[MS Access] Bestanden overzichtelijk opslaan

[Niek_]

Ben bezig met een database om de correspondentie met klanten (offertes/bevestigingen/facturen/enz.) overzichtelijk te maken.

Op dit moment wordt een offerte in Word gemaakt en daarna in een map 'Offertes 2004' gegooid met als bestandsnaam de achternaam v/d klant. Op het moment dat er meerdere offertes de deur uitgaan wordt al gauw gewerkt met een 1 achter de achternaam enz. Het is dus echt gokwerk als ze een offerte terugzoeken...

Het leek mijzelf makkelijker om per klant een map te hebben, met als mapnaam de klantcode. Hierin zouden dan alle documenten die met de klant te maken hebben ingegooid kunnen worden.

Ik heb al een tabel met de 'algemene' gegevens van de klant gemaakt. (zoals naam/adres/enz.) Nu dacht ik eraan om nog een tabel te maken met daarin de klantcode + hyperlinks naar de documenten die gemaakt zijn.
Door deze tabel in het formulier als subtabel in te voeren zou er per klant een mooi lijstje zichtbaar moeten zijn onderaan het formulier. Ik loop echter tegen een paar problemen aan:
---------------------------------------------------------------------------------------
1) Hoe zorg ik ervoor dat Access alle documenten uit 1 map weergeeft als hyperlinks? Anders zou je steeds aan moeten geven dat er een nieuw bestand in de map zit, dit moet Access toch ook zelf kunnen zien?

2) Kan ik ervoor zorgen dat Access de documenten uit die map op datum weergeeft? Of is het mogelijk om een knop te maken die de documenten op datum sorteerd?

3) Kan ik ervoor zorgen dat bij het aanmaken van een nieuwe klant, Access gelijk een map aanmaakt zodat daar de correspondentie in kan?

4) Is er een makkelijkere manier om de bestanden op te slaan? Ik had als eerste optie de datum als bestandsnaam. Leek mij geen probleem, maar: Als de secretaresse nu een offerte typt moet ze eerst de klantcode achterhalen voordat ze het bestand in de juiste map kan stoppen, is hier een makkelijkere manier voor?

_{Heb met de search al een paar topics gevonden maar de meeste zijn onbeantwoord gebleven:
*klik 1*,*klik 2*,*klik 3*.}

[mulder]

Punten 1, 2, 3: Ik zou zeggen pak een boek over en Access en VBA. Open een browser met MSDN en/of Google en leef je uit.

Punt 4: Je moet gewoon zorgen dat de bestandsnaam unique is, je kunt in een tabel de friendelijke naam + locatie opslaan.

[Niek_]

Don Facundo schreef op 17 maart 2004 @ 09:30:
Punten 1, 2, 3: Ik zou zeggen pak een boek over en Access en VBA. Open een browser met MSDN en/of Google en leef je uit.

Toeval wil dat ik hier 3 boeken heb liggen: Access 2000, Marcro's en VBA + Basiscursus Access 2000 + Access 2000 Steb by Step....
Toeval wil ook dat ik die boeken heb doorgenomen, ben al vanaf januari voor dit bedrijf bezig met andere db, en de antwoorden op m'n vragen (nog) niet ben tegengekomen...

Punt 4: Je moet gewoon zorgen dat de bestandsnaam unique is, je kunt in een tabel de friendelijke naam + locatie opslaan.
Kan je heel even uitleggen hoe je dit bedoelt?

[Markieman]

Niek_ schreef op 17 maart 2004 @ 09:13:

....
----------------------------------------------------------
1) Hoe zorg ik ervoor dat Access alle documenten uit 1 map weergeeft als hyperlinks? Anders zou je steeds aan moeten geven dat er een nieuw bestand in de map zit, dit moet Access toch ook zelf kunnen zien?
Access doet (meestal) niets zelf, daar is VBA voor. Zoek in je boeken ff naar de functie Dir (of Dir$), anders kan je in de help van VBA hier naar zoeken.

2) Kan ik ervoor zorgen dat Access de documenten uit die map op datum weergeeft? Of is het mogelijk om een knop te maken die de documenten op datum sorteerd?
Laad dmv de functie bij punt 1 alle bestanden in een Array, daarbij vraag je per bestand de datum op (zie functie FileDateTime), sorteren moet je helaas zelf programmeren (zoek op google ff op QuickSort of BubbleSort en zorg dat je daarbij zoekt op VBA, anders krijg je bv C code)

3) Kan ik ervoor zorgen dat bij het aanmaken van een nieuwe klant, Access gelijk een map aanmaakt zodat daar de correspondentie in kan?
Staat ook in de help, functie MkDir

4) Is er een makkelijkere manier om de bestanden op te slaan? Ik had als eerste optie de datum als bestandsnaam. Leek mij geen probleem, maar: Als de secretaresse nu een offerte typt moet ze eerst de klantcode achterhalen voordat ze het bestand in de juiste map kan stoppen, is hier een makkelijkere manier voor?
Klant zoekt ze op in je DB, die heeft de klantcode en zoekt mbv functies bij punt 1 en 2 de bestanden op en geeft ze weer. Hyperlinken moet je ook zelf implementeren, zoek ff op google op ShellExecute (en weer VBA)

Vergeet niet, Access doet dit soort dingen niet automatisch. Voor het weergeven van de lijst met bestanden kan je verder gebruik maken van het ListView control (mscomctl32.ocx, dacht ik) voor uitleg hierover zie Google

[ Voor 7% gewijzigd door Markieman op 17-03-2004 09:53 ]

[Niek_]

Markieman schreef op 17 maart 2004 @ 09:51:
[...]

Dank je, vooral de namen van de acties, daar heb ik veel aan. Ga nu de stukken tekst lezen die over die acties gaan. Eens kijken wat ik tegenkom.

[Niek_]

Zal waarschijnlijk wel aan mij liggen maarre:
- ik kan in de help functie dus echt niks over de functie Dir of Dir$ vinden,
- ook kan ik weinig info vinden over de andere functies.

Heeft iemand nog tips qua sites die een beetje duidelijk zijn over VBA en dan vooral de functies goed uitleggen? Heb met Google enorm veel sites gevonden maar de helft is voor mij abacadabra. Heb ook m'n boek nog eens goed doorgenomen maar daar vindt ik niets (!) over de functies Dir / Dir$....

[edit]
Ok, heb wat gevonden, als ik dit doe dan maakt hij de folder smiley in de map vbfiles (vbfiles moet al wel bestaan).
MkDir "c:\vbfiles\smiley"
Hoe zorg ik er nu voor dat ipv smiley, de klantcode wordt gebruikt? Iemand een suggestie?

[ Voor 22% gewijzigd door Niek_ op 17-03-2004 11:44 ]

[Markieman]

Niek_ schreef op 17 maart 2004 @ 11:38:
Zal waarschijnlijk wel aan mij liggen maarre:
- ik kan in de help functie dus echt niks over de functie Dir of Dir$ vinden,
- ook kan ik weinig info vinden over de andere functies.

Weet je dat zeker?

Begin met naar de help van VBA te gaan, dus in Access <alt-F11> en dan bij
de VBA editor het volgende:

Zorg iig dat je het niet aan het paperclipje "vraagt"
Ga naar help->inhoudsopgave en index
En dan bij tabblad Index het woordje Dir intypen

Als die dan geen resultaten geeft....

[Niek_]

......nu snap ik er echt niks meer van.....

edit:
...auw....net ff gezocht via antwoordwizzard....1x raden wat ik vind....
Toch blijft de info summier....ik ga nog eens verder Googelen...

[ Voor 45% gewijzigd door Niek_ op 17-03-2004 12:20 ]

[_js_]

De help index in Access 2000 is nutteloos, wat je wel kunt doen is Dir intypen in het codevenster en dan F1 indrukken.

[Markieman]

_js_ schreef op 17 maart 2004 @ 14:03:
De help index in Access 2000 is nutteloos, wat je wel kunt doen is Dir intypen in het codevenster en dan F1 indrukken.

hehe, ik zit hier nog met Office97 =)

[Niek_]

_js_ schreef op 17 maart 2004 @ 14:03:
De help index in Access 2000 is nutteloos, wat je wel kunt doen is Dir intypen in het codevenster en dan F1 indrukken.

Yup, ook Access 2000 hier, ik zal jou tip eens proberen, eens kijken wat er allemaal naar boven komt...