Papierwinkel huishouding

[Cliootje]

Beste mede-tweakers,

Ik probeer rekeningen, handleidingen, documenten, rekeningen die zijn bijgesloten als PDF in een mail.... enz. te bewaren op mijn NAS; mooi een folder voor elk jaar, met daarin een maand voor de rekeningen, een folder voor handleidingen, en nog een folder voor salarisstroken en nog wel meer.

Mooi georganiseerd, maar probeer maar eens iets terug te vinden...

Tags plakken aan documenten, inhoudelijk doorzoekbaar (indien geen plaatje), zou fantastisch zijn.

Er zijn oplossingen in de categorie Document Management System, maar ik heb nog niet iets gevonden waar ik mee uit de voeten kan. Nu hoop ik dat er iets geweldigs is, dat ik nog niet gezien heb; waarvoor je geen extra serverpark moet aanschaffen. Een oplossing voor de papierwinkel voor een huishouden.

Wie kan (en wil) zijn/haar ervaring met een oplossing hier plaatsen ?

Er bestaat een topic....in de lounge, en ik heb niet voldoende 'punten' ( topic 1451671 ).

Misschien dat hier iets staat, maar dat weet ik dus niet..

[F_J_K]

Dat topic is gesloten - juist ook omdat het niet openbaar is terwijl dat voor tech prima kan. Maar verplaatsen is ook niet netjes, omdat men er mogelijk heeft gepost onder de verwachting dat het enigszins afgeschermd bleef.
Aantal tips uit dat topic die je kan bekijken, rijp en groen door elkaar, vast niet compleet, en zonder waardeoordeel:
• goede scanner (al dan niet met ADF) en OCR. (Let op of/welke papieren je ook wilt bewaren, de rest weg na backup)
• goed nadenken over benaming (of juist vertrouwen op tags en zoeken, bv. Elasticsearch )
• Mayan EDMS
• Paperport
• EcoDMS
• Folder based (lokaal filesystem, mapstructuur)
• Google Docs / Dropbnox / ...: denk aan versleuteling zoals bijv Cryptomator of iets amsa Amazon Glazier als je het in de regel niet leest
• EverNote
• VueScan
• Home Document Manager
• PDF Scan Pro
• LogicalDoc
• ShoeBoxed (gaat via EverNote)
• OpenKM
• OpenDocMan
• OWL
• Backup!
• Ander topics: Paperless werkend krijgen via Docker op Synology ervaringen met digitale privé administratie Documentbeheer systeem (administratie) Documenten inscannen, origineel vernieten, rechtsgeldig ? Brieven van de Postbank, Belasting, e.d. archiveren

[Highland]

Ik heb mapjes ingedeeld naar functie. Zo vind ik alles terug, met hooguit een minuutje zoeken. De administratie voor een gezin is toch ook weer niet zó uitgebreid? Mijn belangrijkste mappen zijn:

Financiën
/Belasting (hierin komt al heel veel financiën samen)
/Hypotheek
/Pensioen
/Verzekeringen
/Beleggingen
/Werk (geen werkbestanden, maar contracten ed)

Handleidingen (alles bij elkaar, bestandsnaam zorgt voor herkenning)
Vakanties (of andere terugkomende gelegenheidsonderwerpen)
Gezinslid (en een ieder heeft z'n eigen relevante indeling)

Over bestandsformaten maak ik me al helemaal niet druk. Zoveel documenten zijn het niet dus je kan sneller zelf even kijken dan de boel automatiseren.

[twkr18526]

@Cliootje Het boek “Paperless” van David Sparks is misschien een interessante voor je. Handige tips, geen complexe methodes, wel handigheidjes.

Zelf scan ik alles met OCR in PDF formaat. Maakt het zoekbaar op je pc. Daarnaast geef ik documenten standaard een datum en kenmerk (bijv 15-06-2020 bcc stofzuiger).

Ik gebruik geen grote scanner meer, zoek ook vaste doc scanner, maar steeds vaker vanaf mn mobiel. Je hebt apps die de brieven etc netjes zetten, zodat het eruit ziet als een kopie. Verder scan ik niet alles meer, alleen de dingen die ik later denk nodig te hebben. Kost toch veel tijd al dat scannen.

Waar mogelijk vraag ik bedrijven te mailen ipv post te sturen. Je hebt dan de post in je mail en op je NAS, cloud, oid.

[Cliootje]

@twkr18526 Bedankt voor je tip.ik ga eens kijken op de boekenplank.
Momenteel plaats ik alles in een folder die wordt meegenomen met de Synology Drive Sync.
Met alles bedoel ik de documenten die al in PDF formaat staan. Daarna kan eea gevonden worden met Universal Search.
Inscannen met OCR is niet echt fijn, aangezien de opmaak van het document dramatisch slecht is, waardoor het document niet bruikbaar is. Misschien een tip voor OCR software ?

[Brent]

De vraag is hoe leuk je het vind hier een systeem voor te bouwen of hoe eenvoudig je het wil houden en je primaire probleem wil oplossen: zoeken. Hoe zoek je, wat mis je als je zoekt, wat loopt er niet?

Ik heb een vrij domme berg bestanden, ingedeeld op functie/bedrijf/jaar, dus niet op jaar eerst. Uiteindelijk merkte ik dat als ik iets zoek, ik meestal het bedrijf wel weet, alleen niet wanneer. De hiërarchie helpt mij dus daarbij.

Verder zorg ik dat bestandsnamen zoveel mogelijk descriptief zijn, zodat ik allerhande tools kan gebruiken die op filenaam zoeken (ik gebruik grep, maar werkt ook met iets als agent ransack).

In praktijk hoef ik zelden *in* bestanden te zoeken, toch heb ik daar desnoods grep en pdfgrep voor.

Het praktische is dat dit gewoon een file hiërarchie is, dus niet van specifieke tools afhangt, eenvoudig te synchroniseren/backuppen.

[ Voor 8% gewijzigd door Brent op 29-06-2020 11:51 ]

[ThinkPad]

Ik zou het vooral simpel houden, op die manier krijg je een evt. partner ook sneller mee om zelf input te leveren en blijf je gemotiveerd om het bij te houden. Met allerlei tools/programma's zit je ook met onderhoud e.d.

Ik heb een gedeelde map in Dropbox samen met m'n partner. De mappenstructuur is vergelijkbaar met die van @Highland. Ik heb voor Dropbox gekozen omdat we daar ook vanaf onze telefoons bij kunnen. De drempel is daardoor lager om even wat in te scannen. OCR, tags e.d. doe ik niks mee, met een goede mappenstructuur en filenames heb ik het alsnog wel snel gevonden.

Papieren kassabonnen scannen bijv. we in met de app 'CamScanner' op onze telefoons. Voor facturen op de mail had ik destijds een mooie regel in IFTTT gemaakt, plaatje van de flow. Heb nu geen Gmail meer in gebruik dus dat werkt helaas niet meer. Digitale facturen/contracten sla ik nu dus gelijk bij binnenkomst even handmatig op. Door gebruik Dropbox kan dat ook via telefoon tijdens een loos momentje wachten ergens bijv.

Wat bij mijn partner nog wel een beetje zit vastgeroest is om toch nog de papieren variant te willen bewaren. Voor écht belangrijke zaken (testament, koopcontract huis, arbeidsovereenkomst) doe ik dat ook wel, maar een kassabon bijv. kan, nadat hij hij is ingescand, gewoon bij het oud papier wat mij betreft. Op een gegeven moment verkleuren ze door warmte toch waardoor de leesbaarheid sterk achteruit gaat. Ook een goede reden om het in te scannen

Ik zou eigenlijk nog een keer moeten overstappen naar een wat meer privacy vriendelijke oplossing dan Dropbox, maar heb nog niet echt een goede variant gevonden. Maar dat is een ander verhaal.

[ Voor 25% gewijzigd door ThinkPad op 29-06-2020 13:56 ]

[Cliootje]

@ThinkPad IFTTT ondersteunt blijkbaar geen gmail meer....
bedankt voor je uitgebreid advies

IFTTT ondersteunt gmail....zeker last van blinde vlekken

[ Voor 49% gewijzigd door Cliootje op 15-07-2020 10:57 ]

[HereIsTom]

Wj gebruiken ook Dropbox en nog een USB-stick als backup.
Scannen van de documenten doen we met de iPad of via de Printer met de HP app.
Ook duidelijke namen geven en in mapjes per onderwerp.
Zoeken gaat dan best makkelijk.

[twkr18526]

Cliootje schreef op maandag 29 juni 2020 @ 11:36:
@twkr18526
Inscannen met OCR is niet echt fijn, aangezien de opmaak van het document dramatisch slecht is, waardoor het document niet bruikbaar is. Misschien een tip voor OCR software ?

Het was/is een beetje proberen wat voor jezelf (mezelf) werkt. Mn eerdere insteek is simpeler geworden, en minder. Mede ook wat @ThinkPad aangeeft om mn vriendin mee te krijgen. Te veel poespas en ze haakt af. (Moet haar nog goed mee krijgen .)

Voor OCR heb je idd goede software nodig. Eerst was Scanner Pro op iOS goed qua scannen, maar drama met OCR. Microsoft Lens was daarentegen erg goed met OCR. Ook handig als je whiteboard sessies wil vastleggen. Nadeel van MS Lens is dat je per se Onedrive moest gebruiken en je (toen?) maar 1 pagina per keer kon doen. Inmiddels is de OCR van Scanner Pro op iOS wel goed, dus gebruik ik die.

Kassabonnen zijn ook handig, aangezien je die wel eens voor garantie nodig kán hebben. Verder heb ik wel mappen aangemaakt met voor mij belangrijke onderwerpen als belastingdienst, uitgaande facturen, bonnen, verbouwing, etc. En ik vertrouw wel op goede OCR a la gooi alles maar ik je grote mailbox en laat google het maar vinden. Goede OCR is als het ware ook tags voor je documenten.

Vind dit een aardige topic, aangezien ik al wat andere handige ervaringen en tips voorbij zie komen

[Zeror]

Ik benoem al mijn bestanden volgens een bepaalde benamingsconventie. Hierdoor kan ik vrijwel alles prima terugvinden. Ook gesorteerd in mapjes enzo.

De benamingsconventie die ik gebruik is:

code:

<soort document>_<onderwerp>_<datum>(_<versie>).extension

(versie indien nodig bij meerdere versies van hetzelfde document)
bijv.:

code:

salarisspecificatie_zeror_juni2020_v1.pdf

[Yucon]

Ik zat met iets soortgelijks maar dan met aantekeningen in onenote. En dat leek me in eerste instantie onbegonnen werk maar ik denk dat het wel hanteerbaar is zolang je maar aan 1 randvoorwaarde voldoet: hou je tags in bestandsnamen simpel. Als je dat niet doet wordt het zo ingewikkeld dat je bij het taggen zonder meer fouten gaat maken en dan werkt het systeem niet meer.

Als je de tags hebt kun je vervolgens documenten gewoon onder hoofdfolders hangen. 'polis' vind je toch wel terug, dus die kun je vervolgens ook gewoon onder de folder 'auto' of 'huis' hangen. Dat is naar mijn mening herkenbaarder dan 'verzekeringen'.

Een goede scan-app hoort er trouwens ook bij. Traditionele scanners zijn te lastig, en als het te lastig is doe je het niet en stapelt de stapel die ligt te wachten op verwerking zich ook maar steeds weer op.

[ Voor 14% gewijzigd door Yucon op 29-06-2020 14:15 ]

[robertpNL]

Over een andere boeg gooien: alleen de belangrijkste documenten bewaren?

Rekeningen kan nog altijd terug worden gevonden via de portals van degene of gewoon in je mail. Rekeningen van verzekering, internet provider etc. hoef ik niet te bewaren. Salarisstroken staan ook bij mij in een portal. Alleen jaaroverzichten, jaaropgave, polissen bewaar ik op mijn nas verdeeld per jaar. Zo beperk ik het aantal documenten en is het direct overzichtelijk. Plus dit kost mij weinig tijd. Ik deed het eerst ook, ieder factuur opslaan in mappen, maar waarom/waarvoor?

[F_J_K]

robertpNL schreef op maandag 29 juni 2020 @ 14:25:
Rekeningen kan nog altijd terug worden gevonden via de portals van degene

Ga er nooit van uit dat een derde site eeuwig in de lucht blijft. Je hebt zo'n doc vast juist pas nodig als of de verkoper failliet is, of als je een conflict met de verkoper hebt. In beide gevallen wil je je docs dus lokaal hebben.

Ik laat 99% digitaal binnen komen en gooi het dan vaak op een grote hoop. Scans die nog overblijven geef ik na OCR'en een tag zoals jaartal en partij, meer niet. Verder vertrouw ik op indexatie / zoeken voor die ene keer dat ik het nodig heb. Wel maak ik altijd een kopie in een directory 'Belastingen jaarX' als het een voor de aangifte relevant iets kan zijn.

Het overgrote deel van de files heb je nooit meer nodig. Die ene die wel nodig is, mag dan wel een kwartiertje zoeken kosten.

Voor prive dan, voor bedrijven is het een ander verhaal. Alleen al vanwege de AVG.

[robertpNL]

F_J_K schreef op maandag 29 juni 2020 @ 14:44:
[...]

Ga er nooit van uit dat een derde site eeuwig in de lucht blijft. Je hebt zo'n doc vast juist pas nodig als of de verkoper failliet is, of als je een conflict met de verkoper hebt. In beide gevallen wil je je docs dus lokaal hebben.

Tuurljk kan dat maar ik heb het over vaste kosten per maand van abonnementen internet aansluiting , (zorg)verzekeringen etc.. Die kunnen prima beschikbaar blijven staan in een portal want ik weet toch wel dat ik ze nooit terug ga zoeken. Anders wel in mijn mail als het moet en bedrijf is faillit (kans is klein dat dit gebeurt want ik heb het hier over grote bedrijven en zorgverzekeringen).

Hypotheek krijg ik een jaarlijkse overzicht van (digitaal, bewaar ik wel). Belastingdienst en ander overheid gerelateerde zaken gaat niet failliet en zie ik alle correspondentie terug in "mijn overheid" portal.

Aankoopbonnen die ik bij de kassa krijg en garantie hebben gooi ik in een la. En ooit dat ik een bon van terug moet vinden kost me 10 minuten want zoveel bonnen liggen er ook weer niet in (want ik koop niet vaakl spullen met graranties). En soms ruim ik die la even op en gooi ik oude bonnen weg.

En boodschappen, sokken van de hema enzovoort bewaar ik het bonnetje helemaal niet van.

[Yucon]

robertpNL schreef op maandag 29 juni 2020 @ 14:25:
Over een andere boeg gooien: alleen de belangrijkste documenten bewaren?

Rekeningen .. gewoon in je mail.

Dat blijkt met terugzoeken veel lastiger dan je zou verwachten. Er zijn veel verschillende benamingen voor. En de een voegt het als pdf toe, de andere als link e.d. Kortom je hebt geen handvat om te zoeken heb ik gemerkt. Facturen die per mail komen zijn nu net de uitzondering die ik juist wel handmatig in een mailboxvakje 'facturen' zou zetten. Ze sneeuwen anders onder tussen de andere troep.

[robertpNL]

Yucon schreef op maandag 29 juni 2020 @ 15:28:
[...]


Dat blijkt met terugzoeken veel lastiger dan je zou verwachten. Er zijn veel verschillende benamingen voor. En de een voegt het als pdf toe, de andere als link e.d. Kortom je hebt geen handvat om te zoeken heb ik gemerkt. Facturen die per mail komen zijn nu net de uitzondering die ik juist wel handmatig in een mailboxvakje 'facturen' zou zetten. Ze sneeuwen anders onder tussen de andere troep.

Juist niet. Ik werk met GMail en als ik zoek op een naam, bv KPN of de verzekeringsnaam, wordt daarop gefilterd en zie ik al snel de mail/factuur die ik zoek. Of op factuurnummer, werkt prima. En nogmaals, via de portals van bedrijven kan ook altijd.

Wat ik alleen wil zeggen is verzamelen van facturen op een nas leuk is maar waarvoor? Belangrijke documenten begrijp ik zoals jaaropgave, polissen etc., maar maandelijks facturen van bedrijven/verzekeringen etc. kan je altijd nog terug vinden via de portals van hun of in je mail. Ik deed jaren geleden ook alles opslaan maar al snel besefde ik dat het nergens op sloeg want nagenoeg is alles online beschikbaar. En soms heb ik wat nodig en tot nu toe kon ik het makkelijk kunnen terug via mail of portal.

[Yucon]

robertpNL schreef op maandag 29 juni 2020 @ 15:56:
[...]


Juist niet. Ik werk met GMail en als ik zoek op een naam, bv KPN of de verzekeringsnaam, wordt daarop gefilterd en zie ik al snel de mail/factuur die ik zoek. Of op factuurnummer, werkt prima. En nogmaals, via de portals van bedrijven kan ook altijd.

Er is nog een andere categorie, en dat zijn ook wel eens facturen die je nog wel eens nodig hebt. "waar had ik die printer ook alweer gekocht..". Facturen van webshops zijn in vergelijking met vaste-lasten achtige dingen echt een grote chaos om terug te vinden.

Tegelijkertijd ben ik het trouwens wel met je strekking eens. Het archiveren moet een doel hebben, archiveren om het archiveren schiet niet op. Of je daarbij op extern opgeslagen data moet vertrouwen is verder iets dat iedereen voor zichzelf uit moeten maken. Ik maak zelf ook geen lokale kopieën.

[ Voor 9% gewijzigd door Yucon op 29-06-2020 19:56 ]