Mail probleem: 7 gebruikers verantwoordelijk voor 3 adressen

[Verwijderd]

Situatieschets:
Er zijn 7 mensen binnen het bedrijf die de mail moeten kunnen beantwoorden. Er zijn meerdere mail adressen zoals info, verkoop, enz.. die in principe op 1 bult terecht moeten komen. Deze mail adressen komen niet binnen op een eigen server, maar op een server bij een internet provider. Nu doen we het gewoon met outlook 2000 en wordt er ontzettend veel mail intern doorgestuurd.
Wat tevens van belang is om te melden, is dat er vanuit 2 locaties gewerkt wordt. Er is dus (nog) geen mail server aanwezig. Een VPN verbinding is wel een mogelijkheid, want er wordt gewerkt met een 11 mbit straal verbinding.

Waar we naartoe willen is dat er 1 centrale plaats komt waar de mail binnen gehaald wordt. Vanuit daar moet deze mail door iedereen te benaderen en te beantwoorden zijn. Er moet dan 1 map zijn waar alles in binnen komt, en enkele submappen waar privé mail in binnen komt. Er moet dan 1 iemand binnen het bedrijf zijn die de mailtjes vanuit de info map naar de privé mappen moet kunnen slepen, zodat de overige medewerkers alleen hun eigen (toegekende) mail hoeven te beantwoorden.

Wat is hiervoor de beste oplossing? Of is dit zo complex dat ik een cursus moet gaan volgen? Zijn er ook boeken over te krijgen? Zoja, welke?

[Force]

Heb ooit iets gelezen over een tool, waarmee je de pst file van outlook kan sharen. Met die tool is het dus mogelijk om meerdere mensen gelijktijdig gebruik te laten maken van dezelfde pst file. Iedereen zou dan dus gelijktijdig in de mailbox kunnen kijken. Weet helaas de naam niet meer maar zoek eens naar pst share of iets dergelijks.

dit misschien iets: http://www.newfreeware.com/business/1116/

[ Voor 11% gewijzigd door Force op 15-03-2004 10:55 ]

[KillerAce_NL]

Mailserver met batched smtp.
Die zet je dan op imapi en shared de postvakken, klaar.

[Verwijderd]

KillerAce_NL schreef op 15 maart 2004 @ 10:52:
Mailserver met batched smtp.
Die zet je dan op imapi en shared de postvakken, klaar.

Blijft de mail dan op die mailserver staan en wordt deze continu gesynchroniseerd met outlook van de gebruikers? Soort hotmail effect? Of hoe moet ik me dit voorstellen?

En wat betekend batched smtp en imapi?

[P_de_B]

Wij hebben dezelfde situatie hier. We hebben een postbus op de exchange server aangemaakt en deze postbus als extra postbus (naast de persoonlijke) toegevoegd bij iedereen die erbij moet. Daarnaast gebruiken we 2 outlook plugins die zorgen dat verzonden mail in de goede verzonden items komt, en dat de goede afzender vermeld staat. Een heeeeeeel uitgezoek, maar het werkt nu goed. Als je wilt kan ik wel iets gedetailleerder zijn.

[Verwijderd]

Als je wilt mag je inderdaad wel iets gedetaillairder zijn. Kun je op deze manier ook de post uit de hoofdmap verplaatsen naar de map van iemand anders? Voorbeeld: gebruiker 1 ziet een mailtje dat het best beantwoord kan worden door gebruiker 2. Kan gebruiker 1 deze dan verslepen naar de postvak in van gebruiker 2?

[HappyFun]

Verwijderd schreef op 15 maart 2004 @ 10:47:
Situatieschets:
Er zijn 7 mensen binnen het bedrijf die de mail moeten kunnen beantwoorden. Er zijn meerdere mail adressen zoals info, verkoop, enz.. die in principe op 1 bult terecht moeten komen. Deze mail adressen komen niet binnen op een eigen server, maar op een server bij een internet provider. Nu doen we het gewoon met outlook 2000 en wordt er ontzettend veel mail intern doorgestuurd.
Wat tevens van belang is om te melden, is dat er vanuit 2 locaties gewerkt wordt. Er is dus (nog) geen mail server aanwezig. Een VPN verbinding is wel een mogelijkheid, want er wordt gewerkt met een 11 mbit straal verbinding.

Waar we naartoe willen is dat er 1 centrale plaats komt waar de mail binnen gehaald wordt. Vanuit daar moet deze mail door iedereen te benaderen en te beantwoorden zijn. Er moet dan 1 map zijn waar alles in binnen komt, en enkele submappen waar privé mail in binnen komt. Er moet dan 1 iemand binnen het bedrijf zijn die de mailtjes vanuit de info map naar de privé mappen moet kunnen slepen, zodat de overige medewerkers alleen hun eigen (toegekende) mail hoeven te beantwoorden.

Wat is hiervoor de beste oplossing? Of is dit zo complex dat ik een cursus moet gaan volgen? Zijn er ook boeken over te krijgen? Zoja, welke?

Probleem hadden we hier ook..
Is opgelost door software te kopen (ISZN)

Deze zorgt ervoor dat een e-mail adres (bijvoorbeeld : [e-mail] / [e-mail]) binnenkomt in dat programma.

In het (webbased) programma log je in als gebruiker waarna je alle e-mail ziet die op ' [e-mail] ' is binnengekomen. Vanuit daar klikt de gebruiker op de e-mail welke hij/zij wil beantwoorden. De e-mail gaat dan naar het persoonlijke adres (bijvoorbeeld [e-mail])

Zo blijft alle e-mail zonder antwoord netjes staan totdat een gebruiker uhm ' weg sluist' Heb maar screenie toegevoegd..(onderlingen communcatie tussen medewerkers kan hier ook worden 'onderhouden' ..berichtjes naar elkaars account sturen) Top product dit..



Kosten van dit software pakket vallen reuze mee (moet je ze maar ff e-mailen)

[P_de_B]

Verwijderd schreef op 15 maart 2004 @ 11:02:
Als je wilt mag je inderdaad wel iets gedetaillairder zijn. Kun je op deze manier ook de post uit de hoofdmap verplaatsen naar de map van iemand anders? Voorbeeld: gebruiker 1 ziet een mailtje dat het best beantwoord kan worden door gebruiker 2. Kan gebruiker 1 deze dan verslepen naar de postvak in van gebruiker 2?

Nee, bij ons blijft iemand er gewoon vanaf als het mailtje niet door hem beantwoord kan worden. Degene die het wel kan ziet het mailtje zelf wel als het goed is. Verslepen kan wel, maar dan zou iedereen rechten op elkaars mailbox moeten hebben, dat is niet echt wenselijk. Verder wordt er nog gewerkt met de gekleurde vlaggetjes in outlook2003 om bepaalde status aan een ingekomen mail te geven.

[Verwijderd]

HappyFun schreef op 15 maart 2004 @ 11:14:
[...]


Probleem hadden we hier ook..
Is opgelost door software te kopen (ISZN)

Deze zorgt ervoor dat een e-mail adres (bijvoorbeeld : [e-mail] / [e-mail]) binnenkomt in dat programma.

In het (webbased) programma log je in als gebruiker waarna je alle e-mail ziet die op ' [e-mail] ' is binnengekomen. Vanuit daar klikt de gebruiker op de e-mail welke hij/zij wil beantwoorden. De e-mail gaat dan naar het persoonlijke adres (bijvoorbeeld [e-mail])

Zo blijft alle e-mail zonder antwoord netjes staan totdat een gebruiker uhm ' weg sluist' Heb maar screenie toegevoegd..(onderlingen communcatie tussen medewerkers kan hier ook worden 'onderhouden' ..berichtjes naar elkaars account sturen) Top product dit..

Kosten van dit software pakket vallen reuze mee (moet je ze maar ff e-mailen)

Maar op deze manier moet iedere medewerker om de paar minuten die webbased mail bekijken. Ik zoek eigenlijk iets dat er 1 gebruiker is die dit constant erbij doet zegmaar. Dat hij ziet van dit mailtje kan naar Pietje, deze naar Klaasje, en deze moet ik zelf even doen. Zo gaat dat nu ook, maar dan met forwards wat ontzettend irritant is.

Zo te zien lijkt het sharen van de pst file het makkelijkst op dit moment. Maar gaat dat wel goed met 7 mensen en zo'n 150 mailtjes per dag?

[Verwijderd]

Volgens deze link is dat sharen ook niet zo verstandig...

http://www.outlookpower.c...ue200401/00001206001.html

[HappyFun]

Verwijderd schreef op 15 maart 2004 @ 11:49:
[...]


Maar op deze manier moet iedere medewerker om de paar minuten die webbased mail bekijken. Ik zoek eigenlijk iets dat er 1 gebruiker is die dit constant erbij doet zegmaar. Dat hij ziet van dit mailtje kan naar Pietje, deze naar Klaasje, en deze moet ik zelf even doen. Zo gaat dat nu ook, maar dan met forwards wat ontzettend irritant is.

Zo te zien lijkt het sharen van de pst file het makkelijkst op dit moment. Maar gaat dat wel goed met 7 mensen en zo'n 150 mailtjes per dag?

Wat is het verschil tussen 1x Outlook hebben openstaan of 1x Internet Explorer
Special iemand E/mail door laten sturen is wel heel duur en zonde van de tijd

[Verwijderd]

Nou, met een paar mailtjes per dag gaat dat wel, maar als je ieder mailtje eerst via internet explorer moet bekijken, dan door moet sturen, en dan moet beantwoorden is erg omslachtig. Daarbij heb je dan dat als je 25 mailtjes van de 200 beantwoord hebt, je aan het eind van de dag nogmaals alle mail door moet nemen om te kijken of je alsnog enkele kunt beantwoorden.

Is er geen andere oplossing?

[P_de_B]

Verwijderd schreef op 15 maart 2004 @ 12:04:
Is er geen andere oplossing?

Die oplossing die ik heb gegeven kan niet

[Verwijderd]

Wij hebben geen exchange server...
Ik heb ook geen flauw idee hoe je zo'n ding op moet zetten.

[KillerAce_NL]

Dan lijkt het me heel verstandig dat je dit gaat uitbesteden.
B.t.w. met een mailserver blijft idd alle mail gewoon op de server staan.

[hufkes]

Verwijderd schreef op 15 maart 2004 @ 13:47:
Wij hebben geen exchange server...
Ik heb ook geen flauw idee hoe je zo'n ding op moet zetten.

die link die jij hebt gegeven staat los van het gebruik van een programma dat het sharen voor je regelt. In dat artikel gaat het over gewoon maar op de andere pc aangeven dat hij zijn gegevens op moet slaan cq. uit moet lezen van

code:

\\gebruikers-pc\Documents and Settings\Gebruiker\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst

en dat gaat inderdaad geheid fout.

Zo'n progje zorgt er echter voor dat op vergelijkbare manier als met een exchangeserver de pst gedeeld wordt, en dat is dus echt iets anders. Ik kon ook geen datum ontdekken in dat bericht van jou, maar het zou me niets verbazen wanneer dat al een redelijk out-dated bericht is..

[Verwijderd]

Nou, ik heb Outlookfolders en Public Outlook geprobeerd. Leuke programma's, werkt redelijk, alleen dit probleem:

De uitgaande mail blijft in de pst file van de gebruiker staan, dus niet op de server.
Dit is niet zo erg, erger is het volgende.

Als er (om wat voor reden dan ook) even geen verbinding met de SMTP server (van de internet provider) gemaakt kan worden, wordt het mailtje toch verzonden, en krijg je een berichtje terug dat het niet verstuurd kon worden. Dan moet je dus naar verzonden items om hem te forwarden en op deze manier opnieuw te versturen. Dit is met 10-tallen mailtjes geen doen.
Is hier een oplossing voor???

Ander probleem: het inloggen vanuit een andere locatie werkt niet (of het is te langzaam waardoor het lijkt dat het niet werkt). Locatie1 = kabel (300 kb/sec), locatie2 = 100 Mbit.
De locatie waar de server staat is 11 Mbit.

Misschien zou VPN een oplossing zijn, alleen heb ik hier echt totaal geen ervaring mee. We gebruiken Windows 2000 Pro, voor Server heb ik te weinig verstand.


Mensen, er moet hier toch een oplossing voor zijn....... => zie 1e post.

[P_de_B]

Mensen, er moet hier toch een oplossing voor zijn.......

Ja, een mailserver. Je zult toch moeten kijken naar een oplossing met een mailserver etc. als je niet weet hoe dat moet is het misschien een idee iemand er naar te laten kijken die er wel verstand van heeft.

[Verwijderd]

Maar met zo'n mail server kun je toch niet simpel (net als in Outlook 2000) berichtjes van de 1ne map naar de andere slepen?

Ik snap het nut niet zo van een mail server. Het gaat erom dat de mail op 1 server binnen komt en iedereen deze mail kan beantwoorden. Zodra een mailtje beantwoord is, moet deze uit de hoofdmap verdwijnen.

Het sharen van de pst file lijkt het mooiste, alleen zit je dan met de uitgaande mail.

[Verwijderd]

Kan iemand mij dan uitleggen hoe het systeem met zo'n server gaat werken?
Bereik je daar het door mij beoogde doel wel mee?