[Office365] Inrichting van informatiedeling en Exchange

[Eagle Creek]

Beste Tweakers,

Deze vraag is een vervolg op / hoort bij Eagle Creek in "Meedenken informatiestrategie vereniging". Ter info kun je andere topic doorlezen als inleiding.

Techniek
Office 365 Nonprofit-abonnement. Specifiek het "Donatie", "Office 365 Nonprofit Business Essentials" pakket. Ik heb al veel vaker gewerkt met de klassieke Windows, Win server, SharePoint en Exchange-omgevingen. Met O365 heb ik enige ervaring met reguliere (nonprofit) SMB-paketten. Omdat O365 toch weer andere mogelijkheden en inzichten heeft wil ik graag leren van meer ervaren Tweakers. Ik heb twee vragen waarvan ik benieuwd ben hoe ik naar jullie mening dit het beste kan opzetten.

Achtergrond en doelgroep
De O365-omgeving wordt primair ingericht voor de bestuurders van de vereniging. Op dit moment gaat het om zo'n negen man. In de toekomst zou ik met een aantal personen kunnen uitbreiden maar dit zal naar verwachting nooit in de hogere tientallen gaan lopen. De meeste bestuursleden zijn wel modern (weten om te gaan met moderne media) maar geen van hen (behalve ik) is IT-er. De oplossingen naar de eindgebruikers toe mogen dus niet overmatig complex zijn.

Inrichting informatievoorziening
Er is een behoefte aan het delen van informatie. De informatie bestaat in principe veelal uit Office-documenten, foto's, etc. Op dit moment is een privé OneDrive gedeeld en functioneel werkt dit goed dus dit principe zou ik graag willen aanhouden.

Wat is een juiste en goede methode om een dergelijke share op te zetten? Via een Groep of via een aparte SharePoint-site? Volgens mij wordt via de Groep ook een SharePoint-site met bijbehorende middelen gemaakt.

Daarnaast ben ik ook nieuwsgierig naar specifieke functies, zoals bijvoorbeeld een actiepuntenlijst. Op dit moment bevindt zich dat in een Excel-document op de share. Voor een ander bestuur heb ik hiervoor een Lijst ingericht op SharePoint. Anderzijds weet ik dat binnen Groepen tegenwoordig ook Microsoft Planner (als een mini Jira-tegenhanger) beschikbaar is.

--Requirements--

• Het moet mogelijk zijn en blijven om data eenvoudig te kunnen delen buiten het bestuur. Stel dat er een activiteitenplan wordt opgesteld voor een komend evenement, willen we dat ook kunnen delen met vrijwilligers.
• Het moet mogelijk zijn data af te schermen binnen het bestuur. Niet iedereen hoeft de volledige ledenadministratie in te zien of de volledige financiële administratie, ondanks dat iedereen lid is van het bestuur. Zou dit het beste op te lossen zijn met aparte groepen? Bijvoorbeeld een groep "secretariaat" en een groep "financieel", bijvoorbeeld?. Elk bestuurslid heeft zijn eigen aandachtsgebied (activiteiten, belangenbehartiging, etc) maar in de praktijk zal het gros van de O365-gebruikers ook deze bestuursleden zijn denk ik op dit moment. Is het dan slimmer om te werken met submappen binnen één groep, of groepen per onderwerp, of...

Inrichting e-mail en account

Er zijn op dit moment negen bestuursleden die evenveel functies bekleden. Ik zou graag zien dat de bestuursleden inloggen met hun eigen, uniek identificeerbare, gebruikersnamen, bijvoorbeeld "[e-mail]";. Echter dient ook elk bestuurslid uit hoofde van zijn of haar functie te kunnen communiceren, bijvoorbeeld "[e-mail]". Wat is een goede manier om deze constructie gebruiksvriendelijk en beheersbaar te realiseren?

--requirements en oplossingen--

• Functies zijn leidend. Het is niet erg als iemand achter de functie de natuurlijke persoon kan herleiden (deze informatie is al publiek).
• Forwarder > heeft als nadeel dat wanneer een e-mail wordt verstuurd, altijd de persoonsnaam zichtbaar is en niet de functie.
• Alias > heeft als nadeel dat een functie altijd maar aan één persoon tegelijk gekoppeld kan zijn. Daarnaast kan er geen overdracht plaatsvinden, bijvoorbeeld in geval van vakantie of wisselen van bestuursfunctie.
• Gedeelde mailbox > dit heeft gevoelsmatig mijn voorkeur. Ik vraag mij echter af of dit op een goede manier werkt vanaf bijvoorbeeld mobiel (bv Outlook App). Daarnaast vraag ik me af of dit niet verwarrend werkt doordat men de beschikking heeft over twee e-mailadressen. Het liefste zou ik denk ik zien dat men wel altijd kan inloggen met zijn eigen account maar dat dit geen geldig mailadres is (en dus alleen de functiemail gebruikt kan worden).

Graag jullie ideeën en advies.

[ Voor 13% gewijzigd door Eagle Creek op 10-08-2018 19:01 ]

[akimosan]

Wat je wilt is wel mogelijk maar voelt voor mij wat geforceerd aan.

Ik vraag me af of je er wel zo aan vast moet houden dat elk bestuurslid "vanuit zijn functienaam" communiceert. Dat maakt het wat rigide.

Uiteindelijk communiceer je met een persoon en niet met een houten klaas. Als het contact eenmaal is gelegd kan iemand best vanuit zijn eigen persoonlijke adres reageren, bovendien is het met exchange online ook zo dat persoonlijke mailboxen nog steeds nodig zijn om een gedeelde mailbox te benaderen.
Ook heb je geen extra licenties nodig om gedeelde mailboxen aan te maken, enkel licenties voor users zijn nodig.

Als je dus een usermailbox wilt gebruiken als shared mailbox dan kost je dat een extra licentie.

Ik zou toch gebruikmaken van een gedeelde mailbox en elk bestuurslid netjes zijn eigen persoonlijke mailbox geven. Dat is tevens zijn of haar login naam. Die persoon heeft dan gewoon zijn eigen mail, agenda, taken, contactpersonen op zijn eigen devices. 2 factor authenticatie erop, ook wel zo veilig.

Vervolgens heb je de keuze:

Het bestuurslid ook een alias geven: [e-mail] , [e-mail] , etc.
Daarmee heb je voor het inkomende inkomende berichten al een gemakkelijke oplossing, maar uitgaand wordt het primaire SMTP alias gebruikt als afzend adres, bijvoorbeeld [e-mail]

Je kunt ook de primaire alias aanpassen naar [e-mail] dan heb je inkomend en uitgaand hetzelfde email adres en is [e-mail] in feite een alias.

Treedt een bestuurslid af en en wordt opgevolgd dan koppel je de aliassen aan de andere personen en klaar is kees.

Maar dan heb je nog niet alle informatie in de mailbox makkelijk bij elkaar als je die wilt delen en centraal wilt houden en daar is een gedeelde mailbox dan toch handiger voor,

In de meeste kleinere organisaties, en daar vergelijk ik dit voor het gemak maar even mee zie je een algemene gedeelde mailbox als [e-mail] waar gewoon de meeste email in samenkomt. En soms hangen daar ook nog een paar aliassen aan zoals [e-mail] , [e-mail] (een alias voor een gebeurtenis waar bezoekers zich voor kunnen aanmelden)

En dan maakt men een paar regels in Outlook aan welke zoekt in de header (dus niet op "verzonden aan" maar "als in de header van het bericht de volgende tekst staat [e-mail]) verplaats dan het bericht naar map "Open dag 2018" en zo wordt de mail een beetje bij elkaar gehouden. Een maand na de opendag heft men het alias weer op en ruimt eventueel ook het mapje weer op.

Op een gedeelde mailbox kun je vaak ook retention policies of legal hold toepassen en voorkom je mogelijk dat bij een vertrouwenscrisis [e-mail] nog even de hele mailbox leeg kiepert

Overdracht is ook eenvoudig met de gedeelde mailbox, meerdere personen kunnen er toegang toe hebben. De Outlook client (ook de mobiele outlook client op Android en ik meen ook iPhone) ondersteunt het gebruik van een gedeelde mailbox zonder dat je deze hoeft toe te voegen als apart account (stock android mailclient met activesync doet dat niet..)

Dus al die aliassen voor al die functies: is dat nou zo belangrijk? Wat levert het echt op? Is het erfenis uit het verleden? Wat heeft een lid van de vereniging eraan? Het kan dan soms alleen maar lastiger worden voor een lid om de juiste email naartoe te sturen : "Hmm, richt ik me nu tot de penningmeester of ledenadministrateur met een vraag over mijn contributie, en ik zag dat dat er een gat in het hekwerk zat. Stuur ik dat naar [e-mail] of [e-mail] ?"

En voor delen van informatie , een gedeelde onedrive kan prima in sharepoint online en OneDrive for Business
Permissies in sharepoint goed inrichten voor scheiding van data. Desnoods kan iemand met de juiste permissies in de ene map nog altijd net dat ene document even delen met dat andere bestuurslid maar niet gelijk met de hele buts. Dat is relatief simpel op te zetten.

Even wat verschillen op een rijtje:

https://www.e-office.com/...t-nu-met-groups-en-teams/
https://blog.hyperfish.co...arepoint-online-vs-yammer

[ Voor 3% gewijzigd door akimosan op 10-08-2018 20:55 ]