Recht op onkostenvergoeding maar nooit gekregen

[venneke]

Beste tweakers,

Onlangs heb ik de arbeidsvoorwaarden van het bedrijf waar ik voor werk eens goed doorgelezen en hieruit is voortgekomen dat ik recht heb op een onkostenvergoeding van € 135,- p.m. geldig vanaf mei 2019.

De onkostenvergoeding is natuurlijk geen loon, en in de tussentijd heb ik wel eens wat kosten gedeclareerd (tol / parkeren) maar lang niet alles wat onder deze onkostenvergoeding zou moeten vallen.

Ik heb dit aangekaart bij HR en ze hebben ook aangegeven dat ik recht heb op die vergoeding, maar tijdens een ander gesprek werd ook duidelijk gemaakt dat dit niet met terugwerkende kracht wordt vergoedt.

Ik vroeg me dan ook af wat jullie mening hierover is? Zou ik wel in mijn recht staan om de onkostenvergoeding van al dit tijd vergoedt te krijgen minus de eerdere kosten die wel gedeclareerd zijn of is dit een kwestie van jammer maar helaas?

[celshof]

Wie moet actie ondernemen voor de onkostenvergoeding? Moet je die aanvragen, of is het standaard? Wat zijn de exacte regels uit je arbeidsvoorwaarden? En om welke reden hebben ze terugwerkende kracht afgewezen?

[sypie]

Kun je hier de exacte passage over de onkostenvergoeding neerzetten? Kunnen we kijken hoe dat precies geformuleerd is, een en ander zou best eens verschil kunnen maken in de uitkomst.

[AGee]

ianal, maar: De vaste onkostengoeding is ingesteld om het makkelijker te maken voor de werkgever (zodat er niet van elke werknemer bijgehouden hoeft te worden wat de exacte onkosten zijn). Maar er moet wel een bepaalde basis voor het bedrag zijn (als in: Het bedrag mag niet zomaar uit de lucht gegrepen zijn, er moet een grove berekening aan ten grondslag liggen). Als je nu bijna 2 jaar af en toe declaraties hebt ingediend die normaal gesproken door die onkostenvergoeding gedekt zouden zijn geweest, dan is de basis voor het vaste bedrag verdwenen. Met terugwerkende kracht lijkt mij persoonlijk dan ook niet aan de orde, hoe zuur ook...

[Voor 10% gewijzigd door AGee op 18-02-2021 11:50]

[venneke]

Dank voor de feedback, zie hier stukje omtrent onkostenvergoeding:

Onkostenvergoeding
De onkostenvergoeding wordt gehanteerd voor de gebruikersvriendelijkheid van medewerkers wie veel buiten het kantoor werkzaam zijn. Deze vaste vergoeding zorgt ervoor dat deze medewerkers minder individuele declaraties hoeven in te dienen, waardoor tijd wordt bespaard. De onkostenvergoeding dient als vergoeding voor kosten in de categorie van koffiegeld, parkeergeld, pontgeld en kosten voor autowassen. De hoogte van de onkostenvergoeding is gestandaardiseerd op € 135,00 euro netto per maand. Dit bedrag is gebaseerd op een schatting van de gemiddelde onkosten per maand.

In geval van volledige arbeidsongeschiktheid gedurende meer dan 31 dagen vervallen de rechten van de medewerker op de hierboven genoemde vergoeding met ingang van de 32e dag na de eerste dag van de arbeidsongeschiktheid. In geval van schorsing of non-actiefstelling van de medewerker vervallen deze rechten met ingang van de dag waarop de schorsing of non-actiefstelling plaatsvindt.

Voor zover enige uit hoofde van dit artikel aan de medewerker verstrekte kostenvergoeding het door de fiscus maximaal ter zake toegestane grensbedrag overschrijdt, zal in de maand december van ieder jaar op grond van de geldende fiscale normen een herberekening van de kostenvergoedingen plaatsvinden.

[bonzz.netninja]

Sjah...dan zou ik het beschouwen als een secundaire arbeidsvoorwaarde en dus onderdeel van de overeenkomst die je hebt met de werkgever. Of maw...die vergoeding zijn ze je gewoon nog schuldig.

Dat ze jouw declaraties hebben betaald is bijna een impliciete bevestiging dat deze niet binnen die vergoeding valt, anders hadden ze daarnaar mogen verwijzen en de declaratie afwijzen.

[Nieknikey]

Als je vanaf mei onterecht een onkostenvergoeding had gekregen dan was je er ook niet mee weggekomen om deze volledig te houden, en had je waarschijnlijk ook een deel terug moeten betalen. Je kunt om tafel gaan, en bijv voorstellen dat je de declaraties die je individueel hebt ingediend verrekend met deze onkostenvergoeding.

En als je het niet voor elkaar krijgt, beschouw het dan als 'leergeld'. Dit overkomt je vast geen tweede keer; lees contracten altijd goed door.

[Cyriel85]

venneke schreef op donderdag 18 februari 2021 @ 12:18:

Onkostenvergoeding
De onkostenvergoeding wordt gehanteerd voor de gebruikersvriendelijkheid van medewerkers wie veel buiten het kantoor werkzaam zijn. Deze vaste vergoeding zorgt ervoor dat deze medewerkers minder individuele declaraties hoeven in te dienen, waardoor tijd wordt bespaard. De onkostenvergoeding dient als vergoeding voor kosten in de categorie van koffiegeld, parkeergeld, pontgeld en kosten voor autowassen. De hoogte van de onkostenvergoeding is gestandaardiseerd op € 135,00 euro netto per maand. Dit bedrag is gebaseerd op een schatting van de gemiddelde onkosten per maand.

In geval van volledige arbeidsongeschiktheid gedurende meer dan 31 dagen vervallen de rechten van de medewerker op de hierboven genoemde vergoeding met ingang van de 32e dag na de eerste dag van de arbeidsongeschiktheid. In geval van schorsing of non-actiefstelling van de medewerker vervallen deze rechten met ingang van de dag waarop de schorsing of non-actiefstelling plaatsvindt.

Voor zover enige uit hoofde van dit artikel aan de medewerker verstrekte kostenvergoeding het door de fiscus maximaal ter zake toegestane grensbedrag overschrijdt, zal in de maand december van ieder jaar op grond van de geldende fiscale normen een herberekening van de kostenvergoedingen plaatsvinden.

Gaat over gebruisvriendleijkheid en zo minder tijd verspilling en kosten.
Die tijdverspilling (declaraties doen) en kosten (declaraties verwerken) zijn in het verleden al gemaakt.

Waarom zou het bedrijf dan over die periode nog meer kosten moeten maken om je die onkosten vergoeding te geven, terwijl je al je onkosten vergoed hebt gekregen via declaraties?

Staat ook niet op als een recht, enkel een optie die er is, waar je voor in aanmerking kan komen. Dat je er nu voor in aanmerking komt, betekend niet automatisch dat het bedrijf je dit dan voor het verleden ook verschuldigd is.

[Barrycade]

Het is volgens de tekst om hassle te voorkomen voor gebruiker alsmede het bedrijf. Gezien je af en toe indienen van kosten bleven je onkosten royaal onder de drempel.

Dan blijft de vraag of je met terugwerkende kracht er recht op heb, want het is om je onkosten af te dekken en niet als salaris component. En dus fiscaal zal het lastig worden om je met terugwerkende kracht te vergoeden.

[BastaRhymez]

Behoor je ook tot de doelgroep van deze onkostenregeling?

Binnen ons bedrijf is er ook een dergelijke regeling, maar die geldt pas vanaf een bepaalde functiegroep. Alles wat daaronder zit qua functie, heeft geen recht op de regeling. Iets wat ook logisch is, aangezien zij dermate weinig declaraties hoeven te doen, dat dit nooit te rechtvaardigen valt als "onkostenvergoeding".

Gezien je beperkte onkosten die jij gedeclareerd hebt, komt het op mij over dat je jij niet tot de doelgroep behoort voor wie deze regeling is opgesteld.
Want wees eens eerlijk (niet dat je dat nu niet was hoor), maar hoeveel ben jij per maand kwijt aan de zaken die worden benoemd uit de onkostenvergoeding? Dus hoeveel ben jij maandelijks kwijt aan de categorie van koffiegeld, parkeergeld, pontgeld en kosten voor autowassen?
Als ik je post zo lees, verwacht ik dat dit bij lange na niet in de buurt komt van de onkostenvergoeding.

En let op: Als je wel deze onkostenvergoeding krijgt, betekend het vaak ook dat je andere zaken niet / minder snel mag declareren. Bij ons is er ook een "gemiddelde" genomen, maar als ik daar sporadisch overheen ga, mag ik die kosten niet declareren. Deze dien ik dan zelf te "vereffenen" met andere periodes.

[venneke]

Bedankt allemaal voor de reacties, ik ga het nogmaals aankaarten bij HR maar leg me ook neer bij het antwoord dat ze geven. Zoals ik het interpreteer heb ik er recht op maar zullen ze dit waarschijnlijk niet met terugwerkende kracht vergoeden aangezien ik ook declaraties in die periode heb ingediend.

BastaRhymez schreef op donderdag 18 februari 2021 @ 16:19:
Behoor je ook tot de doelgroep van deze onkostenregeling?

Ja, dit is ook bevestigd door HR.

[GlowMouse]

venneke schreef op donderdag 18 februari 2021 @ 16:41:
Zoals ik het interpreteer heb ik er recht op maar zullen ze dit waarschijnlijk niet met terugwerkende kracht vergoeden aangezien ik ook declaraties in die periode heb ingediend.

Die declaraties kun je toch in mindering brengen? Als je zelf declaraties moet indienen mis je bepaalde kosten omdat je het bonnetje niet meer hebt of omdat het teveel gedoe oplevert, dus dat je minder dan 135/maand hebt gedeclareerd is op zich geen reden om de vergoeding af te wijzen. Voor je het gesprek aangaat, zou ik even uitrekenen om welk bedrag het dan nog gaat.
In het stukje dat je hebt geciteerd staat niets over dat je de vergoeding moet aanvragen of dat je een keuze moet maken tussen de standaardvergoeding en het indienen van declaraties. De verjaringstermijn is 5 jaar.

[Voor 6% gewijzigd door GlowMouse op 18-02-2021 17:22]

[CeesKees]

Heb je ook werkelijk onkosten gemaakt die niet vergoed zijn dan?