Vragen over Microsoft Exchange Online

[Tommy The Cat]

Onderdeel van Office 365 Small Business Premium is Microsoft Exchange Online. Althans ik neem aan dat de producteigenschap Business-class email hiernaar refereert.

Over de precieze werking van Microsoft Exchange Online heb ik een aantal vragen. Aangezien ik een volledige noob ben, heb ik me goed ingelezen. Toch blijven een aantal zaken enigszins onduidelijk en mis ik nog informatie op detailniveau. Mijn vragen zijn vetgedrukt en gaan over de opslag en backup van data.

Let op! De kans bestaat dat ik foutieve informatie presenteer (voor de lezers die ook informatie zoeken).

Algemene werking Exchange Online

Exchange Online is de aanduiding voor een mailserver. Een mailserver is verantwoordelijk voor het verwerken van email (wiki ).
Als ik het goed begrijp hebben webhosters hun eigen mailserver. Indien ik een emailaccount wens dat gekoppeld is aan een domeinnaam (website), vervangt Exchange Online dan de mailserver van de webhoster? Zo niet, wat is dan de verhouding tussen deze?

Met de Outlook Web App en de dekstop versie van Outlook kun je de inkomende en uitgaande mail beheren (dus email lezen, versturen, etc.).
1. Blijft alle mail enkel op de mailserver staan en zijn de Outlook Web App en de desktopversie van Outlook louter ‘gebruikersinterfaces’, die informatie van de mailserver ontvangt en ernaartoe verzendt (via automatische synchronisatie)?
2. Maakt de desktop versie van Outlook ook zijn eigen pst bestand aan zodat je mail zowel op de server als lokaal staat opgeslagen?
2. Is het antwoord op vraag 1 gelijk voor met de Outlook web app of desktopversie van Outlook aangemaakte kalender(s)/kalenderitems, taken en contactpersonen? Met andere woorden: waar worden deze gegevens standaard opgeslagen?

De backup functie van Exchange Online

De Office 365 Small Business Premium variant kent de volgende Microsoft Exchange Online features die verband houden met ‘High availability and Business Continuity’. Bron.

-Mailbox replication at Data Centers
-Deleted mailbox recovery
-Deleted item recovery

Mailbox replication at Data Centers

Deze service wordt hier beschreven.

Exchange Online mailboxes are continuously replicated to multiple database copies, in geographically dispersed Microsoft data centers, to provide data restoration capability in the event of a local messaging infrastructure failure. For large-scale failures, service continuity management procedures are initiated.

Verder wordt er verwezen naar de Office 365 Trust Center, waar je meer te weten komt over hoe ze met data omgaan, etc.

Wat niet wordt aangegeven is wat er onder ‘mailboxes’ wordt verstaan. Betreft deze mailbox alleen de emails, of ook de kalender(s)/kalenderitems, taken en contactpersonen, die je bijvoorbeeld met de desktopversie van Outlook hebt aangemaakt?

Deleted mailbox recovery

Deze service wordt hier beschreven.

Administrators can delete Exchange Online mailboxes by using the Office 365 admin center to delete the corresponding user account or remove the Exchange Online license, or by using the Remove-Mailbox cmdlet in remote Windows PowerShell. When a mailbox is deleted, Exchange Online retains the mailbox and its contents for 30 days by default. After 30 days, the mailbox is not recoverable. A recovered mailbox contains all of the data stored in it at the time it was deleted. Administrators can recover a deleted mailbox within the retention period by using the Office 365 admin center. To recover a deleted mailbox, administrators have to restore the corresponding Office 365 user account or reassign an Exchange Online license to the user account.

Verder wordt aangegeven hoe dit precies in zijn werk gaat.

Ook hier wordt slechts gesproken over de mailbox en ‘all of it’s contents’. Niet wordt ingegaan op wat die content precies is.

Deleted item recovery

Deze service wordt hier beschreven.

Exchange Online enables users to restore items they have deleted from any email folder, including the Deleted Items folder. When an item is deleted, it's kept in a user's Deleted Items folder. It remains there until it's manually removed by the user or automatically removed by retention policies. By default, retention policies will automatically remove items from the Deleted Items folder after 30 days. Administrators can customize retention policies by using the EAC or remote Windows PowerShell.
After an item has been removed from the Deleted Items folder, it's kept in a Recoverable Items folder for an additional 14 days before being permanently removed. Users can recover the item during this 14-day period by using the Recover Deleted Items feature in Outlook Web App or Outlook. Using this feature eliminates the need for a mailbox restore. If a user has manually purged an item from the Recoverable Items folder, an administrator can recover the item within the same 14-day window by using the Single Item Recovery feature and remote Windows PowerShell. The Single Item Recovery period is 14 days by default, but administrators can increase this to a maximum of 30 days by using remote Windows PowerShell. To preserve messages for longer than 30 days, organizations can implement longer-term email preservation or time-based In-Place Holds.

Ook hier wordt verder uitgelegd hoe het werkt.

Het lijkt erop dat met een deleted item hier een email wordt bedoeld. Klopt dit?

[SirDarkAngel]

Als ik het goed begrijp hebben webhosters hun eigen mailserver. Indien ik een emailaccount wens dat gekoppeld is aan een domeinnaam (website), vervangt Exchange Online dan de mailserver van de webhoster? Zo niet, wat is dan de verhouding tussen deze?

Dit klopt

1. Blijft alle mail enkel op de mailserver staan en zijn de Outlook Web App en de desktopversie van Outlook louter ‘gebruikersinterfaces’, die informatie van de mailserver ontvangt en ernaartoe verzendt (via automatische synchronisatie)?

Dit klopt ook.


2. Maakt de desktop versie van Outlook ook zijn eigen pst bestand aan zodat je mail zowel op de server als lokaal staat opgeslagen?

Er wordt een OST bestand aangemaakt, geen PST bestand (dit is tevens optioneel en kan worden uitgezet)

2. Is het antwoord op vraag 1 gelijk voor met de Outlook web app of desktopversie van Outlook aangemaakte kalender(s)/kalenderitems, taken en contactpersonen? Met andere woorden: waar worden deze gegevens standaard opgeslagen?

In het zelfde OST bestand

Betreft deze mailbox alleen de emails, of ook de kalender(s)/kalenderitems, taken en contactpersonen, die je bijvoorbeeld met de desktopversie van Outlook hebt aangemaakt?

Kalender items en contactpersonen staan in de mailbox.

Het lijkt erop dat met een deleted item hier een email wordt bedoeld. Klopt dit?

Klopt. Je kan losse items via Outlook of Webapp restoren (tot een bepaalde tijd)


Ps. Er is een heel topic aangaande deze dienst: Het algemene Office 365 topic

[ Voor 3% gewijzigd door SirDarkAngel op 18-11-2013 15:17 ]

[Tommy The Cat]

Je antwoord heeft mij goed (op weg) geholpen, bijvoorbeeld het OST bestand deed wat deurtjes open.

Hier wat informatie over offline werken in Outlook en de sync daarna met de server. Zie op deze pagina ook de Cached Exchange Mode.

Verdere bevestiging van het een en ander is hier en hier te vinden.

By default, the .ost file will contain a copy of your Exchange mailbox (Calendar, Contacts, Deleted Items, Inbox, Tasks, and so on).

^Dit gaat weliswaar over Microsoft Outlook 2000, maar de definities zullen hetzelfde zijn.

You can recover some deleted items, like messages, appointments, contacts, tasks, and notes, even after the Deleted Items folder is emptied or you’ve “hard deleted” an item by pressing Shift+Delete. This feature requires a Microsoft Exchange Server account and doesn’t work with POP3 or IMAP accounts.

[Tommy The Cat]

SirDarkAngel schreef op maandag 18 november 2013 @ 15:16:
Als ik het goed begrijp hebben webhosters hun eigen mailserver. Indien ik een emailaccount wens dat gekoppeld is aan een domeinnaam (website), vervangt Exchange Online dan de mailserver van de webhoster? Zo niet, wat is dan de verhouding tussen deze?

Dit klopt

Hierover een vervolgvraag.

Ik maak gebruik van Office 365 small business premium. Mijn mailadres is gelijk aan de domeinnaam van de zakelijke website, en ik heb alle mail via Exchange ingesteld (waaronder shared mailbox).

Vorige week ontstond er een probleem met de contactformulieren op de website als gevolg van een serverupdate van de partij die de website host. De websiteontwikkelaar heeft vervolgens wat aanpassingen gedaan om dit op te lossen. De ontwikkelaar gaf aan dat de berichten via de contactformulieren nu worden verstuurd via de mailserver van de website hoster en niet meer via de php mail-functie.

Daarop vroeg ik hem hoe zich dit verhoudt tot de mailserver van Exchange, want ik was in de veronderstelling dat ik alleen daar gebruik van maak. Hij gaf aan dat hij niet precies bekend is met de werking van mailservers, dat de mailserver van de websitehoster alleen gebruikt wordt voor het doorsturen van berichten vanaf de website naar mijn inbox. Deze moet dus worden gezien als een transporteur van berichten van de site naar de inbox, terwijl eerste de PHP functie daarvoor verantwoordelijk was (hetgeen mis ging na een serverupdate bij de websitehoster).

Hoe klinkt dit? Is de rol van de mailserver van de websitehoster logisch? Of moet e.e.a. zo ingesteld kunnen worden dat de webistehoster geen tussenschakel is en dat het formulier direct is gekoppeld aan de mailserver van Exchange?

Met andere woorden, de verhouding tussen de ene en de andere mailserver is mij niet geheel duidelijk. Kan iemand zijn licht hierover laten schijnen?

[akimosan]

Een mailserver doet in principe dat. In de meest eenvoudige vorm: verstuur mail FROM address > TO address. Daar kun je nog veel dingen omheen weven.
Op zich kan jouw hoster wel mail versturen vanaf @jouwdomein.nl maar veel spam filters kijken of de verzendende mailserver ook in de mx records staan van het domein waarvandaan de email wordt verstuurd. Da's 1.
Punt 2, ook in Exchange Server Online kan het zodanig staan dat mail voor het domain waarvoor de exchange server verantwoordelijk is, alleen maar geaccepteerd wordt van whitelisted servers.
Anders is het net zo iets als dat jij een brief krijgt van buiten, afzender: jijzelf. Terwijl jij die mail toch niet verstuurd hebt? Dan denk je ook dat er iets niet in de haak is.

Neem dus contact op met je hoster en microsoft support en vraag wat de beste opties zijn om te configureren.

[sanfranjake]

Die phpmailer moet uiteindelijk ook een mailserver contacteren om dat bericht te versturen. Ze gebruiken waarschijnlijk nu gewoon een ander script voor het sturen van die mails. Ik denk niet dat er verder in jouw situatie iets zal veranderen? Je zal hooguit je SPF-record wellicht moeten aanpassen om te voorkomen dat je geblokkeerd wordt her en der, maar dat zal niet anders zijn dan met dat php script.

[ Voor 25% gewijzigd door sanfranjake op 22-07-2014 17:39 ]

[Tommy The Cat]

Host:

Het is zo dat er altijd een tussenstap in het verzenden van de email gerelateerd aan het formulier plaatsvindt omdat onze mailserver niet gebruikt kunnen worden voor het zogenaamde relayen van mail.

De Office365 verzend dus altijd zijn berichten via onze mailserver daar is geen alternatieve oplossing voor maar dat is opzicht ook niet nodig omdat dit een prima oplossing is.

Office365 is een externe dienst die niet over een eigen mailserver beschikt, daardoor moet de mail via onze mailserver worden verzonden, deze tussenstap is dus noodzakelijk voor het functioneren. Dus tenzij je over een eigen mailserver kunt beschikken bij de Office365 dienst zijn de mailservers van [...] noodzakelijk voor het verzenden van e-mail.

Office 365 community:

You would have to ask your web site host. The issue is most likely they don't allow mail to be sent using a 3rd party service. The usual fix is to use an smtp plug in or the local mail server.

Conclusie?
-Als ik met Small Business Premium over een eigen mailserver beschik, is een directe connectie mogelijk (gaat nu niet via de website host).
-Zo niet, dan moet je gebruik maken van php script of de mailserver van de website host om de berichten van het contactformulier door te sturen naar mijn inbox van Exchange.

Vragen
-Klopt deze conclusie?
-Beschik je inderdaad over een eigen mailserver met Small Business Premium?

[_Arthur]

Tommy The Cat schreef op maandag 28 juli 2014 @ 11:59:
Conclusie?
-Als ik met Small Business Premium over een eigen mailserver beschik, is een directe connectie mogelijk (gaat nu niet via de website host).
-Zo niet, dan moet je gebruik maken van php script of de mailserver van de website host om de berichten van het contactformulier door te sturen naar mijn inbox van Exchange.

2x correct.

Vragen
-Klopt deze conclusie?
-Beschik je inderdaad over een eigen mailserver met Small Business Premium?

Nee.

Dus, je contact formulier zal het emailtje naar jouw inbox, via de smtp-server van je webhost moeten versturen.

Niet echt een spannende config en is eigenlijk 'heel normaal'.

Als je SPF records op je domein hebt zitten, zal je de mailserver van de webhost daar in op moeten nemen.