Zakelijke administratie, hoe, wat, waar?

[Mx. Alba]

Ik klus dus, waarschijnlijk zoals veel Tweakers, wat bij als ZZP-er. Mijn administratie houd ik bij in een zelfgemaakt Excel-sheet, maar ik ben daar niet erg tevreden mee. Om de belastingaangifte te vereenvoudigen zou ik de hele boel moeten omgooien en dan is het denk ik makkelijker om gewoon over te stappen naar een simpel (gratis?) (online?) (cloud?) kant-en-klaar-pakket. Maar waar vind ik zoiets?

Wat gebruik jij voor je (zakelijke) administratie en hoe bevalt dat?

[nextware]

Ik verzamel gewoon al mijn facturen en stop die in een grote map.
Deze zijn dan onderverdeeld in inkoop, verkoop, bank, kas, etc, etc.

Iedere 3 maanden lever ik deze map netjes in bij mijn boekhouder.
Die verwerkt dan alles in het programma Snelstart. Hierlangs wordt dan mijn BTW-aangifte verstuurd.
Werkt zeer eenvoudig

Mocht je het zelf willen doen:

Er is iets van een versie genaamd Snelstart XD. Hierin kun je heel eenvoudig ook zelf alles bijhouden. Ook je BTW-aangifte kun je langs deze versie doen

[ Voor 22% gewijzigd door nextware op 13-08-2012 08:32 ]

[Miss_80]

nextware schreef op maandag 13 augustus 2012 @ 08:31:
Ik verzamel gewoon al mijn facturen en stop die in een grote map.
Deze zijn dan onderverdeeld in inkoop, verkoop, bank, kas, etc, etc.

Iedere 3 maanden lever ik deze map netjes in bij mijn boekhouder.
Die verwerkt dan alles in het programma Snelstart. Hierlangs wordt dan mijn BTW-aangifte verstuurd.
Werkt zeer eenvoudig

Mocht je het zelf willen doen:

Er is iets van een versie genaamd Snelstart XD. Hierin kun je heel eenvoudig ook zelf alles bijhouden. Ook je BTW-aangifte kun je langs deze versie doen

Ik doe hetzelfde. Printje van de afschriften downloaden, bonnen de bij en de boekhouder doet de rest.

[Nakebod]

Snelstart is idd redelijk eenvoudig zover ik het gezien heb. En daarnaast, zelfs mijn moeder gebruikt(e?) het.
En relatief goedkoop. Eventueel ook in een Online variant te krijgen.

Of Exact Online.

@ Hierboven: Als je dat soort werk door de boekhouder laat doen, staat daar dan niet een erg leuk tarief tegenover?

[Wish]

Misschien kun je hier eens doorheen bladeren?
http://www.boekhoudreview.nl/

[DukeBox]

Nakebod schreef op maandag 13 augustus 2012 @ 08:40:
Exact Online.

+1

Werkt erg goed, ook als je ooit een boekhouder neemt kunnen jullie beiden daar in werken. Wat jij ingeeft kan de boekhouder correct verwerken. Dat scheeld veel tijd en dus geld.
Daarnaast is de BD er ook bekend mee en bij een check kan je jouw contactpersoon online inzage geven in je boekhouding waarmee dit vrijwel altijd afdoende is voor verdere controle (mits alles in orde is natuurlijk).

[ Voor 18% gewijzigd door DukeBox op 13-08-2012 09:14 ]

[DefLite]

Ik gebruik voor mijn bedrijf Snelstart. We zijn dit gaan gebruiken omdat onze accountant het aanraadde en het werkt prima.

Mijn ouders gebruiken het ook voor hun bedrijf en kunnen er redelijk goed mee uit de voeten.

[Kju]

Voor (kleine) ZZP'ers en starters is money medic misschien wel handiger. Je houdt je facturatie elektronisch bij, bankafschriften kan je inlezen, btw aangifte (mits je je kosten ook invoert) kan je dan ook zelf doen. Je boekhouder hoeft dan alleen één keer per jaar je totaalomzet en een kopie van alle facturen van je te krijgen (plus uiteraard je inkoop, bankafschriften etc.) om daarna je resultatenrekening en balans op te maken.
Als je niet voldoende verdient of niet aan het urencriterium voldoet om van de ondernemersaftrek gebruik te maken en je inkomen dus als resultaat uit overige werkzaamheden aangeeft (heb je dus geen balans/jaarrekening nodig) is dit ook een makkelijke optie.

Oeh en het is gratiez

[ Voor 3% gewijzigd door Kju op 13-08-2012 09:51 ]

[Stampertje]

Nakebod schreef op maandag 13 augustus 2012 @ 08:40:

@ Hierboven: Als je dat soort werk door de boekhouder laat doen, staat daar dan niet een erg leuk tarief tegenover?

Ik lever ook als in bij mijn boekhoudster en zij rekend hier dan 40 euro per uur voor. Naast het feit dat zij alles veel sneller verwerkt dan dat ik dat zou doen, reken ik meer per uur. Ieder uur dat ik dus niet aan mijn boekhouding hoef te spenderen kan ik tegen een beter tarief aan mijn klanten factureren.

[D4V3]

Ik ben zelf begonnen met Exact Online toen ik 2 jaar geleden startte als ZZP-er en werd er helemaal gek van. Ik kon niets meer terugvinden, de navigatie is erg onduidelijk en het overzicht raakte snel kwijt. Toen heb ik Reeleezee eens uitgetest (reeleezee.nl) en heb hier direct gezien hoe het wel kan. Als je niet veel administratie hebt is het gratis te gebruiken, het is overzichtelijk en werkt erg goed. Gewoon de bonnetjes en facturen invullen, bankimport doen, alles in de juiste grootboeken hangen en de rest doet de software. Laat je niet afschrikken door de Silverlight software, het zit namelijk wel erg goed in elkaar (en werkt cross-platform).

[PolarBear]

Naast Reeleezee en Exact Online is er nog een grote Nederlandse speler, namelijk http://www.twinfield.nl/.

[Verwijderd]

Via mijn accountant gebruik ik Reeleezee voor het klaarzetten van mijn aangiftes etc, voor het thuis bijhouden van in- uitgaven privé/ zakelijk, BTW overzichten etc. gebruik ik een EXCEL sheet die prima bevalt.

Al mijn inkomsten zijn uit opdrachten verkregen als zelfstandige, dus voor mij loont het hebben van een accountant.

[Herman]

Ik heb ervaring met zowel Exact als SnelStart, en die laatste lijkt me wat makkelijker om in te stappen. Al begrijp ik dat zo'n licentie voor een ZZP'er nog vrij prijzig is. (Anderszijds maakt het de aangifte OB wel een stuk eenvoudiger) In het verleden heb ik een kennis geholpen met zijn administratie en hij gebruikte een freeware pakket. Dat stukje software zat nog best goed in elkaar dus zal binnenkort wel vragen welk pakket dat was. Wellicht dat die een optie is.
Misschien is het nog wel een goede tip om bij de keuze van een pakket te kijken of je ook bankgegevens kunt importeren van je bank. Dat scheelt heel wat tijd en je saldo sluit zodoende automatisch aan.

Heb je ook al nagedacht over de inrichting van je administratie? Het kan nog best lastig zijn om bijvoorbeeld een rekeningschema te maken of de openingsbalans te creëren.

[50Miles]

Zelf ben ik werkzaam op een accountantskantoor. Wij gebruiken Twinfield, wat ik zeker kan aanraden voor iedereen. Simpel en doeltreffend. De prijs is wellicht wel wat hoger, maar bij het juiste abbonement kan je tevens facturatie e.d. uitvoeren.

[Mr_DD]

Ik zit nu in een proefperiode van Acumulus, omdat deze toevallig een koppeling beschikbaar heeft met mijn webshop. Na de proefperiode kost deze 10 euro per maand (+ een voordeel als je per jaar betaalt).

Ik heb totaal geen ervaring met boekhouden maar het ziet er wel overzichtelijk uit. Ik heb geen boekhouder en hoop deze eigenlijk niet nodig te hebben. Maar als ik de reacties hierboven lees gaat toch iedereen nog naar een boekhouder...wat kan een boekhouder eigenlijk doen wat ik niet kan?

[SinergyX]

Dr0pSHoT schreef op maandag 13 augustus 2012 @ 14:19:
Ik heb totaal geen ervaring met boekhouden maar het ziet er wel overzichtelijk uit. Ik heb geen boekhouder en hoop deze eigenlijk niet nodig te hebben. Maar als ik de reacties hierboven lees gaat toch iedereen nog naar een boekhouder...wat kan een boekhouder eigenlijk doen wat ik niet kan?

Je auto heeft ook regelmatig olie/koelvloeistof/ruitenwisservloeistof etc nodig, dan kan je zelf ook makkelijk doen, maar waarom gaan er dan toch veel naar de garage hiervoor? Voor veel is het gemak, geen uren aan je administratie zitten maar het een ander laten doen, of juist omdat een boekhouder net iets meer ziet mbt eventuele problemen of extra regeltjes.

Veel administratiekantoren regelen ook je aangiftes, zelfs jaarcijfers als het nodig is, het is een totaaloplossing waar je dan niet meer naar om hoeft te kijken.

[ Voor 9% gewijzigd door SinergyX op 13-08-2012 14:24 ]

[Verwijderd]

Dr0pSHoT schreef op maandag 13 augustus 2012 @ 14:19:
Ik zit nu in een proefperiode van Acumulus, omdat deze toevallig een koppeling beschikbaar heeft met mijn webshop. Na de proefperiode kost deze 10 euro per maand (+ een voordeel als je per jaar betaalt).

Ik heb totaal geen ervaring met boekhouden maar het ziet er wel overzichtelijk uit. Ik heb geen boekhouder en hoop deze eigenlijk niet nodig te hebben. Maar als ik de reacties hierboven lees gaat toch iedereen nog naar een boekhouder...wat kan een boekhouder eigenlijk doen wat ik niet kan?

Ik heb mijn accountant & fiscalist etc vanuit my voorgaande situatie meegenomen als het ware naar mijn huidige situatie
.
Heb in de eerste instantie een eigen onderneming (BV holding structuur, 4 BV's in totaal) gehad met 2 andere partners. Een kantoor vestiging in A'dam, een man of 10 personeel en zo'n 20+ contractor's aan het werk voor ons. In zo'n situatie ontkom je wat mij betreft niet aan een betrouwbare accountant etc, de geldstromen zijn dusdanig je dit m.i. niet zelf wilt knutselen. Los van het feit dat met minimaal 80 uur in de week werken je geen zin en tijd hebt om ook nog alle financiën bij te houden.

Heb me enige jaren geleden laten uitkopen, BV meegenomen uit de holdingstructuur etc en verder mijn diensten verkocht vanuit mijn eigen BV (ZZP eigenlijk dus) en bij mijn accountant gebleven.
Het is gemakkelijk, ik zit al jaren bij dit kantoor, de dienstverlening bevalt me en...ook al houd ik mijzelf op de hoogte van al mijn financiële zaken, ik ben gemakszuchtig genoeg in deze om een accountant het werk te laten doen ...;)

Mocht ik ooit helemaal downsizen naar bijvoorbeeld een eenmanszaak zonder ooit weer de intentie te hebben personeel aan te nemen etc, dan kan ik altijd nog minder diensten van mijn accountant afnemen. Vooralsnog bevalt het prima en is het in mijn situatie ook nog steeds slim.

[Mx. Alba]

Aan de hand van tips in dit topic ben ik eens met MoneyMedic aan de slag gegaan, ziet er lekker simpel uit.

[Kju]

Mijn vrouw gebruikt money medic al een tijdje, ondanks dat ze facturatie al in haar eigen boekhoudpakket heeft. IDeal werkt overigens ook goed, hoewel ik het niet had verwacht betalen klanten inderdaad eerder en sneller omdat ze alleen op de link hoeven te klikken.

[Mx. Alba]

Dat leek me inderdaad een leuke bonus voor een gratis pakket...

En ook eindelijk een goed klanten-adresboek en geen gedoe meer met offertes en facturen in Excel priegelen.

Ondertussen heb ik mijn eerste offerte en mijn eerste factuur via Money Medic gemaakt... Tsja, er valt aan de lay-out weinig te veranderen, dat is op zich wel jammer, maar aan een gratis pakket kan je natuurlijk ook niet al te veel eisen stellen.

[ Voor 88% gewijzigd door Mx. Alba op 13-08-2012 22:29 ]

[Hoowgii]

Nog even een reactie op het Hoe,wat,waar.
Denk eraan om jouw administratie (bank, inkoop, verkoop, ..) minimaal 7 jaar moet bewaren.
Wat is jouw administratie? Hangt ervan af! Als jij online facturen gaat versturen & boekhouden, is dit het bron document. Deze dient dan ook bewaart te blijven, voor 7 jaar.

Een export kan uitkomst bieden mits alle eigenschappen van het brondocument bewaard blijven.
Praktisch:
Daarnaast let er bij factureren op dat je een doorlopende nummering gebruikt, 201201, 201202 etc.
Zorg ook dat je alle inkoop facturen hebt.
Bij sommige bedrijven staan hun facturen in een online omgeving (denk aan kpn, vodafone) deze zou je ook moeten opslaan en bewaren. Dan kun je jouw voorheffing verklaren , mocht je ooit onderzoek krijgen.

Succes!

[Mx. Alba]

Goede tips, Hoowgii. Wat betreft inkoopfacturen doe ik dat inderdaad, als de factuur online wordt aangeboden download ik altijd de PDF en sla die op in mijn digitale administratie.

[Kju]

Uit ervaring met meerdere klanten zou ik je aanraden om alles netjes gesorteerd uitgeprint en al in mappen op jaar en soort (bank/verkoopboek) gesorteerd te bewaren. Bij een boekenonderzoek wil je de belastinginspecteur juist zo snel mogelijk weer de deur uit werken. Dat kan niet als je alles nog moet gaan opzoeken en printen enzo