Software die mailboxen kan uitlezen en weergeven

[DinDin]

Voor mijn werkzaamheden moet ik meerdere mailboxen in de gaten houden. Deze mailboxen zitten in Outlook aan mijn mail account gekoppeld. In deze mailboxen komen automatische gegenereerde storingsmeldingen van regelinstallaties binnen.
Op het moment dat zo’n mailtje binnen komt en afhankelijk van de urgentie, moet ik het mailtje oppakken en onderzoeken wat voor storing het is, waar deze mogelijk door wordt veroorzaakt, wat er mee moet gebeuren, enz.

Ik doe dit werk nog niet zo heel lang, maar ik heb al wel gemerkt dat het niet praktisch is om iedere keer Outlook erbij te pakken, door de lijst met mailboxen te scrollen om te kijken of er een melding is binnen gekomen.

Om het wat makkelijker te maken ben ik op zoek naar een soort monitoringssoftware. Software wat die mailboxen kan uitlezen en de meldingen in een dashboard kan plaatsen, waarbij ook urgentie kan worden aangegeven.

Bij het zoeken naar dit soort software kom je vooral IT gerelateerde oplossingen voor in de IT tegen, wat misschien best wel kan werken. Maar kent of weet iemand een vergelijkbare situatie en mogelijk ook een oplossing?
Bij voorkeur opensource.

Ik dacht aan NAGIOS, maar dat is meer op server gericht. Tijdens een aantal andere zoektochten ben ik diverse programma’s tegengekomen die van alles kunnen waaronder op https://appwiki.nl/, maar niet het geen wat ik zoek.

Het programma moet het volgende kunnen:

• Meerdere mailboxen uitlezen
• Criteria kunnen aangeven i.v.m. verschillende prioriteiten
• Afhankelijk van de criteria worden meldingen in een soort dashboard of overzicht geplaatst, eventueel met verschillende kleurtjes.
• Per klant meldingen kunnen weergegeven
• Na het afhandelen van de melding, verdwijnt deze uit het dashboard al dan niet handmatig.
• Dashboard te benaderen via een web interface zodat ik dit op een tv of andere monitor kan weergeven.

Het zijn misschien best wel wat 'eisen' wat het lastig maakt om een passende oplossing te vinden.

Maar niet geschoten altijd mis, dus mocht er iemand hier ervaring mee hebben, dan hoop ik op een reactie

Aanvulling:
Waar ik nog niet echt aan had gedacht maar ook wel handig is, om de meldingen ook inzichtelijk te hebben op je telefoon. Als ik nu wil bekijken of er storingen zijn binnengekomen, dan moet ik mijn laptop opstarten om de mail te kunnen openen. Dat is niet handig. Een extra wens bij deze is dan om de meldingen ook op een mobiel device te kunnen bekijken. Dan kom je denk ik al snel in richting een web interface.

[ Voor 8% gewijzigd door DinDin op 05-05-2024 15:32 . Reden: Aanvulling van mijn openingsbericht ]

[Nopheros]

Wat je zoekt is een ticketsysteem.. Dan moet je i.p.v. mailtjes om storingen te melden tickets laten aanmaken.

Of de mailtjes automatisch vanuit de mailbox inladen in een ticketsysteem maar dan zul je nog steeds zelf dingen in moeten vullen als prio etc.

[ Voor 7% gewijzigd door Nopheros op 05-05-2024 13:47 ]

[sypie]

DinDin schreef op zondag 5 mei 2024 @ 13:38:


Ik doe dit werk nog niet zo heel lang, maar ik heb al wel gemerkt dat het niet praktisch is om iedere keer Outlook erbij te pakken, door de lijst met mailboxen te scrollen om te kijken of er een melding is binnen gekomen.

Je kunt in Outlook toch favorieten maken? Die staan dan bovenaan wat je scrollen scheelt. Ik vermoed dat je je iets meer zo moeten verdiepen in de mogelijkheden van een mailclient.

[DinDin]

sypie schreef op zondag 5 mei 2024 @ 13:54:
[...]

Je kunt in Outlook toch favorieten maken? Die staan dan bovenaan wat je scrollen scheelt. Ik vermoed dat je je iets meer zo moeten verdiepen in de mogelijkheden van een mailclient.

Daar heb ik naar gekeken, maar de naam van de mailbox wordt dan niet weergegeven, alleen Postvak In. En dan weet ik nog niet of het een urgente melding is of niet.
Het wijzigen van de naam van de mailboxen kon ook niet, het veld waar de naam staat was grijs.

[DinDin]

@Nopheros Inderdaad een ticketsysteem. Ik ga daar eens op zoeken, kijken wat er zoal is.

[Jazzy]

Zoals hierboven gezegd heb je dus een ticketingsysteem nodig. Vrijwel alles wat er op de markt is kan tickets creëren op basis van een email en de informatie die er in staat gebruiken om de juiste classificatie te zetten.

[Jazzy]

DinDin schreef op zondag 5 mei 2024 @ 14:01:
@Nopheros Inderdaad een ticketsysteem. Ik ga daar eens op zoeken, kijken wat er zoal is.

Ja, dat dus.

[DinDin]

Binnen een paar minuten geholpen. Dat is snel. Bedankt voor jullie reacties. Ik ga op zoek naar een ticketsysteem. Als er nog aanbevelingen voor een (gratis) voordelige oplossing zijn, laat dan maar weten :

[akimosan]

Overigens is het ook de vraag waarom de mailtjes in meerdere mailboxen binnenkomen. Is dit door/voor je bedrijf geregeld?

Als het gaat om dat er meerdere email adressen moeten zijn maar dat het in 1 mailbox mag binnenkomen:

Een email adres is niet persé hetzelfde als een mailbox.

• Een mailbox met meerdere aliassen of 1 distributielijst met aliassen+meerdere leden (waaronder de mailbox waarop je de storingen wilt ontvangen)
• regels in de mailboxen die emails forwarden naar een andere mailbox (met name de storingsmeldingen

Uiteindelijk is een ticketsysteem misschien wel praktischer, maar low-key out-of-the-box zijn er ook nog verschillende mogelijkheden om je mailstroom te reguleren

[cosmo_roel]

Met Outlook kom je best ver denk ik.
Slimme zoekmap(pen) maken. Evt wat regels voor inkomende mail. Werken met categorieën. Kiezen welke kolommen worden weergegeven (om te voorkomen dat er alleen Postvak In staat.) Enz.

Als je tickets/threads wilt gaan maken (heen en weer communicatie) en/of als je met meerdere personen wilt werken zou ik ook een uitstap gaan maken naar een ticketsysteem.

[SinergyX]

Een ticketsysteem komen nog wel wat randzaken bij kijken, zijn het gewoon mailtjes 'server 23 in storing' en je moet deze oplossen, of zit hier ook een correspondentie aan vast waar mailtjes beantwoord of doorgestuurd worden? Laatste geval moet je of aan de kant van ticketsysteem gaan werken, of je bent nog bezig met hetzelfde werk. Krijgen mensen automatisch reactie dat er een ticket is? moeten zijn toegang tot ticketsysteem hebben? (leuk voorbeeld dat wij zo'n ticketsysteem hebben, maar de support dus vraag/reactie plaatst in het ticketsysteem, waar geen enkele - buiten IT - gebruiker toegang tot heeft).

De standaard zoekfunctie in Outlook kan je gewoon 'gelezen:nee' meegeven en zoeken 'alle postvakken', automatische mailtjes kan je via inkomende mail regels laten doorsturen/verplaatsen, zoekmappen kan je onder je favorieten plaatsen en in 1 oogopslag zien welke postvak nieuwe mailtjes heeft.

Je kan nog een stap verder, waarom heb je meerdere postvakken per melding? Afdeling? Bedrijven? Prioriteit? Soort van storing? Dan kan je kijken naar aliassen en grotere mailboxen, automatisch doorsturen, genoeg opties. Een ticketsysteem is veelal een compleet systeem, maar krijg dan eerder het idee dat je het probleem verplaatst dan daadwerkelijk oplost.

[HerZon]

Regels op berichten gebruiken. Dat zit gewoon in Outlook en Office.

[dragonhaertt]

Je kan in Outlook ook regels aanmaken om binnenkomende berichten te analyseren en popups te genereren.

[DinDin]

@akimosan Door het bedrijf zijn meerdere mailboxen aangemaakt. Afhankelijk in welke mailbox de melding binnen komt, is het wel of niet urgent. De regelinstallatie van gebouwen stuurt de mailtjes. Daar zullen wel bepaalde criteria zijn ingesteld naar welke mailbox de melding moet in geval van een storing. De mailboxen worden door meerdere medewerkers 'beheerd'.

@cosmo_roel Met Outlook kan je ver komen, maar bij het bedrijf waar ik werk, is het niet heel handig ingericht. Hoe het beter zou kunnen, dat weet ik zelf ook nog niet, aangezien ik er nog niet zo heel lang werk.
Wel vind ik de huidige manier van mailboxen in de gaten houden niet handig en daar zoek ik een oplossing voor die hopelijk niet te veel kost.
Je moet het zo zien, mijn eigen mailadres bijvoorbeeld [e-mail] heb ik ingesteld in Outlook, dit is mijn zakelijke mailbox. Vervolgens is mijn mailaccount aan de verschillende mailboxen gekoppeld zodat deze ook in Outlook zichtbaar zijn. Deze verschillende mailboxen moet ik dan in de gaten houden.

@SinergyX Het zijn gewoon mailtjes met een storingsmelding. In dat mailtje staat wat de storing is, in welke regelinstallatie (warmtepompen/luchtbehandeling/regelkast, etc) en bij welke klant. Veel meer informatie staat er niet in. Het is niet nodig om de klant te informeren. Tenzij het een grote storing betreft die de klant gaat merken.
Mensen (lees: Klant) krijgt geen reactie. Het zijn namelijk mailtjes die door Gebouw Beheer Systemen worden verstuurd.

Er zijn meerdere mailboxen i.v.m. verschillende prioriteiten.


Afgelopen tijd heb ik gemerkt dat het niet praktisch is om de hele dag Outlook in de gaten te houden. Eerst mijn eigen mailbox, vervolgens naar beneden scrollen om de andere mailboxen te bekijken, dan weer omhoog naar mijn eigen mailbox, etc, etc, etc.
Daarom denk ik aan een oplossing/systeem die de verschillende mailboxen kan uitlezen en de meldingen in een overzicht op een scherm/monitor kan weergegeven. Dan hoef ik alleen dat scherm in de gaten te houden.

[DinDin]

@dragonhaertt Is dat ook mogelijk vanuit gedeelde mailboxen?

Een voorbeeld hieronder in een afbeelding. Dit is niet mijn zakelijke omgeving, maar je kan het een beetje vergelijken. Ook hier heb ik meerdere mailboxen. Dat heb ik zakelijk dan ook, maar dan zijn het de storingsmailboxen. Hoe kan je dit nu simpel beheren zonder daar de hele dag Outlook voor je neus te hebben?

[dragonhaertt]

DinDin schreef op zondag 5 mei 2024 @ 15:11:
@dragonhaertt Is dat ook mogelijk vanuit gedeelde mailboxen?

Een voorbeeld hieronder in een afbeelding. Dit is niet mijn zakelijke omgeving, maar je kan het een beetje vergelijken. Ook hier heb ik meerdere mailboxen. Dat heb ik zakelijk dan ook, maar dan zijn het de storingsmailboxen. Hoe kan je dit nu simpel beheren zonder daar de hele dag Outlook voor je neus te hebben?

[Afbeelding]

Zoals ik al zei, door een regel aan te maken die een popup genereert.
Dan hoef je niet door mailboxen te scrollen, maar krijg je een popup zodra een mail binnenkomt die aan die regel voldoet.

[DinDin]

@dragonhaertt Bedankt voor je reactie. Morgen ga ik daar eens naar kijken.

Overigens vond ik op TW nog een ander topic die min of meer over hetzelfde gaat: https://gathering.tweakers.net/forum/list_messages/2088978

Via een van de linkjes kwam ik bij Osticket en dat deze komt vrij goed overeen met wat ik in gedachte heb.
Iemand ervaring met Osticket?

https://medevel.com/osticket/

[SPee]

Je kunt zoals gezegd Outlook configureren dat die dingen doet bij inkomende mails.
Een ticketingsysteem met email koppeling is idd ook een oplossing.
Of je zou kunnen kijken wat je met een automation tool kunt. Bijvoorbeeld power automate of IFTTT.