprek met de klant december 2024 kwamen we tot de conclusie dat we onszelf tekortdoen in uren en facturatie.

De klant heeft zelf inzicht in eventuele groei of krimp binnen hun organisatie – wij niet. De kosten hebben uitsluitend betrekking op de support en niet op de hardware. De supportkosten worden maandelijks als een vaste fee in rekening gebracht, wat eenvoudig te berekenen is.

[Tsurany]

cyberbot schreef op dinsdag 18 maart 2025 @ 14:06:
[...]

Tijdens ons gesprek met de klant december 2024 kwamen we tot de conclusie dat we onszelf tekortdoen in uren en facturatie.

De klant heeft zelf inzicht in eventuele groei of krimp binnen hun organisatie – wij niet. De kosten hebben uitsluitend betrekking op de support en niet op de hardware. De supportkosten worden maandelijks als een vaste fee in rekening gebracht, wat eenvoudig te berekenen is.

Dan ga je toch in overleg met de klant? Zo moeilijk is het niet

[chime]

cyberbot schreef op dinsdag 18 maart 2025 @ 14:06:
[...]

Tijdens ons gesprek met de klant december 2024 kwamen we tot de conclusie dat we onszelf tekortdoen in uren en facturatie.

De klant heeft zelf inzicht in eventuele groei of krimp binnen hun organisatie – wij niet. De kosten hebben uitsluitend betrekking op de support en niet op de hardware. De supportkosten worden maandelijks als een vaste fee in rekening gebracht, wat eenvoudig te berekenen is.

Vaste fee van supportkosten is tricky - zeker als de organisatie aan de andere kant aan het groeien is - is natuurlijk perfect mogelijk is als die vrij stabiel is.

Maar daar kan je je dus ook voor indekken in je aanbieding / contract door het te koppelen aan aantal mensen/plaatsen.
Ook met een minimaal bedrag.

[M14]

F_J_K schreef op zondag 16 februari 2025 @ 21:16:
Afspreken dat alles uurtje-factuurtje is, voor functieprofiel X/y/z. Dan prima?

@cyberbot

Wat @F_J_K schrijft is volgens mij de beste oplossing. Stel profielen op met bijbehorende uurtarieven, stel een offerte op met een budget op basis van verwacht werk voor een bepaalde periode en geef aan dat alles op basis van nacalculatie wordt verrekent.

Zodra de offerte is goedgekeurd en betaald wordt er werk verricht totdat het budget op is. Administreer goed waar de uren / het budget aan op gaat, communiceer wekelijks of iedere 2 weken en waarschuw tijdig wanneer het einde van het budget in zicht komt. Budget wat over is gaat door naar de volgende periode. Budget te kort: Nieuwe factuur welke eerst moet worden betaald.

Profielen met uurtarieven en nacalculatie is de enige oplossing om met een dergelijke klant om te gaan.

Het belangrijkste: documenteer goed waar de meeste tijd aan op gaat en maak dat inzichtelijk zodat management zelf zijn conclusies kan maken.

[cyberbot]

M14 schreef op dinsdag 18 maart 2025 @ 14:24:
[...]


@cyberbot

Wat @F_J_K schrijft is volgens mij de beste oplossing. Stel profielen op met bijbehorende uurtarieven, stel een offerte op met een budget op basis van verwacht werk voor een bepaalde periode en geef aan dat alles op basis van nacalculatie wordt verrekent.

Zodra de offerte is goedgekeurd en betaald wordt er werk verricht totdat het budget op is. Administreer goed waar de uren / het budget aan op gaat, communiceer wekelijks of iedere 2 weken en waarschuw tijdig wanneer het einde van het budget in zicht komt. Budget wat over is gaat door naar de volgende periode. Budget te kort: Nieuwe factuur welke eerst moet worden betaald.

Profielen met uurtarieven en nacalculatie is de enige oplossing om met een dergelijke klant om te gaan.

Het belangrijkste: documenteer goed waar de meeste tijd aan op gaat en maak dat inzichtelijk zodat management zelf zijn conclusies kan maken.

De klant vraagt om facturen die wij in de toekomst zullen opstellen om een ICT-begroting te kunnen maken. Dit is niet gebruikelijk.

Wat wij momenteel hebben besproken, is een prijs per gebruiker per maand. Wanneer een medewerker uit dienst gaat, worden de kosten voor die gebruiker niet langer in rekening gebracht. Echter, wij hebben geen inzicht in toekomstige personeelswijzigingen, waardoor we geen exacte facturen vooraf kunnen opstellen.

Hoe kunnen we dit het beste aanpakken? Jullie advies hierin wordt gewaardeerd.

[Patriot]

cyberbot schreef op dinsdag 18 maart 2025 @ 14:48:
[...]

De klant vraagt om facturen die wij in de toekomst zullen opstellen om een ICT-begroting te kunnen maken. Dit is niet gebruikelijk.

Wat wij momenteel hebben besproken, is een prijs per gebruiker per maand. Wanneer een medewerker uit dienst gaat, worden de kosten voor die gebruiker niet langer in rekening gebracht. Echter, wij hebben geen inzicht in toekomstige personeelswijzigingen, waardoor we geen exacte facturen vooraf kunnen opstellen.

Hoe kunnen we dit het beste aanpakken? Jullie advies hierin wordt gewaardeerd.

In de offerte zet je kosten per gebruiker per maand, en desnoods een bedrag voor de eerste maand (o.b.v. het aantal opgegeven gebruikers). Je kunt er vervolgens een rekenvoorbeeld bij zetten, maar duidelijk zeggen dat het een voorbeeld is en dat de daadwerkelijke kosten afhankelijk zijn van het daadwerkelijke aantal gebruikers in die maand.

[F_J_K]

cyberbot schreef op dinsdag 18 maart 2025 @ 14:48:
[...]

De klant vraagt om facturen die wij in de toekomst zullen opstellen om een ICT-begroting te kunnen maken. Dit is niet gebruikelijk.

Wat wij momenteel hebben besproken, is een prijs per gebruiker per maand. Wanneer een medewerker uit dienst gaat, worden de kosten voor die gebruiker niet langer in rekening gebracht. Echter, wij hebben geen inzicht in toekomstige personeelswijzigingen, waardoor we geen exacte facturen vooraf kunnen opstellen.

Hoe kunnen we dit het beste aanpakken? Jullie advies hierin wordt gewaardeerd.

Geen aantallen gebruikers noemen. De prijs per persoon per maand geven (plus indexatie volgens CBS-indexcijfer bijvoorbeeld https://opendata.cbs.nl/s...ED/table?ts=1742306447337 cat. 6203). En de rest aan de klant laten.

En als het ook hardware of licenties bevat, moet je fors opplussen als risico's bij jullie komen. Licenties van derden die duurder worden, minder licenties dus de staffelkorting verdwijnt. Etc.

Maar: bij een fixed prijs hoort (veel vertrouwen beide kanten op en/of) heel duidelijk op papier een definitie van wat er wel onder valt en wat niet. En er hoort bij dat (binnen reële marges) de beheerder nee mag zeggen, het ook echt zegt, en de klant dat accepteert. En dat op papier staat dat jullie verantwoordelijk zijn voor inrichtingskeuzes etc. (ook als de directeur dan niet de favoriete game kan installeren op de werk-PC). En dus op papier staat of/ dat hardware er buiten valt. (En dan ligt daar weer een risico: jullie moeten harder lopen als zij afwijkende hardware kopen).

Tussenvorm: weten dat er meerwerk gaat zijn en daar ook uurtarieven voor afspreken bovenop de fixed price en fixed scope. Dan nog steeds: nee zeggen en niet lopen voor er akkoord is op dat er meerwerk komt. Ook niet als de boel bij wijze van spreken in de fik staat.

[M14]

cyberbot schreef op dinsdag 18 maart 2025 @ 14:48:
[...]

De klant vraagt om facturen die wij in de toekomst zullen opstellen om een ICT-begroting te kunnen maken. Dit is niet gebruikelijk.

Wat wij momenteel hebben besproken, is een prijs per gebruiker per maand. Wanneer een medewerker uit dienst gaat, worden de kosten voor die gebruiker niet langer in rekening gebracht. Echter, wij hebben geen inzicht in toekomstige personeelswijzigingen, waardoor we geen exacte facturen vooraf kunnen opstellen.

Hoe kunnen we dit het beste aanpakken? Jullie advies hierin wordt gewaardeerd.

Ik werk bij een bedrijf wat SLA werkt doet voor een groot bedrijf in Veldhoven. De werkwijze die ik benoem is zeer gangbaar bij B2B.

Een bedrag per werknemer in de offerte opnemen, dat is een prima manier om vooraf tot een bedrag te komen. Maar reken het wel af op basis van nacalculatie en stop wanneer het budget op is. Dan heeft de klant blijkbaar meer service gevraagd dan dat er begroot is en zal er eerst geld op tafel moeten komen.

Dit is de enige manier om eigen risico's in te dekken, zeker wanneer je klant support wenst op eigen aangeschafte apparatuur.

[F_J_K]

Zoiets ja. Uiteindelijk is het enige dat echt werkt de klant overtuigen dat er simpelweg geen (reële en niet zwaar opgepluste) vaste prijs is die werkbare dienstverlening levert ook bij de te verwachten onverwachte omstandigheden.

Overtuigen door goed te praten, door twee scenario’s voor te leggen waar de hoge fixed price alle risico’s afdekt en waar de klant mag kiezen, of door gedurende het contract opeens het werk neer te leggen. Die eerste lijkt niet te lukken, die derde wil je niet, dan de tweede?

Of de keuze zelf mensen in dienst te nemen (die dan 17u naar huis gaan, ziek worden, vertrekken, etc., dus daar speelt hetzelfde vraagstuk nog steeds).

[Mathijs Kok]

Hangt allemaal af van het product. Als jij iets voor ze doet dat ze maar zeer moeilijk elders kunnen krijgen moet je voet bij stuk houden. Als dat niet zo is.... mwwww... die 500 Euro laptop doet vast precies hetzelfde maar gaat niet zo lang mee, en wat kan jouw dat schelen. Als je niet iets heel speciaals op die laptops doet zou de hardware toch irrelevant moeten zijn.

Ik heb dit ook aan de hand gehad. Toen bij de klant de dertiende laptop het begaf, konden wij gewoon weer Dells aan ze leveren. Toen bleek dat onsite support etc toch wel erg fijn.

[Metallize]

cyberbot schreef op zondag 16 februari 2025 @ 12:16:
De klant heeft een SLA voor beheer. Binnen dit SLA valt onder andere het oplossen van helpdeskproblemen, zoals printerproblemen, Office-problemen, enzovoort.

Er is echter een nieuw management en een nieuwe financieel verantwoordelijke die uitsluitend focussen op goedkope hardware en daarbij een gebrek aan kennis tonen. Zo bied ik bijvoorbeeld een HP zakelijke laptop aan €980, maar zij komen met een Mediamarkt Acer of een Coolblue MSI van €500 en verwachten dat wij hardware voor dezelfde prijs kunnen leveren.

Wij willen hier uiteraard niet aan beginnen, maar ik zoek een passende manier om dit probleem aan te pakken. Is het misschien een idee om een apart SLA te maken voor door de klant zelf aangeschafte hardware?

Ik hoor graag jullie advies!

Ik heb zelf in 2018 een zelfde situatie gehad , en heb vriendelijk uitgelegd , dat het prijskaartje aantrekkelijk lijkt.
Maar dat het bedrijf zich ook goed moet realiseren dat mijn bedrijf een " image" moet ontwerpen voor het OS , en dat daar ook kosten aan verbonden zijn . en dat ik niet zomaar kan aankloppen op de website voor vervangingsonderdelen (injouw geval coolblue) . en dat de kosten voor die onderdelen duurder zullen zijn dan een garantie bij bijv Dell of HP.

De kosten zitten ook niet alleen in de hardware , maar ook hoe snel iemand weer een werkende laptop heeft, als er problemen zijn, en die zullen op een Acer laptop sneller voorkomen dan een bedrijfs laptop

[ Voor 7% gewijzigd door Metallize op 18-03-2025 18:04 ]

[MallePietje]

cyberbot schreef op dinsdag 18 maart 2025 @ 14:48:
[...]

De klant vraagt om facturen die wij in de toekomst zullen opstellen om een ICT-begroting te kunnen maken. Dit is niet gebruikelijk.

Wat wij momenteel hebben besproken, is een prijs per gebruiker per maand. Wanneer een medewerker uit dienst gaat, worden de kosten voor die gebruiker niet langer in rekening gebracht. Echter, wij hebben geen inzicht in toekomstige personeelswijzigingen, waardoor we geen exacte facturen vooraf kunnen opstellen.

Hoe kunnen we dit het beste aanpakken? Jullie advies hierin wordt gewaardeerd.

Dit lijkt me iets om niet moeilijk over te doen. Bereken simpelweg aantal medewerkers x prijs per persoon per maand x aantal maanden. En schrijf er duidelijk bij dat de berekening alleen geldig is als 1) het aantal medewerkers gelijk blijft en 2) het tarief niet wijzigt.
Het feit dat de beste man dat zelf ook kan, is misschien niet zo belangrijk.

Wat betreft de eigen hardware, hangt het af van de afspraken denk ik. Als er afgesproken is dat jullie support leveren wanneer gebruik wordt gemaakt van door jullie geleverde hardware, dan is het duidelijk. Wanneer ze besluiten eigen hardware aan te schaffen kunnen jullie eventueel hierover nieuwe support afspraken maken. Het lijkt logisch dat de tarieven hiervoor iets hoger liggen.

Jullie hebben best een goede onderhandelingspositie als de concurrentie ruim 2x zo duur is. Je wilt de klant misschien niet kwijt, maar ik denk dat de klant jullie al helemaal niet kwijt wil.

[Lethalis]

cyberbot schreef op zondag 16 februari 2025 @ 12:16:
Zo bied ik bijvoorbeeld een HP zakelijke laptop aan €980, maar zij komen met een Mediamarkt Acer of een Coolblue MSI van €500 en verwachten dat wij hardware voor dezelfde prijs kunnen leveren.

Wij willen hier uiteraard niet aan beginnen, maar ik zoek een passende manier om dit probleem aan te pakken. Is het misschien een idee om een apart SLA te maken voor door de klant zelf aangeschafte hardware?

Ik hoor graag jullie advies!

Gewoon niet aan beginnen.

Neem aan dat je bij die HP ook extra onsite garantie afneemt? Was ik helaas bij mijn Elitebook vergeten... ding was na 3 maanden stuk (bleef in bios recovery loop hangen). Zit al wat weken te wachten op de reparatie.

Bij een consumenten laptop houdt het helemaal op. Tenzij je simpelweg reserve hardware aanschaft en ze domweg vervangt. Dat gezegd hebbende, bleven al mijn consumenten crappy laptops het gewoon doen. Koop ik een keer een zakelijk model begeeft hij het

Maar goed, ik zou als bedrijf geen service willen bieden als dat voor mij onvoorspelbaar is. Als jullie goede ervaringen hebben met HP en deze producten goed kennen, dan is het dat of niks. Zo simpel is het.

Wij leveren bijvoorbeeld alleen maar Dell servers aan klanten. Als ze iets anders willen regelen ze dat zelf maar. Maar goed, onze primaire dienst is de software die er op draait... dus we hoeven ook niet per se op de hardware te verdienen.

[_JGC_]

@Lethalis Als je genoeg laptops "in het veld" hebt kan je een aantal exemplaren op de plank leggen. Het is dood geld, maar die onsite garantiecontracten van de fabrikant zijn dat ook.

[Salvatore.NL]

Wat je kan doen is het risico van goedkopere hardware bij de klant leggen

Huidige SLA uitbreiden. Baseline bepalen op basis van het aantal sla tickets van de afgelopen maanden
Iedere ticket boven de baseline kost de klant 40 euro per ticket extra.

[cyberbot]

Goedemiddag allemaal,

Zojuist weer de prijzen doorgestuurd – netjes gespecificeerd wat het per gebruiker kost, inclusief alle diensten. Maar daar horen we dan niets over terug.

In plaats daarvan begint de discussie weer over de hardware. Want de finance man heeft ergens een MacBook goedkoper gezien bij Bol.com…

En ja hoor, het is weer zover: elke maand dezelfde discussie. Bij elke bestelling moeten we opnieuw uitleggen waarom wij iets duurder zijn dan grote retailers.

We leveren uiteraard compleet ingerichte systemen, met zakelijke garantie, support, installatie en aftercare – maar dat lijkt telkens vergeten te worden.

Moet ik dit echt elke keer opnieuw uitleggen? Of heeft iemand een gouden tip of one-liner waarmee je dit soort gesprekken in één keer afkapt?

Benieuwd hoe jullie hiermee omgaan.

[_JGC_]

@cyberbot De hardware tegen bol.com prijs leveren en dan gewoon kosten rekenen voor het inrichten en ondersteunen ervan.

Maar dit soort klanten ben je liever kwijt dan rijk, kost je enorm veel energie. Ik had ook zo'n klant, elk dubbeltje omdraaien, niet reageren op offerte voor een backup oplossing, bij onderhoud op afstand voor een halfjaar achter een factuur van 6 tientjes aanbellen en vervolgens bij een defecte geheugenmodule in een server niet reageren op offerte voor vervanging en na 3 dagen stilte heb ik een boze mail gestuurd, ze gewezen op het niet hebben van een backup en afscheid genomen.
Maand later de hele toko afgefikt, belt vervolgens Bever Automatisering mij om te vragen of ik nog ergens een backup had toevallig... ik was blij dat ik die mail gestuurd had.

[silverball]

@cyberbot Ik zou hier gewoon eenmalig een document met uitleg voor opstellen en deze gewoon blijven sturen bij deze vraag. Deze frustratie kost ook gewoon tijd (=geld). Niet steeds in discussie blijven gaan.

[Ernemmer]

Als de klant zelf hardware wilt aanschaffen is dat imo geen probleem, zolang je maar goed aangeeft wat er onder jullie service valt.
Inrichten laptops kost gewoon geld, afhandelen van defecte hardware kost ook geld etc. Daar zou je gewoon een prijslijst van kunnen maken voor de klant.

Blijven uitleggen waarom jij duurder bent dan de MM of Bol heeft geen nut. Toen ik in een kleinere winkel werkte was ons argument altijd service en direct meenemen, wij gingen nooit mee met de prijs van de MM of zo. Verassend weinig klanten kochten iets niet, de meeste hadden gewoon geen zin om voor een paar tientjes verschil weer naar een andere winkel te moeten.

Dus als argument zou je kunnen gebruiken, service en gewoon dat jullie overal verantwoordelijk voor zijn en de klant niet zelf met een kapotte laptop naar de MM of Bol hoeft om garantie te gaan claimen.

[cyberbot]

_JGC_ schreef op maandag 24 maart 2025 @ 18:18:
@cyberbot De hardware tegen bol.com prijs leveren en dan gewoon kosten rekenen voor het inrichten en ondersteunen ervan.

Maar dit soort klanten ben je liever kwijt dan rijk, kost je enorm veel energie. Ik had ook zo'n klant, elk dubbeltje omdraaien, niet reageren op offerte voor een backup oplossing, bij onderhoud op afstand voor een halfjaar achter een factuur van 6 tientjes aanbellen en vervolgens bij een defecte geheugenmodule in een server niet reageren op offerte voor vervanging en na 3 dagen stilte heb ik een boze mail gestuurd, ze gewezen op het niet hebben van een backup en afscheid genomen.
Maand later de hele toko afgefikt, belt vervolgens Bever Automatisering mij om te vragen of ik nog ergens een backup had toevallig... ik was blij dat ik die mail gestuurd had.

Een online backup is voor hen een nieuw onderwerp. Ze hebben momenteel een online backup van 40 TB en betalen hiervoor €120 per maand. Deze kosten vinden ze aan de hoge kant.

[cyberbot]

silverball schreef op maandag 24 maart 2025 @ 18:18:
@cyberbot Ik zou hier gewoon eenmalig een document met uitleg voor opstellen en deze gewoon blijven sturen bij deze vraag. Deze frustratie kost ook gewoon tijd (=geld). Niet steeds in discussie blijven gaan.

is er een voorbeeld van zulke documents?

[_JGC_]

cyberbot schreef op maandag 24 maart 2025 @ 18:26:
[...]

Een online backup is voor hen een nieuw onderwerp. Ze hebben momenteel een online backup van 40 TB en betalen hiervoor €120 per maand. Deze kosten vinden ze aan de hoge kant.

Waar stal jij voor 120 per maand 40TB aan backup?

[cyberbot]

_JGC_ schreef op maandag 24 maart 2025 @ 18:30:
[...]

Waar stal jij voor 120 per maand 40TB aan backup?

Er is destijds een actie geweest bij Veeam waarbij ze voor vier jaar vooruit hebben kunnen afnemen. Inmiddels heeft Veeam de prijzen aangepast.

Ze maken dagelijks een online back-up van ongeveer 10 TB aan data. Omdat de prijswijziging bij Veeam vandaan komt, heb ik hen direct naar Veeam doorverwezen en houd ik mezelf hier verder buiten.

[gambieter]

Er is geen magisch woord, behalve "wij nemen dan afscheid van elkaar" en het dan in de soep zien lopen van een veilige afstand.

Ze moeten blijkbaar het probleem ervaren.

[Room42]

@cyberbot Je blijft maar terugkomen met nieuwe prulletjes. Wat is jouw rol en hoe groot is de organisatie? Die informatie kan ons beter helpen je te adviseren.

[cyberbot]

Room42 schreef op maandag 24 maart 2025 @ 18:39:
@cyberbot Je blijft maar terugkomen met nieuwe prulletjes. Wat is jouw rol en hoe groot is de organisatie? Die informatie kan ons beter helpen je te adviseren.

De organisatie telt tussen de 24 en 30 medewerkers, waarbij er regelmatig mensen komen en gaan. Mijn rol is om stabiliteit te brengen en structuur op te bouwen, maar eerlijk gezegd zie ik daar op dit moment geen mogelijkheden meer voor.

[Room42]

cyberbot schreef op maandag 24 maart 2025 @ 18:44:
[...]

De organisatie telt tussen de 24 en 30 medewerkers, waarbij er regelmatig mensen komen en gaan. Mijn rol is om stabiliteit te brengen en structuur op te bouwen, maar eerlijk gezegd zie ik daar op dit moment geen mogelijkheden meer voor.

Ik bedoel eigenlijk jouw organisatie als leverancier. Of beschrijf jij die ook?

[ Voor 3% gewijzigd door Room42 op 24-03-2025 18:45 ]

[cyberbot]

Room42 schreef op maandag 24 maart 2025 @ 18:44:
[...]

Ik bedoel eigenlijk jouw organisatie als leverancier. Of beschrijf jij die ook?

wij zijn een zeer kleine team van 10 mensen.

[CH4OS]

_JGC_ schreef op zondag 16 februari 2025 @ 12:33:
Ah, de Mediamarkt laptop... met Windows 11 Home. Reken de klant voor wat een upgrade naar Windows 11 Pro kost (en dan niet een illegale 10 euro VLK) en vraag de klant wat het kost als de laptop 6 weken weg is bij een defect.
Wijs de klant daarop en schrap hardware support uit de SLA. Best effort, meer niet.

Ook veel zakelijke laptops zijn tegenwoordig standaard met Windows (11) Home, helaas.

---

@cyberbot Je kunt kijken of er clausules in de SLA staan, die meerwerk om redenen niet onder standaard werk vallen en de klant er dus voor moet betalen? Uiteindelijk is het een sommetje voor de klant:
Of minder betalen, met de risico's (voor hem) van dien, of meer betalen en jullie nemen dan het risico en de support. Het is vervolgens aan de klant wat zij willen, maar zelf dan dus ook niet te bang zijn om uren te schrijven wanneer ze wel geschreven moeten worden en niet toegeven op 'het is maar een kwartiertje'. Elke keer een kwartiertje is dan wel weer een uur dat je kunt factureren.

[ Voor 38% gewijzigd door CH4OS op 24-03-2025 18:58 ]

[Room42]

cyberbot schreef op maandag 24 maart 2025 @ 18:53:
[...]

wij zijn een zeer kleine team van 10 mensen.

En wat is jouw rol binnen dit team?

Maar dan zal het waarschijnlijk ook wel een redelijk belangrijke klant voor jullie zijn. Ik zou toch eens kijken of je niet een wat meer op MT-niveau (managementteam) gesprek met die klant kunt hebben, want dit is zonde van een ieders tijd.

[silverball]

Room42 schreef op maandag 24 maart 2025 @ 19:07:
[...]

En wat is jouw rol binnen dit team?

Maar dan zal het waarschijnlijk ook wel een redelijk belangrijke klant voor jullie zijn. Ik zou toch eens kijken of je niet een wat meer op MT-niveau (managementteam) gesprek met die klant kunt hebben, want dit is zonde van een ieders tijd.

Tja, wie zegt dat deze ideeën niet van een manager komen; dat hoeven niet per definitie redelijke mensen te zijn.

[Room42]

silverball schreef op maandag 24 maart 2025 @ 21:33:
[...]

Tja, wie zegt dat deze ideeën niet van een manager komen; dat hoeven niet per definitie redelijke mensen te zijn.

Ik bedoel MT aan beiden kanten. Hier moet gewoon een (nieuw) contract onderhandeld worden.

[eric.1]

cyberbot schreef op maandag 24 maart 2025 @ 18:11:

Moet ik dit echt elke keer opnieuw uitleggen? Of heeft iemand een gouden tip of one-liner waarmee je dit soort gesprekken in één keer afkapt?

Benieuwd hoe jullie hiermee omgaan.

Als ze het blijven proberen, dan ben je gewoon niet duidelijk genoeg. Het is zwart-wit; of wij regelen die hardware, of jullie zelf maar dan [insert weigering support].

[DjoeC]

Take it or leave it. De tijd die jij hier al aan besteed hebt ga je noot meer terugverdienen. Je bent een professioneel bedrijf, zij verwachten hobby prijzen. Laat ze het verder lekker zelf uitzoeken.

[cyberbot]

Goedemiddag allemaal,

We hebben geprobeerd om contact te leggen met hun managementteam, maar helaas werd ons verteld dat we het rechtstreeks met de betrokken personen moeten uitzoeken en tot een oplossing moeten komen. Dit geeft aan dat hun management volledig achter deze werkwijze staat.

Vandaag ontvingen we bovendien een bericht waarin werd aangegeven dat, "als we geen overzicht van de toekomstige kosten aanleveren, zij onze facturen mogelijk niet kunnen goedkeuren". Dit komt bij ons over als een vorm van druk of zelfs een dreigement, en dat is voor ons niet acceptabel.

Wij hebben op onze beurt ook aangegeven dat wij geen diensten kunnen blijven leveren als betalingen structureel uitblijven of worden tegengehouden. Zonder financiële basis kunnen wij simpelweg geen verantwoorde service bieden.

Op dit punt vragen wij ons af hoe verstandig het is om deze samenwerking voort te zetten. Moeten we hierin nog energie steken en tot een oplossing proberen te komen, of is het beter om op een nette en duidelijke manier afscheid van elkaar te nemen?

Ik hoor graag jullie mening of advies hierin.

[Dracula]

cyberbot schreef op dinsdag 25 maart 2025 @ 17:22:
Goedemiddag allemaal,

We hebben geprobeerd om contact te leggen met hun managementteam, maar helaas werd ons verteld dat we het rechtstreeks met de betrokken personen moeten uitzoeken en tot een oplossing moeten komen. Dit geeft aan dat hun management volledig achter deze werkwijze staat.

Vandaag ontvingen we bovendien een bericht waarin werd aangegeven dat, "als we geen overzicht van de toekomstige kosten aanleveren, zij onze facturen mogelijk niet kunnen goedkeuren". Dit komt bij ons over als een vorm van druk of zelfs een dreigement, en dat is voor ons niet acceptabel.

Wij hebben op onze beurt ook aangegeven dat wij geen diensten kunnen blijven leveren als betalingen structureel uitblijven of worden tegengehouden. Zonder financiële basis kunnen wij simpelweg geen verantwoorde service bieden.

Op dit punt vragen wij ons af hoe verstandig het is om deze samenwerking voort te zetten. Moeten we hierin nog energie steken en tot een oplossing proberen te komen, of is het beter om op een nette en duidelijke manier afscheid van elkaar te nemen?

Ik hoor graag jullie mening of advies hierin.

Gezien al het gedoe elke keer lijkt me dit een gevalletje bedankt en tot ziens.

Tijd lekker in andere klanten steken die wel snappen dat service geld kost.

[Gr4mpyC3t]

cyberbot schreef op dinsdag 25 maart 2025 @ 17:22:
Goedemiddag allemaal,

We hebben geprobeerd om contact te leggen met hun managementteam, maar helaas werd ons verteld dat we het rechtstreeks met de betrokken personen moeten uitzoeken en tot een oplossing moeten komen. Dit geeft aan dat hun management volledig achter deze werkwijze staat.

Vandaag ontvingen we bovendien een bericht waarin werd aangegeven dat, "als we geen overzicht van de toekomstige kosten aanleveren, zij onze facturen mogelijk niet kunnen goedkeuren". Dit komt bij ons over als een vorm van druk of zelfs een dreigement, en dat is voor ons niet acceptabel.

Wij hebben op onze beurt ook aangegeven dat wij geen diensten kunnen blijven leveren als betalingen structureel uitblijven of worden tegengehouden. Zonder financiële basis kunnen wij simpelweg geen verantwoorde service bieden.

Op dit punt vragen wij ons af hoe verstandig het is om deze samenwerking voort te zetten. Moeten we hierin nog energie steken en tot een oplossing proberen te komen, of is het beter om op een nette en duidelijke manier afscheid van elkaar te nemen?

Ik hoor graag jullie mening of advies hierin.

Even heel eerlijk en kort door de bocht: lees de laatste paar reacties maar eens terug. Inmiddels is er al een aantal keer gereageerd met het advies om deze klant dan maar te laten gaan. Nogmaals, zij spelen op dit moment een spelletje met jullie en zijn aan het prikken om het onderste uit de kan te halen. Alle financiële risico’s proberen ze bij jullie neer te leggen.

En wat betreft het managementverhaal: ik had niet eens gevraagd om een gesprek met het management. Ik had hem/haar opgezocht op LinkedIn en gewoon opgebeld. Wie zegt dat jouw verzoek om contact bij het management is beland en je niet gewoon een lulverhaal terug hebt gekregen? Maar goed, ook dat is weer koffiedik kijken.

Hak de knoop nou eens door en stop er geen energie meer in.

[Pjotter]

Dit topic voelt als een trip down memory lane. Dit zijn helaas perikelen die horen bij (kleine) SMB organisaties die zichzelf groot/onmisbaar wanen. Mijn ervaring leert dat het geëmmer realistisch gezien niet minder gaat worden.

In mijn optiek hebben jullie inmiddels aangetoond zeer concurrerend te zijn, toch wil deze klant het onderste uit de kan.

De vraag is al veelvuldig gesteld in dit topic, moet je deze klant eigenlijk wel willen?

De klant behouden kan wat mij betreft niet zonder heel duidelijke afspraken met ze te maken. Als je de samenwerking wilt doorzetten omdat deze klant genoeg oplevert om deze hoofdpijn waard te zijn zul je ontzettend duidelijk moeten zijn in hetgeen dat inbegrepen is en hetgeen buiten de reguliere service/SLA valt.

Mijn tip is om jullie éénmalige services (imagen en alles wat hierbij komt kijken, installatie, etc.) expliciet op een offerte te vermelden, zodat de klant duidelijk heeft welke meerwaarde ze krijgen.
Een prijs per gebruiker is leuk, maar wordt al snel allesomvattend. Als hardwarevervangingen hier enkel onderdeel van uitmaken onder bepaalde voorwaarden (types op jullie advies/bij jullie aangeschaft) zou ik deze dienstverlening heel snel splitsen van je licentie- en gebruikersondersteuningcomponent.

Toon je meerwaarde aan en verdedig deze. Geef expliciet aan wat de risico's zijn en houdt dit type klanten ook aan de gevolgen. De eerdere tip om tickets per kwartier te loggen voor alle "kleine dingetjes" vind ik een hele goede.

Overigens vind ik een forecasting/kostenindicatie heel normaal en mag een klant echt wel van jullie verwachten dat jullie hierin kunnen voorzien.
Bouw deze wel overzichtelijk op. Dus mijn advies:
- een X bedrag voor licentiekosten en support binnen SLA.
- een Y bedrag voor hardwarevervangingen, waarbij je aangeeft dat hardwarekosten nu eenmaal aan verandering onderhevig zijn en dat deze enkel ter indicatie gegeven kunnrn worden. Laat de klant aangeven om hoeveel stuks het gaat of doe dit op basis van jullie informatie over apparaatleeftijden en vervangingscyclus.
- een Z bedrag per uur voor kosten buiten SLA, waarbij je aangeeft dat dit een nieuwe situatie voor jullie zakenrelatie is en er nog geen historische data is.

Komt hierop wederom gesteggel dan zou ik mijn conclusies trekken en afscheid nemen.

[DjoeC]

Geachte contactpersoon klant, cc: mt klant,

we zijn inmiddels langere tijd in overleg geweest over de voortzetting van onze diensten en de kosten die wij hiervoor in rekening moeten brengen.

Helaas moeten we constateren dat we niet in staat zijn geweest om tot een voor beide partijen acceptabele overeenkomst te komen. Hoe jammer we dit na zoveel jaren ook vinden, het is voor beide partijen beter om een volgende stap te zetten. Hierbij delen we u dan ook mee dat we de lopende dienstverlening per <keuze> de einddatum van onze bestaande overeenkomst/met inachtneming van de opzegtermijn van x op datum y te beëindigen.

Mocht u in de toekomst alsnog van onze diensten gebruik willen maken, schroom dan niet om contact op te nemen met onze adviseur <ander persoon dan @cyberbot >.

Mvg, @cyberbot

[whatyoudoing]

cyberbot schreef op dinsdag 25 maart 2025 @ 17:22:
Goedemiddag allemaal,

We hebben geprobeerd om contact te leggen met hun managementteam, maar helaas werd ons verteld dat we het rechtstreeks met de betrokken personen moeten uitzoeken en tot een oplossing moeten komen. Dit geeft aan dat hun management volledig achter deze werkwijze staat.

Vandaag ontvingen we bovendien een bericht waarin werd aangegeven dat, "als we geen overzicht van de toekomstige kosten aanleveren, zij onze facturen mogelijk niet kunnen goedkeuren". Dit komt bij ons over als een vorm van druk of zelfs een dreigement, en dat is voor ons niet acceptabel.

Wij hebben op onze beurt ook aangegeven dat wij geen diensten kunnen blijven leveren als betalingen structureel uitblijven of worden tegengehouden. Zonder financiële basis kunnen wij simpelweg geen verantwoorde service bieden.

Op dit punt vragen wij ons af hoe verstandig het is om deze samenwerking voort te zetten. Moeten we hierin nog energie steken en tot een oplossing proberen te komen, of is het beter om op een nette en duidelijke manier afscheid van elkaar te nemen?

Ik hoor graag jullie mening of advies hierin.

Nou, dan ben je klaar toch?

Zij willen de factuur niet, jullie willen het gezeik niet. Prima - the end.

Als je goedkeuring zoekt in dit topic: bij deze.

Beste x,

Per (datum) stoppen we onze dienstverlening aan jullie. Na die datum ontvangen jullie geen facturen meer van ons.

We wensen jullie veel succes met jullie bedrijf.

Uitleg is niet nodig, als ze wat willen weten kunnen ze het zelf vragen. Maar de beste tip is denk ik om iemand aan te nemen binnen je bedrijf die goed is in account management.

[djmuggs]

Wat zegt jullie jurist over hoe de klant wil dat jullie de SLA niet meer respecteren en daarmee eigenlijk ook contractbreuk plegen.
Mogelijk zit er een heel andere reden achter wat de klant nu wilt.
Andere bevriende partij die het wil gaan doen voor ze?

Dit moet je ook echt vanuit een juridisch perspectief bekijken en niet alleen vanuit SLA dit en dat.

[Wild Chocolate]

Ik zou een offerte maken waarin je een en ander duidelijk uiteenzet. Die met een redelijke termijn aanbieden (2-4 weken), en als ze daar dan niet op ingaan, na afloop van die termijn de overeenkomst opzegggen. (Danwel per eerstvolgende mogelijkheid, danwel met een nette opzegtermijn van bijvoorbeeld 3 maanden).

Let wel, ik ben noch jurist, noch IT-er (wel ondernemer), dus hanteer a.u.b. je eigen formuleringen en laat er liefst nog even naar kijken door je jurist.

Bedankt voor uw offerte-aanvraag. Wij waarderen het dat u de tarieven voor onze toekomstige samenwerking duidelijker wilt vastleggen.

Dan geef je aan dat je al x jaar niet geïndexeerd hebt, en dat je daarom in het nieuwe voorstel uitgaat van geïndexeerde tarieven. (En dan kijk je welk % je hanteert, maar wel herleidbaar naar x jaar in onderstaande DPI, dan is het onderbouwd).

Vervolgens splits je per dienst uit wat je rekent:
- €xx,xx per gebruiker per maand, voor beheer, software licenties en gebruikersondersteuning,

Daarnaast zou ik dan aangeven over hardware:
- Voor de aanschaf van hardware rekenen wij de aanschafprijs bij Dell.com (jouw preferred supplier) 1 op 1 aan u door, daarnaast rekenen wij een vergoeding voor gebruiksklaar maken en levering van €xxx,xx per apparaat.
Je kan dan nog aangeven:
- Hardware dient te voldoen aan de hardwarevereisten van de door u gebruikte software,
- Hardware wordt altijd afgenomen inclusief 3 jaar on-site service

Datzelfde doe je voor serverhardware en andere mogelijke hardware die ze al eens afgenomen hebben.

Dan geef je nog aan dat niet benoemde hardware volgens eenzelfde principe geleverd wordt, waarbij levering en ingebruiksklaar maken op uurbasis geschiedt, eventueel dat men in voorkomende gevallen
altijd een prijsraming kan vragen voor betreffende hardware.


En aan het einde geef je dan aan dat het tarief jaarlijks geïndexeerd zal worden aan de hand van de Dienstenprijsindex categorie "6203 Beheer van computerfaciliteiten" (of categorie 6209 overige IT diensten). (Beschrijf dit specifiek, dus bijvoorbeeld

jaarlijks op 1 juli met de dienstenprijsindex 6203 Beheer van computerfaciliteiten van Q4 van het voorafgaande jaar ten opzichte van Q4 van het jaar daarvoor.

Dan kan je er nog een rekenvoorbeeld bij doen, op basis van wat men afgelopen jaar bij je heeft afgenomen.

Gaat men dan niet binnen de gestelde termijn akkoord, dan zeg je op.
Houd daarbij als je wilt, de mogelijkheid open dat men in de opzegtermijn alsnog gebruik kan maken van het aanbod. Blijf vriendelijk, dreig niet dat je opzegt, maar doe dat gewoon als ze niet akkoord gaan.

En als ze inderdaad elders veel duurde uit zijn, komen ze uiterlijk net voordat het contract afloopt alsnog met hangende pootjes vragen of ze toch mogen blijven.

En ik kom vast nog op meer, maar ik moet nu even wat anders gaan doen

[Gadgeteer]

Hebben jullie niets afgedicht in jullie SLA over het gebruik van eigen gekochte hardware? Als dat er wel in staat, kunnen jullie daar gewoon aan vast houden lijkt mij.

Ik weet niet of jij ook de sales doet? Ik zou je adviseren meer energie te steken in het vinden van een nieuwe klant dan in het tevreden stellen van deze. Hier valt weinig meer aan te verdienen.

[trabant]

Zes weken verder en nog steeds trekken aan dat dode paard?

[init6]

cyberbot schreef op dinsdag 25 maart 2025 @ 17:22:
Goedemiddag allemaal,

We hebben geprobeerd om contact te leggen met hun managementteam, maar helaas werd ons verteld dat we het rechtstreeks met de betrokken personen moeten uitzoeken en tot een oplossing moeten komen. Dit geeft aan dat hun management volledig achter deze werkwijze staat.

Vandaag ontvingen we bovendien een bericht waarin werd aangegeven dat, "als we geen overzicht van de toekomstige kosten aanleveren, zij onze facturen mogelijk niet kunnen goedkeuren". Dit komt bij ons over als een vorm van druk of zelfs een dreigement, en dat is voor ons niet acceptabel.

Wij hebben op onze beurt ook aangegeven dat wij geen diensten kunnen blijven leveren als betalingen structureel uitblijven of worden tegengehouden. Zonder financiële basis kunnen wij simpelweg geen verantwoorde service bieden.

Op dit punt vragen wij ons af hoe verstandig het is om deze samenwerking voort te zetten. Moeten we hierin nog energie steken en tot een oplossing proberen te komen, of is het beter om op een nette en duidelijke manier afscheid van elkaar te nemen?

Ik hoor graag jullie mening of advies hierin.

Dat de klant vraagt om een globale inschatting van de kosten is niet gek, dat is redelijk vanuit hun perspectief.

Wat ik zou doen: leg direct de vraag bij hen neer of ze de samenwerking willen voortzetten. Als het antwoord nee is, bied dan aan om te helpen bij een nette overdracht. Daarmee voorkom je onduidelijkheid en laat je zien dat je professioneel handelt, ook richting het einde.

Als ze wél willen doorgaan, dan is het belangrijk om duidelijk te maken dat de dienst wordt geleverd zoals die nu is. Eventuele afwijkingen (zoals andere werkwijzen, uitzonderingen op hardwarekeuzes, aangepaste processen, etc.) worden alleen op best-effort basis opgepakt, en vallen onder meerwerk.

Stel daarvoor een apart, duidelijk hoger uurtarief vast, een veelvoud van je standaardtarief. Maak ook helder dat álle werkzaamheden hieronder vallen: R&D, communicatie, registratie én uitvoering. En dat tijd altijd naar boven wordt afgerond per gestart half uur.

Geef ook expliciete voorbeelden, bijvoorbeeld:
“Een verzoek om even contact op te nemen met een eindgebruiker wiens laptop traag is, kost 5 minuten. Dat resulteert in een factuur van 30 minuten, met als uitkomst dat er waarschijnlijk geen oplossing komt, omdat de gekozen hardware hierin beperkend is.”

Zo voorkom je discussies achteraf en stuur je op gezonde marges.

[Tsurany]

cyberbot schreef op dinsdag 25 maart 2025 @ 17:22:
Op dit punt vragen wij ons af hoe verstandig het is om deze samenwerking voort te zetten. Moeten we hierin nog energie steken en tot een oplossing proberen te komen, of is het beter om op een nette en duidelijke manier afscheid van elkaar te nemen?

Ik hoor graag jullie mening of advies hierin.

Ik zou op dit moment eens intern gaan kijken hoe het kan dat jullie advies van vreemden op een internet forum nodig hebben voor jullie bedrijfsvoering. Ik vind het ergens wel heel frappant dat jullie zo ontzettend veel moeite hebben met communiceren met een klant. Dat je jezelf al jaren in de vingers snijd qua winstmarge is een ding, maar zo veel moeite hebben een duidelijke koers uit te zetten voor je klant is wel heel erg.

[cyberbot]

init6 schreef op woensdag 26 maart 2025 @ 12:30:
[...]


Dat de klant vraagt om een globale inschatting van de kosten is niet gek, dat is redelijk vanuit hun perspectief.

Wat ik zou doen: leg direct de vraag bij hen neer of ze de samenwerking willen voortzetten. Als het antwoord nee is, bied dan aan om te helpen bij een nette overdracht. Daarmee voorkom je onduidelijkheid en laat je zien dat je professioneel handelt, ook richting het einde.

Als ze wél willen doorgaan, dan is het belangrijk om duidelijk te maken dat de dienst wordt geleverd zoals die nu is. Eventuele afwijkingen (zoals andere werkwijzen, uitzonderingen op hardwarekeuzes, aangepaste processen, etc.) worden alleen op best-effort basis opgepakt, en vallen onder meerwerk.

Stel daarvoor een apart, duidelijk hoger uurtarief vast, een veelvoud van je standaardtarief. Maak ook helder dat álle werkzaamheden hieronder vallen: R&D, communicatie, registratie én uitvoering. En dat tijd altijd naar boven wordt afgerond per gestart half uur.

Geef ook expliciete voorbeelden, bijvoorbeeld:
“Een verzoek om even contact op te nemen met een eindgebruiker wiens laptop traag is, kost 5 minuten. Dat resulteert in een factuur van 30 minuten, met als uitkomst dat er waarschijnlijk geen oplossing komt, omdat de gekozen hardware hierin beperkend is.”

Zo voorkom je discussies achteraf en stuur je op gezonde marges.

De klant vraagt om een overzicht van de variabele kosten, waaronder toekomstige projecten zoals de inrichting van een nieuw kantoor of de installatie van extra werkplekken.
Aangezien dit afhankelijk is van situaties die nog niet bekend of gepland zijn, is het niet mogelijk om deze kosten vooraf nauwkeurig in te schatten.

De vaste kosten zijn eerder al met de klant gedeeld en gecommuniceerd.

[Marascon]

Is dit een klant die je finacieel kunt missen?

Is het antwoord ja,

Dan ontsla je ze gewoon als klant zijnde.

Is het antwoord nee.
Zoek een andere klant die het gat kan opvullen en ga terug naar Ja.

[cyberbot]

Marascon schreef op woensdag 26 maart 2025 @ 14:05:
Is dit een klant die je finacieel kunt missen?

Is het antwoord ja,

Dan ontsla je ze gewoon als klant zijnde.

Is het antwoord nee.
Zoek een andere klant die het gat kan opvullen en ga terug naar Ja.

is wat ik ga doen, bedankt voor je antwoord.

[Tsurany]

cyberbot schreef op woensdag 26 maart 2025 @ 13:59:
[...]


De klant vraagt om een overzicht van de variabele kosten, waaronder toekomstige projecten zoals de inrichting van een nieuw kantoor of de installatie van extra werkplekken.
Aangezien dit afhankelijk is van situaties die nog niet bekend of gepland zijn, is het niet mogelijk om deze kosten vooraf nauwkeurig in te schatten.

De vaste kosten zijn eerder al met de klant gedeeld en gecommuniceerd.

Dan plan je overhead in, of neem je een aantal voorbehouden en aannames op of splits je de kosten in diverse posten. Maar een beetje indicatie geven moet toch wel mogelijk zijn?

[Rolfie]

cyberbot schreef op woensdag 26 maart 2025 @ 13:59:
[...]


De klant vraagt om een overzicht van de variabele kosten, waaronder toekomstige projecten zoals de inrichting van een nieuw kantoor of de installatie van extra werkplekken.
Aangezien dit afhankelijk is van situaties die nog niet bekend of gepland zijn, is het niet mogelijk om deze kosten vooraf nauwkeurig in te schatten.

Je zou de vraag natuurlijk terug kunnen leggen, zodat jullie een planning hierop kunnen maken.

iets van: als we geen overzicht van de toekomstige projecten/nieuwe medewerkers / buiten SLA gemaakte afspraken planningen aanleveren, dat jullie deze planning technisch mogelijk niet kunnen uitvoeren.

[cyberbot]

Wij hebben besloten om de samenwerking met de klant te beëindigen en hebben dit vandaag per e-mail aan hen bevestigd. We willen de overgang netjes en professioneel laten verlopen en zijn bereid om samen met hen een uittredingsprotocol op te stellen en de overdracht naar een nieuwe partij goed te begeleiden.

Wel vragen we ons af of het verstandig is om hiervoor een formulier of verklaring te laten ondertekenen, ter bescherming van onze positie tijdens de overgang en ter bevestiging van de afspraken over verantwoordelijkheden in deze periode.

Wat is hierin juridisch of praktisch gezien aan te raden?

[M14]

cyberbot schreef op woensdag 26 maart 2025 @ 23:11:
Wij hebben besloten om de samenwerking met de klant te beëindigen en hebben dit vandaag per e-mail aan hen bevestigd. We willen de overgang netjes en professioneel laten verlopen en zijn bereid om samen met hen een uittredingsprotocol op te stellen en de overdracht naar een nieuwe partij goed te begeleiden.

Wel vragen we ons af of het verstandig is om hiervoor een formulier of verklaring te laten ondertekenen, ter bescherming van onze positie tijdens de overgang en ter bevestiging van de afspraken over verantwoordelijkheden in deze periode.

Wat is hierin juridisch of praktisch gezien aan te raden?

Iemand met inhoudelijke kennis inhuren
^{Tweakers op een internet forum tellen niet mee 😉}

[gambieter]

cyberbot schreef op woensdag 26 maart 2025 @ 23:11:
Wij hebben besloten om de samenwerking met de klant te beëindigen en hebben dit vandaag per e-mail aan hen bevestigd. We willen de overgang netjes en professioneel laten verlopen en zijn bereid om samen met hen een uittredingsprotocol op te stellen en de overdracht naar een nieuwe partij goed te begeleiden.

Wel vragen we ons af of het verstandig is om hiervoor een formulier of verklaring te laten ondertekenen, ter bescherming van onze positie tijdens de overgang en ter bevestiging van de afspraken over verantwoordelijkheden in deze periode.

Wat is hierin juridisch of praktisch gezien aan te raden?

Hebben jullie geen juridisch advies als bedrijf? Het komt zo wel amateuristisch over als je dat zelfs hier vraagt.

Maar wat denk je zelf? Jullie dienen je contractuele verplichtingen uit, en dat is het. Als ze meer willen, dan breng je dat in rekening.

[Joesv]

cyberbot schreef op woensdag 26 maart 2025 @ 23:11:
Wat is hierin juridisch of praktisch gezien aan te raden?

Net zoals vanaf het begin aan, jullie jurist vragen.

[MallePietje]

cyberbot schreef op woensdag 26 maart 2025 @ 23:11:
Wij hebben besloten om de samenwerking met de klant te beëindigen en hebben dit vandaag per e-mail aan hen bevestigd. We willen de overgang netjes en professioneel laten verlopen en zijn bereid om samen met hen een uittredingsprotocol op te stellen en de overdracht naar een nieuwe partij goed te begeleiden.

Wel vragen we ons af of het verstandig is om hiervoor een formulier of verklaring te laten ondertekenen, ter bescherming van onze positie tijdens de overgang en ter bevestiging van de afspraken over verantwoordelijkheden in deze periode.

Wat is hierin juridisch of praktisch gezien aan te raden?

Zoals gezegd lijkt het handig om een jurist in te huren.

Je zult goed moeten kijken in de huidige afspraken. Is er een contract met een bepaalde opzegtermijn? Welke werkzaamheden vallen onder dat contract? Etc.

Werkzaamheden om zaken over te dragen vallen misschien niet onder het huidige contract. Je zou kunnen aanbieden daar aparte afspraken over te maken. Die keuze is aan de klant, anders houdt het direct op na de opzegtermijn.

Maar goed, het zal allemaal erg afhangen van de precieze afspraken die er zijn. Dus vraag een jurist.

[mjl]

Wat is de achterliggende reden dat ze willen beknibbelen is dan de vraag die mij bekruipt. Als het bedrijf het zwaar heeft kan dit ook nog een faillissement risico zijn waarbij je hardware en services aan het eind van de rit niet betaald krijgt. Neem dit (alleen niet expliciet benoemen uiteraard) ook mee in de onderhandeling, korte betaal termijnen en timmer met een jurist iets dicht over eigendom hardware bijv. (Indien jullie toch de hardware gaan leveren) om het buiten een faillissementsboedel te houden.

[cyberbot]

De oorzaak van de situatie is dat de klant maandelijks een bedrag betaalt per werkplek. De vorige verkoper heeft dit destijds verkocht als een totaalpakket, inclusief licenties( Microsoft / Hypervisor/ ect..). Daar zijn wij pas later achter gekomen.

De klant heeft nu het gevoel dat het werkplekbeheer te duur is (40 euro), en geeft aan een alternatief te hebben gevonden bij een andere partij voor €10 per werkplek per maand.
Het gaat hierbij om een klein bedrijfje van twee personen ( wij). Wij hebben zelf geen interne juridische afdeling, maar in de SLA zie ik duidelijk terug dat de kosten voor overdracht bij beëindiging van de samenwerking voor rekening van de klant zijn.

Daarnaast wil ik nog even een correctie maken: ik zie dat ik eerder per ongeluk heb vermeld dat onze organisatie uit 12 mensen bestaat, terwijl dat in werkelijkheid 1 à 2 personen zijn.
De klant zelf heeft een omvang van 20 tot 25 gebruikers.

Dit is in grote lijnen mijn verhaal. Verschillende mensen hebben hier inmiddels hun mening over gegeven, en de meesten zijn gelukkig erg behulpzaam geweest.
Ik waardeer jullie support en het meedenken in deze kwestie enorm.

[Oon]

cyberbot schreef op donderdag 27 maart 2025 @ 11:41:
De oorzaak van de situatie is dat de klant maandelijks een bedrag betaalt per werkplek. De vorige verkoper heeft dit destijds verkocht als een totaalpakket, inclusief licenties. Daar zijn wij pas later achter gekomen.( Microsoft / Hypervisor/ ect..)

De klant heeft nu het gevoel dat het werkplekbeheer te duur is (40 euro), en geeft aan een alternatief te hebben gevonden bij een andere partij voor €10 per werkplek per maand.
Het gaat hierbij om een klein bedrijfje van twee personen ( wij). Wij hebben zelf geen interne juridische afdeling, maar in de SLA zie ik duidelijk terug dat de kosten voor overdracht bij beëindiging van de samenwerking voor rekening van de klant zijn.

Daarnaast wil ik nog even een correctie maken: ik zie dat ik eerder per ongeluk heb vermeld dat onze organisatie uit 12 mensen bestaat, terwijl dat in werkelijkheid 1 à 2 personen zijn.
De klant zelf heeft een omvang van 20 tot 25 gebruikers.

Dit is in grote lijnen mijn verhaal. Verschillende mensen hebben hier inmiddels hun mening over gegeven, en de meesten zijn gelukkig erg behulpzaam geweest.
Ik waardeer jullie support en het meedenken in deze kwestie enorm.

Juist in deze exacte situatie met die correctie erbij zou ik je écht aanraden om even met een jurist te gaan zitten, de overeenkomst te laten bekijken en in hoofdlijnen op te schrijven welke risico's er zijn en wat je juridisch gezien al hebt afgedekt.
Voor die risico's kun je dan (met of zonder jurist erbij) een voorstel maken richting de klant, zodat ook daar afspraken over gemaakt zijn.

Als de klant klaagt over dat 40 euro per werkplek te duur is terwijl dat eigenlijk al minder is dan jullie zouden moeten rekenen, dan zal de kosten van overdracht ook niet zonder meer akkoord krijgen.
Daarnaast zou ik ook gewoon zorgen dat z.s.m. de nieuwe partij akkoord krijgt van de klant om te starten, en dat er op papier van beide partijen iemand akkoord krijgt voor de overdracht en uitwisselen van informatie. Dan heb jij in principe per direct niks meer met de klant te maken en kun je de overdracht direct met die andere partij regelen.
Maar niks doen zonder akkoord van de klant, want voor je het weet gaan ze zeggen dat ze helemaal geen toestemming hebben gegeven voor de sleuteloverdracht e.d.

[gambieter]

2 of 12 maakt inderdaad wel verschil, maar niet in het advies. Investeer in juridische ondersteuning

[rapture]

cyberbot schreef op donderdag 27 maart 2025 @ 11:41:
De oorzaak van de situatie is dat de klant maandelijks een bedrag betaalt per werkplek. De vorige verkoper heeft dit destijds verkocht als een totaalpakket, inclusief licenties( Microsoft / Hypervisor/ ect..). Daar zijn wij pas later achter gekomen.

De klant heeft nu het gevoel dat het werkplekbeheer te duur is (40 euro), en geeft aan een alternatief te hebben gevonden bij een andere partij voor €10 per werkplek per maand.
Het gaat hierbij om een klein bedrijfje van twee personen ( wij). Wij hebben zelf geen interne juridische afdeling, maar in de SLA zie ik duidelijk terug dat de kosten voor overdracht bij beëindiging van de samenwerking voor rekening van de klant zijn.

Daarnaast wil ik nog even een correctie maken: ik zie dat ik eerder per ongeluk heb vermeld dat onze organisatie uit 12 mensen bestaat, terwijl dat in werkelijkheid 1 à 2 personen zijn.
De klant zelf heeft een omvang van 20 tot 25 gebruikers.

Dit is in grote lijnen mijn verhaal. Verschillende mensen hebben hier inmiddels hun mening over gegeven, en de meesten zijn gelukkig erg behulpzaam geweest.
Ik waardeer jullie support en het meedenken in deze kwestie enorm.

Die klant met 20 tot 25 FTE's heeft ook geen juridische afdeling. En geen interne jurist. Je kiest een huisadvocaat (zoals je een huisarts hebt) uit die voor jou contracten naleest en indien nodig ook voor jou onderhandelt.

De duizenden euro aan advocatenkosten kan je in relatie tot de waarde van een deal zien. Op een 100k per jaar deal kan enkele procenten aan juridisch advies wel eraf. Zie het als transactiekosten.

Je leert dat de marktprijs is 2,5x wat je aangerekend hebt. Er is ruimte om je prijzen maal 2 te doen en je bent nog altijd goedkoper dan de norm.

Je klant weet dat de citroen uitgeperst is en wilt nu nog de schil van de citroen uitpersen.