[EXCHANGE][OUTLOOK] third party archiverings software

[Multispeed]

Ik ben voor een aantal klanten opzoek naar een outlook archiveringspakket wat met exchange 2003-2010 en outlook 2003-2013 overweg kan.

Ik heb MS Exchange 2003 server side mail archiveren dit oude topic gevonden op het forum en ben ook op dezelfde pakketten terecht gekomen, echter missen ze allemaal wat ik graag wil.

Om een voorbeeld te geven van wat ik wil is Zarafa een goed voorbeeld. De manier van "stubbing" die hun toepassen staat mij wel aan, echter zie ik het niet zitten om al mijn klanten te migreren van exchange naar zarafa.

Ook de H&S exchange archive optie heb ik bekeken en lijkt veel belovend echter is deze site compleet in het duits en vrees ik dat dit ook voor de software geld. Ik heb hun sales een mail gestuurd of ze ook engelse documentatie en software hebben.

In het kort:
Ik wil dus graag dat ze archiveren naar een (third party pakket) en dat de mailtjes gewoon zichtbaar blijven in de inbox van outlook.

Veel pakketten bieden wel stubbing maar dan is het vaak een plugin in outlook waar je naar een speciaal tabblad moet navigeren om het archief uit te lezen.
Dit is dus wat ik niet wil.

Ik hoop dat iemand hier iets gebruikt wat aan mijn eisen voldoet.

[ Voor 11% gewijzigd door Multispeed op 13-02-2014 15:06 ]

[Verwijderd]

Wij gebruiken Quest Archive Manager. http://www.quest.com/archive-manager/

Ik ben niet betrokken bij Exchange buiten het UM/AA stuk dus ik kan hier alleen over berichten als zowel helpdeskmanager en eindgebruiker.

Gebruiker's zicht:
Alles is normaal, je ziet niet dat er iets archiveert.
Je email die ouder is dan X maanden (bij ons 3) met attachments is beschikbaar, maar je attachment krijg je alleen als je VPN open hebt. Dit is alleen een issue voor reizenden en voor smartphone gebruikers die op hun smartphone mail van meer dan 3 maanden oud gaan zitten lezen. Maar die zijn nogal zeldzaam.

Als je je mail kwijt maakt ga je naar archivemanager.onsdomein.tld alwaar je zonder in te hoeven loggen je mailbox te zien krijgt met al je mail van de laatste 3 jaar (ouder wordt gewist wegens dataretentiepolicy) met versiebeheer op items die gewijzigd geworden zijn.

Helpdesker zicht:
Eéns per X maanden maakt er iemand z'n mail kwijt, en dan vertel je hem het webadres van je AM en dan zoekt de gebruiker het 9 van de 10 keer probleemloos zelf uit. in die 1/10 keer vertel je hem waar het knopje zit om de mail in je postvak terug te zetten.
Eéns per X maanden belt een gebruiker dat hij z'n mail van 2011 wil zien en het attachment er niet is. "Heb je VPN open?" "eh.. nee. Oh, moet dat? Dan doe ik dat eerst wel even. Als het niet werkt bel ik nog even!" en dan hoor je nooit meer wat, tenzij z'n VPN ook niet werkt.

Of je er als exchange admin blij van wordt is moeilijk te zeggen voor mij, maar ik weet wel dat we met mail voor 5000+ gebruikers één exchange admin hebben die dat er part-time naast doet. Dus héél veel werk kan het niet zijn om te onderhouden, naast de fail-over clusters, de O365 integratie, en de workflows.

edit:
User interfeest is te simpelom vragen op te leveren - en hier komt 99% van je users al nooit (sommige lokale ITers vergeten dat dit er is omdat ze er letterlijk al vijf jaar niets over gevraagd wordt)

[ Voor 9% gewijzigd door Verwijderd op 13-02-2014 16:21 ]

[Multispeed]

Maar dan maak je geen gebruik van outlook dus ?

Als dat zo is ben ik daar ook niet naar opzoek.. Het moet echt werken met exchange en outlook en naadloos te integreren zijn.

Verwijderd schreef op donderdag 13 februari 2014 @ 16:09:
Wij gebruiken Quest Archive Manager. http://www.quest.com/archive-manager/

Ik ben niet betrokken bij Exchange buiten het UM/AA stuk dus ik kan hier alleen over berichten als zowel helpdeskmanager en eindgebruiker.

Gebruiker's zicht:
Alles is normaal, je ziet niet dat er iets archiveert.
Je email die ouder is dan X maanden (bij ons 3) met attachments is beschikbaar, maar je attachment krijg je alleen als je VPN open hebt. Dit is alleen een issue voor reizenden en voor smartphone gebruikers die op hun smartphone mail van meer dan 3 maanden oud gaan zitten lezen. Maar die zijn nogal zeldzaam.

Als je je mail kwijt maakt ga je naar archivemanager.onsdomein.tld alwaar je zonder in te hoeven loggen je mailbox te zien krijgt met al je mail van de laatste 3 jaar (ouder wordt gewist wegens dataretentiepolicy) met versiebeheer op items die gewijzigd geworden zijn.

Helpdesker zicht:
Eéns per X maanden maakt er iemand z'n mail kwijt, en dan vertel je hem het webadres van je AM en dan zoekt de gebruiker het 9 van de 10 keer probleemloos zelf uit. in die 1/10 keer vertel je hem waar het knopje zit om de mail in je postvak terug te zetten.
Eéns per X maanden belt een gebruiker dat hij z'n mail van 2011 wil zien en het attachment er niet is. "Heb je VPN open?" "eh.. nee. Oh, moet dat? Dan doe ik dat eerst wel even. Als het niet werkt bel ik nog even!" en dan hoor je nooit meer wat, tenzij z'n VPN ook niet werkt.

Of je er als exchange admin blij van wordt is moeilijk te zeggen voor mij, maar ik weet wel dat we met mail voor 5000+ gebruikers één exchange admin hebben die dat er part-time naast doet. Dus héél veel werk kan het niet zijn om te onderhouden, naast de fail-over clusters, de O365 integratie, en de workflows.

edit:
User interfeest is te simpelom vragen op te leveren - en hier komt 99% van je users al nooit (sommige lokale ITers vergeten dat dit er is omdat ze er letterlijk al vijf jaar niets over gevraagd wordt)
[afbeelding]

[Equator]

Ik hoor goede verhalen over Symantec Enterprise Vault. Die doet wat jij wilt.

Laatst een demo gehad van FilterWorks. De mail archivering hiervan is sterk maar doet geen stubbing. Je zoekt via een webform in je archief. Bijkomend nadeel is dat het wel inhaakt op exchange, maar het schoont niet automatisch je mailbox op. Dat moet je nog handmatig configureren met een mailbox policy. Het werkt echter wel erg snel en importeert ook .PST files.

[akimosan]

Exchange Archive Mailbox doet wat je wilt maar enkel op Exchange 2010 en hoger.:

http://www.exchange-blog.nl/?p=35

Alles in 1 oplossing toepasbaar op elke versie van Exchange wordt waarschijnlijk lastig.

http://www.symantec.com/enterprise-vault/

Maar dat vereist wel extra plugins in Outlook

H&S oplossing is gewoon Metalogix Archive Manager (ook in het engels )

http://www.metalogix.com/...ger/Exchange-Edition.aspx

[_Arthur]

Wat is de reden om te willen gaan archiveren?

[Verwijderd]

Multispeed schreef op donderdag 13 februari 2014 @ 19:09:
Maar dan maak je geen gebruik van outlook dus ?

Lees nog eens:

Gebruiker's zicht:
Alles is normaal, je ziet niet dat er iets archiveert.
[...]
Als je je mail kwijt maakt ga je naar archivemanager.onsdomein.tld

NAtuurlijk zit je dus wel in Outlook - en is het totaal onzichbaar voor end users. Die zien gewoon Outlook.

[ Voor 27% gewijzigd door Verwijderd op 13-02-2014 22:57 ]

[Multispeed]

_Arthur schreef op donderdag 13 februari 2014 @ 22:35:
Wat is de reden om te willen gaan archiveren?

Voornamelijk om de grote van individuele mailboxen te beperken.

Verwijderd schreef op donderdag 13 februari 2014 @ 22:55:
[...]

Lees nog eens:


[...]

NAtuurlijk zit je dus wel in Outlook - en is het totaal onzichbaar voor end users. Die zien gewoon Outlook.

Sorry maar er staat dus niet of hij wel of geen outlook gebruikt... Er zijn ook andere mail clients die voor de gebruiker "normaal" kunnen zijn. Ik vroeg het vanwege de afbeelding die hij erbij plaatste

[ Voor 51% gewijzigd door Multispeed op 13-02-2014 23:35 ]

[Multispeed]

Ik ga morgen Enterprise Vault en Metalogix Archive Manager eens proberen...

Vooral de Enterprise Vault heb ik nu al een paar keer voorbij zien komen.

[Wim-Bart]

De vraag is, waarom wil je archiveren, maar dat is wat veel bedrijven zich af moeten vragen (net zoals het toestaan van PST bestanden op een Netwerk share).

Met de huidige kosten van storage kan je een mail account gewoon laten groeien, geef de mensen de ruimte en reken de kosten uit. In Exchange 2003 en below is het nog nodig om te archiveren vanwege de maximale database size, maar onder Exchange 2007 en hoger, nee niet echt meer.

Het eerste probleem in een organisatie met Exchange is de PST chaos, mensen maken PST bestanden aan en beheerders vergeten "Offline" caching uit te zetten voor werkplekken die dat niet nodig hebben (PC's, RDS, VDX, Citrix). Met als gevolg dat je veel storage vreet op je file servers. Dus als het al storage vreet, waarom niet op een supported omgeving zoals in de Mailbox van Exchange en niet in een non supported PST file op een share. En je hebt geen dure Exchange Enterprise nodig zoals vroeger met 2003 en lager. 2007 en hoger maken PST bestanden overbodig.

Een ander argument om te archiveren is dat je de data kan tieren over snelle/dure storage en archiveren op goedkope storage. Met Exchange 2007 en hoger ook een best wel non argument. Reken de kosten eens uit van implementatie van een SAN of server of dienst waarbij je de kosten bepaald van je archief en de online snelle storage binnen Exchange. Dan zal je veelal zien dat je gebruikers beter een mailbox van 1TB kan geven dan dat je geld investeert in een Archief oplossing. Geef het geld beter uit aan een goede backup en regel policies in (bijvoorbeeld met Exchange 2013 kan je dit heel mooi doen). 90% van de gebruikers in een organisatie hebben kleine mailboxen, en moet je voor die overige 10% een oplossing bieden waarvan de kosten op a) aanschaf, b) implementatie, c) beheer - dermate hoog zijn dat je deze gebruikers niet gewoonweg een grotere mailbox geeft......

Ja, Exchange archiveren is een leuk iets, maar eigenlijk gewoon een ouderwetse oplossing voor een oud probleem wat met de huidige technologie niet echt meer relevant is. Ja, als je Exchange 2003 hebt staan is het het overwegen waard, maar voor het zelfde geld kan je beter investeren in een upgrade naar 2010/2013 omdat men dat toch moet binnen afzienbare tijd.

Persoonlijk geloof ik er in dat je beter policies kan geven waarbij je de mailbox size limiteert en gebruikers op aanvraag een grotere mailbox geeft zodat alle history daar in past. Daar los je gewoon een aantal problemen mee op:
1. Je bent af van PST bestanden, want die zijn toch unsupported op netwerk shares
2. Je bent af van corrupte PST bestanden, want daar loop je tegen aan
3. Je zorgt er voor dat mensen hun geschiedenis beschikbaar hebben binnen zowel Outlook als ook OWA
4. Je zorgt er voor dat mensen snel kunnen zoeken door hun geschiedenis doordat alles op Exchange geindexeerd wordt;
5. Minder complexiteit in de Exchange omgeving, want je hoeft alleen maar mailboxen te beheren en dat heeft ook voordelen bij backup/restore. En wist iemand een mailtje dan is dat zo terug te zetten door de gebruiker (standaard 7 dagen, maar wat let je om dat naar 30 dagen te zetten of met data retention policies in te regelen ex2013)
6. Geen extra handelingen of websites voor gebruikers voor beheer van hun archief.
7. Geen extra kosten voor een extra systeem/dienst.

Daarnaast moet je rekenen met 5.000 mailboxen voor archiveren op een kostenplaatje van 50K aan project + licenties en bij een off-line dienst nog de nodige maandelijkse kosten en extra beheerkosten (0,1 - 0,5 FTE/maand) tegenover een extra investering van misschien 10/20K (afgeschreven in 5 jaar 2-4K per jaar) voor extra storage in de Exchange backend.

[Equator]

Nu vergeet je voor het gemak de potentiele vertraging die een grote exchange omgeving met zich mee kan brengen als je niet ook de backend opschaalt, de doorlooptijd van de back-up, de kosten van mogelijk opschalen van je backend. Maar nog belangrijker, de beste reden om te archiveren komt niet voort uit de techniek maar simpelweg uit een stuk compliancy. De wettelijke bewaarplicht van 7 jaar, en het feit dat sommige bedrijven ook nog eens aan moeten tonen dat het mailtje niet is veranderd!

Voordelen van archiveren zijn het behouden van een relatief kleine omgeving, een snelle back-up en restore en je hoeft niet voor alle mailbox databases dure snelle storage aan te schaffen.
Je berekening van €10 - 20k voor storage voor 5000 gebruikers vind ik wat aan de lage kant.

[Verwijderd]

Equator schreef op vrijdag 14 februari 2014 @ 08:27:
Je berekening van €10 - 20k voor storage voor 5000 gebruikers vind ik wat aan de lage kant.

Je hele post is goed, maar deze zin wil ik even een beetje meer substance geven:

Een beetje bedrijf heeft al snel voor Exchange met 5K users:
- een failover cluster (storage +1)
- een disaster recovery site waar een kopie van de mailboxen draait (storage +1)
- een off-site backup (storage +1)

oftewel je hebt AL je maildata 4x. Daar kom je met 20K voor 5K users écht niet mee uit de voeten.

Daar komt dan nog, wegens compliance, een eventuele archiveserver bij. die heeft een kopie van alle mail van een bepaalde periode, normaliter is die merkbaar groter dan je base data. Voor het gehel uitgespeeld is zitten wij tegen de 6x aan te hikken... we hebben voor elke TB aan maildata in effect bijna 6TB aan storage verdeeld over al die onderdelen.
Als je uptime niet boeit, je bij disaster gewoon offline gaat, je backuppen voor mietjes vindt en en je wetgevers je piep kunnen krijgen, dan kun je met 20K voor 5K users wel uit de voeten. maar als bedrijf? Nee. Echt niet.

[Wim-Bart]

Ik heb het over "Extra investering van 10 tot 20K" aan storage. Daarnaast heeft Microsoft met Exchange 2013 hele mooie templates voor compliancy. Daarmee kan je met verschillende methodieken "mail" vastzetten of archiveren.

En ja het opschalen van je database, dat is niet zo een bezwaar, en dat de backup langer loopt is ook geen bezwaar, want van je archief moet je tenslotte ook een backup maken. Misschien is die wat statischer, maar hij moet naar off-line media wil je het goed doen.

En overigens, met 16 nodes in een DAG cluster en 100 Databases per Node, wat is dan het probleem. Memory en CPU, niet echt, Disk access, ook niet, gewoon voldoende controllers of SAN LUN's.

[ Voor 16% gewijzigd door Wim-Bart op 14-02-2014 21:12 ]

[Turdie]

Symantec heeft de Enterprise Vault, is een product wat al best lang op de markt is,en goede integratie heeft met de verschillende Exchange versies. Vanaf Exchange 2010 zit het in de Enterprise CAL licentie (archivering).

[Multispeed]

Dinsdag een afspraak geplanned voor " Metalogix Archive Manager"

Trial voor "Symantec Enterprise Vault" is aangevraagd, heb van dit product ook de meeste verwachtingen.

[Jazzy]

Er zijn al veel nuttige dingen gezegd in dit topic over de nut en noodzaak van archivering maar omdat je heir niet op in gaat doe ik ook nog maar even mijn duit in het zakje.

Archivering kost veel geld, je moet hier dus een probleem mee oplossen wat je nog meer geld kost. Ik lees als enige motivatie dat je de grootte van enkele mailboxen wilt beperken maar ik begrijp nog niet waarom grote mailboxen een probleem voor je zijn.

Mijn ervaring is dat er tegenwoordig steeds minder aanleiding voor archivering is. Storage is veel goedkoper dan vroeger, Exchange kan prima omgaan met mailboxen van 100 GB of groter en kent (vrijwel) geen limiet meer hoe groot je database mag worden.

Archivering kost geld aan implementatie, licenties, onderhoud, upgrades en in beheer van dit extra platform. De data dit in het archief zit moet op een afwijkende manier gebackupped en gerestored worden en kan niet doorzocht worden met de native tools. Het maakt het werken voor gebruikers ingewikkelder en kent vaak beperkingen, bijvoorbeeld twee keer je zoekopdracht geven om overal te zoeken en toegang via ActiveSync of browser.

Je business case moet dus iets heel sterk hebben wat hier tegenover staat. Een paar mailboxen van 10 GB? Ik betwijfel het. Doorgaans houdt dit alleen stand als er een compliancy of legal reden ten grondslag ligt, bijvoorbeeld een bewaarplicht van bepaalde type data.

[Jolke]

Erg goede argumenten die hier genoemd worden, maar wat ik mis is hoe het voor de client-side is.

Een client met een laptop en een mailbox van 10GB, hoe gaat Outlook hiermee om? OST moet je wel hebben, omdat je een laptop hebt voor onderweg. Persoonlijk ben ik voor het houden data 1-2 jaar terug, maar ik vind dat Outlook hierdoor onwerkbaar wordt. Daarom maak ik (persoonlijke) PST bestanden als archieven aan.

[Razwer]

Jolke schreef op woensdag 19 februari 2014 @ 14:14:
Erg goede argumenten die hier genoemd worden, maar wat ik mis is hoe het voor de client-side is.

Een client met een laptop en een mailbox van 10GB, hoe gaat Outlook hiermee om? OST moet je wel hebben, omdat je een laptop hebt voor onderweg. Persoonlijk ben ik voor het houden data 1-2 jaar terug, maar ik vind dat Outlook hierdoor onwerkbaar wordt. Daarom maak ik (persoonlijke) PST bestanden als archieven aan.

in outlook 2013 kun je een retentie tijd instellen wat outlook aan moet houden voor zijn OST en zal de rest server-side opzoeken.
zie bijvoorbeeld: http://thoughtsofanidlemind.com/2012/09/06/outlook-2013-ost/

[ Voor 5% gewijzigd door Razwer op 19-02-2014 14:24 ]

[_Arthur]

Jolke schreef op woensdag 19 februari 2014 @ 14:14:
Persoonlijk ben ik voor het houden data 1-2 jaar terug, maar ik vind dat Outlook hierdoor onwerkbaar wordt.

Wat wordt er dan onwerkbaar? En waarom zijn PST bestanden dan de oplossing?

[Jazzy]

Jolke schreef op woensdag 19 februari 2014 @ 14:14:
Erg goede argumenten die hier genoemd worden, maar wat ik mis is hoe het voor de client-side is.

Een client met een laptop en een mailbox van 10GB, hoe gaat Outlook hiermee om? OST moet je wel hebben, omdat je een laptop hebt voor onderweg. Persoonlijk ben ik voor het houden data 1-2 jaar terug, maar ik vind dat Outlook hierdoor onwerkbaar wordt. Daarom maak ik (persoonlijke) PST bestanden als archieven aan.

PST-bestanden zijn echt de minst goede oplossing, al was het alleen al omdat dit deel van je data nu lokaal staat en dus kwetsbaar is. Bovendien niet te gebruiken via OWA en ActiveSync. Dat moet je anno 2014 eigenlijk niet meer willen.

Je punt is terecht, bij Cached Mode en grotere mailboxen gaat de lokale harde schijf de bottleneck worden. In dit artikel staat een testje met WinSat: How to troubleshoot performance issues in Outlook 2010 Persoonlijk zou ik bij een mailbox van 20 GB of groter nog eerder overstappen op SSD dan op PST-bestanden.

[Jolke]

_Arthur schreef op woensdag 19 februari 2014 @ 14:33:
[...]

Wat wordt er dan onwerkbaar? En waarom zijn PST bestanden dan de oplossing?

Lange laadtijden, met name als je onderweg bent.