Overstappen van accountant (zakelijk)

[SeatRider]

Sinds mijn eenmanszaak een BV is geworden maak ik gebruik van een accountant. Hij handelt voor mij de jaarrekeningen, BTW/ICP aangiften en doet ook mijn privé belastingaangifte. Onderdeel daarvan (dat lijkt vrij standaard te zijn) is dat hij standaard overal uitstel voor vraagt, en steeds pas op de fatale deadline doet wat er moet gebeuren. Het betekent ook dat ik voor een aantal zaken (mijn privébelastingaangiften) 2 jaar achter loop.

Nu valt mij op dat de accountant steeds slordiger wordt, hetgeen zich onder meer uit in herhaaldelijke brieven van de Belastingdienst dat de BTW aangiften niet kloppen. Het is eigenlijk elk kwartaal vaste prik dat het blauwe brieven regent, niet zelden met boetes erbij. Nu betaalt hij die wel, maar toch.

Ik zit op het punt dat ik er eigenlijk wel klaar mee ben, maar ik heb het gevoel dat ik niet zomaar kan overstappen naar een andere accountant. Deels omdat mijn administratie bij hem ligt/in zijn software zit, en deels omdat hij weet wat de stand van zaken is, en wanneer er wat ingediend moet worden. Wat ook meespeelt is dat ik bang ben dat de zaken die hij nog moet uitvoeren afgeraffeld, gefrustreerd of getraineerd gaan worden als hij weet dat hij mij als klant kwijt gaat raken. De accountant in kwestie is overigens wel aangesloten bij de NBA, als dat iets uitmaakt.

Hoe kan ik dit het beste aanvliegen?

[Ernemmer]

Klinkt als een eenmanszaak, en ik zou persoonlijk zoiets belangrijks als je bedrijfsadministratie nooit bij een eenpitter neerleggen.
Overstappen is niet heel moeilijk, zoek een goed accountantskantoor in de plaats waar je woont en laat hij de overstap regelen. Zij weten precies hoe ze dat moeten doen.

[unifi]

Je nieuwe accountant weet ook wat er wanneer ingediend moet worden, en heeft vrij rap boven water wat de stand van zaken is. Als 'ie dat niet kan, is het geen goeie accountant ;-)

Welk deel van je administratie zit in 'zijn' software, is dat een partij als Exact, AFAS etc? Daar zit ongetwijfeld een export-mogelijkheid in. Ik zou in elk geval zorgen dat je kopietjes hebt van

- jaarrekeningen
- ingediende btw aangiftes
- facturen (in- en uitgaand)
- ib aangiftes

Weet niet wat je doet/ hoe ingewikkeld je administratie is, maar zeker als je ZZP'er bent is het niet zo spannend allemaal. Je accountant is ook verplicht daar aan mee te werken, heb ik gemerkt toen ik zelf overgestapt ben.

[Silent7]

Een online abbo geen idee?
zoiets, https://www.jortt.nl/prijs/ ~25 p/mnd klaar lijkt t

[DCV191283]

Tijd om heel snel te vertrekken, als het binnenkort een keer voorkomt dat door een foutje van jou iets te laat is (kan tenslotte gebeuren) dan kan jij alleen wel een veel hogere boete gaan betalen omdat er al een x aantal verzuimen staat... Daarnaast, als jij je spullen op tijd aanlevert is er geen enkele reden om alles op het laatste moment te regelen.

Overstappen is geen drempel, je zal het eerste jaar wat extra aan moeten leveren, maar dan is het klaar. @unifi noemt al een lijstje met zaken die je moet bewaren. Ik zou daar nog aan toe voegen dat je om auditfiles van de administratie kan vragen, daarmee kan je nieuwe accountant elke geboekte mutatie opvragen en precies zien hoe het in het verleden geregeld is.

Je huidige accountant is (als hij tenminste echt accountant is en geen adminstratiekantoor) inderdaad verplicht om mee te werken aan de overstap.

[Herman]

Is het echt een accountantskantoor of een administratiekantoor?

De vraag is: wil jij je intermediair nog een kans geven of niet?. Zo ja, confronteer hem/haar met je bevindingen en kijk of in het gesprek je vertrouwen wordt teruggewonnen.

Zo niet, vraag bij een aantal accountanskantoren een vrijblijvend gesprek aan en vraag om offertes. Kies dan degene waar jij je goed bij voelt

Let wel: veel kantoren zitten met veel werk en kampen met personeelstekorten. Het zou mij niet verbazen wanneer daarom veel kantoren nu wel eens een steekje laten vallen

[SeatRider]

unifi schreef op zaterdag 20 augustus 2022 @ 16:30:
Welk deel van je administratie zit in 'zijn' software, is dat een partij als Exact, AFAS etc?

Niet één van die, maar wel een bekend cloudpakket iig.

Daar zit ongetwijfeld een export-mogelijkheid in. Ik zou in elk geval zorgen dat je kopietjes hebt van

- jaarrekeningen
- ingediende btw aangiftes
- facturen (in- en uitgaand)
- ib aangiftes

Die krijg ik netjes elk kwartaal als ze zijn ingediend.

Weet niet wat je doet/ hoe ingewikkeld je administratie is, maar zeker als je ZZP'er bent is het niet zo spannend allemaal. Je accountant is ook verplicht daar aan mee te werken, heb ik gemerkt toen ik zelf overgestapt ben.

Ik ben zelf geen ZZP-er (meer). Heb een paar B.V.'s en participaties, vandaar dat het steeds minder triviaal wordt...

Herman schreef op zondag 21 augustus 2022 @ 09:42:
Is het echt een accountantskantoor of een administratiekantoor?

Accountancy en financieel advies, geen eenmanszaak (klein kantoor met enkele medewerkers).

Let wel: veel kantoren zitten met veel werk en kampen met personeelstekorten. Het zou mij niet verbazen wanneer daarom veel kantoren nu wel eens een steekje laten vallen

[unifi]

SeatRider schreef op zondag 21 augustus 2022 @ 10:30:
[...]

Niet één van die, maar wel een bekend cloudpakket iig.

Check, dan is het denk ik snel geregeld: drie partijen uitnodigen en voor de winnaar een login aanmaken ;-)

Een accountant die je kan vertrouwen is echt veel waard (mij in elk geval).

[Sempy]

2 jaar achter in de IB-aangifte is bij een slordige accountant best een risico. Ik zou daar bij je huidige accountant achteraan zitten wat betreft afwikkeling. Weet je of de voorlopige aangiftes voor een reëel bedrag zijn ingediend? Bij een hogere definitieve aangifte kan de belastingrente fors zijn. In tegenstelling tot een boete waar de fout vaststaat kan het ern discussie worden wie dit voor zijn rekening neemt, zeker als je al aangegeven hebt te vertrekken.

[SeatRider]

Sempy schreef op zondag 21 augustus 2022 @ 23:08:
2 jaar achter in de IB-aangifte is bij een slordige accountant best een risico. Ik zou daar bij je huidige accountant achteraan zitten wat betreft afwikkeling. Weet je of de voorlopige aangiftes voor een reëel bedrag zijn ingediend? Bij een hogere definitieve aangifte kan de belastingrente fors zijn. In tegenstelling tot een boete waar de fout vaststaat kan het ern discussie worden wie dit voor zijn rekening neemt, zeker als je al aangegeven hebt te vertrekken.

Mede daarom had ik de neiging eerst even dit af te willen wikkelen, maar eigenlijk is er elke keer wel weer wat anders af te wikkelen

[Freakie1NL]

Heb je aangegeven niet tevreden te zijn, en dat dergelijke boetes buiten de verwachting vallen?

Het klinkt alsof ze overlopen in het werk, maar dat laat onverlet dat de diensten die jij afneemt vakbekwaam en zorgvuldig uitgevoerd dienen te worden. Daar is hij toe verplicht.



Mocht een goed gesprek niet de gewenste verandering teweeg brengen dan zou ik zonder twijfel overstappen. Zoals al een aantal keer aangegeven is je huidige accountant verplicht om voor een goede overdracht te zorgen naar een nieuwe accountant.

[ Voor 16% gewijzigd door Freakie1NL op 25-08-2022 09:18 ]

[_JGC_]

Boek je alle facturen zelf in, of laat je dat aan de accountant over?
In mijn geval ging ik eens per kwartaal met een map vol papier naar het administratiekantoor, zat hij een paar uur dom overtypwerk te doen en was dat ook niet altijd foutloos.
Ik heb uiteindelijk de administratie zelf overgenomen en omdat het een cloud pakket is heb ik het administratiekantoor toegang kunnen geven. Ik boek nu alles zelf in en geef hem een seintje wanneer hij aan de slag kan. Bonus is dat ik continu overzicht heb in hoe het ervoor staat.

[Sempy]

_JGC_ schreef op dinsdag 23 augustus 2022 @ 10:57:
Boek je alle facturen zelf in, of laat je dat aan de accountant over?
In mijn geval ging ik eens per kwartaal met een map vol papier naar het administratiekantoor, zat hij een paar uur dom overtypwerk te doen en was dat ook niet altijd foutloos.
Ik heb uiteindelijk de administratie zelf overgenomen en omdat het een cloud pakket is heb ik het administratiekantoor toegang kunnen geven. Ik boek nu alles zelf in en geef hem een seintje wanneer hij aan de slag kan. Bonus is dat ik continu overzicht heb in hoe het ervoor staat.

Ik mag toch hopen dat in deze tijd ieder accountant/administratiekantoor werkt met digitaal aanleveren en een scan&herkenpakket dat de facturen al voor het grootste deel klaarzet. Aanleveren in een ordner en dan overtypen is echt niet meer van deze tijd en inderdaad foutgevoelig. Een inzage-account voor de klant is in de meeste pakketten ook gewoon mogelijk. Voordeel is dat de accountant vaak veel goedkoper deze software kan aanbieden dan jij als klant betaald.

Zelf boeken is overigens alleen een optie als je gestructureerd kan werken en of een heel eenvoudige administratie of enige basiskennis van boekhouden/btw hebt. Mijn ervaring is dat zelf boeken niet voor iedereen is weggelegd en dat je vervolgens duurder uit bent aan meerwerk van de accountant.

[_JGC_]

@Sempy In mijn geval heb ik wel enige ervaring met boekhouden, alhoewel dat alleen op de middelbare school is geweest...

Ik ben het vnml zelf gaan doen omdat ik het inzicht miste en mijn facturen met excel maakte, wat nogal foutgevoelig was (dubbele nummers, BTW tarief soms nog op 19%, dat soort ongein). Ik maak nu facturen vanuit het boekhoudpakket, stel abonnementen in, laat het pakket herinneringen sturen, etc.
Ja dat kost me wat meer, maar geeft me ook gemak.

Verder gaat niet iedereen met de tijd mee... heb wel eens bij administratiekantoor gezeten rond de tijd dat BTW aangegeven moest worden, komen nog gewoon oude mannetjes binnenlopen met een schoenendoos vol bonnetjes.
Automatisch inlezen is overigens ook verre van foutloos, mooiste is als je UBL bestanden krijgt, maar de meeste bedrijven leveren dat niet aan.

[F_J_K]

Terzijde, ben je zelf wel volledig / op tijd / etc met de aan te leveren info? Dus niet dat de huidige club steeds wacht omdat ze weten dat er later nog correcties gaan volgen.

(Lijkt me stug dat dat aan de hand is, maar toch even vragen).

[PolarBear]

SeatRider schreef op zaterdag 20 augustus 2022 @ 13:11:
Sinds mijn eenmanszaak een BV is geworden maak ik gebruik van een accountant. Hij handelt voor mij de jaarrekeningen, BTW/ICP aangiften en doet ook mijn privé belastingaangifte. Onderdeel daarvan (dat lijkt vrij standaard te zijn) is dat hij standaard overal uitstel voor vraagt, en steeds pas op de fatale deadline doet wat er moet gebeuren. Het betekent ook dat ik voor een aantal zaken (mijn privébelastingaangiften) 2 jaar achter loop.

Er is geen boekhoud/administratie/accountantskantoor die niet uitstel aanvraagt voor de vennootschap en inkomstenbelasting voor zijn klanten. Anders zou je in januari tot en met mei een enorme piek hebben met werk. Twee jaar achter lopen is echt niet normaal (en zou volgens mij ook buiten de uitstelregeling van de fiscus vallen).

SeatRider schreef op zondag 21 augustus 2022 @ 10:30:
Ik ben zelf geen ZZP-er (meer). Heb een paar B.V.'s en participaties, vandaar dat het steeds minder triviaal wordt...


[...]

Accountancy en financieel advies, geen eenmanszaak (klein kantoor met enkele medewerkers).

Als je niet onder de controleplicht valt (wat waarschijnlijk is maar ik weet niet hoe groot je BV is) ben je net zo goed, zo niet beter uit bij een middelgroot administratiekantoor. Er zijn diverse kantoren in Nederland die zonder accountant zijn prima in staat zijn wat complexere structuren te administreren, met je mee te denken, fiscaal advies te geven en een jaarrekening op te stellen.

[Kid Buu]

Zelf ook met dit probleem te kampen gehad. De slordigheden stapelden zich op en het voelde alsof ik meer energie en tijd kwijt was aan het controleren er van dan zelf gewoon de gehele taak op mij te nemen. Mijn accountant was inmiddels op pensioenleeftijd en hield er nog wat makkelijke klanten op na, dit was te merken.

Accountant is toch ook iets als een vertrouwensband en wil je niet zomaar opzij zetten. Maar het sukkelde maar voort en gegeven moment gewoon de knoop doorgehakt. Geen moment spijt van.

[ID-College]

SeatRider schreef op zaterdag 20 augustus 2022 @ 13:11:
Sinds mijn eenmanszaak een BV is geworden maak ik gebruik van een accountant. Hij handelt voor mij de jaarrekeningen, BTW/ICP aangiften en doet ook mijn privé belastingaangifte. Onderdeel daarvan (dat lijkt vrij standaard te zijn) is dat hij standaard overal uitstel voor vraagt, en steeds pas op de fatale deadline doet wat er moet gebeuren. Het betekent ook dat ik voor een aantal zaken (mijn privébelastingaangiften) 2 jaar achter loop.

Nu valt mij op dat de accountant steeds slordiger wordt, hetgeen zich onder meer uit in herhaaldelijke brieven van de Belastingdienst dat de BTW aangiften niet kloppen. Het is eigenlijk elk kwartaal vaste prik dat het blauwe brieven regent, niet zelden met boetes erbij. Nu betaalt hij die wel, maar toch.

Ik zit op het punt dat ik er eigenlijk wel klaar mee ben, maar ik heb het gevoel dat ik niet zomaar kan overstappen naar een andere accountant. Deels omdat mijn administratie bij hem ligt/in zijn software zit, en deels omdat hij weet wat de stand van zaken is, en wanneer er wat ingediend moet worden. Wat ook meespeelt is dat ik bang ben dat de zaken die hij nog moet uitvoeren afgeraffeld, gefrustreerd of getraineerd gaan worden als hij weet dat hij mij als klant kwijt gaat raken. De accountant in kwestie is overigens wel aangesloten bij de NBA, als dat iets uitmaakt.

Hoe kan ik dit het beste aanvliegen?

In plaats van een topic te openen een nieuw kantoor te bellen? Dat lijkt mij toch vrij triviaal dit? Waarom zou je niet die route bewandelen?

Snap je zorgen niet echt hoor.. je post zit vol met aannames waarvan je helemaal niet weet wat er gaat gebeuren, dus je kan in theorie 1000 scenario's afdraaien maar het begint allemaal bij een ander kantoor selecteren en de telefoon pakken...

[yoga]

De gein is hier dat we de accountant bespreken en dat lijkt me sterk, een accountant is geregistreerd en dient te voldoen aan overheidseisen.

Dus een simpele boekhouder die in excell fouten maakt.

Bij mijn boekhouder gaat alles digitaal, facturen kan ik maken in exact en me inkoop forward ik per mail naar exact.

Mijn boekhouder klikt met zijn muis de zaken nog een beetje recht en alle aangiftes gaan automatisch en ja mijn inkijk account kost iets extra's.

Ik heb ook duidelijke afspraken over de kosten en heb nooit verrassingen (lees extra facturen voor uren die je nooit begrijpt maar wel moet betalen)

En mijn boekhouder is ook een eenpitter met een paar honderd klanten, mijn aangiften zijn in de 1e week na verplichting verwerkt en betaald.

[ Voor 4% gewijzigd door yoga op 23-08-2022 18:50 ]

[SinergyX]

NBA heeft gewoon een klachtenloket, als het gaat om uitvoering van zijn werk.

https://www.nba.nl/kwalit...ht/klachtencommissie-nba/

Denk dat je met wat blauwe enveloppen aardig einde kan komen. Maar wil je die route? Laten we extreem zijn, hij wil je niet meer als klant, hij wordt uit de NBA gegooid, en dan?

Een goed gesprek doet wonderen, ik heb jaren op een adminstratiekantoor gezeten (met accountant als 'hoofd', wij waren gewoon 'boekhoudertjes'), de onvrede die wel eens voorkwam was niet eens zijn probleem, maar 1 van de medewerkers die er iets minder 'zin in had'.

En het staat je altijd vrij om een accountantskantoor te bellen en vragen hoe zij zaken overnemen. Of ze het druk hebben, of het mogelijk is, wat de voorwaarden/werkwijze zijn, er is niets mis met gewoon vragen.

[Lordy79]

SeatRider schreef op zaterdag 20 augustus 2022 @ 13:11:

Hoe kan ik dit het beste aanvliegen?

Gewoon een nieuwe uitkiezen en aangeven wat er nog moet gebeuren met welke deadlines en dan gewoon overstappen. De nieuwe accountant weet dan wat er moet gebeuren binnen welke termijn.