Klantenbestand, Access of Excel?

[dutchcanadian]

Een klantenbestand van 4 a 500 klanten moet gedigitaliseerd worden. Wat is de beste optie? Excel of Access?
In de nabije toekomst komt er ook een webwinkel gebaseerd op Magento. Zijn er manieren om Magento te koppelen aan een Access database?

Groet,

[zwippie]

Ga alsjeblieft niet een webshop draaien op Access...

Wat wil je verder met het klantenbestand doen? Aanbiedingen/offertes/rekeningen sturen? Bestellingen bijhouden? Dan is het wel handig om het in een database te gooien.

[Cloud]

Technisch gezien ís Access een database natuurlijk. Maar als je echt moet kiezen tussen Excel en Access zou ik zeker voor Access gaan, toch iets degelijker en vooral veel meer mogelijkheden.

Als je echter van plan bent een webshop te openen kan het ook wel lonen om te kijken naar welke webshop dat dan wordt (Magento) en wat de mogelijkheden binnen dát pakket zijn om een klantenbestand aan te leggen. Dat laatste zou mijn voorkeur hebben om eerlijk te zijn.

[dutchcanadian]

Voorlopig is het alleen het bijhouden van een klantenbestand. Maar ik wil wel de mogelijkheid houden uiteindelijke uit te breiden met factureren, etc.

Ik wil ook geen webshop draaien op access maar was benieuwd of het mogelijk is gegevens uit een klantenbestand te importeren naar bijvoorbeeld magento.

[RaZ]

Natuurlijk is dat mogelijk. In Office-pakketen kan je met VBA werken, en dus de gegevens uitlezen, en die weer ergens anders in stoppen.

Of je dat zelf kan maken, is een tweede natuurlijk. Of er standaard scripts voor zijn, daar heb je Google voor.

Het uitdraaien van facturen kan in Access, maar ook gewoon in Excel als je een beetje handig met met macro's. Je kan eigenlijk complete applicaties maken in zowel Access als Excel.

Maar als je afhankelijk bent van 3rd-party zaken omdat je het zelf niet kan schrijven, is Access en Excel misschien niet de juiste tool daar voor.

[Cloud]

Magento zal ongetwijfeld bestanden kunnen importeren met klantgegevens. Dat zal waarschijnlijk niet specifiek jouw handgemaakte Access database zijn, maar vaak kunnen wel .csv bestanden ingelezen worden bijvoorbeeld.

Verder is voor het bijhouden van een klantenbestand Access natuurlijk heel geschikt.

[dutchcanadian]

RaZ schreef op dinsdag 29 november 2011 @ 11:18:

Maar als je afhankelijk bent van 3rd-party zaken omdat je het zelf niet kan schrijven, is Access en Excel misschien niet de juiste tool daar voor.

Een eenvoudig klantenbestand in Access kan ik wel maken. Vba heb ik echter geen ervaring mee. Je bedoelt kant en klare tools?

[RaZ]

Als jij een eigen database gaat bouwen, en je die later in een ander pakket wil importeren, zal je zelf die tool moeten schrijven, omdat je eigen database maatwerk is.

Dan heb je aan kant en klare tools namelijk helemaal niets. Die kennen jouw structuur gewoon niet.

Dat zou je dan echt zelf moeten maken als je die gegevens eenmaal in een pakket als Magento wil krijgen. Je zal toch een converteerslag moeten gaan schrijven. Een simpele export naar een .CSV wil niet zeggen dat die structuur die je uit Access krijgt uberhaupt de logica van Magento heeft. Dat ligt meer aan hoe je je eigen database opbouwt. Of hoe je skills zijn om een converteerslag kan maken zodat het netjes past op een andere back-end.

[dutchcanadian]

Dank voor de uitleg. Zijn er ook goede boeken te krijgen waaruit één en ander te leren is?
Zoals ik al zij, een standaard database krijg ik wel van de grond. Maar ik wil mij hier graag verder in verdiepen.

[RobIII]

Kijk eens in ons [Alg] Centraal boekentopic - part II

[zwippie]

Ligt er aan wat je nou wil doen. Als je met Access wilt werken: haal een goed boek over Access/VBA. Je kan best leuke 'apps' maken met Access maar die kun je weggooien op het moment dat je het multi-user of online wilt gebruiken.

Boeken zijn altijd wel te vinden. Loop eens binnen bij de grotere boekhandel.

[rvrbtcpt]

Als je toch met Magento gaat werken, waarom installeer je dat niet alvast?
Je kunt zelfs met Access toegang krijgen tot de Magento database en op die manier klantgegevens bekijken.
Alleen toevoegen en wijzigen is wat lastiger ivm relaties tussen tabellen.
Maar je zou de Magento backoffice misschien al kunnen gebruiken hiervoor, ik weet niet hoe handig die is om dit soort dingen mee te doen.
Dat voorkomt straks exporteren en importeren wat meestal geen prettig werk is.

[dutchcanadian]

Heb er even verder over nagedacht. Ik denk dat het misschien ook nog een optie is om het access bestand en de webwinkel compleet gescheiden te houden. Het Access bestand gaat om reparatieklanten. Magento zal alleen voor verkoop van nieuwe machines zijn.

[RaZ]

Een dubbele administratie voeren is niet handig.

Een klant die iets besteld via de webshop, geeft z'n gegevens in. Die hengel jij over voor een reparatie. Klant verhuist, en voert netjes z'n nieuwe adres in in de webshop als ie weer wat besteld.

Vervolgens komt er iets terug, en jij gebruikt in je reparatie-administratie dan mooi wel het verkeerde adres.

Zou namelijk gehoorlijk lullig zijn als jullie dan spullen terugsturen naar een oud adres.

Je kan met Access (dmv VBA) natuurlijk ook gewoon communiceren met de database van Magento. Dat lijkt me een veel handigere optie. Maarja, dat moet je dan waarschijnlijk wel eerst maken als daar geen plugin voor is.

[dutchcanadian]

Daar heb je een goed punt. Dank voor alle uitleg, ik ga er mee aan de slag.

[Boss]

Als Magento gewoon MySQL gebruikt en het bij je provider is toegestaan dat je van buitenaf direct de database kan benaderen dan kan je redelijk makkelijk een (ODBC) koppeling opzetten. Dan kan je de klanten-tabel uit Magento direct benaderen vanuit je Access database en waarschijnlijk met een aantal eenvoudige queries de data in beide bestanden gelijk maken.