help, projectmanagement

[qadn]

Ik ben sinds een week of twee op mijn nieuwe (sinds februari) baan eindelijk begonnen aan mijn grote project. (koppeling en nieuwe functionaliteit voor twee complexe taalkundige producten).

Maar nu kom ik er achter: ik heb eigenlijk geen idee hoe een project te leiden cq overzichtelijk te houden.
De "bazen" zijn niet heel behulpzaam, "gewoon doen" e.d. komt eruit.
(en een bult gerant over projectmanagement methoden).

Nu geloof ik best dat we hier in een unieke situatie zitten (geen klanten, alleen maar zeer technisch vaardige mensen, etc.) maar één of andere methode om het overzicht te houden en de richting aan te geven lijkt mij wel handig.

For the record: ik heb mij enigsinds ingelezen qua Prince2 (past niet echt hier) en PCM (past wel enigsinds). Maar voordat ik mij echt volledig op iets stort had ik graag wat meningen gehoord

Dus, help?

[Anoniem: 111703]

Als ik in jouw schoenen zou staan, had ik het project nimmer begonnen. Je zegt dat je eigenlijk geen idee hebt hoe je een project moet leiden, of überhaubt wat er bij projectmanagement allemaal komt kijken, en het klinkt alsof de leidinggevenden daar ook niet echt weten wat er moet gebeuren. Ik weet niet hoe "groot" jouw project is, en hoeveel mensen daaraan werken (lees: onder jou leiding werken) maar het klinkt alsof je wellicht iets teveel hooi op je vork hebt genomen.

Maar goed, wat is nu precies je doel voor wat betreft dit topic? Ik vrees dat niemand jou even snel kan uitleggen hoe projectmanagement werkt.

[Voor 7% gewijzigd door Anoniem: 111703 op 28-06-2011 11:35]

[djluc]

In basis is het vrij simpel, er moet wat gedaan worden en je hebt mensen die dat moeten doen. Beide moet je allereerst inzichtelijk maken en je moet daarvoor de tijd krijgen van je leidinggevende.

Als je daarmee start wordt veel al inzichtelijk. Theorieën e.d. zijn nog niet bepaald van toepassing als je niet eens weet wat je moet managen.

Afhankelijk van je project en team kan er een theorie bestaan maar waar je baas op stuurt, beetje hands-on aanpak werkt vaak ook prima. Zeker met professionals die gewoon doorwerken. Er zit een groot verschil in de manier van aansturing tussen "domme" handjes en "slimme" handjes. De domme moet je steeds voeren met taken, de slimme kan je juist zelf zaken laten regelen en moet je met name soms beperken zodat ze niet doorschieten op minor issues.

Je geeft aan het het jouw project is, is jouw positie dat je eindverantwoordelijk bent voor je project? Heb je een deadline e.d?

[MuddyMagical]

qadn schreef op dinsdag 28 juni 2011 @ 11:24:
For the record: ik heb mij enigsinds ingelezen qua Prince2 (past niet echt hier) en PCM (past wel enigsinds). Maar voordat ik mij echt volledig op iets stort had ik graag wat meningen gehoord

Dus, help?

Euh, nieuwe baan zoeken. Je gaat serieus op een forum vragen om hulp hoe je een project moet leiden?!

Poging tot:
Zorg dat je duidelijk krijgt voor je zelf wat de stappen zijn die het project moet doorlopen. Hiervoor zul je iedereen bij elkaar moeten halen zodat je een samenhangend geheel krijgt. Daarna maak je een tijdsplanning aan de hand van de stappen en zorg je ervoor dat iedereen een target / deadline heeft en hou je ze eraan.
Bedenk dat jij het project moet managen, dit betekend niet dat je alles zelf moet doen. De technische kennis en specialisatie zit bij je projectleden. Laat hun maar doen waar ze goed in zijn.

[nare man]

qadn schreef op dinsdag 28 juni 2011 @ 11:24:
(...) mijn grote project

(...) complexe taalkundige producten

(...) enigsinds

Auw.

[argro]

Misschien heb je iets aan hetgeen in dit topic staat: Project management, hoe en wat??

[Anoniem: 111703]

nare man schreef op dinsdag 28 juni 2011 @ 12:13:
[...]


Auw.

Mooie toevoeging.

[Voor 3% gewijzigd door Anoniem: 111703 op 28-06-2011 12:35]

[Exirion]

Beetje te veel gebluft bij je sollicitatie?

[André]

Anoniem: 111703 schreef op dinsdag 28 juni 2011 @ 11:34:
Als ik in jouw schoenen zou staan, had ik het project nimmer begonnen. Je zegt dat je eigenlijk geen idee hebt hoe je een project moet leiden, of überhaubt wat er bij projectmanagement allemaal komt kijken, en het klinkt alsof de leidinggevenden daar ook niet echt weten wat er moet gebeuren. Ik weet niet hoe "groot" jouw project is, en hoeveel mensen daaraan werken (lees: onder jou leiding werken) maar het klinkt alsof je wellicht iets teveel hooi op je vork hebt genomen.

MuddyMagical schreef op dinsdag 28 juni 2011 @ 11:57:
[...]

Euh, nieuwe baan zoeken. Je gaat serieus op een forum vragen om hulp hoe je een project moet leiden?!

Net alsof je eerst zwaar opgeleid moet zijn en iets heel goed moet kunnen voordat je er aan mag beginnen? Bepaalde projecten zijn prima met gezond verstand en overzicht te managen. En als projectleider moet je ergens beginnen.

Iedereen heeft toch wel eens een taak gekregen die misschien wat te hoog gegrepen lag? Ik zou hier altijd "ja" op zeggen en er alles aan doen om me de materie eigen te maken. Groeien noem je dat ook wel.

Zonder de exacte details te weten kun je nooit goed oordelen of het echt kansloos is

[Voor 3% gewijzigd door André op 28-06-2011 12:38]

[MuddyMagical]

André schreef op dinsdag 28 juni 2011 @ 12:37:
[...]

[...]

Net alsof je eerst zwaar opgeleid moet zijn en iets heel goed moet kunnen voordat je er aan mag beginnen? Bepaalde projecten zijn prima met gezond verstand en overzicht te managen. En als projectleider moet je ergens beginnen.

Iedereen heeft toch wel eens een taak gekregen die misschien wat te hoog gegrepen lag? Ik zou hier altijd "ja" op zeggen en er alles aan doen om me de materie eigen te maken. Groeien noem je dat ook wel.

Zonder de exacte details te weten kun je nooit goed oordelen of het echt kansloos is

Helemaal mee eens. Alleen is deze zin

ik heb eigenlijk geen idee hoe een project te leiden cq overzichtelijk te houden

toch zorgwekkend als je als projectleider gaat werken. Ik vind dat je dan toch enige ervaring moet hebben voordat je aan zo iets begint. En anders moet je kleiner beginnen...

[Anoniem: 111703]

André schreef op dinsdag 28 juni 2011 @ 12:37:
Net alsof je eerst zwaar opgeleid moet zijn en iets heel goed moet kunnen voordat je er aan mag beginnen? Bepaalde projecten zijn prima met gezond verstand en overzicht te managen. En als projectleider moet je ergens beginnen.

Zwaar opgeleid zijn en "eigenlijk niets van projectmanagement af te weten" liggen nogal ver uit elkaar IMHO. Je hebt wel een zekere basis nodig om te kunnen "groeien".

^Met hierboven dus.

[Exirion]

Anoniem: 111703 schreef op dinsdag 28 juni 2011 @ 12:39:
Zwaar opgeleid zijn en "eigenlijk niets van projectmanagement af te weten" liggen nogal ver uit elkaar IMHO. Je hebt wel een zekere basis nodig om te kunnen "groeien".

^Met hierboven dus.

Precies. Ik ben ook geen projectleider omdat ik liever andere dingen doe, maar als me gevraagd wordt om een project te leiden dan weet ik heus wel hoe ik dat moet aanpakken. Als je zo in de paniek schiet dan heb je echt de verkeerde baan gekozen.

[qadn]

Anoniem: 111703 schreef op dinsdag 28 juni 2011 @ 11:34:
het klinkt alsof je wellicht iets teveel hooi op je vork hebt genomen.

Punten voor captain obvious

MuddyMagical schreef op dinsdag 28 juni 2011 @ 11:57:
[...]

Euh, nieuwe baan zoeken. Je gaat serieus op een forum vragen om hulp hoe je een project moet leiden?!

Maar het is zo dat binnen de wereld waar ik werk en met mijn opleiding het van je verwacht wordt dat als je in het diepe wordt gegooid dat je zelf wel weer komt bovenzwemmen.
(Academische opgeving, gepromoveerd).
Sterker nog, dit overkomt ongeveer elke promovendus die daarna in de academische wereld blijft.
Ik vind het niet een goed iets, maarja het is zo

En zoals ik al refereerde heb ik mijn tekorten aangegeven aan de chef, maar die vind cursusen in dingen als projectmanagement onzin, vooral vanwege slechte ervaringen in het verleden.

[b][message=36302648,noline]
Je geeft aan het het jouw project is, is jouw positie dat je eindverantwoordelijk bent voor je project? Heb je een deadline e.d?

Ja, en "when its done".

nare man schreef op dinsdag 28 juni 2011 @ 12:13:
Auw.

Dank.

Exirion schreef op dinsdag 28 juni 2011 @ 12:36:
Beetje te veel gebluft bij je sollicitatie?

Helemaal niet. Dit wordt gewoon van je verwacht op een gegeven moment en daar heb je dan maar zelf te leren zwemmen

Overigens:
Qua wat er moet gebeuren en wie dat gaat doen is behoorlijk duidelijk.
Hoe de technische kant (qua architectuur, implementatiekeuzes, mensen binnen hun expertise laten beslissen, etc.) moet is helemaal duidelijk. Het is niet dat ik volledig in het wilde weg wat aan het doen ben.

En project leiden houd bij deze toko in dat je ook een groot deel van de implementatie doet.

Edit: overigens inmiddels ook een duidelijk plan gemaakt voor wat versie 0.0.0.1 moet kunnen en wie wat doet. Mensen zijn in ieder geval enthausiast (want het gaat kekke dingen doen met supervised en unsupervised learning enzo)*.

*) Ik kom uit de machine learning / natural language processing.

[Voor 6% gewijzigd door qadn op 28-06-2011 12:49]

[significant]

Lees het boekje van Roel Grit, project management.

Stel doelen, targets, verdeel het project op in subprojecten, maak mensen verantwoordelijk voor taken.

Als projectleider hoef je geen haar aan het feitelijk project te doen (zwart/wit gezien) jij hebt een coordinerende rol. Voor de collegialiteit doe je wel wat mee helpen of course.

Ken je team, maak duidelijk wat je wilt. Zorg dat iedereen exact wat hij/zij moet doen, waar hij op wordt "afgerekend". Zorg voor goede samenwerking en overeenstemming.

Ben dan nog jong met mijn 23, maar heb al enkele grote projecten geleid (reorganisaties, personeelsmanagement, etc). Allemaal zonder ook maar 1 sec opleiding gevolgd te hebben laat staan uberhaupt afgestudeerd te zijn (nog studerende). Lees wat boekjes door, maar denk vooral logisch na :-)

[qadn]

Even voor de duidelijkheid: hier is zeker geen paniek aanwezig Het leek me echter handig het één en ander op te zoeken voordat ik zelf het wiel opnieuw ga uitvinden.

[Anoniem: 151099]

Maar ben je aangenomen als PM?

Houd een planning bij met taken en deadlines, zorg voor een totaaloverzicht om te kijken of de gestelde deadlines gehaald kunnen worden, houd alle taken in de gaten en ga achter mensen aan als zaken niet geregeld worden.

Als je het niet aan denkt te kunnen, zeg dan liever nu dat je het niet aankan.

[qadn]

Anoniem: 151099 schreef op dinsdag 28 juni 2011 @ 13:43:
Maar ben je aangenomen als PM?

Nee.
Maar niemand is dat hier (als functie).

Wel heeft elk project iemand die ervoor verantwoordelijk is. Maar die bij een ander project bijvoorbeeld alleen maar meewerkt.

[Exirion]

qadn schreef op dinsdag 28 juni 2011 @ 13:48:
Nee.
Maar niemand is dat hier (als functie).

Wel heeft elk project iemand die ervoor verantwoordelijk is. Maar die bij een ander project bijvoorbeeld alleen maar meewerkt.

Nou, begin eerst met wat vertrouwen hebben in je eigen gezonde verstand. De rest zal wel los lopen als je het allemaal een beetje logisch aanpakt. Ik neem aan dat je niet meteen een project met 20 man onder je hebt, dus er is genoeg ruimte om te leren.

[Garyu]

Exirion schreef op dinsdag 28 juni 2011 @ 13:54:
[...]

Nou, begin eerst met wat vertrouwen hebben in je eigen gezonde verstand. De rest zal wel los lopen als je het allemaal een beetje logisch aanpakt. Ik neem aan dat je niet meteen een project met 20 man onder je hebt, dus er is genoeg ruimte om te leren.

Zou ik ook zeggen. Je posts na je startpost zien er allemaal toch wat nuchterder uit dan de eerste, en het scheelt dat je a) technisch weet waar je het over hebt, b) gemotiveerde mensen onder je hebt, en c) weet dat je niet alles weet.

Dan zou ik eens gaan beginnen een projectplan te maken, inschatten welke dingen eerst gedaan moeten worden, en welke later, hoeveel tijd dei ongeveer gaan kosten, en wie die dingen het beste kan gaan doen?

[dacken]

Met een dosis gezond verstand en weten hoe je moet plannen kom je al een heel eind. Project management is all about risico's managen en zorgen dat die geaccepteerd worden of afgedekt worden.

Ik weet niet of je budget verantwoordelijk bent... maar ik ga maar even uit van niet.

Zet dit eerst eens op papier:

1) Wat is je doel (wat zijn je deliverables, wat lever je op)?
2) Wat is de toegevoegde waarde voor de Organisatie waarvoor je dit project doet?
3) Wat zijn de risico's? (Ja, dat er in de Organisatie geen degelijke project management kennis is, is zeker een groot risico!) en wat zijn mogelijkheden om deze te managen of borgen?
4) Wat is de impact (Moeten er gebruikers getraind worden? Moeten er systemen om?)
5) Welke aannames doe je? (Ga je er van uit dat er voldoende capaciteit is (zowel uren als hardware)?
6) Wie is de eindverantwoordelijke (aan wie rapporteer je?)
7) Wanneer moet het af zijn?

Als je al deze informatie hebt, gooi dat in een document. Als het goed is moet je met deze informatie een fatsoenlijke planning kunnen maken.

Vergeet ook niet om de mensen te betrekken die jouw producten moeten gebruiken. Laat de mensen jouw risico's accepteren, en zo niet, manage die risico's dan zodat ze geen probleem zijn.

Wees bovenal klantvriendelijk en denk mee met de organisatie!

[Silver7]

Volg een avond en/of weekend cursus Projectmanagement voor basis-beginselen....

[Planck]

qadn schreef op dinsdag 28 juni 2011 @ 12:47:
Maar het is zo dat binnen de wereld waar ik werk en met mijn opleiding het van je verwacht wordt dat als je in het diepe wordt gegooid dat je zelf wel weer komt bovenzwemmen.
(Academische opgeving, gepromoveerd).

Ik heb een vergelijkbare ervaring. Ik heb eerst een promotietraject gedaan en ben daarna aangenomen als postdoc om een project te leiden als projectmanager. Ik had 0 ervaring, geen projectmanagement cursus gedaan. Gewoon gedaan - op basis van gezond verstand. Het project is inmiddels na 4 jaar uiterst succesvol geëindigd.

Het ging om een Europees project met 17 partners met op elk moment zo'n 35-40 man die er tegelijkertijd aan werkte.

Belangrijk is om in het begin je project op te hakken in stukken en duidelijk te hebben welke partij verantwoordelijk gaat zijn voor welk stuk, welke deadlines daarbij zijn en wie er kan worden aangesproken. Je moet dus een planning maken waarin de tijdsplanning duidelijk wordt. Houdt rekening met een kwaliteitsfase (reviews, debuggen, etc) en houdt ruimte voor tegenslagen.

Verder is het vooral in het begin erg duidelijk om veel met elkaar te praten en precies helder te hebben wat iedereen denkt en of het bij elkaar past. Je zult merken dat ook al als mensen dezelfde woorden gebruiken en zeggen het met je eens te zijn dat in de praktijk ze eigenlijk toch iets heel anders voor ogen kunnen hebben. Je praat heel snel langs elkaar heen en dat kan later heel veel ellende opleveren.

Plan vaste meetings. Als je met veel mensen samenwerkt is het ontzettend moeilijk om een tijdstip te vinden dat iedereen kan. Door vaste meetings in te lassen om de paar weken binnen een werkpakket is het makkelijker voor iedereen om deze tijdstippen vrij te houden. Tijdens deze meetings bespreek je de voortgang en probeer je (of wie leidend is binnen het werkpakket) te detecteren wat de knelpunten zijn. Een dergelijke meeting heb je ook met de werpakketleiders. Maak steeds concrete afspraken wanneer mensen dingen af hebben. Je krijgt zo ook snel in de gaten op wie je kunt vertrouwen en wie je sterk moet monitoren.

Zorg voor een communicatieplatform, een werkomgeving, een ontwikkelmachine waarop alle software kan worden samengebracht en getest, een code repository, een website als nodig, enz.

Doe actief aan kwaliteitsbewaking. Er was een plan dat alle geschreven documenten en software werd gereviewed door minstens twee personen die niet bij het werkpakket zijn betrokken. De makers waren verplicht om het commentaar serieus te nemen en zoveel mogelijk te verwerken. Ik hield zelf toezicht op dat deze kwaliteitsslag ook daadwerkelijk werd gemaakt en controleerde persoonlijk steekproefsgewijs of er iets werd gedaan met de commentaar. Ook krijg je snel voor jezelf op een rijtje waar toezicht nodig is en waar niet.

Moet je ook wat doen met financiën? Heb ik ook gedaan. Budgetten en persoon maanden waren vooraf afgesproken per partner. Je moet de cijfers zo vaak zien te vragen dat je goed in de gaten hebt op welk tempo de gereserveerde resources worden verbruikt - ik deed het jaarlijks, maar achteraf had ik het misschien halfjaarlijks moeten doen. Als een partner binnen een jaar de helft van de resources al heeft opgebruikt gaat er iets niet goed en moet er worden bijgestuurd. Hetzelfde geld als een partner na twee jaar nog maar 15 procent van zijn resources heeft gebruikt. Daarbij wil je ook nog in de gaten houden wat elke partner zo ongeveer doet om zeker te weten dat elke partner zijn steentje bijdraagt. Hoe sneller dat je detecteert dat een partner niet doet maar wel declareert, hoe meer tijd je hebt om er over te zeuren en het recht te laten zetten. Je wil voorkomen dat ze op het eind claimen veel te hebben gedaan 'buiten het project' en dat ze niet genoeg input kregen binnen het traject om te weten wat ze moesten doen. Ik heb met een zo'n partner te maken gehad die dat heeft geprobeerd. Gelukkig vanaf begin af aan onder de loep gehad en gezeurd en na 3 jaar heb ik ze onder grote druk kunnen zetten zodat ze ten eerste resources overhevelden naar degenen die hun werk hebben overgenomen en wel hebben gedaan en dat ze ten tweede het laatste jaar wel alles hebben gedaan om er een succes van te maken.

Uiteindelijk vond ik het reuze meevallen. Vooral in het begin zwem je in alles wat er gedaan moet worden, wat je dan zelf precies moet doen en met welke houding en hoe je het regelt. Maar als je op een bepaald moment merkt dat je het gewoon zelf kunt inrichten zoals jij denkt dat het goed is kun je met een beetje visie, zelfverzekerdheid en doorzettingsvermogen zonder problemen een heel eind komen.