Inrichting boekhouding tips

[PnD]

Mijn vrouw is voor zichzelf begonnen als interieurstylist.
Ik help haar (met nog een boekhouder achter de hand) met haar boekhouding.
Nu is de boekhouder nogal van de oude stempel, dus vandaar even advies hier gevraagd. Ga uiteraard ook nog met de boekhouder om tafel.

Ik ben gestart met eBoekhouden als pakket om te beginnen en mijzelf ook wegwijs te maken in het boekhouden.
Wat ik me afvraag wat er nu verplicht is vanuit de belastingdienst en welke zaken wenselijk/prettig zijn voor je eigen overzicht.

De (te verwachten) situatie:
- 5 tot max. 20 opdrachten per maand
- Geen/zeer beperkt vast klantenbestand
- Weinig tot geen inkoop

Zoals ik het nu ingericht heb:
- Aantal specifieke grootboekrekeningen ingericht
- Zakelijke rekening bij KNAB gekoppeld
- Uren en kilometer registratie in Excel conform format ikwordzzzper.nl
- Mutaties in eBoekhouden opvoeren zodra er vanuit KNAB regels te importeren zijn
- (Inkoop)facturen met mutatienummer uit eBoekhouden en omschrijving opgeslagen in Office365


Functionaliteiten van eBoekhouden die we bewust niet gebruiken:
- Klanten als relaties inkloppen --> Mijn vrouw heeft ze liever in Outlook, dus geen onnodige dubbele registratie
- Facturen aan- en opmaken --> Dat is met de aantallen handmatig prima te doen
- Factuurtermijnen bewaken --> Dat is met deze aantallen prima buiten eboekhouden op te lossen

Ik besef me dat een aparte uren/km registratie wat onlogisch klinkt. Het in eboekhouden doen vergt echter weer registratie van klanten en projecten om daar vervolgens op te boeken. In Excel kan je dat wat makkelijker omschrijven en registeren.

Zien jullie op deze manier "gaten" in mijn administratie?

[Replika90]

Hoe ga je de verkoopfacturen boeken, als er geen relaties bekend zijn in je programma?

[PnD]

Replika90 schreef op maandag 7 februari 2022 @ 14:22:
Hoe ga je de verkoopfacturen boeken, als er geen relaties bekend zijn in je programma?

Ik dacht ze gewoon als mutatie "Geld ontvangen" te kunnen wegboeken op het juiste grootboek. Vervolgens link ik het mutatienummer uit eboekhouden door dit aan de bestandsnaam van de factuur toe te voegen.
Op die manier heb ik de boeking gerelateerd aan een factuur.

[ Voor 7% gewijzigd door PnD op 07-02-2022 14:40 ]

[Geerrrt]

Doe jezelf een plezier en zet de relaties ook in je boekhoudpakket. Je kunt dit beter goed inrichten en hier in de toekomst profijt van hebben.

Wellicht is het mogelijk om te synchroniseren tussen Outlook en je boekhoudpakket.

[ Voor 23% gewijzigd door Geerrrt op 07-02-2022 14:45 ]

[downtime]

PnD schreef op maandag 7 februari 2022 @ 14:12:

- Klanten als relaties inkloppen --> Mijn vrouw heeft ze liever in Outlook, dus geen onnodige dubbele registratie

Rare constructie. In je boekhoudpakket is die informatie naar mijn idee essentieel en in Outlook maar een nice to have. Doe dan maar een dubbele registratie of zoek een manier om van je boekhoudpakket naar Outlook te exporteren.

[PnD]

downtime schreef op maandag 7 februari 2022 @ 14:51:
[...]

Rare constructie. In je boekhoudpakket is die informatie naar mijn idee essentieel en in Outlook maar een nice to have. Doe dan maar een dubbele registratie of zoek een manier om van je boekhoudpakket naar Outlook te exporteren.

Vast een noobvraag, maar kan je onderbouwen waarom het in je boekhoudpakket essentieel is?

@Geerrrt Op welke manier kan je daar in de toekomst profijt van hebben?

ps. snap dat als je een boekhoudpakket volledig benut. Met automatische facturatie e.d. dat relatie een essentieel component is hoor.

[ Voor 18% gewijzigd door PnD op 07-02-2022 15:08 ]

[downtime]

PnD schreef op maandag 7 februari 2022 @ 15:03:
[...]

Vast een noobvraag, maar kan je onderbouwen waarom het in je boekhoudpakket essentieel is?

Moet bekennen dat dat meer een kwestie van gevoel en ervaring is om de informatie zoveel mogelijk bij elkaar en met directe relaties ertussen te houden.

ps. snap dat als je een boekhoudpakket volledig benut. Met automatische facturatie e.d. dat relatie een essentieel component is hoor.

Ik zou het pakket zoveel mogelijk inrichten alsof je uiteindelijk alle functionaliteit gaat gebruiken. Want dat is vaak toch waar het op termijn op uitloopt. Hoe meer informatie vanaf het begin al op één plek staat, hoe makkelijker dat wordt. Anders eindigt het vaak toch weer houtje-touwtje met informatie op verschillende plekken die allemaal handmatig (foutgevoelig!) bijgehouden moet worden.

[Herman]

PnD schreef op maandag 7 februari 2022 @ 15:03:
[...]


Vast een noobvraag, maar kan je onderbouwen waarom het in je boekhoudpakket essentieel is?

Er is geen zwart/wit antwoord op de vraag waaraan de boekhouding moet voldoen. Ik zou mij niet zoveel druk maken om de vraag wat minimaal benodigd is maar meer de vraag wat praktisch handig is. En dan is het verhipt handig om je verkoopfacturen in te kloppen in het boekhoudpakket en deze te koppelen aan relaties. Zo kun je ook gebruik maken van de debiteurenlijsten en heb je gelijk inzichtelijk wie nog geld verschuldigd is.

Alternatief is dat je de omzet vanuit het bankboek boekt, maar dan zul je aan het einde van de periode de debiteuren zelf moeten opboeken. Dat is foutgevoelig.

Sowieso wel relevant of je vrouw BTW-ondernemer is. Dat heeft namelijk invloed op de vraag hoe complex/eenvoudig een administratie ingericht kan worden

[_JGC_]

Ik maakte vroeger mijn facturen in Gnumeric (opensource spreadsheet), en dan 1x per kwartaal de hele zooi uitprinten en naar de boekhouder brengen, die het vervolgens weer overklopte in Snelstart, met alles onder debiteur en crediteur "diversen".

Hoe vaak ik wel niet vergeten ben om factuurnummers of datums aan te passen, of toen de BTW van 19 naar 21 ging dit vergeten na het kopieren van een oude factuur...

Ik heb uiteindelijk een abonnement op Snelstart genomen, de boekhouding van de boekhouder ingelezen en hem toegang verleend. Vervolgens ben ik gewoon vanuit Snelstart gaan factureren. Nagenoeg foutloos en staat direct goed weggeboekt allemaal.

Ik zou nooit weer terug willen naar het handmatig factureren in een spreadsheet, gewoon lekker nieuwe factuur maken bij klant, regels inkloppen en op verzenden klikken en als de klant dan betaalt (of niet... ) wordt dat automatisch verwerkt.

[PnD]

Bedankt voor de inzichten zo ver. Ik ben wel aan het twijfelen gebracht, aangezien jullie allemaal op een lijn zitten. Eigenwijs zie ik nog niet direct urgentie het anders te doen.
Automatiseren lijkt me met deze aantallen niet direct een enorme besparing. Het voorkomen van potentiele fouten kan dat natuurlijk wel zijn.

[PnD]

PnD schreef op maandag 7 februari 2022 @ 17:41:
Bedankt voor de inzichten zo ver. Ik ben wel aan het twijfelen gebracht, aangezien jullie allemaal op een lijn zitten. Eigenwijs zie ik nog niet direct urgentie het anders te doen.
Automatiseren lijkt me met deze aantallen niet direct een enorme besparing. Het voorkomen van potentiele fouten kan dat natuurlijk wel zijn.

@Herman btw ondernemer ja

[Sport_Life]

Ik zou het meteen vanaf het begin goed inrichten. Toevallig recent ook voor mijn vrouw (zzper) E boekhouden opgestart en ik vind het best prima werken (note : ben finance controller van beroep).

Als je het goed inricht krijg je met 1 druk op de knop de btw aangiftes, een financieel overzicht (winst/verlies en balans) etc.
Daarbij is nauwkeurigheid vanaf het begin belangrijk, anders gaat het nooit meer kloppen.

De belastingdienst (incl kdv toeslagen) stelt ook eisen als zzper , met E boekhouden kun je aantonen dat je conform regels werkt.

[ Voor 13% gewijzigd door Sport_Life op 07-02-2022 19:43 ]

[Lordy79]

PnD schreef op maandag 7 februari 2022 @ 14:38:
[...]


Ik dacht ze gewoon als mutatie "Geld ontvangen" te kunnen wegboeken op het juiste grootboek. Vervolgens link ik het mutatienummer uit eboekhouden door dit aan de bestandsnaam van de factuur toe te voegen.
Op die manier heb ik de boeking gerelateerd aan een factuur.

Een factuur maken heeft niets te maken met geld ontvangen... Als je een verkoopfactuur in je administratie verwerkt is dat
Debiteuren
Aan opbrengst interieurstylisten

En dan wellicht nog BTW erbij en als het om goederenverkoop gaat nog kostprijs verkopen en afboeking voorraad.

Als je vervolgens een betaling ontvangt voor je factuur is het simpelweg afboeken debiteur en je banksaldo debiteren.

[PnD]

Lordy79 schreef op maandag 7 februari 2022 @ 21:53:
[...]

Een factuur maken heeft niets te maken met geld ontvangen... Als je een verkoopfactuur in je administratie verwerkt is dat
Debiteuren
Aan opbrengst interieurstylisten

En dan wellicht nog BTW erbij en als het om goederenverkoop gaat nog kostprijs verkopen en afboeking voorraad.

Als je vervolgens een betaling ontvangt voor je factuur is het simpelweg afboeken debiteur en je banksaldo debiteren.

Even checken of ik je opmerking begrijp. Geld ontvangen is het gevolg van het feit dat je een factuur verstuurd hebt.

Als je de factuur opboekt in je boekhoudpakket heb je een debiteur in je administratie. Als je de factuur buiten je boekhoudpakket aanmaakt en niet registreert in je boekhoudpakket. Moet je zorgen dat je de betaling buiten je pakket bewaakt.
Ook moet je er bewust van zijn dat wanneer je de gegevens naar de belastingdienst verstuurd. Je wel evt openstaande debiteuren op dat moment registreert in je boekhoudpakket. Anders is je aangifte onvolledig.

[Herman]

@PnD Ik denk dat je er aardig bent

Wanneer je in december een factuur verstuurt, maar in januari ontvangt dan is dat een bate in het oude jaar (er vanuit gaande dat de werkzaamheden voorafgaand aan de factuur verricht worden). Ook de BTW dien je al op te geven in het oude jaar. Dit noemt de Belastingdienst het zgn. 'factuurstelsel'.

Andere kant van de medaille is dat je BTW-voordruk op inkoopnota's ook mag boeken op het moment van de ontvangst van de inkoopfactuur i.p.v. jouw betaling. Hierdoor lijkt het mij vaak wel verstandig om zowel met een apart inkoopboek en een verkoopboek (lees: dagboek inkoop; dagboek verkoop) te werken i.p.v. de mutaties vanuit de bankt te boeken.

[Lordy79]

Herman schreef op maandag 7 februari 2022 @ 22:58:
@PnD Ik denk dat je er aardig bent

. Hierdoor lijkt het mij vaak wel verstandig om zowel met een apart inkoopboek en een verkoopboek (lees: dagboek inkoop; dagboek verkoop) te werken i.p.v. de mutaties vanuit de bankt te boeken.

Ik heb een aantal jaren o.a. voor een paar holdinkjes met minder dan 10 inkoop (kosten)facturen per jaar de boekhouding gedaan. En gebruikte eerst geen dagboek inkoop maar boekte te facturen gewoon nav bankafschrift. Maar ik kwam er achter dat een dagboek toch wel handig is door wat @Herman schreef.
Het lijkt misschien met een kanon op een mug schieten maar de mug is dan wel dood... (Je weet zeker dat je administratie klopt en geen suppletie nodig is voor BTW enzo)

[SinergyX]

Buiten de standaard regels (zie belastingdienst) voor facturen, is inrichting van je administratie meer een principe voor jezelf, werkt jouw systeem consistent, schaalbaar en zonder fouten. Contactpersonen in Outlook kan je prima doen, je kan daarmee zelfs creatief worden door een access database direct te koppelen, deze te gebruiken in jouw excelgegevens voor facturen.

En alles daar omheen is puur voor je volledige verslaglegging van je administratie. Gebruik van inkoop/verkoopboek (deb- en crediteuren) kan je gebruiken voor omzet in de juiste maanden te hebben, overlopende vorderingen/schulden op te nemen, aangiftes doen, debiteur/crediteurbeheer, noem het maar op.

Doe jij bv maandelijks aangifte (zal in jouw omvang absoluut niet, maargoed) en je werkt op boek-bij-betaling, stel dat jij de ene maand wat inkoop doet, de maand erop betalen al jouw debiteuren, heb jij 1 maand teruggave, maand erop moet je weer betalen, had jij dagboeken bij gehouden was dat gewoon allemaal in 1 maand afgetikt. Maand kan je dan ook vervangen door kwartaal, of zelfs jaar.

Je krijgt een factuur, maar even geen geld om te betalen, maak je dan een reminder in outlook? Prima voor 1 factuur, maar met 10? Met 100? 'te betalen' excelsheet dan maar aanmaken? Daar is je inkoopboek voor. Beheer van debiteuren, die 5 facturen gaan prima, 10 zal ook makkelijk gaan, maar 40? 100? Excellijstje? Outlooktaken? Maar ook statistisch, wat had je allemaal gefactureerd aan jantje? Betaalt piet wel altijd optijd, of is het een wanbetaler waar je maar 'betaal voor levering' moet gaan hanteren?

Met andere woorden, enkel boekhouden is simpel, makkelijk, maar ook vrij primitief. Dat zal in jouw situatie prima nu voldoen, maar voldoet dit altijd? Dubbel boekhouden kost meer tijd, is groter opgezet, misschien nu overkill, maar kan later precies de redding zijn als het allemaal 1 grote berg is geworden.

Of je nu contactpersonen in A zet, andere gegevens in B, dat is meer een praktische keuze (wij bv met Exact doen 0,0 met stamgegevens in dat pakket, komen allemaal uit een centraal systeem), belangrijk is dat je niet de klein opzet, maar ook geen overkil doet. De vele boekhoudpakketjes op de markt (online en offline) zijn voor groot en klein gemaakt, volgen allemaal de juiste regels en zijn over het algemeen zeer goed om mee te werken. Stel nu dat jouw vrouw zoveel werkt krijgt, dat ze geen tijd voor administratie meer heeft, dan zal jij verder moeten gaan met dat opgezet systeem, of je moet iemand inhuren, een universeel pakket is dan een stuk makkelijk dan iemand 'de schoenendoos van een ander' te laten beheren.

[HenkEisDS]

Verkoop je vrouw als interieurstylist projecten fixed price of op basis van gemaakte uren? In beide gevallen is het in elk geval aan te raden om verkochte projecten en uren goed te registreren. Als je fixed price projecten verkoopt is het noodzakelijk om gemaakte uren bij te houden zodat je aan het einde van de rit weet of dit type projecten/klanten winstgevend zijn, als gemaakte uren worden verkocht dan wil je graag een makkelijke koppeling van urenregistratie naar factuur.

[PnD]

Bedankt allemaal, ik denk dat ik met jullie reacties alle invalshoeken en afwegingen wel in beeld heb.
Eens even met mijn vrouw en boekhouder bespreken en dan gaan we aan de slag

Zal hier t.z.t. nog wel posten hoe het uiteindelijk geworden is (en hoe dit bevalt)

@HenkEisDS Zal vooral fixxed price zijn, dus inderdaad een urenregistratie op project gaat zeker gebeuren.

[ Voor 17% gewijzigd door PnD op 08-02-2022 10:33 ]