Vergader- en notulen software

[-Klimaks-]

Ons management heeft besloten dat ze hun vergaderingen wat georganiseerder willen aanpakken. We hebben hier wel Outlook dat goed kan dienen voor het plannen van vergaderingen, maar hopeloos te kort schiet ivm notulen.
Nu ben ik dus op zoek naar software die

* een beetje handig is in het plannen van vergaderingen.
* een goede interface heeft voor het schrijven van de notulen of een goede koppeling met Word oid.
* integreert met Exchange en/of Outlook.

Bestaat er software die +- doet wat ik wil? Ben nu al twee dagen op zoek, maar wat ik vind is van bedroefende kwaliteit.

[Exirion]

Wat is er mis met Outlook (of Lotus Notes... grrrrrr......) als agenda, en Word voor de notulen? Notulen kunnen op papier gemaakt worden en later uitgewerkt worden, maar het is wel zo handig als iemand met een laptopje even wat notulen in Word klopt. Later even uitwerken en rondmailen... Simpel lijkt me?

[aZuL2001]

Ik heb nog geen software gezien die goed integreerd met het management zelf.

Ik denk dat een gerichte training in dit geval meer effect heeft dan welk stuk software dan ook.

Of je zou wat je zoekt beter moeten omschrijven, met bijv. linkjes naar wat je gevonden hebt, zodat we iets beter begrijpen wat je bedoelt.

[Wekkel]

Als je een format voor notulen zoekt, heb ik wel iets voor je. Waarom zo ingewikkeld doen over notulen. Even een word model is voldoende. De tekst heb je zo ingevuld.

[Exirion]

aZuL2001 schreef op 22 april 2004 @ 15:19:
Ik denk dat een gerichte training in dit geval meer effect heeft dan welk stuk software dan ook.

Dat lijkt mij ook ja. Goed presenteren lukt je ook niet alleen met goeie software.

[kamstra]

Waarom wil je je notulen in hemelsnaam binnen outlook/notes gaan schrijven...lekker zinvol. Geef het management eerst idd maar eens een cursus agendabeheer/hoe ga ik met software om, dat helpt ws. al stukken.

Notes daarentegen vind ik ook maar bagger, maar dat komt ws. ook omdat ik een veel te zwaar Notes prog draai op een veel te langzame pc

[Wom]

Ik snap niet precies wat je met de koppeling naar Outlook bedoelt ? Moeten de notulen naar aanwezigen gemaild worden oid ?

[aZuL2001]

Vergaderingen plannen kunnen jullie blijkbar al met Outlook/Exchange.
Daarbij kun je nog zover gaan dat je vergaderruimte's en beamers kunt reserveren, en koffie kunt bestellen voor de vergadering.

Vervolgens kun je een public folder aanmaken met de juiste rechten voor het management waar je de notulen die je in word gemaakt hebt, al dan niet gebaseerd op een slim sjabloon, inzet zodat ze beschikbaar zijn voor een ieder (met de juiste rechten).

Als je er dan ook nog een mailtje aan de genodigden achteraanstuurt waar het staat, dan kunnen ze het allemaal lezen.

Natuurlijk kun je de notulen ook gewoon op een fileserver zetten.


Veel meer aan slimmigheid is hier niet voor te verzinnen ben ik bang.
Los van eerdere opmerkingen.

[-Klimaks-]

Exirion schreef op 22 april 2004 @ 15:16:
Wat is er mis met Outlook (of Lotus Notes... grrrrrr......) als agenda, en Word voor de notulen? Notulen kunnen op papier gemaakt worden en later uitgewerkt worden, maar het is wel zo handig als iemand met een laptopje even wat notulen in Word klopt. Later even uitwerken en rondmailen... Simpel lijkt me?

Tja, het werkt allemaal wel, maar ze willen het hier nog meer automatiseren. Een vooorbeeld is http://www.rowebots.com/meeting2000.html, maar dit werkt niet echt prettig. De software kan bijvoorbeeld automatisch taken aanmaken, stemmingen organiseren, enz...

Wekkel schreef op 22 april 2004 @ 15:21:
Als je een format voor notulen zoekt, heb ik wel iets voor je. Waarom zo ingewikkeld doen over notulen. Even een word model is voldoende. De tekst heb je zo ingevuld.

Altijd geïntresseerd.

Alle oplossingen die hier staan werken natuurlijk goed, maar ik was in de hoop dat hier toch nog betere software zou voor bestaan.

[Verwijderd]

Heb er zelf geen ervaring mee, maar heeft microsoft hier niet voor OneNote 2003 voor gemaakt ?

http://www.microsoft.com/...ote/prodinfo/default.mspx

[-Klimaks-]

Verwijderd schreef op 22 april 2004 @ 15:44:
Heb er zelf geen ervaring mee, maar heeft microsoft hier niet voor OneNote 2003 voor gemaakt ?

http://www.microsoft.com/...ote/prodinfo/default.mspx

Heb ik geïnstalleerd gehad, zonder Sharepoint en die zut is het niet meer dan Word met handschriftherkenning.

Het beheer van de notulen is zeker zo belangrijk als het opstellen ervan. Het zou bv helemaal mooi zijn, moest je uit alle notulen de beslissingen over een bepaald onderwerp zou kunnen selecteren

[PcDealer]

Verwijderd schreef op 22 april 2004 @ 15:44:
Heb er zelf geen ervaring mee, maar heeft microsoft hier niet voor OneNote 2003 voor gemaakt ?

http://www.microsoft.com/...ote/prodinfo/default.mspx

Klopt, ben vorige week naar een seminar over Microsoft Office System geweest (krijg als beloning een gratis licentie ) en daar werd OneNote besproken.

Je kunt losse stukken tekst plaatsen, een stukje opnemen, er wordt bij opnemen een timestamp bewaard. Bij het afluisteren zie je welke tekst op dat moment werd getikt. Meteen volgende agendapunten aangeven en mensen uitnodigen, taken verdelen en een mail daarvoor sturen. Allemaal in OneNote.

[Verwijderd]

Ik weet niet hoe de notulen nu gemaakt worden. Als dit met pen en papier gebeurd tijdens de vergadering, heb ik wel een betere tip (denk ik)..

Koop een (mini)bandrecorder en een goede conferenti-microfoon. Koop daarbij ook een dicteeraparaat voor secretaresses (? weet niet hoe zo'n ding heet), dit is een bandrecorder met een headset en een voetpedaal. Met het voetpedaal kan er afgespeeld en gespoeld worden, zodat de handen vrij zijn om te typen. Je kunt dan de vergadering gewoon opnemen, en later de notulen (laten) maken in word. De bandjes kunnen ook bewaard blijven, zodat het zelfs mogelijk is terug te gaan naar de oosrponkelijke tekst bij onduidelijkheden.

Dan e.e.a. gewoon verwerken in word. Ik zie niet in hoe welk ander programma dan ook beter geschikt is voor het maken van notulen dan word.. dat is immers een overcomplete tekstverwerker?

[ Voor 15% gewijzigd door Verwijderd op 22-04-2004 15:55 ]

[aZuL2001]

-Klimaks- schreef op 22 april 2004 @ 15:47:
[...]
Het beheer van de notulen is zeker zo belangrijk als het opstellen ervan. Het zou bv helemaal mooi zijn, moest je uit alle notulen de beslissingen over een bepaald onderwerp zou kunnen selecteren

Dit kun je ondervangen met een Besluiten en Actiepunten Lijst.
Die komen dan als bijlage bij de notulen.

En als je die documenten via IIS indexeert en beschikbaar maakt, kun je er ook vrij makkelijk in zoeken.

Geef de notulen een bestandsnaam die lijkt op jjjj-mm-dd-notulen vergadering directie.doc en ze staan automatisch gesorteerd in je dir.

[stevenP]

1 woord: MindManager!

het is echt heel goed dat programma, ik gebruik het al heel lang!

meer info: *klik*