Project management, hoe en wat?

[Standeman]

De laatste tijd krijg ik steeds meer verantwoordelijkheden in mijn werk. Waar ik ben begonnen als een soort lead developer waarbij ik het ontwikkel proces naar een wat hoger niveau heb getild krijg ik nu wat meer project management taken toegereikt (c.q. in de schoenen geschoven ). Allerhande interne en klant projecten wil ik wat meer naar me toe trekken wat betreft coördinatie en voortgang.

Leuk natuurlijk, aangezien ik nu ook mijn neus in andere zaken zal gaan steken, meer op de voorgrond kan treden en meer aspecten aan mijn huidige baan kan toekennen. Het probleem is echter dat ik eigenlijk vrij weinig ervaring heb met het beheren van projecten en nog veel moet leren op dat vlak.
Hoe kan je bijvoorbeeld op een behoorlijke manier je projecten coördineren zodat ze op tijd en binnen het budget op geleverd? Op welke manier zorg je er voor dat je het overzicht houd van alles wat gedaan moet worden zodat er niets vergeten wordt of er door heen slipt? Welke tooling (software?) is handig om voortgang te bewaken? Hoe noodzakelijk en handig is iets als Prince2?

Dat zijn een paar vragen die bij mij zomaar te boven schieten. In dit topic wil discussieren over ervaringen in project management en hoe jij er tegen aankijkt. Wat zijn de ervaringen van gebruikers hier op GoT? Wat zijn de standaard pittfals en wat zijn voor jouw de belangrijke leermomenten geweest die je niet meer snel zal vergeten. Wat vind je de leuke / minder leuke kanten van project management.

In het WI forum kon ik eigenlijk niet zo gek veel ervaringen vinden behalve Van Code monkey naar projectmanager?. Hier staat al wat informatie in, maar ik wil het eigenlijk breder trekken en niet alleen in te gaan op mijn "probleem"

[argro]

Bewaken begint met een goed plan. Zonder plan valt er niets te bewaken en om iets goed te bewaken moet het betreffende plan ook goed zijn. Een goed plan is een voldoende gedetailleerd plan (niet te gedetailleerd maar ook niet te globaal) en een plan wat qua budget, planning, kwaliteit et cetera realistisch is.

Vanzelfsprekend zal een project niet zo lopen als gepland, maar met het goede van te voren opgestelde plan in de hand zijn afwijkingen makkelijk te constateren. Vervolgens moet je de consequenties van een dergelijke afwijking inschatten en indien nodig het plan actualiseren. Hier moet je een goed evenwicht in vinden.

Een valkuil vind ik een te grote focus op geld en tijd bij de bewaking van projecten. De focus zou m.i. op geld, tijd en kwaliteit moeten liggen. Natuurlijk is een te duur en te laat opgeleverd project vervelend, maar een slecht resultaat waar nog jaren mee gewerkt moet worden is misschien nog wel erger.

offtopic:
Offtopic: projectmanagement, ontwikkelproces, klantprojecten et cetera zijn één woord

[dr snuggles]

Eens met argro. Aanvulling: verdiep je ook in de zachte kant van het vak. Communiceren, feedback geven, motiveren, aansturen, politiek & belangen inzien, luisteren, enz.

[Voor 3% gewijzigd door dr snuggles op 23-05-2011 21:47]

[n4m3l355]

Ik ben geen ICT'er laat ik dat voorop stellen dus misschien dat er practischere spielerij is voor dat vakgebied. Zelf houd ik me bezig als projectcoordinator met een kleine 25 projecten waarbij varierend van een man of 10 tot 250 bij betrokken zijn en in verschillende stages. Ik begin als eerste altijd te inventariseren wat willen we en hoeveel tijd. Vreemd genoeg geld is natuurlijk van belang maar uren spenderen om productie te maken is altijd overtreffend mits projecten daadwerkelijk worden gerealiseerd.
Mijn belangrijkste tool om alles lopende te houden is dan ook met name m'n planningen die ik realiseer in Asta Project wat me goed relaties laat maken en een duidelijk beeld geeft op verloop en gebruik van uren.

[Bonsaiboom]

argro schreef op maandag 23 mei 2011 @ 15:24:
Bewaken begint met een goed plan. Zonder plan valt er niets te bewaken en om iets goed te bewaken moet het betreffende plan ook goed zijn. Een goed plan is een voldoende gedetailleerd plan (niet te gedetailleerd maar ook niet te globaal) en een plan wat qua budget, planning, kwaliteit et cetera realistisch is.

Even extra benadrukt in de reactie van argro hoe belangrijk het realisme is. Ik heb al vele projectplannen voorbij zien komen, waarbij meteen een kanttekening gemaakt werd "Ja maar dit halen we niet, dat weten we nu al", of waarbij ik dat als antwoord kreeg zodra je er naar gaat vragen. Het project is dan meestal nog niet begonnen.

Dat kan dus echt niet, je bent dan nog niet aan het plannen, maar aan het dagdromen blijkbaar. (je is niet persoonlijk hier, voordat iemand het zo opvat )

[r.e.s]

Een belangrijk aspect van mijn afstudeeronderzoek heeft te maken met PRINCE2, persoonlijk zie ik PRINCE2 als een hulpmiddel niet als een leidraad. Het geeft fasering,sturing en beheersing aan je projecten. Ook zullen veel project leden al bekend zijn met deze methodiek(ook niet bepaald onbelangrijk!). En is er over het gebruik van PRINCE2 veel documentatie over te vinden ( tip: lees eens de kleine Prince2! ).

Pas op dat je door de overdaad aan informatie en templates geen documentatie gaat schrijven om het schrijven.

[Voor 21% gewijzigd door r.e.s op 24-05-2011 09:01]

[Nvidiot]

Bonsaiboom schreef op maandag 23 mei 2011 @ 23:16:
[...]
Even extra benadrukt in de reactie van argro hoe belangrijk het realisme is. Ik heb al vele projectplannen voorbij zien komen, waarbij meteen een kanttekening gemaakt werd "Ja maar dit halen we niet, dat weten we nu al", of waarbij ik dat als antwoord kreeg zodra je er naar gaat vragen. Het project is dan meestal nog niet begonnen.

Dat kan dus echt niet, je bent dan nog niet aan het plannen, maar aan het dagdromen blijkbaar. (je is niet persoonlijk hier, voordat iemand het zo opvat )

Dat kan natuurlijk een 'politieke' keuze zijn, als je weet dat jouw baas het grotere plan nooit gaat goedkeuren, maar wel vaak in is voor redeneringen als: "Maar we zijn nu al op 80%, dan is het ook zonde om het niet af te maken".

[argro]

Nvidiot schreef op dinsdag 24 mei 2011 @ 09:12:
[...]

Dat kan natuurlijk een 'politieke' keuze zijn, als je weet dat jouw baas het grotere plan nooit gaat goedkeuren, maar wel vaak in is voor redeneringen als: "Maar we zijn nu al op 80%, dan is het ook zonde om het niet af te maken".

Een dergelijke keuze is niet meer of minder dan een leugen. Persoonlijk houd ik daar niet zo van. Natuurlijk komen dergelijke dingen wel voor, maar ik zou er wel mee oppassen. Dergelijke spelletjes acht ik 'geschikt' voor de politieke arena, waar mensen die onderling op een gelijk niveau onderling dit soort spelletjes met elkaar spelen. Voor een werkgever - werknemer relatie vind ik het weinig geschikt. Wat als jouw werkgever jou wel af gaat rekenen op het oorspronkelijke plan? Wat als het plan nog minder realistisch is dan dat jij van te voren dacht?

n4m3l355 schreef op maandag 23 mei 2011 @ 22:43:
Ik ben geen ICT'er.

Ik ook niet, maar ik denk niet dat dat veel uitmaakt. Volgens mij is het ook niet de bedoeling van dit topic om alleen over ICT-gerelateerd projectmanagement te discussiëren.

[Voor 14% gewijzigd door argro op 24-05-2011 09:21]

[Nvidiot]

argro schreef op dinsdag 24 mei 2011 @ 09:20:
[...]
Een dergelijke keuze is niet meer of minder dan een leugen. Persoonlijk houd ik daar niet zo van. Natuurlijk komen dergelijke dingen wel voor, maar ik zou er wel mee oppassen. Dergelijke spelletjes acht ik 'geschikt' voor de politieke arena, waar mensen die onderling op een gelijk niveau onderling dit soort spelletjes met elkaar spelen. Voor een werkgever - werknemer relatie vind ik het weinig geschikt. Wat als jouw werkgever jou wel af gaat rekenen op het oorspronkelijke plan? Wat als het plan nog minder realistisch is dan dat jij van te voren dacht?

Dat ben ik ook zeker met je eens, je loopt een behoorlijk risico als je dit soort spelletjes gaat spelen. Ik merk echter dat het vaker voor komt dan gewenst, dus ik denk: ik stip het even aan

[argro]

Nvidiot schreef op dinsdag 24 mei 2011 @ 09:24:
[...]

Dat ben ik ook zeker met je eens, je loopt een behoorlijk risico als je dit soort spelletjes gaat spelen. Ik merk echter dat het vaker voor komt dan gewenst, dus ik denk: ik stip het even aan

Het komt inderdaad voor en daarom is het ook goed dat het genoemd wordt. Mijn reactie was dan ook niet meer of minder dan een aanvulling op jouw opmerking dat dergelijke zaken gebeuren.

[Abbadon]

Standeman schreef op maandag 23 mei 2011 @ 14:20:
Het probleem is echter dat ik eigenlijk vrij weinig ervaring heb met het beheren van projecten en nog veel moet leren op dat vlak.
Hoe kan je bijvoorbeeld op een behoorlijke manier je projecten coördineren zodat ze op tijd en binnen het budget op geleverd? Op welke manier zorg je er voor dat je het overzicht houd van alles wat gedaan moet worden zodat er niets vergeten wordt of er door heen slipt? Welke tooling (software?) is handig om voortgang te bewaken? Hoe noodzakelijk en handig is iets als Prince2?

Wat mij betreft is de belangrijkste stap het eenduidig afbakenen en overeenstemmen van de scope en deliverables. Als dat niet helder is kun je onmogelijk in control blijven, wat je ook doet. Twee andere belangrijke dingen: stuurgroep, dit hoeft allemaal niet zo formeel opgetuigd te zijn, zolang helder is wie verantwoordelijk is voor wat en waar je kunt escaleren; alleen komen te staan zonder rugdekking van het management is dodelijk. En het andere is verwachtingsmanagement; geef issues, risico's, vertragingen etc. op tijd aan en onderbouw ze ook.
En neem de tijd om de helikopterview te behouden, pak bewust een half uurtje per dag om alles eens te overdenken; een valkuil van veel projectmanagers is dat ze zich op een gegeven moment gaan verliezen in details en dan ga je geheid dingen vergeten.

[Dr. Strangelove]

Standeman schreef op maandag 23 mei 2011 @ 14:20:

Hoe kan je bijvoorbeeld op een behoorlijke manier je projecten coördineren zodat ze op tijd en binnen het budget op geleverd? Op welke manier zorg je er voor dat je het overzicht houd van alles wat gedaan moet worden zodat er niets vergeten wordt of er door heen slipt? Welke tooling (software?) is handig om voortgang te bewaken? Hoe noodzakelijk en handig is iets als Prince2?

Het allereerste dat je eigenlijk moet weten is wat je precies wil bereiken. Wat je is doel en hoe definieer je succes? Dit moet je meetbaar maken en je moet hierin keuzes maken. Wat zijn je kritische succesfactoren? Is het belangrijk dat je project kwalitatief excelleert, of is het belangrijker dat het snel klaar is? Deze afwegingen moeten concreet worden gemaakt. Bij ons op werk begint elk project met een opportunity statement - een enkele zin die omschrijft welke mogelijkheid we willen realiseren met het project. Als je dit scherp formuleert, dan kan je er op elk moment naar teruggrijpen, met name als je discussie hebt ergens over. Een goede opportunity statement geeft je project een duidelijk richting. Dit klinkt basaal maar wordt heel, heel vaak overgeslagen waarna men meteen 'aan de slag' gaat met plannen en optuigen van de projectorganisatie. Killing voor een project.

Vervolgens moet je zeker weten dat je alle belanghebbenden dit doel onderschrijven en je hierin steunen. Heb je dat niet, dan zal je project op los zand gebaseerd zijn en zal je eindeloze moeilijkheden krijgen in de besluitvorming. Vele projecten zijn hieraan ten gronde gegaan.

Dan pas kan je gaan denken aan hoe je dat doel wil gaan bereiken. Welke zaken moet je regelen om dat doel te bereiken? Welke opties heb je? Wat kosten die opties in termen van tijd en geld? Kies een optie en bouw een plan om je project ten uitvoer te gaan brengen. Daarbij moet je aan zaken als procurement, design managment, cost control, budget control, manpower, risicomanagement, change management, veiligheid (zeer belangrijk als je constructiewerkzaamheden doet) en constructiemanagement denken.

Tools en methodes zijn hulpmiddelen, focus daar niet te veel op. Voor kleinere projecten kan je met Excel al een hoop doen. MS Project is zeer nuttig voor planningen, de meeste grote bedrijven gebruiken hiervoor PrimaVera.

Prince 2 is gefocused op IT projecten, voor meer algemene projectmethodiek zou ik naar IPMA kijken, niveau D geeft al heel wat inzicht.

Voorbeelden van zaken waarop het mis kan gaan uit eigen omgeving:

• Kritische succesfactoren niet vooraf bepalen en toch gewoon doorgaan met het project.
• Fundamentele scope wijzigingen nadat je een scope freeze hebt gemaakt, of klein wijzigingen die niet goed worden geevalueerd en door blijken te cascaderen op andere deliverables. M.a.w. shitty change management.
• Stakeholders steunen het project niet waardoor je in besluitvormingslimbo raakt
• Te positieve weergave van de werkelijkheid (b.v. qua budget, schedule) door druk van binnen of buitenaf
• Projectmanagers die teveel micro-managen
• Geen risicomanagement waardoor zaken die mits vroeg gesignaleerd ontweken hadden kunnen worden opeens gigaproblemen opleveren.
• Projectteamleden die elkaar niet vertrouwen.
• In zee gaan met contractor(s) zonder deliverables duidelijk gedefinieerd te hebben.

[Voor 25% gewijzigd door Dr. Strangelove op 25-05-2011 00:02]

[Vandread]

Beetje kick, maar ik begin te merken dat met verschillende projecten aan m'n hoofd ik soms wat te kort schiet.
Dit is ook iets waar ik niet moeilijk over doe tov mijn leidinggevende, dus ik wil aangeven dat ik hier wat educatie voor volg.

Nu word ik heel blij van jou reactie Dr. Strangelove, IPMA spreekt me erg aan.
Zijn er tips qua opleidingsinstituten?

NCOI heeft het natuurlijk...
http://www.ncoi.nl/opleid...Management-Associate.html
Geen idee of dat wat is....

[Dr. Strangelove]

IPMA D kan je met wat zelfstudie al halen, de volledig stof voor het examen is van hun website te downloaden. Als je de kosten voor het examen kan declareren kan je in relatief korte tijd het papiertje halen.

[Remco]

Volgens mij is IPMA vervangen door IPMP of ITPMP.
http://www.loi.nl/cursuss...fessional_itpmp/index.htm

[Voor 49% gewijzigd door Remco op 29-02-2012 19:19]

[Vandread]

IPMP is IT gerelateerd, IPMA is algemeen, wat ik wil, gezien ik niet puur IT gerelateerde projecten doe.

[Anoniem: 421003]

Het verschil tussen PRINCE2 en IPMA is dat de zachte kanten van leidinggeven bij IPMA veel meer aandacht krijgen. Projectmanagement is niet de vaardigheid van een persoon, maar een competentie van de gehele organisatie. Ik vergelijk het met het halen van je rijbewijs: eerst theorie examen, maar het echte rijden leer je in de praktijk. Daarnaast is het belangrijk dat de organsiatie ook is ingerich: er moeten stoplichten, regels, tekens, etc zijn afgesproken.
Dus: werk aan je eigen ontwikkeling, laat de teams door een ervaren projecttrainer/manager coachen/begeleiden in de echte projecten. Hierbij komen de niet goed ingevulde rollen, afspraken, etc boven drijven en doe daar als gehele organsiatie je voordeel mee. Niet zelden zit het grootste probleem aan de kant van de opdrachtgever. Als je op een ministerie een handwerkjuffrouw zet, dan kun je niet verwachten dat de goed opgeleide ambtenaren haar serieus nemen en juist informeren. Dat werkt met projecten ook zo: als de opdrachtgever zijn rol niet goed invult, wordt het direct al lastig om dit goed op te pakken. Ook daar kun je ontwikkelen en leren. De opdrachtgever moet hier wel open voor staan. Het is dus zaak om goed aan te geven wat je nodig hebt.

Organsiaties die goed opleiden en coachen, zijn gespecialiseerd in het gehele traject en alleen voor project/programma management. Het is ook een vak. Duur? Meestal kan in de bestaande projecten door eerder opleveren en kwalitatief beter opleveren, de investering al tworden terugverdiend. Wat echt duur is: projeten die mislukken of klanten die weglopen doordat projecten niet goed worden opgeleverd. Voordeel dat eigen mensen opgeleid worden tov inhuren: zij kennen hun eigen producten en diensten goed en ze kennen hun organisatie goed.

Voor tips rondom organisaties:
IPMA/PRINCE2 etc. Insights International, Ises ( van Schouten en Nelissen), NIMO, etc. Ik zou gaan voor een echte specialist.De prijzen liggen globaal op zelfde niveau, het verschil zijn de ervaren en goede trainers.

[Nibble]

Als je als "projectmanager" wordt benoemd van je eigen projecten die je zelf moet realiseren (ofwel 1 projectlid; jezelf). Onmiddelijk stoppen en gewoon een todo lijstje hanteren met wat datums of heel hard wegrennen.
De reden is dat het niet mogelijk is om een project te managen waar je zowel de hoogte als de diepte in moet (dan wordt het beide niets, je management plannen en het product wat eruit komt).

Als je echt een team moet aansturen ga dan vooral opzoek naar inter-persoonlijke kanten van project management. Een goede teamgeest maakt of breekt het zaakje vrij snel. Managen van verwachtingen en relaties goed houden met de opdrachtgever is vaak net zo belangrijk (of belangrijker!) dan een deadline (zeker bij grote organisaties is dit van belang). Heb je geen team direct aan te sturen maar vooral een einddoel en tussenpersonen, ga dan op de harde kant van projectmanagement zitten en zorg voor een realistische planning en communiceer de partijen naar elkaar toe en zorg voor zo min mogelijk ruis op de lijn.

Maar mijn advies in algemeen is zorg dat je je verdiept in de zachte kant van project management. Zeker voor IT-ers is dat een eye opener van jewelste (spreek uit ervaring )

[PZOOO]

ik houd me in toenemende mate bezig met projectmanagement. Ik vind het erg tijdrovend om zo'n GANTT chart te maken (in Conceptdraw project). Ik heb MS project nog niet. Wat zijn door jullie gebruikte alternatieven voor GANTT charts?

[Anoniem: 289561]

Je zou kunnen denken aan OpenProj (Java programmaatje dat GANTT charts maakt die je later ook in MS project kunt openen). Zelf gebruik ik ook wel de website http://gantter.com/ die ook MS project files kan lezen/schrijven en ze zelfs naar je Google Docs opslaat (als je dat zou willen natuurlijk). Wat ik wel van collega's hoor is dat MS project toch het prettigst werkt...

[Alarmnummer]

Je zou ook eens kunnen kijken naar meer lichtgewicht processen zoals Scrum of Kanban. Ik heb zelf vrij veel ervaring met Scrum en als het proces een keer goed op rails is krijg je vaak (niet altijd.. erg afhankelijk van het feit of je standaard software maakt) inzicht in waar projecten staan. Verder kan je met een goed scrumbord erg veel zaken inzichtelijk maken.

Persoonlijk geloof ik niet in zware processen en allerlei GANTT charts. Imho helpt het alleen maar om een illusie in stand te houden. Voor tooling zou je eens kunnen kijken naar JIRA (issuetracker) in combinatie met Greenhopper (tegenwoordig geintegreerd binnen JIRA). Hiermee kan je allerlei metrieken te voorschijn toveren. Het staat en valt trouwens wel allemaal met de commitment van het team om dit bij te houden (maw.. je zult ze dus goed achter de broek aan moeten zitten).

In Nederland zijn een aantal clubs waarbij je een Scrum master training kunt volgen (oa Xebia, Zilverline), maar imho is het meest waardevolle om gewoon een tijdje een scrummaster in te huren die jou, het team en het bedrijf (en de klant) gaat coachen.

ps:
Er zijn 3 variabelen voor het opleveren van het project:
1: tijd (geld)
2: kwaliteit
3: functionaliteit.

Vaak staan tijd en functionaliteit vast, en kwaliteit zal dan de variabele zijn. Dus zorg ervoor dat kwaliteit vast komt te staan. Dan kun je spelen met functionaliteit (vaak is niet alle functionaliteit nodig om value te leveren) en tijd. Vaak is software uniek, en is de totale omvang last te bepalen.

Op basis van team performance, kan je de snelheid bepalen (bv 10 punten per week). Maar bij niet standaard projecten is snelheid erg lastig vast te stellen (maw een grote magic factor die altijd aanwezig is). Verder is punten een abstract begrip en hoef je bv niet direct aan functie punt analyze te gaan denken. Als je je meer gaat verdiepen in scrum, zal dit wel duidelijk worden.

Op het moment dat je velocity en afstand (de totale functionaliteit) hebt, kan je een eind datum afleiden. v.b. we verbranden 10 punten per week (velocity), we moeten 200 punten opleveren, dus 20 weken werk.

Als je velocity en afstand niet hebt, is iedere vorm van een eind datum afgeven, op alles behalve de realiteit gebaseerd.

[Voor 59% gewijzigd door Alarmnummer op 13-03-2012 09:50]

[PZOOO]

Zeer bedankt voor de tips. Ik heb tot nu toe vooral excel gebruikt om planningen te maken. Ik experimenteer ook met (heel veel) post its op de muur. Het helpt wel om overzicht te krijgen, daarna maak ik het pas digitaal. Ik had gehoopt dat er ook een intuitief programmaatje zou zijn die dat kon

[Sefyu]

Zoals eerder gezegd zijn de tools op zichzelf nog niks waard, maar dit zijn wel handige tools:

Asana: http://asana.com/
Mindmeister: http://www.mindmeister.com/nl
MeetingBurner: http://www.meetingburner.com/

En een goede post: http://www.focus.com/briefs/lessons-from-project-management/