Klant wil eigen hardware: advies?

[eric.1]

cyberbot schreef op maandag 24 maart 2025 @ 18:11:

Moet ik dit echt elke keer opnieuw uitleggen? Of heeft iemand een gouden tip of one-liner waarmee je dit soort gesprekken in één keer afkapt?

Benieuwd hoe jullie hiermee omgaan.

Als ze het blijven proberen, dan ben je gewoon niet duidelijk genoeg. Het is zwart-wit; of wij regelen die hardware, of jullie zelf maar dan [insert weigering support].

[DjoeC]

Take it or leave it. De tijd die jij hier al aan besteed hebt ga je noot meer terugverdienen. Je bent een professioneel bedrijf, zij verwachten hobby prijzen. Laat ze het verder lekker zelf uitzoeken.

[cyberbot]

Goedemiddag allemaal,

We hebben geprobeerd om contact te leggen met hun managementteam, maar helaas werd ons verteld dat we het rechtstreeks met de betrokken personen moeten uitzoeken en tot een oplossing moeten komen. Dit geeft aan dat hun management volledig achter deze werkwijze staat.

Vandaag ontvingen we bovendien een bericht waarin werd aangegeven dat, "als we geen overzicht van de toekomstige kosten aanleveren, zij onze facturen mogelijk niet kunnen goedkeuren". Dit komt bij ons over als een vorm van druk of zelfs een dreigement, en dat is voor ons niet acceptabel.

Wij hebben op onze beurt ook aangegeven dat wij geen diensten kunnen blijven leveren als betalingen structureel uitblijven of worden tegengehouden. Zonder financiële basis kunnen wij simpelweg geen verantwoorde service bieden.

Op dit punt vragen wij ons af hoe verstandig het is om deze samenwerking voort te zetten. Moeten we hierin nog energie steken en tot een oplossing proberen te komen, of is het beter om op een nette en duidelijke manier afscheid van elkaar te nemen?

Ik hoor graag jullie mening of advies hierin.

[Dracula]

cyberbot schreef op dinsdag 25 maart 2025 @ 17:22:
Goedemiddag allemaal,

We hebben geprobeerd om contact te leggen met hun managementteam, maar helaas werd ons verteld dat we het rechtstreeks met de betrokken personen moeten uitzoeken en tot een oplossing moeten komen. Dit geeft aan dat hun management volledig achter deze werkwijze staat.

Vandaag ontvingen we bovendien een bericht waarin werd aangegeven dat, "als we geen overzicht van de toekomstige kosten aanleveren, zij onze facturen mogelijk niet kunnen goedkeuren". Dit komt bij ons over als een vorm van druk of zelfs een dreigement, en dat is voor ons niet acceptabel.

Wij hebben op onze beurt ook aangegeven dat wij geen diensten kunnen blijven leveren als betalingen structureel uitblijven of worden tegengehouden. Zonder financiële basis kunnen wij simpelweg geen verantwoorde service bieden.

Op dit punt vragen wij ons af hoe verstandig het is om deze samenwerking voort te zetten. Moeten we hierin nog energie steken en tot een oplossing proberen te komen, of is het beter om op een nette en duidelijke manier afscheid van elkaar te nemen?

Ik hoor graag jullie mening of advies hierin.

Gezien al het gedoe elke keer lijkt me dit een gevalletje bedankt en tot ziens.

Tijd lekker in andere klanten steken die wel snappen dat service geld kost.

[Gr4mpyC3t]

cyberbot schreef op dinsdag 25 maart 2025 @ 17:22:
Goedemiddag allemaal,

We hebben geprobeerd om contact te leggen met hun managementteam, maar helaas werd ons verteld dat we het rechtstreeks met de betrokken personen moeten uitzoeken en tot een oplossing moeten komen. Dit geeft aan dat hun management volledig achter deze werkwijze staat.

Vandaag ontvingen we bovendien een bericht waarin werd aangegeven dat, "als we geen overzicht van de toekomstige kosten aanleveren, zij onze facturen mogelijk niet kunnen goedkeuren". Dit komt bij ons over als een vorm van druk of zelfs een dreigement, en dat is voor ons niet acceptabel.

Wij hebben op onze beurt ook aangegeven dat wij geen diensten kunnen blijven leveren als betalingen structureel uitblijven of worden tegengehouden. Zonder financiële basis kunnen wij simpelweg geen verantwoorde service bieden.

Op dit punt vragen wij ons af hoe verstandig het is om deze samenwerking voort te zetten. Moeten we hierin nog energie steken en tot een oplossing proberen te komen, of is het beter om op een nette en duidelijke manier afscheid van elkaar te nemen?

Ik hoor graag jullie mening of advies hierin.

Even heel eerlijk en kort door de bocht: lees de laatste paar reacties maar eens terug. Inmiddels is er al een aantal keer gereageerd met het advies om deze klant dan maar te laten gaan. Nogmaals, zij spelen op dit moment een spelletje met jullie en zijn aan het prikken om het onderste uit de kan te halen. Alle financiële risico’s proberen ze bij jullie neer te leggen.

En wat betreft het managementverhaal: ik had niet eens gevraagd om een gesprek met het management. Ik had hem/haar opgezocht op LinkedIn en gewoon opgebeld. Wie zegt dat jouw verzoek om contact bij het management is beland en je niet gewoon een lulverhaal terug hebt gekregen? Maar goed, ook dat is weer koffiedik kijken.

Hak de knoop nou eens door en stop er geen energie meer in.

[Pjotter]

Dit topic voelt als een trip down memory lane. Dit zijn helaas perikelen die horen bij (kleine) SMB organisaties die zichzelf groot/onmisbaar wanen. Mijn ervaring leert dat het geëmmer realistisch gezien niet minder gaat worden.

In mijn optiek hebben jullie inmiddels aangetoond zeer concurrerend te zijn, toch wil deze klant het onderste uit de kan.

De vraag is al veelvuldig gesteld in dit topic, moet je deze klant eigenlijk wel willen?

De klant behouden kan wat mij betreft niet zonder heel duidelijke afspraken met ze te maken. Als je de samenwerking wilt doorzetten omdat deze klant genoeg oplevert om deze hoofdpijn waard te zijn zul je ontzettend duidelijk moeten zijn in hetgeen dat inbegrepen is en hetgeen buiten de reguliere service/SLA valt.

Mijn tip is om jullie éénmalige services (imagen en alles wat hierbij komt kijken, installatie, etc.) expliciet op een offerte te vermelden, zodat de klant duidelijk heeft welke meerwaarde ze krijgen.
Een prijs per gebruiker is leuk, maar wordt al snel allesomvattend. Als hardwarevervangingen hier enkel onderdeel van uitmaken onder bepaalde voorwaarden (types op jullie advies/bij jullie aangeschaft) zou ik deze dienstverlening heel snel splitsen van je licentie- en gebruikersondersteuningcomponent.

Toon je meerwaarde aan en verdedig deze. Geef expliciet aan wat de risico's zijn en houdt dit type klanten ook aan de gevolgen. De eerdere tip om tickets per kwartier te loggen voor alle "kleine dingetjes" vind ik een hele goede.

Overigens vind ik een forecasting/kostenindicatie heel normaal en mag een klant echt wel van jullie verwachten dat jullie hierin kunnen voorzien.
Bouw deze wel overzichtelijk op. Dus mijn advies:
- een X bedrag voor licentiekosten en support binnen SLA.
- een Y bedrag voor hardwarevervangingen, waarbij je aangeeft dat hardwarekosten nu eenmaal aan verandering onderhevig zijn en dat deze enkel ter indicatie gegeven kunnrn worden. Laat de klant aangeven om hoeveel stuks het gaat of doe dit op basis van jullie informatie over apparaatleeftijden en vervangingscyclus.
- een Z bedrag per uur voor kosten buiten SLA, waarbij je aangeeft dat dit een nieuwe situatie voor jullie zakenrelatie is en er nog geen historische data is.

Komt hierop wederom gesteggel dan zou ik mijn conclusies trekken en afscheid nemen.

[DjoeC]

Geachte contactpersoon klant, cc: mt klant,

we zijn inmiddels langere tijd in overleg geweest over de voortzetting van onze diensten en de kosten die wij hiervoor in rekening moeten brengen.

Helaas moeten we constateren dat we niet in staat zijn geweest om tot een voor beide partijen acceptabele overeenkomst te komen. Hoe jammer we dit na zoveel jaren ook vinden, het is voor beide partijen beter om een volgende stap te zetten. Hierbij delen we u dan ook mee dat we de lopende dienstverlening per <keuze> de einddatum van onze bestaande overeenkomst/met inachtneming van de opzegtermijn van x op datum y te beëindigen.

Mocht u in de toekomst alsnog van onze diensten gebruik willen maken, schroom dan niet om contact op te nemen met onze adviseur <ander persoon dan @cyberbot >.

Mvg, @cyberbot

[whatyoudoing]

cyberbot schreef op dinsdag 25 maart 2025 @ 17:22:
Goedemiddag allemaal,

We hebben geprobeerd om contact te leggen met hun managementteam, maar helaas werd ons verteld dat we het rechtstreeks met de betrokken personen moeten uitzoeken en tot een oplossing moeten komen. Dit geeft aan dat hun management volledig achter deze werkwijze staat.

Vandaag ontvingen we bovendien een bericht waarin werd aangegeven dat, "als we geen overzicht van de toekomstige kosten aanleveren, zij onze facturen mogelijk niet kunnen goedkeuren". Dit komt bij ons over als een vorm van druk of zelfs een dreigement, en dat is voor ons niet acceptabel.

Wij hebben op onze beurt ook aangegeven dat wij geen diensten kunnen blijven leveren als betalingen structureel uitblijven of worden tegengehouden. Zonder financiële basis kunnen wij simpelweg geen verantwoorde service bieden.

Op dit punt vragen wij ons af hoe verstandig het is om deze samenwerking voort te zetten. Moeten we hierin nog energie steken en tot een oplossing proberen te komen, of is het beter om op een nette en duidelijke manier afscheid van elkaar te nemen?

Ik hoor graag jullie mening of advies hierin.

Nou, dan ben je klaar toch?

Zij willen de factuur niet, jullie willen het gezeik niet. Prima - the end.

Als je goedkeuring zoekt in dit topic: bij deze.

Beste x,

Per (datum) stoppen we onze dienstverlening aan jullie. Na die datum ontvangen jullie geen facturen meer van ons.

We wensen jullie veel succes met jullie bedrijf.

Uitleg is niet nodig, als ze wat willen weten kunnen ze het zelf vragen. Maar de beste tip is denk ik om iemand aan te nemen binnen je bedrijf die goed is in account management.

[djmuggs]

Wat zegt jullie jurist over hoe de klant wil dat jullie de SLA niet meer respecteren en daarmee eigenlijk ook contractbreuk plegen.
Mogelijk zit er een heel andere reden achter wat de klant nu wilt.
Andere bevriende partij die het wil gaan doen voor ze?

Dit moet je ook echt vanuit een juridisch perspectief bekijken en niet alleen vanuit SLA dit en dat.

[Wild Chocolate]

Ik zou een offerte maken waarin je een en ander duidelijk uiteenzet. Die met een redelijke termijn aanbieden (2-4 weken), en als ze daar dan niet op ingaan, na afloop van die termijn de overeenkomst opzegggen. (Danwel per eerstvolgende mogelijkheid, danwel met een nette opzegtermijn van bijvoorbeeld 3 maanden).

Let wel, ik ben noch jurist, noch IT-er (wel ondernemer), dus hanteer a.u.b. je eigen formuleringen en laat er liefst nog even naar kijken door je jurist.

Bedankt voor uw offerte-aanvraag. Wij waarderen het dat u de tarieven voor onze toekomstige samenwerking duidelijker wilt vastleggen.

Dan geef je aan dat je al x jaar niet geïndexeerd hebt, en dat je daarom in het nieuwe voorstel uitgaat van geïndexeerde tarieven. (En dan kijk je welk % je hanteert, maar wel herleidbaar naar x jaar in onderstaande DPI, dan is het onderbouwd).

Vervolgens splits je per dienst uit wat je rekent:
- €xx,xx per gebruiker per maand, voor beheer, software licenties en gebruikersondersteuning,

Daarnaast zou ik dan aangeven over hardware:
- Voor de aanschaf van hardware rekenen wij de aanschafprijs bij Dell.com (jouw preferred supplier) 1 op 1 aan u door, daarnaast rekenen wij een vergoeding voor gebruiksklaar maken en levering van €xxx,xx per apparaat.
Je kan dan nog aangeven:
- Hardware dient te voldoen aan de hardwarevereisten van de door u gebruikte software,
- Hardware wordt altijd afgenomen inclusief 3 jaar on-site service

Datzelfde doe je voor serverhardware en andere mogelijke hardware die ze al eens afgenomen hebben.

Dan geef je nog aan dat niet benoemde hardware volgens eenzelfde principe geleverd wordt, waarbij levering en ingebruiksklaar maken op uurbasis geschiedt, eventueel dat men in voorkomende gevallen
altijd een prijsraming kan vragen voor betreffende hardware.


En aan het einde geef je dan aan dat het tarief jaarlijks geïndexeerd zal worden aan de hand van de Dienstenprijsindex categorie "6203 Beheer van computerfaciliteiten" (of categorie 6209 overige IT diensten). (Beschrijf dit specifiek, dus bijvoorbeeld

jaarlijks op 1 juli met de dienstenprijsindex 6203 Beheer van computerfaciliteiten van Q4 van het voorafgaande jaar ten opzichte van Q4 van het jaar daarvoor.

Dan kan je er nog een rekenvoorbeeld bij doen, op basis van wat men afgelopen jaar bij je heeft afgenomen.

Gaat men dan niet binnen de gestelde termijn akkoord, dan zeg je op.
Houd daarbij als je wilt, de mogelijkheid open dat men in de opzegtermijn alsnog gebruik kan maken van het aanbod. Blijf vriendelijk, dreig niet dat je opzegt, maar doe dat gewoon als ze niet akkoord gaan.

En als ze inderdaad elders veel duurde uit zijn, komen ze uiterlijk net voordat het contract afloopt alsnog met hangende pootjes vragen of ze toch mogen blijven.

En ik kom vast nog op meer, maar ik moet nu even wat anders gaan doen

[Gadgeteer]

Hebben jullie niets afgedicht in jullie SLA over het gebruik van eigen gekochte hardware? Als dat er wel in staat, kunnen jullie daar gewoon aan vast houden lijkt mij.

Ik weet niet of jij ook de sales doet? Ik zou je adviseren meer energie te steken in het vinden van een nieuwe klant dan in het tevreden stellen van deze. Hier valt weinig meer aan te verdienen.

[trabant]

Zes weken verder en nog steeds trekken aan dat dode paard?

[init6]

cyberbot schreef op dinsdag 25 maart 2025 @ 17:22:
Goedemiddag allemaal,

We hebben geprobeerd om contact te leggen met hun managementteam, maar helaas werd ons verteld dat we het rechtstreeks met de betrokken personen moeten uitzoeken en tot een oplossing moeten komen. Dit geeft aan dat hun management volledig achter deze werkwijze staat.

Vandaag ontvingen we bovendien een bericht waarin werd aangegeven dat, "als we geen overzicht van de toekomstige kosten aanleveren, zij onze facturen mogelijk niet kunnen goedkeuren". Dit komt bij ons over als een vorm van druk of zelfs een dreigement, en dat is voor ons niet acceptabel.

Wij hebben op onze beurt ook aangegeven dat wij geen diensten kunnen blijven leveren als betalingen structureel uitblijven of worden tegengehouden. Zonder financiële basis kunnen wij simpelweg geen verantwoorde service bieden.

Op dit punt vragen wij ons af hoe verstandig het is om deze samenwerking voort te zetten. Moeten we hierin nog energie steken en tot een oplossing proberen te komen, of is het beter om op een nette en duidelijke manier afscheid van elkaar te nemen?

Ik hoor graag jullie mening of advies hierin.

Dat de klant vraagt om een globale inschatting van de kosten is niet gek, dat is redelijk vanuit hun perspectief.

Wat ik zou doen: leg direct de vraag bij hen neer of ze de samenwerking willen voortzetten. Als het antwoord nee is, bied dan aan om te helpen bij een nette overdracht. Daarmee voorkom je onduidelijkheid en laat je zien dat je professioneel handelt, ook richting het einde.

Als ze wél willen doorgaan, dan is het belangrijk om duidelijk te maken dat de dienst wordt geleverd zoals die nu is. Eventuele afwijkingen (zoals andere werkwijzen, uitzonderingen op hardwarekeuzes, aangepaste processen, etc.) worden alleen op best-effort basis opgepakt, en vallen onder meerwerk.

Stel daarvoor een apart, duidelijk hoger uurtarief vast, een veelvoud van je standaardtarief. Maak ook helder dat álle werkzaamheden hieronder vallen: R&D, communicatie, registratie én uitvoering. En dat tijd altijd naar boven wordt afgerond per gestart half uur.

Geef ook expliciete voorbeelden, bijvoorbeeld:
“Een verzoek om even contact op te nemen met een eindgebruiker wiens laptop traag is, kost 5 minuten. Dat resulteert in een factuur van 30 minuten, met als uitkomst dat er waarschijnlijk geen oplossing komt, omdat de gekozen hardware hierin beperkend is.”

Zo voorkom je discussies achteraf en stuur je op gezonde marges.

[Tsurany]

cyberbot schreef op dinsdag 25 maart 2025 @ 17:22:
Op dit punt vragen wij ons af hoe verstandig het is om deze samenwerking voort te zetten. Moeten we hierin nog energie steken en tot een oplossing proberen te komen, of is het beter om op een nette en duidelijke manier afscheid van elkaar te nemen?

Ik hoor graag jullie mening of advies hierin.

Ik zou op dit moment eens intern gaan kijken hoe het kan dat jullie advies van vreemden op een internet forum nodig hebben voor jullie bedrijfsvoering. Ik vind het ergens wel heel frappant dat jullie zo ontzettend veel moeite hebben met communiceren met een klant. Dat je jezelf al jaren in de vingers snijd qua winstmarge is een ding, maar zo veel moeite hebben een duidelijke koers uit te zetten voor je klant is wel heel erg.

[cyberbot]

init6 schreef op woensdag 26 maart 2025 @ 12:30:
[...]


Dat de klant vraagt om een globale inschatting van de kosten is niet gek, dat is redelijk vanuit hun perspectief.

Wat ik zou doen: leg direct de vraag bij hen neer of ze de samenwerking willen voortzetten. Als het antwoord nee is, bied dan aan om te helpen bij een nette overdracht. Daarmee voorkom je onduidelijkheid en laat je zien dat je professioneel handelt, ook richting het einde.

Als ze wél willen doorgaan, dan is het belangrijk om duidelijk te maken dat de dienst wordt geleverd zoals die nu is. Eventuele afwijkingen (zoals andere werkwijzen, uitzonderingen op hardwarekeuzes, aangepaste processen, etc.) worden alleen op best-effort basis opgepakt, en vallen onder meerwerk.

Stel daarvoor een apart, duidelijk hoger uurtarief vast, een veelvoud van je standaardtarief. Maak ook helder dat álle werkzaamheden hieronder vallen: R&D, communicatie, registratie én uitvoering. En dat tijd altijd naar boven wordt afgerond per gestart half uur.

Geef ook expliciete voorbeelden, bijvoorbeeld:
“Een verzoek om even contact op te nemen met een eindgebruiker wiens laptop traag is, kost 5 minuten. Dat resulteert in een factuur van 30 minuten, met als uitkomst dat er waarschijnlijk geen oplossing komt, omdat de gekozen hardware hierin beperkend is.”

Zo voorkom je discussies achteraf en stuur je op gezonde marges.

De klant vraagt om een overzicht van de variabele kosten, waaronder toekomstige projecten zoals de inrichting van een nieuw kantoor of de installatie van extra werkplekken.
Aangezien dit afhankelijk is van situaties die nog niet bekend of gepland zijn, is het niet mogelijk om deze kosten vooraf nauwkeurig in te schatten.

De vaste kosten zijn eerder al met de klant gedeeld en gecommuniceerd.

[Marascon]

Is dit een klant die je finacieel kunt missen?

Is het antwoord ja,

Dan ontsla je ze gewoon als klant zijnde.

Is het antwoord nee.
Zoek een andere klant die het gat kan opvullen en ga terug naar Ja.

[cyberbot]

Marascon schreef op woensdag 26 maart 2025 @ 14:05:
Is dit een klant die je finacieel kunt missen?

Is het antwoord ja,

Dan ontsla je ze gewoon als klant zijnde.

Is het antwoord nee.
Zoek een andere klant die het gat kan opvullen en ga terug naar Ja.

is wat ik ga doen, bedankt voor je antwoord.

[Tsurany]

cyberbot schreef op woensdag 26 maart 2025 @ 13:59:
[...]


De klant vraagt om een overzicht van de variabele kosten, waaronder toekomstige projecten zoals de inrichting van een nieuw kantoor of de installatie van extra werkplekken.
Aangezien dit afhankelijk is van situaties die nog niet bekend of gepland zijn, is het niet mogelijk om deze kosten vooraf nauwkeurig in te schatten.

De vaste kosten zijn eerder al met de klant gedeeld en gecommuniceerd.

Dan plan je overhead in, of neem je een aantal voorbehouden en aannames op of splits je de kosten in diverse posten. Maar een beetje indicatie geven moet toch wel mogelijk zijn?

[Rolfie]

cyberbot schreef op woensdag 26 maart 2025 @ 13:59:
[...]


De klant vraagt om een overzicht van de variabele kosten, waaronder toekomstige projecten zoals de inrichting van een nieuw kantoor of de installatie van extra werkplekken.
Aangezien dit afhankelijk is van situaties die nog niet bekend of gepland zijn, is het niet mogelijk om deze kosten vooraf nauwkeurig in te schatten.

Je zou de vraag natuurlijk terug kunnen leggen, zodat jullie een planning hierop kunnen maken.

iets van: als we geen overzicht van de toekomstige projecten/nieuwe medewerkers / buiten SLA gemaakte afspraken planningen aanleveren, dat jullie deze planning technisch mogelijk niet kunnen uitvoeren.

[cyberbot]

Wij hebben besloten om de samenwerking met de klant te beëindigen en hebben dit vandaag per e-mail aan hen bevestigd. We willen de overgang netjes en professioneel laten verlopen en zijn bereid om samen met hen een uittredingsprotocol op te stellen en de overdracht naar een nieuwe partij goed te begeleiden.

Wel vragen we ons af of het verstandig is om hiervoor een formulier of verklaring te laten ondertekenen, ter bescherming van onze positie tijdens de overgang en ter bevestiging van de afspraken over verantwoordelijkheden in deze periode.

Wat is hierin juridisch of praktisch gezien aan te raden?

[M14]

cyberbot schreef op woensdag 26 maart 2025 @ 23:11:
Wij hebben besloten om de samenwerking met de klant te beëindigen en hebben dit vandaag per e-mail aan hen bevestigd. We willen de overgang netjes en professioneel laten verlopen en zijn bereid om samen met hen een uittredingsprotocol op te stellen en de overdracht naar een nieuwe partij goed te begeleiden.

Wel vragen we ons af of het verstandig is om hiervoor een formulier of verklaring te laten ondertekenen, ter bescherming van onze positie tijdens de overgang en ter bevestiging van de afspraken over verantwoordelijkheden in deze periode.

Wat is hierin juridisch of praktisch gezien aan te raden?

Iemand met inhoudelijke kennis inhuren
^{Tweakers op een internet forum tellen niet mee 😉}

[gambieter]

cyberbot schreef op woensdag 26 maart 2025 @ 23:11:
Wij hebben besloten om de samenwerking met de klant te beëindigen en hebben dit vandaag per e-mail aan hen bevestigd. We willen de overgang netjes en professioneel laten verlopen en zijn bereid om samen met hen een uittredingsprotocol op te stellen en de overdracht naar een nieuwe partij goed te begeleiden.

Wel vragen we ons af of het verstandig is om hiervoor een formulier of verklaring te laten ondertekenen, ter bescherming van onze positie tijdens de overgang en ter bevestiging van de afspraken over verantwoordelijkheden in deze periode.

Wat is hierin juridisch of praktisch gezien aan te raden?

Hebben jullie geen juridisch advies als bedrijf? Het komt zo wel amateuristisch over als je dat zelfs hier vraagt.

Maar wat denk je zelf? Jullie dienen je contractuele verplichtingen uit, en dat is het. Als ze meer willen, dan breng je dat in rekening.

[Joesv]

cyberbot schreef op woensdag 26 maart 2025 @ 23:11:
Wat is hierin juridisch of praktisch gezien aan te raden?

Net zoals vanaf het begin aan, jullie jurist vragen.

[MallePietje]

cyberbot schreef op woensdag 26 maart 2025 @ 23:11:
Wij hebben besloten om de samenwerking met de klant te beëindigen en hebben dit vandaag per e-mail aan hen bevestigd. We willen de overgang netjes en professioneel laten verlopen en zijn bereid om samen met hen een uittredingsprotocol op te stellen en de overdracht naar een nieuwe partij goed te begeleiden.

Wel vragen we ons af of het verstandig is om hiervoor een formulier of verklaring te laten ondertekenen, ter bescherming van onze positie tijdens de overgang en ter bevestiging van de afspraken over verantwoordelijkheden in deze periode.

Wat is hierin juridisch of praktisch gezien aan te raden?

Zoals gezegd lijkt het handig om een jurist in te huren.

Je zult goed moeten kijken in de huidige afspraken. Is er een contract met een bepaalde opzegtermijn? Welke werkzaamheden vallen onder dat contract? Etc.

Werkzaamheden om zaken over te dragen vallen misschien niet onder het huidige contract. Je zou kunnen aanbieden daar aparte afspraken over te maken. Die keuze is aan de klant, anders houdt het direct op na de opzegtermijn.

Maar goed, het zal allemaal erg afhangen van de precieze afspraken die er zijn. Dus vraag een jurist.

[mjl]

Wat is de achterliggende reden dat ze willen beknibbelen is dan de vraag die mij bekruipt. Als het bedrijf het zwaar heeft kan dit ook nog een faillissement risico zijn waarbij je hardware en services aan het eind van de rit niet betaald krijgt. Neem dit (alleen niet expliciet benoemen uiteraard) ook mee in de onderhandeling, korte betaal termijnen en timmer met een jurist iets dicht over eigendom hardware bijv. (Indien jullie toch de hardware gaan leveren) om het buiten een faillissementsboedel te houden.

[cyberbot]

De oorzaak van de situatie is dat de klant maandelijks een bedrag betaalt per werkplek. De vorige verkoper heeft dit destijds verkocht als een totaalpakket, inclusief licenties( Microsoft / Hypervisor/ ect..). Daar zijn wij pas later achter gekomen.

De klant heeft nu het gevoel dat het werkplekbeheer te duur is (40 euro), en geeft aan een alternatief te hebben gevonden bij een andere partij voor €10 per werkplek per maand.
Het gaat hierbij om een klein bedrijfje van twee personen ( wij). Wij hebben zelf geen interne juridische afdeling, maar in de SLA zie ik duidelijk terug dat de kosten voor overdracht bij beëindiging van de samenwerking voor rekening van de klant zijn.

Daarnaast wil ik nog even een correctie maken: ik zie dat ik eerder per ongeluk heb vermeld dat onze organisatie uit 12 mensen bestaat, terwijl dat in werkelijkheid 1 à 2 personen zijn.
De klant zelf heeft een omvang van 20 tot 25 gebruikers.

Dit is in grote lijnen mijn verhaal. Verschillende mensen hebben hier inmiddels hun mening over gegeven, en de meesten zijn gelukkig erg behulpzaam geweest.
Ik waardeer jullie support en het meedenken in deze kwestie enorm.

[Oon]

cyberbot schreef op donderdag 27 maart 2025 @ 11:41:
De oorzaak van de situatie is dat de klant maandelijks een bedrag betaalt per werkplek. De vorige verkoper heeft dit destijds verkocht als een totaalpakket, inclusief licenties. Daar zijn wij pas later achter gekomen.( Microsoft / Hypervisor/ ect..)

De klant heeft nu het gevoel dat het werkplekbeheer te duur is (40 euro), en geeft aan een alternatief te hebben gevonden bij een andere partij voor €10 per werkplek per maand.
Het gaat hierbij om een klein bedrijfje van twee personen ( wij). Wij hebben zelf geen interne juridische afdeling, maar in de SLA zie ik duidelijk terug dat de kosten voor overdracht bij beëindiging van de samenwerking voor rekening van de klant zijn.

Daarnaast wil ik nog even een correctie maken: ik zie dat ik eerder per ongeluk heb vermeld dat onze organisatie uit 12 mensen bestaat, terwijl dat in werkelijkheid 1 à 2 personen zijn.
De klant zelf heeft een omvang van 20 tot 25 gebruikers.

Dit is in grote lijnen mijn verhaal. Verschillende mensen hebben hier inmiddels hun mening over gegeven, en de meesten zijn gelukkig erg behulpzaam geweest.
Ik waardeer jullie support en het meedenken in deze kwestie enorm.

Juist in deze exacte situatie met die correctie erbij zou ik je écht aanraden om even met een jurist te gaan zitten, de overeenkomst te laten bekijken en in hoofdlijnen op te schrijven welke risico's er zijn en wat je juridisch gezien al hebt afgedekt.
Voor die risico's kun je dan (met of zonder jurist erbij) een voorstel maken richting de klant, zodat ook daar afspraken over gemaakt zijn.

Als de klant klaagt over dat 40 euro per werkplek te duur is terwijl dat eigenlijk al minder is dan jullie zouden moeten rekenen, dan zal de kosten van overdracht ook niet zonder meer akkoord krijgen.
Daarnaast zou ik ook gewoon zorgen dat z.s.m. de nieuwe partij akkoord krijgt van de klant om te starten, en dat er op papier van beide partijen iemand akkoord krijgt voor de overdracht en uitwisselen van informatie. Dan heb jij in principe per direct niks meer met de klant te maken en kun je de overdracht direct met die andere partij regelen.
Maar niks doen zonder akkoord van de klant, want voor je het weet gaan ze zeggen dat ze helemaal geen toestemming hebben gegeven voor de sleuteloverdracht e.d.

[gambieter]

2 of 12 maakt inderdaad wel verschil, maar niet in het advies. Investeer in juridische ondersteuning

[rapture]

cyberbot schreef op donderdag 27 maart 2025 @ 11:41:
De oorzaak van de situatie is dat de klant maandelijks een bedrag betaalt per werkplek. De vorige verkoper heeft dit destijds verkocht als een totaalpakket, inclusief licenties( Microsoft / Hypervisor/ ect..). Daar zijn wij pas later achter gekomen.

De klant heeft nu het gevoel dat het werkplekbeheer te duur is (40 euro), en geeft aan een alternatief te hebben gevonden bij een andere partij voor €10 per werkplek per maand.
Het gaat hierbij om een klein bedrijfje van twee personen ( wij). Wij hebben zelf geen interne juridische afdeling, maar in de SLA zie ik duidelijk terug dat de kosten voor overdracht bij beëindiging van de samenwerking voor rekening van de klant zijn.

Daarnaast wil ik nog even een correctie maken: ik zie dat ik eerder per ongeluk heb vermeld dat onze organisatie uit 12 mensen bestaat, terwijl dat in werkelijkheid 1 à 2 personen zijn.
De klant zelf heeft een omvang van 20 tot 25 gebruikers.

Dit is in grote lijnen mijn verhaal. Verschillende mensen hebben hier inmiddels hun mening over gegeven, en de meesten zijn gelukkig erg behulpzaam geweest.
Ik waardeer jullie support en het meedenken in deze kwestie enorm.

Die klant met 20 tot 25 FTE's heeft ook geen juridische afdeling. En geen interne jurist. Je kiest een huisadvocaat (zoals je een huisarts hebt) uit die voor jou contracten naleest en indien nodig ook voor jou onderhandelt.

De duizenden euro aan advocatenkosten kan je in relatie tot de waarde van een deal zien. Op een 100k per jaar deal kan enkele procenten aan juridisch advies wel eraf. Zie het als transactiekosten.

Je leert dat de marktprijs is 2,5x wat je aangerekend hebt. Er is ruimte om je prijzen maal 2 te doen en je bent nog altijd goedkoper dan de norm.

Je klant weet dat de citroen uitgeperst is en wilt nu nog de schil van de citroen uitpersen.