Centraal email beheeren - oplossing gezocht

[twister00004]

Beste Tweakers,

Ik ben opzoek naar een oplossing voor het goed beheren van mijn mailboxen.

Ik heb 2 kantoor locaties.
1. Kantoor aan huis 2 laptops (vader en mijn eigen laptop)
2. Nieuw kantoor 2 pc's. (vader en mijn eigen pc)
(3. is het liefst wil ik ook onderweg mail in kunnen zien)

+/- 30 popboxen die ik allemaal op 1 pc/server/nas wil laten binnen komen.
Ik zoek iets waarmee ik remote tegelijk met 2 pc's emails kan beantwoorden.

Heeft iemand een idee hoe ik dit het beste zou kunnen opzetten?
Ik heb een synolgy nas 212+ draaien kan ik hier wat mee?
Moet ik een laptop als server laten draaien? zoja wat voor OS/applicaties zodat ik met 2 gebruikers en vanaf een externe locatie ook erbij kan.

Reden waarom ik nu naar een nieuwe oplossing zoek is het aantal mail verkeer neemt alleen maar toe.
Ik wil sneller op klanten mails kunnen reageren.
Ook kan ik beter inzien waarmee me vader bezig is en andersom.
En wij krijgen een nieuw kantoor doordat we samen gaan werken met een partner, waardoor ik behoefte heb om extern bij de mail te kunnen.

[SuperM]

Waarom stap je niet over op IMAP?

[LeLo]

Misschien is een Microsoft Office 365 (Outlook in the cloud) een goede oplossing voor je: http://www.microsoft.com/...s/Paginas/office-365.aspx. Anders zou je een eigen mailserver kunnen overwegen (bijvoorbeeld een Exchange server, maar daar zijn ook gratis oplossingen voor). Met een eigen Exchange server of met Outlook in the cloud kun je ook via je mobiele telefoon push-mail gaan gebruiken zodat je altijd en overal bij je e-mail kunt.

[ Voor 8% gewijzigd door LeLo op 20-03-2012 12:59 ]

[Keypunchie]

Hoe heb je het nu eigenlijk geregeld? Zelf een server draaien, of via een hosting bedrijf?

Is POP echt een vereiste? Zo ja, waarom?

In aansluiting op wat LeLo zegt, denk ik dat je het beste naar een cloud-oplossing kunt zoeken, zoals Google Apps voor business of Office 365/ Dan maakt het aantal clients niet uit. Praktisch elke moderne mailclient kan omgaan met IMAP en/of Exchange, waardoor je makkelijk je mail "in sync" houdt tussen verschillende lokaties.

[ Voor 5% gewijzigd door Keypunchie op 20-03-2012 13:22 ]

[twister00004]

Keypunchie schreef op dinsdag 20 maart 2012 @ 13:22:
Hoe heb je het nu eigenlijk geregeld? Zelf een server draaien, of via een hosting bedrijf?

Is POP echt een vereiste? Zo ja, waarom?

In aansluiting op wat LeLo zegt, denk ik dat je het beste naar een cloud-oplossing kunt zoeken, zoals Google Apps voor business of Office 365/ Dan maakt het aantal clients niet uit. Praktisch elke moderne mailclient kan omgaan met IMAP en/of Exchange, waardoor je makkelijk je mail "in sync" houdt tussen verschillende lokaties.

Via een hosting bedrijf, Pop is geen vereiste.

Die cloud oplossingen zijn wel t makkelijkst als ik het zo lees, maar via exchange misschien nog een betere oplossing, ook alles zelf in beheer.
Ik ga me er even verder in verdiepen wat nou de beste oplossing voor ons is.

*edit* weet iemand hoeveel mail accounts je kan laten binnen komen op een cloud account?

[ Voor 5% gewijzigd door twister00004 op 20-03-2012 13:56 ]

[LeLo]

twister00004 schreef op dinsdag 20 maart 2012 @ 13:52:
[...]

*edit* weet iemand hoeveel mail accounts je kan laten binnen komen op een cloud account?

Je kunt natuurlijk zoveel mailboxen aanmaken als je zelf wilt, alleen betaal je daar wel voor. Ook kun je met aliassen werken, die geen extra kosten met zich meebrengen. Je zou kunnen overwegen om één extra mailbox te kopen waar je alle gezamenlijke mail adressen (zoals info) op zet. Als je zegt dat je nu 30 POP3 mailboxen hebt, en maar twee gebruikers, gaat dat dan allemaal om gedeelde mailadressen tussen die twee gebruikers?

[twister00004]

We hebben heel veel websites met allemaal een eigen mail adres
([e-mail])
([e-mail])
([e-mail])
etc

Persoonlijke mail accounts
[e-mail]
[e-mail]
Betaal accounts
[e-mail]

Ik kan wel alles doorsturen naar 1 mail adres bijvoorbeeld [e-mail]
Dan is het alleen nog de vraag of je met 2 gebruikers op 1 account kan

[LeLo]

Met twee gebruikers op één account zal geen probleem zijn. Je mag ook met je smartphone en PC tegelijkertijd mail ophalen. Echter: als je ook met dezelfde adressen naar buiten wilt gaan mailen, wordt het wel wat complex als het allemaal aliassen zijn op één mailbox. Misschien is een eigen mailserver dan wel eenvoudiger. Hiermee kun je ook sneller en uiteindelijk goedkoper nieuwe domeinen en adressen toevoegen en mailinglists en andere zaken beheren.

Als er budget voor is, lijkt me een eigen Exchange server een mooie oplossing...

[fds]

Geen POP, maar IMAP gebruiken. Hierbij blijft de mail op de/een server staan.
Mogelijk heeft de NAS een IMAP server. Voeg die toe aan jouw mail client en verplaats de te delen mail naar folders op de IMAP server. Met een webmail client erbij kan er ook op afstand bij.

Als de NAS dit niet kan, dan heb je 2 mogelijkheden. Zelf een servertje bouwen met b.v. ClearOS of Zentyal.
Anders moet je een IMAP server op internet regelen. Mogelijk heb je die al bij een van jouw hosting paketten.
De genoemde Exchange oplossing is voor mail hetzelfde als IMAP, maar dan mag je een berg licentiekosten ophoesten.

Wel is het lastiger om de mail van 30 POP boxen automatisch in een mailbox te krijgen. Ik weet wel iets wat alle mail uit een POP box verplaatst naar een folder op een IMAP server, maar dan moet je me een DM sturen.

[lier]

Als je niet bang bent om met Linux te (gaan) werken...de Synology kan ingesteld worden voor al je domeinen (dan kan je daar al je mail op ontvangen), ik weet alleen niet zeker of multiple domains inmiddels ondersteund wordt...

Houdt in dat je je MX records van alle domeinen moet laten verwijzen naar de Synology doos.

En inderdaad...IMAP maakt het leven een stuk prettiger!

[Rolfie]

Hou er rekening mee dat de meeste internet providers niet geschikt zijn om je NAS de EMail te laten afhandelen. Meestal staat Port 25 dicht op hun firewalls en je hebt dynamische IP's. Dus vroeger of later krijg je er issues mee.

Of je zal dan een zakelijke Internet verbinding moeten nemen (of xs4all), daar heb je minder deze issues.

Maar zoals hierboven al een paar keer genoemd. Could is hiervoor een heel mooi iets. Afhankelijk wat je voor wilt betalen, google bied het gratis aan. Maar ook een betaalde versie, maar afhankelijk van hoeveel Email adressen kan het wel een prijzige oplossing worden. Of je moet alles weer in 1 mailbox laten binnen komen, das ook een mogelijkheid.

[lier]

Rolfie schreef op woensdag 21 maart 2012 @ 19:46:
Hou er rekening mee dat de meeste internet providers niet geschikt zijn om je NAS de EMail te laten afhandelen. Meestal staat Port 25 dicht op hun firewalls en je hebt dynamische IP's. Dus vroeger of later krijg je er issues mee.

Ik ken (persoonlijk) geen IP's die bij een gesloten poort 25 geen alternatief aanbieden.
En voor dynamische IP adressen heb je ik weet niet hoe lang DynDNS (gelijke) services. Geen reden dus om het niet te doen.

[libero]

Google Apps

[Rolfie]

lier schreef op woensdag 21 maart 2012 @ 20:48:
[...]

Ik ken (persoonlijk) geen IP's die bij een gesloten poort 25 geen alternatief aanbieden.
En voor dynamische IP adressen heb je ik weet niet hoe lang DynDNS (gelijke) services. Geen reden dus om het niet te doen.§

diverse providers sluiten Port 25 naar andere mail servers gewoon af. En ontvangen op port 25 is helemaal een drama. Zeker bij veel domains. Er zijn idd oplossingen voor, maar om dat voor veel domains allemaal te gaan beheren......
Daarbij laten veel mail servers via blocklist mail servers van dynmische IP's helemaal niet toe. Meestal toch spam....

Daarom niet aan beginnen. Gewoon google apps....

[Silasje]

Dit topic bied ook leuke opties:
Thuisoplossing voor meerdere mailaccounts

[ThinkPad]

Mijn voorkeur gaat ook uit naar Google Apps.

Dan heb je het in de cloud en dus overal bereikbaar, ongeacht provider. En zo'n oplossing met een Synology doos of andere NAS is natuurlijk leuk, maar dan ben je ineens wel heel erg afhankelijk van 1 apparaat. Stroomstoring/brand/waterschade/diefstal en je bent de sjaak. Dan is een cloudbased oplossing natuurlijk een stuk handiger.

[lier]

Rolfie schreef op woensdag 21 maart 2012 @ 23:45:
diverse providers sluiten Port 25 naar andere mail servers gewoon af. En ontvangen op port 25 is helemaal een drama. Zeker bij veel domains. Er zijn idd oplossingen voor, maar om dat voor veel domains allemaal te gaan beheren......
Daarbij laten veel mail servers via blocklist mail servers van dynmische IP's helemaal niet toe. Meestal toch spam....

Daarom niet aan beginnen. Gewoon google apps....

Om te versturen heb je zoiets als een smarthost. Overigens terecht dat mail servers standaard IP adressen (zowel dynamisch als statisch) van eindgebruikers blokkeren...

Misschien kan je me een voorbeeld noemen van een "probleem provider"? Nogmaals, ik ben nog geen provider tegen gekomen waar geen eenvoudige oplossing is in te stellen (en het ontgaat met even wat het aantal domeinen hiermee te maken heeft).

[aZuL2001]

Kijk ook eens naar Hosted Zarafa.

Bevalt mij in ieder geval erg goed.

[rvvliet]

Waarom niet Google Apps, hang hier meedere domain aliases aan of stel in je google apps.

Of als je met maar 1 domein en geen aliases kun je altijd nog in je Google Apps account instellen dat deze pop op moet halen. Altijd en overal dezelfde web interface of in je offline pakket via IMAP.

[brambo123]

Je nas zou ik niet gebruiken.
Als je internet even uitvalt kan mail niet worden bezorgt > weg mail.
Ik zou toch voor Google Apps gaan.
Misschien kun je zelfs met de gratis versie van Google Apps.
Je kan dan max. 10 accounts aanmaken.
Echter kun je wel aan 1 account meerdere mail adressen koppelen.
Dus waarschijnlijk heb je aan 3 accounts genoeg.
Bij Google Apps kun je trouwens meerdere domeinnamen instellen, niet onbelangrijk in dit geval.

[lier]

brambo123 schreef op donderdag 22 maart 2012 @ 08:48:
Als je internet even uitvalt kan mail niet worden bezorgt > weg mail.

[DiedX]

Dit klinkt meer als een ticketsysteem?

OTRS voor info@ adressen, en verder eigen popboxen?

[Keypunchie]

Als je internet even uitvalt kan mail niet worden bezorgt > weg mail.

Als er iets is dat wel hardnekkig is, dan is het wel mail. Een versturende server zal gewoon een wachtrij (queue) voor mail beginnen, als hij geen contact kan leggen met de doelserver.

Sterker nog, sommige anti-spamprotocollen, zoals greylisting, zijn gebaseerd op dit gedrag. Kort gezegd, als mail van een nog onbekende bron komt, dan wordt de eerste keer gewoon botweg geweigerd om de mail aan te nemen. Immers, een legitieme server zal het heus nog wel een keertje proberen.

Mocht een mail echt niet aankomen, dan hoort een goed geconfigureerde mailserver ook een bounce te sturen naar de verzender.

In mijn ervaring moet je echt moeite doen om mail kwijt te raken.

[ppl]

Tijdens het versturen van mail kan de verbinding ook wegvallen. Daar zijn mailservers niet zo op berekend waardoor de kans wel groot is dat je het echt kwijt bent. Weliswaar een hele kleine kans maar een kans niettemin. Hier kun je overigens niets tegen doen. Gewoon echt domme pech hebben. In alle andere gevallen zal er eerst contact worden gezocht met de andere kant. Als dat uitblijft krijg je een timeout waarna er een tellertje gaat lopen. Is dat tellertje afgelopen dan probeert hij het weer opnieuw. Dat probeert hij dan een aantal keer maar is niet oneindig. Na die x aantal keer krijgt de verzender een berichtje dat de mail niet kon worden afgeleverd. Kan diegene het opnieuw proberen. De kans op verlies van mail is dus zeer miniem.

[twister00004]

Ik zal eens kijken wat mijn opties zijn in Zarafa.

En zal ook naar google apps kijken.

Had al een testje gedaan via Office 365, maar dat is een hele klus om dat goed werkend te krijgen.