Meedenken informatiestrategie vereniging

[Eagle Creek]

Beste Tweakers,

Ik zit me al enige tijd in te lezen en wat ideeën op te doen en vergelijken. Graag zou ik jullie input hebben voor het opzetten van een informatiestrategie van een nieuw op te zetten buurtvereniging (in KVK als vereniging).

Mijn rol is vooralsnog verantwoordelijk voor de middelen en communicatie - ik ben IT professional maar wel in een enterprise-omgeving.

Uiteindelijk beoogd is een vast bestuur van vijf personen, een groep semi-vaste vrijwilligers en zo’n 1500 – 2000 leden. De vereniging heeft als doel de sociale cohesie in de buurt te bevorderen d.m.v. het organiseren van activiteiten, opkomen voor belangen van de bewoners en bieden van informatie. Beoogde "communicatiepartijen" zijn de gemeente, lokale middenstand, donateurs en natuurlijk bewoners. Eventueel partijen als Rijkswaterstaat, Waterschap, etc. mocht de gelegenheid ernaar zijn.

Voor mij voorop staan:
- Beheersbare belasting (bestuur bestaat uit vrijwilligers)
- Veiligheid (privacy c.q. bescherming persoonsgegevens)
- Gratis is niet altijd beter. Het mag best geld kosten als het aantoonbaar meerwaarde biedt.

Grofweg heb ik nu het volgende geschetst:

Externe communicatie - Website
Een eenvoudige website voor informatie gebaseerd op een standaard CMS, Drupal. Zo veel mogelijk statische content zodat er weinig onderhoud benodigd is. Weinig directe gebruikersinteractie zodat moderatie niet nodig is en daarnaast weinig mogelijkheden tot user input die tot kwaadaardige scripting kan leiden. Discussie of user input van externe media, zoals Facebook and/of Twitter.

Interne communicatie -O365
Een O365 -account voor de bestuursleden. Professionele omgeving met goede support en ingebouwde beveiliging en privacy. Exchange online bevat standaard goede spamfilters, OneDrive eenvoudige en ruimte storage waarbij samenwerken aan en delen van documenten mogelijk is. Ik zit nog te kijken of het mogelijk is voor Office 365 Nonprofit-abonnementen in aanmerking te komen.

Bijkomend voordeel vind ik dat dergelijke zaken op naam van de rechtspersoon komen en een technisch verantwoordelijke hebben (commercieel beheerder). Systemen als de persoonlijke Dropbox, OneDrive personal, Gmail, etc. zijn niet beheerd en nauwelijks te managen. Ik wil voorkomen dat wanneer "de technische jongen" afscheid neemt het voor de achterblijvers een zoekplaatje wordt naar belangrijke gegevens. Ik hoop hiermee wat continuiteit te waarborgen.

Penning en secretariaat
Wat met bovenstaand uiteraard nog niet is afgedekt is voorzieningen voor penningmeester (voeren boekhouding en administratie) en secretariaat (ledenadministratie). Hoewel beiden ongetwijfeld zowel in Drupal als O365 te bouwen zijn gaat hier niet mijn voorkeur naar uit.

• Handmatig bijhouden van facturatie en ledenadministratie voor de beoogde grootte van de vereniging is relatief veel werk (Drupal en O365);
• Het zelf opslaan en veilighouden van de NAW-gegevens brengt grote verantwoordelijkheid met zich mee (Drupal);
• Er zijn ongetwijfeld al tal van pakketten op de markt om ledenadministratie en/of facturering uit handen te nemen.

Eerlijk gezegd zie ik het niet zitten om zelf iets te gaan bouwen of onderhouden gezien de omvang van de vereniging. 1500 leden is wat anders dan 50. Administratie en geldstromen moeten integer en soepel verlopen en eigenbouw vraagt simpelweg meer onderhoud. Als we in de begindagen (lees: komend halfjaar) opstarten met een Excel-file heb ik daar niet zo'n moeite mee maar ik zou hier al snel afscheid van willen nemen.

In dit laatste stuk heb ik me nog niet verdiept anders dan oriënterend dus suggesties en ervaringen zijn welkom maar dat is niet primair het doel van deze thread.

Budget en conclusie
Er is op dit moment nog geen budget vastgesteld voor dergelijke middelen. Echter spreekt het denk ik voor zich dat de financiële ruimte, zoals in veel verenigingen, beperkt is. Er is sprake van contributie en donaties en de IT-middelen moeten vooral het doel dienen. Overbodige functies, toeters en bellen zijn al snel kostbare overhead. Ben dus op zoek naar een gezonde balans tussen functionaliteit (ondersteuning/verlichting vd werkzaamheden, professionaliteit (veiligheid, betrouwbaarheid) en kosten.

Bovenstaand groeperend kom ik nu feitelijk op 3 á 4 IT-oplossingen uit, te weten

• Eigen site, aangevuld met social media
• O365 voor interne administratie
• Pakket voor financiën
• Pakket voor ledenadministratie
• (al dan niet gecombineerd met financiën)

Een van de initiatieven die ik tegenkwam was bijvoorbeeld https://buurbook.nl/dit-is-buurbook Buurbook. Biedt voordelen op gebied van professionalisering en samenbrengen maar anderzijds vult het een hoop behoefte niet in.

-----------------------
Hoe kijken jullie hier tegenaan, rekening houdende met doel en omvang van de organisatie?

[ Voor 20% gewijzigd door Eagle Creek op 27-02-2018 13:09 ]

[MAX3400]

Eagle Creek schreef op dinsdag 27 februari 2018 @ 11:48:

Hoe kijken jullie hier tegenaan, rekening houdende met doel en omvang van de organisatie?

Budget?

Waar ik meer mee zit; als je O365 wil inzetten, in hoeverre integreert dit met de rest? Geen idee of je "transparant" met die credentials ook wil kunnen inloggen op Drupal of je administratie maar allicht kan je hier even over nadenken? Ook eventueel (veilig) 2FA/MFA op "al je portals" implementeren, lijkt me geen overbodige luxe, zeker omdat je je zorgen maakt over veiligheid en integriteit van de gegevens.

Grote zijsprong; ik weet niet wat Windows Server kost voor non-profit maar allicht zou dat een optie zijn? Middels ADDS kan je in ieder geval alle betrokken leden opvoeren en bijhouden; veel administratie-pakketten integreren ook met Active Directory of LDAP en/of via ADFS ontsloten naar SaaS. En veel sites hebben ook LDAP-koppelingen; mogelijk kan je de site zelfs hosten op IIS en/of een WAMP-stack, afhankelijk van de gevraagde functies.

En als het dan toch enigszins "centraal" moet; een hosted AD-omgeving bij een goede partner of desnoods in Azure, zorgt ook meteen voor backups, restores, uptime, multi-gateway ontsluiting, etc.

[Outerspace]

Geheel los van de techniek, maar waarop baseer jij dat er ongeveer 1500 a 2000 leden bij een buurtvereniging zullen aansluiten? Ik moet de eerste nog tegenkomen Dat zal misschien wel van invloed hebben op de rest van je infra.

[ Voor 8% gewijzigd door Outerspace op 28-02-2018 12:08 ]

[devino]

Met bovenstaand, maar anders zou je een naar een verenigingspakket (bijv. Allunited) kunnen kijken, daar is vaak website, ledenadm, boekhouding en mail gekoppeld in 1 pakket, hoef je alleen nog een drive, dropbox, onedrive, box oid aan te schaffen voor je document opslag

[Eagle Creek]

Goedemiddag Max, zeer bedankt voor je reactie!

M.b.t. budget had ik al een en ander geschreven onder "Budget en conclusie". Wat jij beschrijft over het hergebruik van de credentials op andere systemen ging wel even snel door mijn hoofd maar heb ik nog niet uitgedacht. Maakt het natuurlijk wel een stuk gebruiksvriendelijker (en veiliger!).

2FA is onderdeel van O365 zag ik. Ik had voor nu bedacht dat ik het sowieso inschakel voor beheeraccounts nog overweeg voor de overige bestuursleden i.v.m. drempel versus technische kennis van de personen.

Grote zijsprong; ik weet niet wat Windows Server kost voor non-profit maar allicht zou dat een optie zijn?

Inderdaad een grote zijsprong. Vind wat je noemt geen slecht idee, desalniettemin voor zeker de aanloopperiode (komend halfjaar/ jaar) denk ik wat te veel van het goede.

[MAX3400]

Eagle Creek schreef op woensdag 28 februari 2018 @ 12:25:

Inderdaad een grote zijsprong. Vind wat je noemt geen slecht idee, desalniettemin voor zeker de aanloopperiode (komend halfjaar/ jaar) denk ik wat te veel van het goede.

Zeker maar hou in de gaten dat als je morgen iets inricht als, bijvoorbeeld, Wordpress en daarnaast iets als "HomeFinance 2.0", dat je niet over een jaar alsnog kan/wil migreren naar een centraler systeem. Je gaat hele hele hele grote stappen moet maken om van decentraal naar centraal te gaan zonder credentials / UPN / URL's / SSL-certs etc te behouden.

Als het inderdaad gaat om, initieel, grofweg 10 man "beheer" en mogelijk/waarschijnlijk 2000 man "leden", zou ik het ook groots uitdenken. Je kan altijd nog terugschalen of goedkopere/andere oplossingen zoeken. Maar zet de basis goed op inderdaad; al je naamgevingen, registraties, financien, etc.

[Icephase]

Houd je ook rekening met de gevolgen van de AVG/GDPR per mei? Dit geldt (uiteraard) ook voor verenigingen. Je ledenadministratie zit straks vol met persoonsgegevens, ga dus na wat je precies wilt vast leggen, waarom dat is, waar dat is, wie daar bij kunnen en wees transparant en vraag om toestemming...

Verder goede ervaringen met www.conscribo.nl voor ledenadministratie en financiele administratie, maar dan wel met een vereniging met maximaal zo'n 100 leden.

[Eagle Creek]

Outerspace schreef op woensdag 28 februari 2018 @ 12:08:
Geheel los van de techniek, maar waarop baseer jij dat er ongeveer 1500 a 2000 leden bij een buurtvereniging zullen aansluiten? Ik moet de eerste nog tegenkomen Dat zal misschien wel van invloed hebben op de rest van je infra.

Goede vraag! Initieel zullen alle inwoners van het dorp het lidmaatschap cadeau krijgen van de projectontwikkelaar. Daarna is het natuurlijk de vraag hoeveel personen actief overblijven maar voornemen is zoveel mogelijk personen te blijven betrekken. Daar is de contributie dan ook naar.

We beginnen dus niet met 0 en hopen dat we opbouwen.

[Jazzy]

De backbone in Office 365 is tegenwoordig eigenlijk een no-brainer. Dan heb je in ieder geval email en bestandsopslag afgedekt, eventueel kun je zelfs voor een abonnement gaan waarbij je de bestuursleden ook de Office apps voor op hun computer geeft maar dat lijkt mij voor dit doel zwaar overkill.

Authenticatie voor Office 365 vind plaats in Azure AD die inderdaad standaard al MFA biedt, bovendien gaan steeds meer cloudapplicaties ook Azure AD voor authenticatie ondersteunen. Voor die vijf gebruikers zou ik als het even kan geen servers uit gaan rollen maar het zo veel mogelijk bij SaaS houden. Overdrijf je eisen ook niet trouwens, als vijf man niet één maar twee credentials moeten onthouden dan loopt dat echt wel los. Zelfde geldt voor het ledenbeheer, als dat met Excel kan dan zou ik dat gewoon doen.

Wat ledenaantal betreft zou ik mezelf niet rijk rekenen als ik jou was. Verenigingsleven in Nederland is zo goed als dood en in dit geval komt het iniatief niet eens bij de leden vandaan maar van een externe partij. Hou er rekening mee dat je een heel gering aantal leden overhoud wanneer er contributie betaald moet gaan worden en dat aantal zal de komende jaren alleen maar verder afnemen. Dat klinkt misschien negatief, maar zelf noem ik het liever realistisch.

[Eagle Creek]

Allereerst dank voor het meedenken en de reacties tot zover!

Even over de genoemde aantallen en verwachtingen. Ik snap wat jullie beschrijven m.b.t. populariteit van een vereniging en eventueel tegenvallende resultaten. Dit is op dit moment niet mijn primaire zorg. Vanuit IT-inrichtingsverantwoordelijkheid is het iets dat ik mee moet nemen als input maar niet iets waar ik direct invloed op heb. De feiten zijn als volgt:

- Het betreft een buurtvereniging voor een nieuw dorp, waarbij ontwikkelaar en gemeente voornemens zijn een betrokken en hechte gemeentschap te realiseren. De activiteiten zijn voor en door het eigen dorp waarbij het voordeel ook direct is voor de bewoners, gezinnen, kinderen en volwassen uit eigen buurt. Het gaat dus niet om dus geen willekeurige woonwijk in een grote stad. De demografische samenstelling is er een met grote diversiteit van bewoners met sterke aanwezigheid van jonge gezinnen.

- Bij oplevering van elk nieuwbouwhuis wordt door de projectontwikkelaar het lidmaatschap gratis aangeboden. De initiële schatting van het ledenaantal is hierop gebaseerd en kan ik dus niet negeren of afdoen als zijnde onrealistisch (lees: komt vanaf de opdrachtgever). Het is hun filosofie dat ten minste 75% van alle gezinnen lid blijft.

- Het kan inderdaad zo zijn dat wanneer men zelf (de lage) contributie moet voldoen een significant aantal leden besluit dit niet te doen. Er zijn de ontwikkelaar en verenigingsbestuur veel aan gelegen dit te voorkomen. Voor mijn opdracht beschouw ik dit als een discussiepunt dat de oplossing heeft in flexibiliteit - niet in een significante wijziging van eisen.

De techniek:
Als ik het zo bekijk denk ik dat O365 als backbone inderdaad de juiste keuze is. Op dit moment heb ik nog niet het gevoel (noch de uitgesproken wens van het bestuur) dat de website moet fungeren als discussieplatform. Daarmee lijkt de website geschikt als plek voor eenzijdige communicatie.

Een pakket voor administratie- en boekhouding (c.q. verenigingsbeheer) gecombineerd lijkt veel in te kunnen vullen. Tegelijkertijd kan het over handigheidjes te beschikken om bijvoorbeeld met de leden te communiceren. Ik ga me hier wat verder in verdiepen qua functionaliteiten, ontlasting van handmatige werkzaamheden en natuurlijk kosten.

Dit zou betekenen dat ik alsnog geen leden hoef te registreren in een AD of ook zelfs maar in Drupal, wat ik als voordeel zie. Enerzijds verlaagt dit het algehele technische onderhoud aan drupal, anderzijds heb ik zelf een klap minder gegevens te beschermen.

[ Voor 4% gewijzigd door Eagle Creek op 02-03-2018 22:03 ]

[bigfoot1942]

O365 als no-brainer, is dat eigenlijk wel zo logisch?

Als je aangeeft dat het een vrij statische website wordt, waarom zou e-mail dan ook maar enigszins belangrijk zijn?

Een pakket waar belangrijke verenigingszaken worden bijgehouden zoals www.conscribo.nl lijkt me logisch, eventuele mailmogelijkheden zouden mogelijk met een abbo kunnen meekomen (heb ik geen ervaring mee overigens)

Welke vorm van bestandsbeheer heb je verder allemaal nodig? Als alle lopende (belangrijke) data in het systeem staat heb je alleen eventuele jaarverslagen en notulen e.d. waarsvan ik verwacht dat iedereen kopieën krijgt - zolang maar 1 van de bestuursleden beschikbaar is, blijft deze data beschikbaar.

Ik verwacht juist fragmentatie doordat je eerder met excel gaat werken doordat dit bv bij het pakket in zit en aangeboden wordt vanuit de vereniging - terwijl je juist dat stuk maatwerk als 'dienst' wil afnemen - en afdwingen dat daar maximaal gebruik van wordt gemaakt.

[ Voor 42% gewijzigd door bigfoot1942 op 04-03-2018 14:58 ]

[Eagle Creek]

Als je aangeeft dat het een vrij statische website wordt, waarom zou e-mail dan ook maar enigszins belangrijk zijn?

Met statisch bedoel ik geen bijdragen vanuit bewoners, wel vanuit het bestuur. En dit staat los van het feit of dat het bestuur niet actief zal communiceren onderling of andere belanghebbenden.

Welke vorm van bestandsbeheer heb je verder allemaal nodig? Als alle lopende (belangrijke) data in het systeem staat heb je alleen eventuele jaarverslagen en notulen e.d. waarsvan ik verwacht dat iedereen kopieën krijgt - zolang maar 1 van de bestuursleden beschikbaar is, blijft deze data beschikbaar.

Ik merk vanuit een huidige kleine VvE dat online opslag en email als grote toegevoegde waarde werden gezien. Enerzijds als aanvulling op het bestaande VvE-veheerpakket (Twinq), anderzijds om zelf een archief aan te leggen waarin zeer uiteenlopende informatie werd vastgelegd. Van technische informatie tot offertes tot foto's tot notulen.

Als een goed verenigingspakket hier ook iets voor aanbiedt moet het flexibel genoeg zijn om dit te ondersteunen. Daarnaast moeten de prijzen hier naar zijn. Ik neem je opmerkingen wel mee om me hierin te verdiepen als ik verenigingenspaketten ga bekijken maar voor nu denk ik dat O365 snel is aangevraagd en wanneer nodig ook opgezegd.

Dank voor het meedenken.

[ Voor 13% gewijzigd door Eagle Creek op 04-03-2018 19:37 ]

[Boss]

Kijk voor verenigingen ook eens naar bijvoorbeeld https://www.allunited.nl/totaaloplossing/. Lijkt zich vooral op sportverenigingen te richten maar is door de opbouw ook heel geschikt voor andere verenigingen. Ledenadministratie, website, portal, activiteitenkalender, smoelenboek.... Eventueel kunnen zij ook een deel van de administratie voor je uitvoeren. Ik heb een voorloper van dit pakket een keer voor een sociale-club geïmplementeerd en werkt al 5+ jaar naar volle tevredenheid. Vooral de integratie ledenadministratie + website met inloggen en activiteiten is zeer handig.

[Frogmen]

Als je als buurtvereniging gebruik wil maken van not for profit moet je zorgen dat je een anbi status krijgt en je aanmelden via techsoup.nl Zou zeker als dat lukt ook naar de Google Gsuite omgeving kijken. Voordeel is dat het online samenwerken daarin ook heel ver gaat. Verder is het een beetje van hetzelfde en toch anders tussen O365 en Google Gsuite. Moet zeggen dat we als Scouting groep met veel plezier gebruik maken van G Suite.