Gedragsregels voor de netwerkomgeving

[Pin0]

Misschien zoek ik niet goed of gebruik ik de verkeerde woorden maar ik ben op zoek naar een (voorbeeld) document mbt. gedragsregels voor Netwerkomgeving.

Situatie:
In een bedrijf met ongeveer 40 werknemers word één windows 2000 prof. fileserver gebruikt. De mappenstructuur is verdeeld naar afdeling maar binnen die mappen hebben de gebruikers alle rechten. Zij mogen binnen de map van hun afdeling lezen, schrijven, verwijderen etc. In enkele gevallen hebben individuele gebruikers rechten in mappen van andere afdelingen.
Nu dreigt de ruimte op de schijven van de server te kort te schieten, nu zouden we een nieuwe server met meer capaciteit kunnen aanschaffen maar ik denk niet dat de directie daar blij mee zal zijn. Bovendien denk ik dat er enorm veel winst (iig qua schijfruimte) valt te behalen als de werknemers hun bestanden beter beheren. (mappen met namen als "pietje123" en "jantje echt de laatste versie" zijn geen uitzondering)

Het lijkt mij sterk dat wij het enige bedrijf zijn met dit soort problemen. Ik ben dan ook op zoek naar een leidraad met gedragsregels (mbt. naamgeving van bestanden en aanmaken van mappen etc) dit om niet opnieuw het wiel te hoeven uitvinden. Bovendien ben ik bang dat wanneer ik zelf dergelijke leidraad ga opstellen ik dingen over het hoofd zie.

Dus wie heeft hier zelf ervaring mee?, of wie weet een site alwaar ik iets dergelijks kan vinden?

[Verwijderd]

Is het niet in te stellen dat gebruikers geen mappen mogen aanmaken? of ben ik nu in de war. zou je eve op moeten zoeken op de server, volges mij moet het kunnen.. zal zo zelf ook wel even kijken als ik bij de server kan over een half uurtje. kan ik het ook even opschrijven als ik het gevonden heb.

succes alvast, je hoort van me

[Firefox]

Verwijderd schreef op maandag 20 december 2004 @ 11:36:
Is het niet in te stellen dat gebruikers geen mappen mogen aanmaken? of ben ik nu in de war. zou je eve op moeten zoeken op de server, volges mij moet het kunnen.. zal zo zelf ook wel even kijken als ik bij de server kan over een half uurtje. kan ik het ook even opschrijven als ik het gevonden heb.

succes alvast, je hoort van me

Doe je dat, schiet je er nog niet veel mee op. Mappen nemen geen ruimte in, Files wel. wordt het alleen onoverzichtelijker, en de inflexibiliteit werkt ook nog irritant voor gebruikers
Het zelfde probleem zit 'm eigenlijk ook in E-mail. Mensen gaan pas opruimen als je ze daartoe dwingt, en de enige manier is quota zetten. Probleem is daar echter bij dat dit productiviteitsverlies is. Het kost uren om uit te zoeken wat je wel, en wat je niet wil bewaren. En als je dan aan het schonen bent geweest ga je nog voor de bijl als systeembeheerder, doordat de gebruikers TE rigoreus hebben opgeruimd. Kan je weer de backup tapes uit je tas trekken. Either way, you're fucked.

Hier is er voor gekozen om "zachte" quota te gebruiken. Zodra iemand niet meer op kan slaan gaan ze vaak zelf even een klein beetje schonen, wordt het te tijdrovend, dan gaan de quota al snel ruimer. Ideaal is het niet, maar laten we wel wezen. Wat kosten extra hardeschijven, en wat kost het aan manuren om te schonen? Je zal verrast zijn hoe voordelig harddisken dan inene zijn.

Jammergenoeg is Quota in Windows 2k(3) een beetje beperkt dot volumes, en kun je afzonderlijke folders niet beperken. Zelf zou ik dat heel graag als functionaliteit zien, maar dan heb je extra 3rd party quota software nodig.

[ Voor 13% gewijzigd door Firefox op 20-12-2004 16:38 ]

[DDemolition]

Snap eigenlijk niet dat jullie met 40 man nog met een prof machine werken.
Wij advesiren bij max 8 pc's al een small business server

Als je deze zelf inricht ben je ongeveer 2000 euro + tijd kwijt

Niet dat ik jullie bedrijf op adviseer om veel geld te verspillen, maar vroeg het me gewoon af.

[ Voor 22% gewijzigd door DDemolition op 20-12-2004 16:42 ]

[KillerAce_NL]

DDemolition schreef op maandag 20 december 2004 @ 16:41:
Snap eigenlijk niet dat jullie met 40 man nog met een prof machine werken.
Wij advesiren bij max 8 pc's al een small business server

Als je deze zelf inricht ben je ongeveer 2000 euro + tijd kwijt

Niet dat ik jullie bedrijf op adviseer om veel geld te verspillen, maar vroeg het me gewoon af.

Ik zie niet echt de nuttigheid en relevantie van jouw post in ?
Wat heeft de server-versie nou te maken met opslagcapaciteit en user-gedrag ?
Why the hell heeft hij een SMB versie nodig als hij met een (waarschijnlijk) W2K standard server uit de voeten kan ?

[DDemolition]

Welke versie maakt op zich geen ruk uit, maar dan ben je op userniveau met schrijven en lezen makkelijker uit.

oke,oke, mensen die zeggen dat dat met een pro ook kan hebben gelijk, maar het is veel omslachtiger. En met een AD kun je immers met een homedir werken enz. enz.

[Remco]

Het maakt allemaal geen ruk uit.
Met of zonder server, de ts zit met een ruimtegebrek.

Persoonlijk zal ik er een extra schijf inhangen, en de data directory kopieren naar de nieuwe schijf.
Gezien de users waarschijnlijk toch op share niveau connecten, is dit eenvoudig te verplaatsen.

Gezien de kosten van een nieuwe harddisk tegenwoordig, tegenover het uurloon van een medewerker, denk ik dat je werkgever deze investering best wil doen.

Het is inderdaad een heel andere discussie of je met 40 man op een 2000 werkstation als fs wil werken.
Dan is inderdaad SBS een mooiere oplossing, en wellicht goedkoper dan een standaard 2000 server.

[DDemolition]

Daarom haalde ik dit ook aan.

Als je 3x 120 gig = 300 euro besteedt aan harddisks

Dan ga ik er meteen van uit dat je voor raid1 kiest + een reserve disk.
(hier ben ik van het duurste uit gegaan)

Het enige dat je dan bent opgeschoten is ruimte (en misschien veiligheid, ligt eraan of er nu een raid controller draait), zou je directie toch kiezen voor een mooi en veilig it systeem dat over een jaar niet weer vol zit net als nu doordat iedereen er meuk op pompt.

En een leuk project voor jou om die server te installen en te bouwen

een nieuwe harddisk is idd het goedkoopste, snelste en makkelijkste!

[ Voor 7% gewijzigd door DDemolition op 20-12-2004 17:44 ]

[Kabouterplop01]

Je kan ook gaan zorgen dat je met een soort van geauthoriseerd persoon gaat werken.
Deze persoon is de enige pers. die mappen mag maken, verwijderen en vullen.
Voordat er iets op de schijven wordt gezet moet er dus eerst iemand goedkeuring geven.
werk in documenten met versienummers waarbij de policy geldt alleen de laatste versie is geldig en de rest is onbeheerd of zoiets...
misschien is dit wel iets voor je inspiratie

[--Mulder--]

Wat je ook kunt doen (wij hebben het ook gedaan) is alle data ouder dan bijvoorbeeld 1 jaar te archiveren. Wij hebben er voor gekozen om het op DVD te branden. Hoge opslag capaciteit en snel te raadplegen.

Je zult er versteld van staan hoe weinig je gevraagd wordt om iets terug te zetten.

Robocopy is de tool om dit mogelijk te maken.

[Verwijderd]

Pin0 schreef op maandag 20 december 2004 @ 11:32:
Nu dreigt de ruimte op de schijven van de server te kort te schieten, nu zouden we een nieuwe server met meer capaciteit kunnen aanschaffen maar ik denk niet dat de directie daar blij mee zal zijn.

Wat kost harddiskruimte tegenwoordig nou nog? Ik vind het nog al gemakkelijk ter zijde geschoven. Ik weet niet hoelang de huidige disks nu al mee draaien, maar misschien een goed moment om nu alles te vervangen met meer capaciteit.

Verder zou je kunnen beginnen met het archiveren/compressen naar backup van documenten die ouder dan bv een half jaar zijn. Dat maakt dan ook weer ruimte vrij op de fileschijven.

[Brahiewahiewa]

Verwijderd schreef op maandag 20 december 2004 @ 20:23:
[...]Wat kost harddiskruimte tegenwoordig nou nog?...

Meer dan je denkt. 't Zijn namelijk niet alleen de schijven die aangeschaft en in de server gestopt moeten worden. D'r moet ook met enige regelmaat een backup worden gemaakt; dat kost manuren en tapes (ook tapes zijn fors duurder dan je in eerste instantie zou denken).
En een backup moet je ook met enige regelmaat proberen te restoren; ook dat kost tijd = geld.

[Verwijderd]

't zijn niet zo gek veel werknemers. In een soortgelijke situatie heb ik de ervaring dat het heel goed werkt om gewoon een mailtje aan iedereen rond te sturen dat ze hun rotzooi moeten opruimen.

Zet daar heel duidelijk in dat de schijven bijna vol zijn en dat er geen extra ruimte komt. Maak duidelijk dat als de handel vol zit en daardoor iedereen vastloopt, dat je dan gaat uitzoeken wie de meeste ruimte gebruikt en dat die er op aangesproken wordt.

Voila.. een week later heb je weer zeeen van ruimte.

Wat vaak al heel goed werkt.. start --> uitvoeren --> zoeken --> bestanden of mappen met minimum grootte 50Mb op netwerkschijf.

[Equator]

Ik ben zelf een redelijke fan van Northerns Quota Server.
Ik draai hier versie 5.4 (@ Windows 2000 server) maar er is onderstussen een versie 2003 geloof ik.
Check: http://www.northern.se/QuotaServer2003/

Ik durf alleen niet te zeggen of dit ook draait op een W2k Prof werkstation.

[Pin0]

Bedankt voor de reacties allemaal, sommige nuttig andere herkenbaar. Toch zou ik graag zien dat de gebruikers op een één of andere manier netter met het netwerk omgaan. Dat men mappen aanmaakt moet kunnen als ze dit maar op een voor ons bedrijf logische manier doen.
Vroeger toen men nog met MS Dos en zo vast zat aan bestandsnamen met het 8.3 formaat (bestandsnaam 8 tekens en extentie 3) dacht men veel beter na over de bestandsnaam, het lijkt erop dat men door de vrijheid die windows biedt makkelijker opslaat zonder echt na te denken. Word geeft bijvoorbeeld suggesties na het tikken van een brief, als "Geachte heer Jan Janssen.doc" of "Beste teamleden.doc". Mij is dan niet duidelijk waar een brief over gaat en als het dan ook nog in een directory staat die "pietje" heet dan heeft niemand, behalve pietje, er natuurlijk wat aan.

Het mooiste zou zijn een protocol te bedenken waardoor iemand die nieuw is en browsed over het netwerk van alle bestanden en mappen weet waarvoor die zijn.
Heeft iemand hier ervaring met dit soort gedrachtsregels?

[Bor]

Je zal zelf namingconventies moeten gaan opstellen en communiceren. Mijn ervaring is echter dat dat in de praktijk ook niet werkt bij veel gebruikers met veel verschillende achtergronden / taakgebieden.

[Equator]

DIt is puur het opvoeden van gebruikers. maak duidelijk afspraken, of maak een systeem waarin je de documenten nummert en dit bijhoudt in een excel sheet.

Daarin geef je dan aan aan wie de brief is gestuurd, of waarvoor het document is gemaakt.

[DJ-B]

Misschien nog een tip:

Binnen ons bedrijf werd er veel op een bestandsuitwisseling network drive gezet maar er werd niets opgeruimt.

Ik heb daarop drie folders aangemaakt:

Verwijder dagelijks
Verwijder wekelijks
Verwijder maandelijks

Op deze manier beperk je de vervuiling enorm.

[heuveltje]

doe voor de lol ook eens een search op *.avi en *.mp3. dat wil soms ook wel eens wonderen doen kwa ruimtegebrek

Verder snap ik het probleem wel, maar begrijp niet precies hoe je dat wil oplossen door duidelijke naamgeving. het is toch niet jouw taak om uit te zoeken wat wegkan en wat niet, dat lijkt me toch echt taak voor de gebruikers zelf ?

[Verwijderd]

Heel bot gezegd:
Als netwerk/systeem beheerder maakt het je eigenlijk niet uit hoe een bestand heet. Filetype kan een issue zijn bij ruimtegebrek maar verder is het van belang dat de gebruikers, of nog beter de afdeling, weet wat de files zijn. Je kan je als beheerder wel gaan bemoeien met namen als "jantje echt de laatste versie" maar als je dat goed op wilt zetten dan zul je dus een Document Managing Systeem op moeten zetten waar je ook niet echt blij van wordt.

Wat in het verleden bij mij wel werkte was om gewoon een uitdraai te maken van hoeveel ruimte elke gebruiker op disk in nam en dan de top 10 daarop aanspreken, leverde me vaak een halvering van de gebruikte diskruimte op. Dat geautomatiseerd, elke maand een mailtje naar de top 10 en voila ... ruimt erg op.
Datzelfde kan je ook op afdelingsniveau doen en dan naar de afdelingshoofden sturen die het dan mogen doornemen met hun medewerkers maar op gebruikersniveau werkte bij mij het beste.

Het kan ook gewoon zo zijn dat de gebruikers echt ruimte tekort komen en dat je dus moet uitbreiden, tsja, dat hoort er nou eenmaal bij. Een verviervoudiging van de datahoeveelheid per jaar is redelijk normaal tegenwoordig. Als je blijft horen dat de gebruikers te weinig ruimte hebben dan moet je dat serieus opnemen en een mooi voorstelletje schrijven naar de bazen toe, met de juiste argumentatie krijg je dat ook wel weer rond.

Automatisch offline archiveren is inderdaad ook een goede optie, vaak blijkt dan dat die 'onmisbare' data eigenlijk helemaal niet zo onmisbaar is maar a-la, ik zou zelf eerder voor wat meer online storage gaan omdat er nu eenmaal meer manieren zijn om dat te beheren.

[Steven]

Wat wel een fijn programma is om een overzicht te krijgen van de veelgebruikers is Treesize. Op die manier kijk ik altijd of iemand rare dingen in z'n homedir heeft. En aangezien dat programma tot op directory niveau kijkt (en niet naar afzonderlijke bestanden, kan me ook niet helemaal voorstellen dat het de word bestanden zijn die zoveel ruimte innemen...) tast je ook de privacy v.d. gebruiker niet aan.

Draai het maar is; kom je zo achter de reden van je ruimte gebrek.

[Pin0]

Mijn probleem van onoverzichtelijkheid van de netwerkomgeving ligt inderdaad bij de gebruikers. Het zou een stuk prettiger zijn als men wat beter omgaat met het netwerk. Het zit em dus zoals eerder genoemd in de opvoeding van de gebruikers.

Dat treesize is inderdaad wel een aardig programma, hij is nu aan het analyseren

Ik zal eens gaan nadenken over wat regeltjes, voor nu dank ik u hartelijk!

[Verwijderd]

persoonlijk ben ik er, als systeembeheerder van een park van 70 clients, niet voor om "regeltjes" op te leggen, maar wel eerder om goeie afspraken te maken.

Naast de gebruikelijke afspraken (zoals geen files lokaal bewaren en dergelijks) zijn er intern in de organisatie volgende afspraken (vlug opgetypt, onderstaande moet nog eens grondig uitgeschreven worden):

1. visualisatie in windows
- zet extensies aan
- geef het complete pad weer in adres en titelbalk
- liefst detailweergave
- hide hidden files and folders

2. mappenstructuur
- hou het overzichtelijk. Maximaal 15 submappen of bestanden in 1 map. Indien je meer bestanden/mappen hebt: maak onderverdelingen!
- als mappen niet-alfabetisch gesorteerd moeten worden, gebruik nummers. bijvoorbeeld:
01 - marktprospectie
02 - offerteaanvraag
03 - vergelijkingstabel
04 - beslissing en motivering
05 - bestelbon
- als een submap een grote onderverdeling is, gebruik de prefix “-- “ (streepje streepje spatie)
- denk op voorhand na over de mappenstructuur. Wijzigingen zijn later nog steeds mogelijk, maar hou deze zo klein mogelijk (zie verder)

3. bestands- en mappennamen
- data altijd omgekeerd schrijven (bijvoorbeeld 2004-12-22)
- gebruik nooit puntjes in een bestandsnaam
- bij gebruik van nummers, voeg altijd prefix nullen toe (001, 002, 003, ...)
- 8.3 naamgeving is niet nodig, maar het moet zinnige naamgeving zijn

4. wat met mijn papieren klassement en emails?
Aangezien je toch op voorhand nagedacht hebt over je bestandsorganisatie is het een kleine moeite om je papieren klassement en je emailklassement identiek hieraan te maken. Achterliggende reden hierbij is de volgende. Als je van een bepaald project een bepaald gegeven nodig hebt weet je snel als je naar een papier zoekt, naar een email of een bestand. Zo weet je waar je moet kijken, en aangezien je de structuur direct herkent vind je gemakkelijk je weg.

De informatie wordt wel nog op drie plaatsen opgeslaan, maar dit is op dit moment onoverkomelijk.

5. Archivering van bestanden
Hiervoor bestaan er verschillende methoden, maar deze staan of vallen allemaal met hetzelfde: Orde. Is er geen orde, dan mag je nog het beste archiveringssysteem hebben, een gearchiveerd bestand terugvinden zal je niet lukken.

Archiefdata kan op verschillende media opgeslaan worden. Persoonlijk ben ik voorstander om de data op de server te laten staan. De prijs van disk capacity is de laatste tijd sterk gedaald en de continuiteit goed verbeterd.
Op de originele locatie maak je een map “-- archief” aan, en daarin plaats je per jaar je gemaakte bestanden. Grote bestanden kan je evt zippen. Als je de gebruikers echt niet vertrouwt kan je de ntfs security nog aanpassen...

Voordeel van deze methode is de continuiteit. Als systeembeheerder heb je er weinig omkijken naar, en hebben ze een oud bestand nodig dan kunnen ze het direct raadplegen.
Nadeel is dan weer de benodigde disk capaciteit die sterk groeit (inclusief backup capaciteit), maar daarin moet je maar investeren (onthoud de term WERKINGSkosten).

archivering op dvd, cdrom, lokale harddisk of andere zijn maar lapmiddelen... gebruik deze NOOIT!

6. taken van de systeembeheerder
- zorgen voor de goeie algemene organisatie van de fileserver (aanmaak mappen, algemene coordinatie, ...)
- beheren van de rechten
- capaciteitsplanning, gebaseerd op gegevens over de voorbije periode (al schrijf je elke maand op hoeveel diskspace er bezet was en gooi je het in een grafiek)
- het nemen van backups
- regelmatige controle op de gebruikte diskspace per gebruiker (treesize is idd een handig programma hiervoor)

indien interesse plof ik hier wel eens "mijn" systeem voor emailbeheer ook neer.

ik sta altijd open voor discussie, dus 'k zou zeggen: laat jullie maar eens gaan.

[edit]
misschien nog even verduidelijken dat ik geen voorstander ben van quota's of maximum mailbox size. reden hiervoor is bewijskracht. hoe vaak komt het voor dat een gebruiker zegt van "ik heb een mailtje nodig van twee jaar geleden...". Data verwijderen is bij mij dus uit den boze!

[ Voor 6% gewijzigd door Verwijderd op 22-12-2004 16:27 ]

[Equator]

@ theBuzz
1) Bij een relatief klein bedrijf is een quota niet direct nodig, en kan ook een maximum maliboxgrootte uitgezet worden.

Ik beheer hier met collega's de mailservers van de Rechterlijke Organisatie. Dat is zo'n kleine 17.000 man. Er zijn servers waar 2000-3000 mailboxen opstaan, en dan is het toch echt van belang dat je de mensen niet alle ruimte geeft.
Daarnaast heb je natuurlijk bedrijven met SBS met Exchange waarbij de private IS niet groter kan worden dan 16GB. Ook dan wil je de boel een beetje op orde houden.

2)
Je mail adres hierneer zetten is niet slim. GoT maakt keurig plaatjes van je adres om spammers tegen te gaan. Nu zit je voor jezelf de markt een beetje te verpesten (NOFI)

[ Voor 2% gewijzigd door Equator op 22-12-2004 16:18 . Reden: ietsje netter :P ]

[Verwijderd]

Even het emailadres van theBuzz weggeëdit

[Superstudent]

Ok, misschien niet helemaal een antwoord op je vraag. Maar er zijn "simpele" groupware systemen in omloop die met quote's en rechten werken. BSCW is een prachtig voorbeeld(commerciele versie is niet goedkoop). Erg lekker om mee te werken als mensen in groepen documenten uitwisselen etc. Overal kan je notities plaatsen en rechten instellen etc, dus erg lekker te customizen. Je hebt dan in principe geen regels meer nodig, omdat het systeem de gebruikers gewoon beperkt in hun rechten. BSCW is vrij duur, maar er zijn ook nog heel wat open source projecten! Ok misschien heb je er wat aan anders mag je mn post gewoon overslaan .

[Verwijderd]

even voor de "plaats een schijf erbij" mensen.

Dit is geen oplossing voor het probleem, dit is alleen maar een verschuiven van het probleem naar een later tijdstipt.

Als er meer plaats op de netwerkschijf is dan zal er ook altijd meer plaats door de gebruikers benut worden.

[tvdleur]

Wat er bij ons (bedrijf 13.000 werknemers) gewoon ingehamerd is is dat zij voor email 40 MB hebben (exchange) en een homedir van 80 MB. De groepsschijf worden mappen en rechten aangevraagd door hoofd afdeling en ingesteld door ICT. Uitzonderingen kan, maar wel met hele goede reden.

Krijgen ze email ruimte te kort (36MB dan krijgen ze een vriendelijk geautomatiseerd opruimactie mailtje). Ruimte homedir zelf in de gaten houden en ruimte groep (afdeling) is de zorg van het afdelingshoofd. ICT heeft bij ons hier een passieve rol: MENSEN ZIJN ZELF VERANTWOORDELIJK VOOR DE CONTENT EN GEBRUIK VAN HUN RUIMTE! Wij beheren alleen.. In jouw geval kan je dit evt zelf bijhouden.

Stel limieten voor, zorg dat mensen hiervan op de hoogte zijn. Wat je zelf ook al aangeeft: technisch is alles mogelijk, dat weet men tegenwoordig ook, maar budgettair gezien is er een limiet en daar moet men zich van bewust zijn.

Volgens mij moet je eens goed gaan lobbyen en lunchen met de directie

[ Voor 6% gewijzigd door tvdleur op 29-12-2004 00:33 ]

[Verwijderd]

In de resource-kits van MS staan hele duidelijke voorbeelden van hoe je naamgevingen kunt doen.

Ook hoe je rechtenstructuren profi kunt aanleggen.

Ook het opzetten van RFC m.b.t. rechtenwijzigingen komen aanbod.

Je kunt ook kijken in de knowledgebase van MS, en op technet.

Dan zul je alles vinden wat je wilt weten.

Het opzetten, zonder juiste kennis, kan lang duren. Het opzetten door een specialist kan in 1 dagn zijn gebeurd.

W2k prof -> is werkstation -> limiten aan machine
SMB, of andere vorm : echte dedicated server, + gecentraliseerd beheer (dat is vele malen makkelijk als individueel dingen gaan beheren)

Suc6

[Tys]

Als ik je post (start) zo lees heb ik zoiets van:

40 mensen, gemiddelde server disk is toch wel zo'n 20 to 40 GB.
Je hebt dus 500 Mb tot 1 Gb ruimte (ongeveer), per user.

Ik kan niet afleiden wat voor soort bedrijf het is dus ik ga uit van een normaal kantoor, 500 mb, dat is gigantisch veel aan documenten voor een gebruiker, dus wat doen ze er zowieso mee? (files ala niet-werk weggooien zonder pardon, of backuppen).

Daarnaast zoals eerder aangegeven is een fatsoenlijke archivering (bijv einde elke werkjaar), alle overbodige zooi eruit en schone start.

Zoals jij hierboven aangeeft met de zin:

Als er meer plaats op de netwerkschijf is dan zal er ook altijd meer plaats door de gebruikers benut worden.

Dan heb ik zoiets van "Ja, maar dan hebben ze het nodig, niet?".

Dan doe je iets fout, ze hebben veel ruimte nodig voor hun spullen, of ze (misbruiken/verkeerd gebruiken) de ruimte.

Als die ruimte echt nodig is lijkt het me redelijk dat een directie dan zegt "koop voor X euro een extra schijf."
Indien niet wordt de ruimte overbodig gebruikt en moet dus eens grondig schoongemaakt worden (door jou/gebruikers).

[Verwijderd]

Thiaz schreef op donderdag 30 december 2004 @ 18:43:Als die ruimte echt nodig is lijkt het me redelijk dat een directie dan zegt "koop voor X euro een extra schijf."

zeker - als het echt nodig is moet uitgebreid worden.

echter bij uitbreidingen van je diskruimte moet je ook gaan kijken of je backup niet ook uitgebreid moet worden!!!

dus het is niet zo van "koop voor X euro een extra schijf" maar "koop voor X + Y euro een extra harde schijf + backup-device" en in de meeste gevallen maak ik dan mee dat de directie beslist "ok, de backup hoeft niet zo groot omdat we nu maar xyz Gb in gebruik hebben" en 4 maanden later krijg je geen complete backup meer gemaakt - en dan komen ze bij jou terug met "hoezo heb JIJ dit niet voorzien" ...

Dan is het natuurlijk veel beter als je dat voor het plaatsen van de nieuwe schijf hebt aangegeven!!!

[Verwijderd]

Ik denk dat het niet zo zeer te maken heeft met gedragsregels voor de netwerk omgeving, maar met het gemiddelde niveau van de gebruikers...
Wil je auto rijden, moet je eerst een rijbewijs halen.
Ben je verantwoordelijk voor financiele stukken bijv., dan mag je zo achter de computer gaan zitten, ookal ben je de grootste digibeet.

Het omgaan met bestanden, met folders, met de manier zoals informatie wordt verwerkt en bewerkt staat of valt met de het niveau van de gebruikers.
Je kunt als admin nog zulke leuke/handige dingen verzinnen, of dingen afdwingen dmv. quota's... maar het zijn toch echt de (l)users die de boel verneuken (pardon my French )

Er is in het verleden wel eens gesproken over een digitaal rijbewijs. Een middel om daarmee het computer kennis niveau van de mensen hier in Nederland te verhogen.
Op zich niet zo'n verkeerd idee, want het omgaan met bestanden bijv. is helemaal niet zo moeilijk en een duidelijke folder structuur scheelt ook heel veel tijd als je wat moet opzoeken.
(en hebben we het al over de document properties gehad van office? ook erg handig als je een search gebruik!)

Het probleem waar jij tegen aan loopt heeft volgens mij hiermee te maken en het aanvullen/verhogen van de computerkennis bij je op het werk, zou best wel eens erg rendabel kunnen zijn.

En ja... harddisks kosten tegenwoorden geen drol meer, zeker niet als je de andere kosten zoals backup/restore, verlies van productiviteit e.d. meeneemt.

[dmace]

Regeltjes zijn leuk, en het bewust maken van je users is zeker ook een vereiste die nogal eens vergeten wordt.
Aan de andere kant kun je er nog steeds niet van uitgaan dat sommigen mensen meer snappen dan dat ze niet meer alles hoeven uit te printen om het op te slaan.
Veel users willen dat helemaal niet allemaal weten, en veel daarvan zouden het toch niet snappen, al stuurde je ze jaren lang op les.
Het probleem is dat jou users dus niet opruimen, maar dat je ze ook geen regeltjes zoals quota's wil opleggen.

De Oplossing is simpel:
Met wat simpele tooltjes kun je achterhalen wanneer welke directory/bestand is aangemaakt, en wanneer het voor het laatst is aangeraakt/bewerkt. (Ikzelf gebruik TreeSize Pro)
Hierdoor krijg je mooie overzichten die je zo naar Excel kunt exporteren.
Alles wat ouder is dan een bepaalde tijd en niet meer is bekeken kan in het archief (Tape/Cd/DVD/etc) en van de fileserver af.
Meld je bevindingen bij je directie en de belanghebbende persoon (afdelinsghoofden etc) dat er moet worden gearchiveerd.
Geef ze een week de tijd, want anders doe jij het en zijn evt. gebreken/problemen die daar uit voortkomen niet meer jou verantwoording.
Geef ze wel de ruimte om ergens de files e.d. naar te exporteren voor backup/archivering.
Na 2 weken bekijk je de situatie nogmaals of je verbeteringen hebt kunnen constateren.

Deze oplossing kost weinig en is super-effectief.

[wallywally]

In mn vorige bedrijf gaven we iedereen 1 gigabyte. Gingen ze daar overheen, keken we het even aan. Ging hij steeds hoger, dus zegmaar naar anderhalf of 2 gig. Keken we wat voor bestanden het waren. Vaak ging het om films/mp3 wat niet op de zaak was toegestaan, dus spraken we die mensen daarop aan om dat prive te houden of op een USB stick te zetten. Bij de 2e waarschuwing konden we ook naar hogerop stappen. Bij de 3e en laatste waarschuwing kregen we toestemming van hogerop zelf dingen verwijderen die totaal niks met het werk te maken hadden. Zoals AVI en MP3 files bij mensen waarvan we wisten dat die dat totaal niet nodig hadden voor hun werk.

[ Voor 3% gewijzigd door wallywally op 04-01-2005 13:32 ]

[Verwijderd]

Volgens mij wordt de oplossing in de verkeerde richting gezocht. Er zijn 100e programma's die je kunnen helpen het dataverbruik in het zicht te brengen. Ook zijn er genoeg programma's die quota management voor je kunnen regelen, de vraag is echter: wilt de organisatie dit?
Als netwerkbeheerder moet je niet zelf de keuze maken of een schijf te groot of te klein is.

In een dergelijke situatie zou ik het volgende doen: leg het management het probleem voor. Geef aan wat de kosten zullen zijn indien de schijfruimte wordt uitgebreidt. (Incl backup kosten, etc).
Misschien vindt men een bedrag van €4000 euro niks?

Indien men het bedrag te hoog vindt zullen er maatregelen genomen moeten worden. Adviseer dan het management dat opslag per gebruiker maximaal X Mb mag zijn. Vervolgens informeer je de gebruikers en geef je aan hoe groot hun opslag is. Gebruikers die boven de X Mb zitten zullen moeten gaan opschonen. En als gebruikers niet mee werken? Dan informeer je hun leidinggevende. Het management heeft tenslotte besloten dat......

Wat betreft de benamingen van documenten en dergelijke, hier zou ik mij helemaal niet mee bemoeien. Iedereen heeft een eigen manier van document beheer. Als je de regels te streng maakt is de affiniteit met het systeem / netwerk weg. En dit is het laatste wat je wilt als netwerkbeheerder!

Samengevat: werk samen aan een oplossing. Betrek management en gebruikers erbij! En maak het een gezamelijk probleem.

[ijdod]

wallywally schreef op dinsdag 04 januari 2005 @ 13:32:
In mn vorige bedrijf gaven we iedereen 1 gigabyte. Gingen ze daar overheen, keken we het even aan. Ging hij steeds hoger, dus zegmaar naar anderhalf of 2 gig. Keken we wat voor bestanden het waren. Vaak ging het om films/mp3 wat niet op de zaak was toegestaan, dus spraken we die mensen daarop aan om dat prive te houden of op een USB stick te zetten. Bij de 2e waarschuwing konden we ook naar hogerop stappen. Bij de 3e en laatste waarschuwing kregen we toestemming van hogerop zelf dingen verwijderen die totaal niks met het werk te maken hadden. Zoals AVI en MP3 files bij mensen waarvan we wisten dat die dat totaal niet nodig hadden voor hun werk.

Hou er rekening mee dat bovenstaande potentieel riskant is met betrekking op de diverse privacy wetgeving. Een opdracht van hogerhand maakt iets voor jou niet legaal. Da's meteen de basis voor de geautomatiseerde quota management processen. Die zijn zonder aanziens des persoons, zonder inzicht in bestanden. x mb is x mb.

Beste methode van zelfsturing is op financien. Reken uit wat een mb opslag kost, aan diskspace, beheer en backup, inclusief sommige staffels bij bepaalde hoeveelheden; een grotere tapeunit, bijvoorbeed.

Reken afwijkingen van de norm keihard door aan de klant. Zo kan deze zelf sturen in de uitgaven. De IT blijft in dienst van de klant, en de kosten blijven inzichtelijk en verklaarbaar.

[ Voor 8% gewijzigd door ijdod op 09-01-2005 12:22 ]