Document Beheer Systeem ervaringen

[bdu]

Ik loop momenteel stage bij een bedrijf dat veel projecten tegelijk loopt. Per project hebben ze momenteel een mappen structuur bedacht. De structuur is op zich 'niet slecht' / goed. Elk project heeft een eigen map, die weer is onderverdeelt in submappen.

Nu is het probleem dat medewerkers zich niet goed aan de structuur houden. Ze gooien documenten dus niet in de juiste mappen. Wat je dus krijgt is een rij van een map of 10 met daaronder dus tientallen files, die dus eigenlijk in die mappen zouden moeten.

Andere medewerkers moeten die zelfde documenten weer vinden. Met als gevolg dat dit dus niet lukt omdat de documenten niet in de juiste mappen staan.

Tevens wordt deze structuur in outlook gebruikt voor contacten (project gerelateerd), inkomende en uitgaande e-mail. Daarnaast hebben ze in outlook nog een algemene map waar ALLE contacten instaan. Het probleem hier is dat de contacten die project gerelateerd zijn vaak niet in de algemene map worden opgeslagen. Wat dus wel de bedoeling is.

Ik ben me momenteel aan het oriënteren naar een tool, een document beheer systeem, waar de medewerkers dus een beetje geholpen/verplicht worden om hun documenten op de juiste plaats te op te slaan.

Enkele eisen zullen zijn:

Search
Full content search
Lees en schrijfrechten
Workflow systeem (dat documenten gecontroleerd / geaccordeerd worden)
Versiebeheer

E-mail ondersteuning (lastig dus zo niet is daar een andere oplossing voor?)

In ben opzoek naar mensen die ervaring hebben met ongeveer hetzelfde probleem als dit bedrijf heeft. Mensen die ook naar zulke applicaties gezocht hebben en dit geimplementeerd hebben. Kortom ervaring met document beheer systemen. Heeft iemand tips?

Bedankt!

[Hugo]

Momenteel zijn wij als gemeentelijke dient bezig een soortgelijk project en al enige tijd bezig. Wij (gaan) gebruiken het pakket Corsa van BCT

Mocht je eens willen praten over hoe het hier loopt dan kun je contact met me opnemen dan zal ik kijken of ik een afspraak kan regelen voor je met de projectleider.

Tevens is een mooie showcase van Corsa de kamer van koophandel in Rotterdam. Men heeft daar Corsa voor heel het documentbeheer, flow en archivering. Erg mooi opgezet.

Daarnaast zijn er nog vele andere gemeentelijke diensten in Nederland die soortgelijke situaties hebben.

[Rwin]

Het maakt niet uit wat je gebruikt, als het versloft, werkt het toch niet.
Verplichten om iets te doen werkt niet in de praktijk...

discipline is the keyword

[ Voor 4% gewijzigd door Rwin op 06-10-2004 10:57 ]

[RobzQ]

* RobzQ is werkzaam bij een producent van document management software.

We hebben zelf een document beheer systeem ontwikkeld op basis het Microsoft.Net platform. Deze software is volledig geintegreerd in MS office en alle andere functies waar je naar zoekt zijn ook aanwezig in het systeem. Het systeem wordt gebruikt door een aantal grote bedrijven zoals ABN, Bouwfonds en andere financiele instellingen.

Overigens, je zegt dat je zoekt naar een workflow systeem voor het accorderen van document. Dat is niet helemaal de correcte term. Workflow is namelijk vele malen uitgebreider dan het gemiddelde accorderingsmechanisme.

Als je meer info zoekt kijk dan eens op onze website(s):

http://www.hyarchis.net (product informatie) of
http://www.vdd.nl (bedrijfs informatie)

Ik zal deze topic ook in de gaten houden voor het geval je vragen hebt.

[Torbellino]

Om documenten te laten controleren kun je misschien ook dit programmatje (http://www.artefact.nl/document/?zone=product) gebruiken. Het is mij echter niet duidelijk of dit ook voldoet aan je wensen m.b.t. documenten.

[bdu]

WorkForce schreef op 06 oktober 2004 @ 10:46:....

Bedankt voor je reactie.

Ik heb wel enkele vragen?

Is dit systeem niet (gedeeltelijk) toegespitst op het papier werk wat gedigitaliseerd moet worden? Heb ik dat goed begrepen uit de website? Want het gaat hier puur om digitale gegevens.

Voor watvoor bedrijf is deze tool toegespits? Het bedrijf waar ik momenteel voor bezig ben is een bedrijf van +/- 50 werknemers en er worden +/- 30 projecten tegelijk gelopen.

Zo als ik al zei ben ik me nog aan het orienteren naar tools maar als ik meer informatie heb ontvangen (wat is dus ga aavragen) en het sluit aan op mijn eisen dan zou ik graag wat meer ervaringen van je willen horen.

Bedankt

[bonzz.netninja]

ik zou eens kijken naar microsoft sharepoint portal server 2003. Ik heb een afstudeer project gedaan waar ik middels dit stuk software een compleet DMS in elkaar heb geflanst. Tis ff lastig om er door heen te bijten, maar uiteindelijk kan het gemakkelijk alles wat jij wilt.

[Canard]

Rwin schreef op 06 oktober 2004 @ 10:52:
Het maakt niet uit wat je gebruikt, als het versloft, werkt het toch niet.
Verplichten om iets te doen werkt niet in de praktijk...

discipline is the keyword

Precies! Als je geen discipline hebt, kun je nog zo'n dure tool aanschaffen, maar dan nog zal het niet werken.
Een tool is een hulpmiddel, geen oplossing

[RobzQ]

bonzz.netninja schreef op 06 oktober 2004 @ 11:07:
ik zou eens kijken naar microsoft sharepoint portal server 2003. Ik heb een afstudeer project gedaan waar ik middels dit stuk software een compleet DMS in elkaar heb geflanst. Tis ff lastig om er door heen te bijten, maar uiteindelijk kan het gemakkelijk alles wat jij wilt.

Zoals je zelf eigenlijk al aangeeft is Sharepoint geen document beheer systeem. Met wat eigen code en andere tweaks kun je hiervoor wel misbruiken. Toch ontbreken er ook dan vele functies die de meeste 'echte' DMS pakketen wel hebben.

Precies! Als je geen discipline hebt, kun je nog zo'n dure tool aanschaffen, maar dan nog zal het niet werken. Een tool is een hulpmiddel, geen oplossing

Je moet dan ook niet zomaar een DMS ergens installeren en vanaf dag X zeggen dat iedereen er mee moet gaan werken. Meestal worden projecten van een dergelijke omvang besproken met het management, de beheerders en de gebruikers. Als je de gebruikers er niet bij betrekt dan is de kans groot dat je op weerstand stuit. Als moet ik zeggen dat in de projecten die ik heb gedaan dat meestal wel meevalt. Op het moment dat mensen doorkrijgen dat ze hun documenten terugvinden (en die van collegas) dan ziet men vaak snel de voordelen van een dergelijk systeem in.

[ Voor 38% gewijzigd door RobzQ op 06-10-2004 11:15 ]

[Bart©]

Hmmm, klinkt als een probleem dat E-Synergy van Exact Software zo op zou lossen.

[bdu]

RobzQ schreef op 06 oktober 2004 @ 11:12:....

Bedankt voor je reacties. Ik ga naar je product kijken.
1 vraag: Zit er ondersteuning bij voor het probleem mbt de email?

nog 1 vraag: Is het makkelijk om zo'n 'standaard' mappen structuur te 'importeren'?

Verder ziet het er goed uit. Kan je een globel schatting geven van kosten? Waar moet ik aan denken? Het gaat om +/- 50 werknemers.

[Hugo]

bdu schreef op 06 oktober 2004 @ 11:06:
[...]
Bedankt voor je reactie.

Ik heb wel enkele vragen?

Is dit systeem niet (gedeeltelijk) toegespitst op het papier werk wat gedigitaliseerd moet worden? Heb ik dat goed begrepen uit de website? Want het gaat hier puur om digitale gegevens.

Voor watvoor bedrijf is deze tool toegespits? Het bedrijf waar ik momenteel voor bezig ben is een bedrijf van +/- 50 werknemers en er worden +/- 30 projecten tegelijk gelopen.

Zo als ik al zei ben ik me nog aan het orienteren naar tools maar als ik meer informatie heb ontvangen (wat is dus ga aavragen) en het sluit aan op mijn eisen dan zou ik graag wat meer ervaringen van je willen horen.

Bedankt

Corsa kan ook ook enkel met digitale documenten werken echter is dit pakket gericht op organisaties met een redelijke omvang. De prijs is daar overigens ook naar.

Wij hebben onder andere MS Word via Smartdocuments gekoppeld aan Corsa waardoor we adressen uit 1 database halen en de documenten krijgen meteen een uniek id in corsa waarna je het document kenmerken dient te geven zodat het vinden van de documenten heel erg vereenvoudigd word.

Maar als ik jouw verhaal zo lees is het niet het pakket wat je echt zoekt. Ik denk dat je meer hebt aan een projectbased applicatie. Helaas lopen gemeentelijke organisaties, en met name in Rotterdam, nog ver achter.

[bonzz.netninja]

RobzQ schreef op 06 oktober 2004 @ 11:12:
[...]

Zoals je zelf eigenlijk al aangeeft is Sharepoint geen document beheer systeem. Met wat eigen code en andere tweaks kun je hiervoor wel misbruiken. Toch ontbreken er ook dan vele functies die de meeste 'echte' DMS pakketen wel hebben.


[...]
Je moet dan ook niet zomaar een DMS ergens installeren en vanaf dag X zeggen dat iedereen er mee moet gaan werken. Meestal worden projecten van een dergelijke omvang besproken met het management, de beheerders en de gebruikers. Als je de gebruikers er niet bij betrekt dan is de kans groot dat je op weerstand stuit. Als moet ik zeggen dat in de projecten die ik heb gedaan dat meestal wel meevalt. Op het moment dat mensen doorkrijgen dat ze hun documenten terugvinden (en die van collegas) dan ziet men vaak snel de voordelen van een dergelijk systeem in.

daar ben ik het geheel niet mee eens. Sharepoint is wel degelijk ook een dms.

[Verwijderd]

Ik zou graag willen weten over wat voor bedragen we het hebben. Wat kost nou eigenlijk ongeveer een Document beheer systeem. Ik geloof dat b.v. sharepoint (zal wel een van de duurste zijn) rond de 10.000 a 15.000 euro kost.

Wat kost corsa eigenlijk.

[bdu]

WorkForce schreef op 06 oktober 2004 @ 11:28:
[...]

Zoiets dacht ik al ja. toch bedankt voor je reacties!

[Hugo]

Verwijderd schreef op 06 oktober 2004 @ 11:36:
Ik zou graag willen weten over wat voor bedragen we het hebben. Wat kost nou eigenlijk ongeveer een Document beheer systeem. Ik geloof dat b.v. sharepoint (zal wel een van de duurste zijn) rond de 10.000 a 15.000 euro kost.

Wat kost corsa eigenlijk.

Doe maar een veelvoud van bovenstaande. Pakket zelf zal rond de 15 of 20 duizend euro zijn. Echter de hele implementatie en inrichting kost al gauw zo'n 30 duizend euro minimaal.

[RobzQ]

bdu schreef op 06 oktober 2004 @ 11:21:
[...]
Bedankt voor je reacties. Ik ga naar je product kijken.
1 vraag: Zit er ondersteuning bij voor het probleem mbt de email?

nog 1 vraag: Is het makkelijk om zo'n 'standaard' mappen structuur te 'importeren'?

Verder ziet het er goed uit. Kan je een globel schatting geven van kosten? Waar moet ik aan denken? Het gaat om +/- 50 werknemers.

Je kunt je email (net als alle andere officedocumenten) opslaan in het systeem, daarmee zou de email in dezelfde 'virtuele map' komen als de rest van je project documenten. Al heb ik het idee dat je eigenlijk iets anders bedoeld maar ik begrijp je niet 100%.

Het importeren van een mappenstructuur is op zich niet moeilijk. Het wordt wel iets lastiger als je automatisch metadata (= indexen = waar je op kunt zoeken) mee wilt nemen. Soms heb je dan een stukje maatwerk nodig. Dit kunnen wij maken maar je kunt het echter ook zelf doen als je een beetje kunt programmeren in Visual Studio.Net.

Dergelijke pakketen zijn niet goedkoop. Voor zo'n vijftig personen moet je denken aan zo'n 30.000 euro. Deze bedragen zijn overigens goed te verantwoorden. De gemiddelde terugverdientijd bij onze klanten ligt tussen de 6 maanden en anderhalf jaar.

Verwijderd schreef op 06 oktober 2004 @ 11:36:
Ik zou graag willen weten over wat voor bedragen we het hebben. Wat kost nou eigenlijk ongeveer een Document beheer systeem. Ik geloof dat b.v. sharepoint (zal wel een van de duurste zijn) rond de 10.000 a 15.000 euro kost.

Wat kost corsa eigenlijk.

Sharepoint is bij lange na niet de duurste maar zoals ik al aangaf: Ik ben van mening dat het geen volledig document management pakket is. Er zit wel wat DMS functionaliteit in maar bij lange na niet volledig.

Over Corsa : Ik dacht dat dit pakket zich vooral op de overheid richte, klopt dat?

[ Voor 24% gewijzigd door RobzQ op 06-10-2004 11:46 ]

[bdu]

RobzQ schreef op 06 oktober 2004 @ 11:43:
[...]

Draait er ergens een demo versie van jullie systeem? Zou je me wat meer documentatie willen/kunnen opsturen?

Met het probleem mbt de email. In outlook word nu gebruik gemaakt van mappen waar diezelfde structuur terug te vinden is. Een inbox een outbox en een adresboek. Dus er zijn, zeg maar wat, 30 projecten dan heb je 30 adresboeken.

Wanneer men dan opzoek in naar een contact en men weet niet bij welk project diegene hoort, kan er gekeken worden in de 'algemene' map waar ook al die contacten (zouden moeten) instaan. Maar dit gebeurt dus niet altijd.

En daarnaast krijgt men de mail binnen in hen eigen inbox en moeten zij die zelf naar de projectmap slepen.

Deze project mappen zijn voor iedereen beschikbaar. Maar zodra iedereen de mail maar in de root van de projectmap zet dan is het terug vinden ervan lastig.

Dus deze mails moeten zo opgeslagen/geïndexeerd worden dat deze makkelijk met bijvoorbeeld de zoekfunctie gevonden kunnen worden.

Dus dat er naast de zoekfuctie voor de documenten ook gezocht kan worden in de emails en of contacten?

[RobzQ]

bdu schreef op 06 oktober 2004 @ 12:14:
[...]

Draait er ergens een demo versie van jullie systeem?

We hebben helaas niet zomaar een online demo draaien. Meestal komen we langs om een demo op locatie van de klant te geven.

Zou je me wat meer documentatie willen/kunnen opsturen?

Natuurlijk. Naar welk emailadres? info at yoi punt en el?

Met het probleem mbt de email. In outlook word nu gebruik gemaakt van mappen waar diezelfde structuur terug te vinden is. Een inbox een outbox en een adresboek. Dus er zijn, zeg maar wat, 30 projecten dan heb je 30 adresboeken.

Wanneer men dan opzoek in naar een contact en men weet niet bij welk project diegene hoort, kan er gekeken worden in de 'algemene' map waar ook al die contacten (zouden moeten) instaan. Maar dit gebeurt dus niet altijd.

En daarnaast krijgt men de mail binnen in hen eigen inbox en moeten zij die zelf naar de projectmap slepen.

Deze project mappen zijn voor iedereen beschikbaar. Maar zodra iedereen de mail maar in de root van de projectmap zet dan is het terug vinden ervan lastig.

Dus deze mails moeten zo opgeslagen/geïndexeerd worden dat deze makkelijk met bijvoorbeeld de zoekfunctie gevonden kunnen worden.

Dus dat er naast de zoekfuctie voor de documenten ook gezocht kan worden in de emails en of contacten?

Voor het managemen van je contacten in outlook biedt het systeem geen oplossing. Dat lijkt me meer iets van outlook / exchange. Met betrekking tot het opslaan van email biedt het echter wel mogelijkheden. Je slaat je email namelijk niet meer op in de public folders van exchange maar in het document management systeem. Dus gewoon samen met alle andere project documenten.

Bij de opslag van een document kun je een gebruiker verplichten bepaalde indexen (metadata) in te vullen. Vaak zijn die zaken als een projectnummer, een klant enz. Na opslag kun je dan ook op eenvoudige wijze alle documenten (inc. je mail) zoeken die bij een project of een klant horen. Je kunt natuurlijk ook alleen zoeken naar emails (als dit van belang is) van een bepaald project.

[bdu]

RobzQ schreef op 06 oktober 2004 @ 12:24:
[...]
Natuurlijk. Naar welk emailadres? info at yoi punt en el?
[...]

graag

Bedankt!

[Hugo]

Corsa oftewel BCT richt zich inderdaad meer op overheidsinstanties. Net zoals andere leveranciers in andere automatiseringsbranches hebben zij het geluk gehad ooiteens binnengerold te zijn bij de lokale cq landelijke overheid.

offtopic:
Voorbeeldje:

Smartsite heeft een groot aantal gemeentes en overheden in zijn portfolio.
idem voor BCT
idem voor Bwise
idem voor Centric
idem voor Pink Roccade
etc.

[Spider.007]

Wil iedereen wel zijn best doen om dit topic ook voor andere interessant te houden? Dus verkooppraatjes over je product zijn wellicht wat minder interessant. Aanbiedingen voor demo's ed zie ik ook liever niet via dit forum verlopen Het zou wel aardig zijn als de TopicStarter ons op de hoogte zou kunnen houden van de geprobeerde pakketten plus resultaten

[Verwijderd]

Ik ben ook opzoek naar een dergelijk systeem.

Heeft de topic starter al een keuze kunnen maken in welk systeem hij gekozen heeft, en ook waarom hij die keuze gemaakt heeft>?

[Glorix Jim]

Een sharepoint licensie kost btw 4131 euro
En het is wel degelijk een DMS, ook al moet je de nodige custom webparts schrijven om het een volledige DMS te laten zijn

[Torbellino]

Er zijn webbased en client based DMS systemen.
Wat zijn de voor en nadelen van zulke systemen?

Dat verkleind namelijk ook je zoekcriteria