Boekhouding - Aanschaf laptops voorziening en afschrijving

[Victor_M]

Goedenavond,

Ik heb een boekhouding opgezet in GnuCash en begin daar redelijk in thuis te geraken. Maar ik raak een beetje in de war met afschrijving en voorzieningen, even een fictief voorbeeld:

Ik schaf drie laptops aan van totaal 1800,- euro. Die per bank betaald worden. Als ik hier geen voorziening voor zou hebben. Dan boek ik de bank betaling tegen de post 'Machines en inventaris' en ieder jaar boek ik hier de afschrijving op. (Machines en inventaris -> afschrijvingskosten) Bijvoorbeeld drie jaar lang 500,- euro en een restwaarde van 300 euro,- (voor alle drie de laptops).

Maar wat wil het geval nu, ik heb al een voorziening voor het aanschaffen van laptops. Dit potje bevat 1500,- euro. Wat ik op dit moment gedaan heb is een extra boeking gemaakt die 1800,- euro uit de voorziening boekt naar het eigen vermogen. Daar blijven de getallen wel van in balans, maar dat lijkt me niet de goede weg.

Op het internet wordt bij voorzieningen vaak het voorbeeld van onderhoudskosten gegeven, maar het grote verschil met mijn voorbeeld is dat het bezit (de laptops) daarmee niet toeneemt en er niet hoeft te worden afgeschreven.

Ik heb al een hele tijd gezocht naar een GnuCash Nederlandse voorbeeld administratie, maar ik heb het niet kunnen vinden, als iemand iets weet hoor ik het graag.

(Ik heb ook de GnuCash mailing list geprobeerd, maar daar is niet veel activiteit)

[Barrycade]

Dat je een potje gelabeld had met aanschaf laptops neemt toch niet weg dat je ze gewoon betaald hebt? Qua afschrijving blijft het hetzelfde.

[Deem007492]

Zakelijke investering?
Zo ja, dan kun je laptops in 5 jaar lineair afschrijven.
Je activeert de gehele investering ex BTW op de balans en schrijf je maandelijks 1/60 deel (60 mnd voor 5 jaar) af in je winst en verlies.

[martin_v_z]

Begrijp ik goed dat je een zzp'er bent en de laptops van een prive rekening hebt betaald? Zo ja dan kan je dit op je prive storting rekening boeken.

Dus:
Laptop aanschaf naar prive storting
Btw naar btw rekening om terug te vorderen.
Laptop waarde naar machines rekening.
Dan afschrijving elk jaar naar een kosten rekening op je winst/verlies rekeningen.

Volgens mij zou dat zo goed moeten zijn.
Het enige verschil zit hem in dat je de rekening niet hebt betaald vanaf jouw zakelijke bankrekening, maar dat kan vaker gebeuren en dan boek je die dus met de prive storting rekening. Bonnetje natuurlijk wel netjes opnemen in je administratie.

[ Voor 62% gewijzigd door martin_v_z op 16-03-2022 20:38 ]

[Herman]

Hoe kom je bij een voorziening?

De investering in bedrijfsmiddelen uit je voorbeeld rijmt niet echt met een voorziening. Ik vermoed dat je een aantal dingen door elkaar haalt.

Niet vervelend bedoeld, maar is het wellicht een idee om de administratie uit te besteden of een cursus boekhouden te volgen?

[Victor_M]

Bedankt voor de reacties. Nog ter aanvulling, ik heb de (Excel) boekhouding van een vereniging overgenomen. De vereniging is niet BTW en belastingplichtig, dus dat maakt het eenvoudiger.

Ik probeer met de migratie naar GnuCash het meer inzichtelijk te maken wat er financieel gebeurd. In de excel boekhouding was een post 'Voorziening ICT' opgenomen, daaruit zijn de laptop's betaald. Dat is de reden dat ik het een voorziening noemde, maar wat is dan wel de correct benaming voor zo'n potje ?

In het verleden werden dit soort grote uitgaven, gewoon als kosten geboekt (in het jaar zelf). Omdat we niet BTW en belastingplichtig zijn mag dat, maar het betekende ook dat de restwaarde van de spullen niet op de balans werd gezet.

Ik heb het boek 'Boekhouden voor dummies' in zijn geheel gelezen, maar dit scenario ben ik niet tegen gekomen. Ik probeer het zo goed mogelijk op orde te hebben voordat ik naar een boekhouder stap. Ook wil ik het graag zelf 'snappen', dat praat makkelijker met een boekhouder.

[Herman]

Ah, ik ging er zomaar vanuit dat je een IB-ondernemer zou zijn. Dan ben je voor de jaarstukken gebonden aan allerlei wetgeving etc. In dat geval mag je niet 'zomaar' en voorziening vormen voor toekomstige investeringen etc.

Als je de administratie voor een vereniging doet: De vereniging kan er voor kiezen om de gevormde voorziening te benutten / aan te wenden voor de aangekochte laptops. Dan verminder je de voorziening tot nihil en dat verlaagt ook de investering (€ 1.800 -/- € 1.500 = € 300) Die resterende € 300 zou ik gemakshalve gewoon ten laste van de resultatenrekening laten lopen. Anders zou je € 300 moeten activeren en vervolgens afschrijven over de te verwachten gebruiksduur. (Omdat je niet aan IB-wetgeving gebonden bent, mag je sneller afschrijven dan 5 jaren)

[Backpacker]

Kijk even of er wellicht subsidievoorwaarden zijn waar wat gezegd wordt over een minimale afschrijftermijn. Anders ben je verder vrij je afschrijvingsschema zelf te bepalen en zou ik 5 jaar aanhouden. Tegenwoordig gaat een laptop wel zo lang mee.

(In geval je wel belastingplichtig was geweest had je het in 5 jaar moeten afschrijven (alles boven de € 450 ex BTW))

Deem007492 schreef op woensdag 16 maart 2022 @ 20:28:
Zakelijke investering?
Zo ja, dan kun moet je laptops in 5 jaar lineair afschrijven.
Je activeert de gehele investering ex BTW op de balans en schrijf je maandelijks 1/60 deel (60 mnd voor 5 jaar) af in je winst en verlies.

Klein correctie

[ Voor 43% gewijzigd door Backpacker op 16-03-2022 23:12 ]

[unifi]

Om het te snappen kan je het beste je boekhouder vragen het uit te leggen

Verder zou ik voor 300 euro restwaarde niet te moeilijk doen. Lekker in 1x afschrijven. Als er een stuk gaat ga je ook niet wachten met een nieuwe kopen.

[Lordy79]

Ik zou alle voorzieningen schrappen en bij het vermogen boeken en aan het bestuur en leden uitleggen waarom er zo 'veel' vermogen is. Dat is er dus om in de toekomst laptops en andere ongein van te vervangen.
Uiteraard moeten de activa dan wel liquide zijn of snel liquide te maken zijn maar dat geldt ook bij het maken van een voorziening

[T-MOB]

Victor_M schreef op woensdag 16 maart 2022 @ 21:51:
Bedankt voor de reacties. Nog ter aanvulling, ik heb de (Excel) boekhouding van een vereniging overgenomen. De vereniging is niet BTW en belastingplichtig, dus dat maakt het eenvoudiger.

Ik probeer met de migratie naar GnuCash het meer inzichtelijk te maken wat er financieel gebeurd. In de excel boekhouding was een post 'Voorziening ICT' opgenomen, daaruit zijn de laptop's betaald. Dat is de reden dat ik het een voorziening noemde, maar wat is dan wel de correct benaming voor zo'n potje ?

In het verleden werden dit soort grote uitgaven, gewoon als kosten geboekt (in het jaar zelf). Omdat we niet BTW en belastingplichtig zijn mag dat, maar het betekende ook dat de restwaarde van de spullen niet op de balans werd gezet.

Ik heb het boek 'Boekhouden voor dummies' in zijn geheel gelezen, maar dit scenario ben ik niet tegen gekomen. Ik probeer het zo goed mogelijk op orde te hebben voordat ik naar een boekhouder stap. Ook wil ik het graag zelf 'snappen', dat praat makkelijker met een boekhouder.

Een voorziening in je boekhouding is iets anders dan een spaarpotje. Wat je doet met een voorziening is kosten die je in de toekomst gaat maken vast naar voren halen. Zo gaan ze eerder (/ gespreid) ten laste van je winst. Omdat de hoogte van je winst uitmaakt voor de belasting zijn er vrij stricte regels wat er wel en niet mag. Verder voegt een voorziening inzicht toe, als je bijvoorbeeld weet dat er een megaboete aankomt (maar je weet nog niet precies hoe hoog) dan kun je er een voorziening voor opnemen, dan reken je je niet onterecht rijk.

In het het geval van de vereniging is een voorziening het verkeerde middel. Het is gewoon eigen vermogen (en aan de andere kant van de balans liquide middelen). De aanschaf is een investering (liquide middelen worden vaste activa) die je vervolgens afschrijft. De aanschaf verandert niets aan de omvang van het eigen vermogen.

[mifa]

Een voorziening neem je omdat je een uitgave verwacht waarvan je niet weet hoe hoog deze is. De kosten daarvan boek je dus in het lopende boekjaar in plaats van in het jaar waar je de uitgave doet.

Een reservering is ongeveer hetzelfde, maar dan 'spaar' je voor een doel. Een lustrum bijvoorbeeld waar je 5 jaar voor spaart. Elk boekjaar neem je dus 1/5 deel van de kosten van het lustrum op.

Een uitgave aan een laptop zijn geen kosten. De laptop komt op de balans (als inventaris) en zorgt niet voor verandering in je Eigen Vermogen.

Inventaris mag/moet je afschrijven. Dit houdt in dat je rekening houd met waardeverlies. Dit zijn kosten. Deze komen tot uiting in een verlaging van je Eigen Vermogen.

In jouw geval heb jij een voorziening getroffen voor €1500,-. Echter niet voor kosten, maar voor een investering. De investering van €1800,- zorgt voor een verschuiving van vermogen van Bank naar Inventaris ter grootte van €1800,-. Als jij de voorziening hiervoor wilt laten vrijvallen, dan komt dat ten goede aan het Eigen Vermogen en heb je dit boekjaar dus een winst gemaakt van €1500,-. Prima optie. Eventuele afschrijving dit boekhaar buiten beschouwing gelaten.

Andere optie: Voorziening laten staan. Geen winst/verlies dit jaar, naast eventuele afschrijving.

Andere optie 2: Voorziening opnemen en laptops als kosten beschouwen. Bank (en Balans) wordt dan €0,-, Voorziening laat je vrijvallen (naar €0,-) en telt als inkomsten. Aankoop laptop van €1800 zijn kosten. Dit zorgt voor een verlies in dit boekjaar van €300,-. Er is geen sprake van afschrijving.

[Rolucious]

Ik denk dat ze de term voorzieningen en reserves door elkaar hebben gehaald.
Als je een laptop koopt is dat slechts een verschuiving van het vermogen van liquide middelen naar inventaris. Je hebt feitelijk geen kosten, want boekhoud technisch zou je die laptop zo weer voor hetzelfde kunnen verkopen.
De boeking is:
Inventaris (mva)
Aan: liquide middelen
De afschrijving zijn je feitelijke lasten en die boek je in de winst en verlies/resultatenrekening:
Computer afschrijving (winst en verlies rekening)
Aan: cumulatieve afschrijving inventaris (mva op de balans)

Die cumulative afschrijving kan je het beste dan een grootboeknummer lager dan dan inventaris geven (#0100 inventaris en #0101 cumulatieve afschrijving inventaris)

Die voorziening vorm je in principe voor toekomstige uitgaven waarvan de verplichting dit jaar al is ontstaan. De verplichting om over 5 jaar en nieuwe laptop aan te schaffen is niet echt een goede reden. Je zou nog naar voorziening groot onderhoud kunnen kijken, maar dan ga je echt heel erg de diepte in.

Wat ik denk dat met die 'voorziening' oorspronkelijk bedoeld was, was dat het een reserve was. Dat zijn potjes waar je kunt zien waar het eigen vermogen voor bestemd is. Wat logischer zou zijn is dat je dan de term voorziening hernoemt naar reserve zodat toekomstige opvolgers ook weten wat het is.
Voor het vormen van een voorziening maak je de volgende boeking:
Dotatie voorziening (winst en verlies)
Aan: voorziening (balans)
In het geval van een reserve zou dit raar zijn, want het is slechts een splitsing van het eigen vermogen.
Ik zou voor zo'n reserve voor het gemak dan de boeking:
Eigen vermogen (balans)
Aan: reserve xxx eigen vermogen (balans)

Als je die reserve dan gebruikt/benut hebt dan boek je hem weer tegen (omgekeerd). Stel je wilt komende jaren telkens een beetje van het geld aan die reserve toevoegen om in de toekomst een nieuwe laptop beschikbaar te hebben dan boek je aan het eind van het jaar telkens een x bedrag via de eigen vermogen, aan reserve boeking.

Edit: je zou voor de grap is de jaarrekening van een kleine gemeente of een groter goede doel pakken en dan naar de toelichting van het eigen vermogen kijken. Daar zie je waarschijnlijk dat er verschillende reserves/fondsen zijn met een bepaalde bestemming.

[ Voor 5% gewijzigd door Rolucious op 20-03-2022 08:22 ]

[Victor_M]

Bedankt allemaal voor de duidelijke en uitgebreide reacties.

Ik heb uiteindelijk de voorziening hernoemd naar een reservering. Ik 'vul' en 'leeg' de reservering nu tegen het eigen vermogen.

[Chloortablet]

Rolucious schreef op zondag 20 maart 2022 @ 08:17:
Ik denk dat ze de term voorzieningen en reserves door elkaar hebben gehaald.
Als je een laptop koopt is dat slechts een verschuiving van het vermogen van liquide middelen naar inventaris. Je hebt feitelijk geen kosten, want boekhoud technisch zou je die laptop zo weer voor hetzelfde kunnen verkopen.
De boeking is:
Inventaris (mva)
Aan: liquide middelen
De afschrijving zijn je feitelijke lasten en die boek je in de winst en verlies/resultatenrekening:
Computer afschrijving (winst en verlies rekening)
Aan: cumulatieve afschrijving inventaris (mva op de balans)

Die cumulative afschrijving kan je het beste dan een grootboeknummer lager dan dan inventaris geven (#0100 inventaris en #0101 cumulatieve afschrijving inventaris)

Die voorziening vorm je in principe voor toekomstige uitgaven waarvan de verplichting dit jaar al is ontstaan. De verplichting om over 5 jaar en nieuwe laptop aan te schaffen is niet echt een goede reden. Je zou nog naar voorziening groot onderhoud kunnen kijken, maar dan ga je echt heel erg de diepte in.

Wat ik denk dat met die 'voorziening' oorspronkelijk bedoeld was, was dat het een reserve was. Dat zijn potjes waar je kunt zien waar het eigen vermogen voor bestemd is. Wat logischer zou zijn is dat je dan de term voorziening hernoemt naar reserve zodat toekomstige opvolgers ook weten wat het is.
Voor het vormen van een voorziening maak je de volgende boeking:
Dotatie voorziening (winst en verlies)
Aan: voorziening (balans)
In het geval van een reserve zou dit raar zijn, want het is slechts een splitsing van het eigen vermogen.
Ik zou voor zo'n reserve voor het gemak dan de boeking:
Eigen vermogen (balans)
Aan: reserve xxx eigen vermogen (balans)

Als je die reserve dan gebruikt/benut hebt dan boek je hem weer tegen (omgekeerd). Stel je wilt komende jaren telkens een beetje van het geld aan die reserve toevoegen om in de toekomst een nieuwe laptop beschikbaar te hebben dan boek je aan het eind van het jaar telkens een x bedrag via de eigen vermogen, aan reserve boeking.

Edit: je zou voor de grap is de jaarrekening van een kleine gemeente of een groter goede doel pakken en dan naar de toelichting van het eigen vermogen kijken. Daar zie je waarschijnlijk dat er verschillende reserves/fondsen zijn met een bepaalde bestemming.

Let er dan wel op dat je een dergelijk bestemmingsreserve feitelijk alleen kunt vormen via de resultaatbestemming en dat je niet zomaar het eigen vermogen op en af kunt boeken.

[Rolucious]

Chloortablet schreef op woensdag 23 maart 2022 @ 22:12:
[...]

Let er dan wel op dat je een dergelijk bestemmingsreserve feitelijk alleen kunt vormen via de resultaatbestemming en dat je niet zomaar het eigen vermogen op en af kunt boeken.

Eens, eigenlijk zou dit dan goedgekeurd moeten worden tijdens een ledenvergadering/bestuursvergadering of welke manier dan ook hoe dat in de statuten beschreven staat.
Officieel zou je dus het resultaat een bestemming moeten geven (toevoegen aan de algemene reserve of dus aan een andere bestemmingsreserve).
Ik merk alleen in de praktijk dat stichtingen dit vaak erg lastig vinden en kan me voorstellen dat dit niet een al te grote stichting is. Vandaar de pragmatische oplossing.
Belangrijk is dus wel dat er dus geen boekingen gedaan worden als kosten, aan eigen vermogen of eigen vermogen, aan voorziening ofzo.
Boekingen in het eigen vermogen alleen binnen het eigen vermogen doen. Het resultaat voeg je toe aan het eigen vermogen (algemene reserve) en van daaruit doorschuiven.
Als je na een tijdje de smaak te pakken hebt, dan kan je vanuit de resultaat bestemming misschien direct verdelen hoe dit aan de verschillende (bestemming) reserves toegevoegd zou worden.
Een voorbeeld hiervan zul je bij de meeste grotere stichtingen in de toelichting van het eigen vermogen en de resultatenrekening (winst en verlies rekening) zien.
zie bijv pagina 69: https://www.greenpeace.or...reenpeace-nederland-2020/