[XP] Outlook .pst files blijven groeien

[n00bs]

Ik heb al een tijd last van mijn steeds groter wordende .pst files. Nu heb ik wel zat schijfruimte, maar ik zit er niet op te wachten om enorme backups te moeten maken.

Nu had ik laatst al mijn mappen in Outlook gecleaned en alleen het noodzakelijke laten staan, maar verder 100en emailtjes gewist en vooral mailtjes met grote attachments. Maar nadat ik weer een backup maakte via de auto backup functie (plugin voor Outlook te downen via MS site) zag ik dat mijn Backup .pst file echt geen byte kleiner was geworden

En de deleted box had ik natuurlijk eerst geleegd voordat ik een backup maakte.


Ik weet ook dat Outlook express ook zoiets vaags had vroeger, dan was je al jouw mailboxen aan het cleanen, maar nog werd de totale backup niets kleiner. Dit doordat de deleted box in de identies map helemaal niet fysiek geleegd werd!!! alleen maar onzichtbaar in Outlook express, als je dan ook die deleted file hernoemde kon je deze mailtjes gewoon allemaal weer zien in je Inbox

[Redboost]

Ik ben geen outlook expert, maar ik doe het volgende:
Ik gebruik een PST-bestand ongeveer een jaar. Daarna maak ik een nieuw PST-bestand aan, en zorg ik dat mijn e-mail account naar de nieuwe PST verwijst, en wanneer dat gebeurd is, sla ik het oude PST-bestand op als archief oid.

Een nieuw PST-bestand aanmaken:
Outlook openen, Tools, Options, Mail Setup, Data Files, Add <nieuw PST bestand>

Zorgen dat je nieuwe PST-bestand gebruikt gaat worden:
Outlook openen, Tools, e-mail accounts, view or change existing accounts, Deliver mail to the following location, <nieuw PST bestand>

[ Voor 36% gewijzigd door Redboost op 10-10-2005 14:24 ]

[lier]

Je kan je bestand comprimeren. Dus naast het verwijderen van alle zooi moet je hiervoor kiezen om je .pst file te verkleinen.

[J_Davelaar]

Helpt het niet als je in Outlook even het bestand laat comprimeren?

Zit onder Extra\Opties\E-mail instellingen\Gegevensbestanden
en dan je eigen pst selecteren en bij Instellingen kijken. Daar geeft hij ook aan dat dit de mappen kleiner zou moeten maken.

[cowgirl]

Berg mail verwijdert maar Outlook.pst wordt niet kleiner

[AtleX]

Kijk eens in dit topic over hoe je de PST files kan comprimeren .

edit:

Cowgirl: GMTA

[ Voor 11% gewijzigd door AtleX op 10-10-2005 14:30 ]

[elevator]

Ik verplaats je topic nog even naar Officesuites en -software aangezien vragen over Office daar beter op z'n plek zijn

Windows Operating Systems >> Officesuites en -software

[n00bs]

Yes top

Dat comprimeren lijkt inderdaad de oplossing te zijn. Echter toch vreemd dat zonder comprimeren de .pst files groter blijven worden. Ik heb toch het idee dat alle deleted items er nog steeds inzitten op de een of andere manier.

[RobIII]

n00bs schreef op maandag 10 oktober 2005 @ 17:40:
Yes top

Dat comprimeren lijkt inderdaad de oplossing te zijn. Echter toch vreemd dat zonder comprimeren de .pst files groter blijven worden. Ik heb toch het idee dat alle deleted items er nog steeds inzitten op de een of andere manier.

Dat kan heel goed kloppen. Waarschijnlijk worden items gewoon "gemarkeerd" als deleted, maar niet fysiek uit het bestand gehaald (dat zou namelijk telkens een flink stuk van het bestand herschrijven betekenen). Bij grote .pst bestanden kan het 'deleten van items' dan opeens heel lang gaan duren (en steeds langer). Het is dus erg aannemelijk (hoewel ik het niet 100% hard kan maken) dat items alleen maar worden gemarkeerd (d.m.v. een "deleted-bit" ofzo) als verwijderd en dat bij het "comprimeren" het bestand gewoon van voor tot achter opnieuw wordt geschreven (temp file) en gevuld met alle non-deleted items. Na die actie zal outlook wel de originele .pst weggooien en het temp bestand hernoemen naar de naam (en pad) van de originele .pst.

[cowgirl]

Lees dan ook het topic dat Atlex en ik gepost hebben. Daar staat uitgelegd waarom het gebeurd.

[RobIII]

cowgirl schreef op maandag 10 oktober 2005 @ 17:45:
Lees dan ook het topic dat Atlex en ik gepost hebben. Daar staat uitgelegd waarom het gebeurd.

Nee, dat staat het niet. Ten eerste is een PST geen (Access-)MDB bestand (Nee, ook niet "versleuteld, met een andere extensie of whatever"). Ten tweede heeft het "comprimeren" in mijn uitleg weinig te maken met het daadwerkelijk comprimeren van gegevens, maar meer met het verwijderen van gegevens die niet meer nodig zijn. Dat is een groot verschil. Verder zie ik in dat topic nergens een duidelijke uitleg waarom het zo zou zijn

Het enige dat ik in mijn post niet vermeld en wat wel in dat topic staat is dat het (inderdaad) wel eens goed kan zijn dat de "als verwijderd gemarkeerde" ruimte wordt her-gebruikt voor nieuwe items die binnenkomen. Dat zou een kort onderzoekje moeten/kunnen uitwijzen.

Ik zal wat verder uitleggen: Stel je hebt (voor het gemak even) een .pst van 1Gb. Nu verwijder je wat items die fysiek ongeveer op de helft van het bestand zitten. Als je die items verwijderd, zou outlook vanaf dat punt het hele bestand moeten "opschuiven" (zeg 500Mb):

code:

Voor verwijderen:

XXXXXXXXXXXXabc*****************123XXXXXXXXXXXXXXXX

Na verwijderen:

XXXXXXXXXXXXabc123XXXXXXXXXXXXXXXX

(De "sterretjes" zijn hier dus de items die verwijderd worden). Outlook zal dus vanaf item c het hele bestand opnieuw moeten schrijven. Dat zou dus betekenen, bij het verwijderen van een paar bytes dat telkens een flink stuk van het bestand opnieuw geschreven dient te worden. En dat is natuurlijk te omslachtig en traag. Daarom zal Outlook items markeren** als verwijderd, maar niet fysiek verwijderen. Dat gebeurt pas bij het comprimeren van het bestand (zoals ik in mijn vorige post al aan gaf).

Zoals ik ook al aangaf: Met 100% zekerheid kan ik dit niet zeggen, maar als Devver zijnde kan ik wel zeggen dat dit de beste methode zou zijn (of iig 1 van de betere) en ik vermoed dan ook heel sterk dat ik de realiteit behoorlijk benader Ik ben te lam om te gaan kijken of er misschien wel wat documentatie over bestaat bij Microsoft, maar ik hou me van harte aanbevolen (Ja, dus ik speculeer, maar ik denk wel dat ik genoeg basis heb om te kunnen speculeren)

Het is echter inderdaad mogelijk, en hou zou zelfs handig zijn, als nieuwe items de "gaten" in het bestand zouden vullen door als verwijderd gemarkeerde items te overschrijven. Of dat zo is betwijfel ik echter wat meer dan voorgaande.

Overigens is dit in principe natuurlijk ook hoe het verwijderen van een bestand op je HD werkt. Is het je nooit opgevallen dat het kopieëren van 10Gb aan data veeeel langer duurt dan het verwijderen er van? Bij het verwijderen wordt namelijk alleen maar in de FAT of MFT of whatever aangegeven dat de blocks op de HD weer vrij zijn om te gebruiken*. Dat de blocken daarmee niet "echt" leeg zijn wordt vaak vergeten. Daarom kun je ook vaak bestanden "un-deleten" (tenzij het "gat" dus al weer door iets anders is gevuld). Ik leg het misschien wat simpel en/of kort door de bocht uit, maar daar komt het wel op neer.

*En dan ga ik met opzet dus even niet in op allerlei "wipe" tools etc.
** Door bijv. het "deleted bit" dat ieder item bevat (ik noem maar wat) van 0 op 1 te togglen. De bestandsgrootte blijft het zelfde (0 wordt alleen maar 1) en er hoeft dus verder niet geschoven te worden.

[ Voor 121% gewijzigd door RobIII op 10-10-2005 18:15 ]

[Verwijderd]

Cowgirl legt het hier toch duidelijk uit:
cowgirl in "Berg mail verwijdert maar Outlook.pst wo..."

[RobIII]

Verwijderd schreef op maandag 10 oktober 2005 @ 20:35:
Cowgirl legt het hier toch duidelijk uit:
cowgirl in "Berg mail verwijdert maar Outlook.pst wo..."

En waarom zag ik die post niet
* RobIII duikt op zijn knieeen en biedt zijn nederige, nederige excuses aan voor zijn ontzettend stom gedrag.

...en nu ga ik me zitten schamen in een hoekje en met een week van GoT onthouden...
_{Ik leg het overigens wel wat uitgebreider (of omslachtiger) uit}

edit:
Volgens mij heb ik verkeerd zitten kijken... ik heb alleen maar de laatste drie posts van die draad gezien

[ Voor 25% gewijzigd door RobIII op 10-10-2005 21:18 ]