Beste backupsysteem en -strategie voor kleine onderneming

[mahi]

Mijn vader heeft een kleine onderneming met voorlopig 6 PC's. De onderneming zit in de bouwsector, dus het kennisniveau van informatica ligt er onder 0 . Er staan echter wel belangrijke zaken op de PC's zoals het klantenbestand, de werktekeningen,... Het zou natuurlijk een kleine ramp zijn mocht dat verloren gaan. Daarom vroeg m'n vader om eens een backupsysteem uit te werken.

Momenteel staat alle data nog verspreid over de PC's wat het zoeken naar iets erg moeilijk maakt. Backups bestaan uit sporadisch gemaakte kopieën op CD-R.

Daarom dat we een centrale Windows 2000 server gaan gebruiken waarop de data centraal opgeslagen wordt. Ik had gedacht aan roaming profiles voor de clients (Windows 2000/XP computers) zodat de userdata telkens op de server terecht komt. Echter... Er zijn ook 2 laptops. Roaming profiles zijn daarbij nogal moeilijk als er geen netwerkverbinding is. Daarnaast zijn er ook tekeningen die voor iedereen beschikbaar moeten zijn. Soms gebeurt het dat iemand daar thuis nog aan verder werkt zodat we met 2 verschillende versies zitten. We zijn dus ook op zoek naar een soort synchronisatiesoftware die (liefst automatisch) bestandsverschillen tussen client en server kan herkennen en vraagt om één van beiden te vervangen door de andere. Heeft iemand hier goede ideeën?

Als dan uiteindelijk alle data centraal bewaard wordt, dan zou ik Ghost backups nemen van de clients (Ghost is reeds aangekocht). Als ze ooit crashen, dan hoeven ze maar gewoon de backup terug te zetten en ze zijn weer vertrokken. De eigenlijke data staat toch op de centrale server.

Deze centrale server is eigenlijk het grote probleempunt. Er is voorlopig ongeveer GB aan cruciale data die echt veilig gesteld moet worden. Op termijn groeit dat waarschijnlijk uit naar een 10 GB. Welke backupmethode kiezen we daarvoor?
- Gewoon een externe harddisk eraan hangen en frequent ernaar kopiëren? Dat vergeten ze toch te doen. Bovendien heb je dan maar 1 backup. Als de bliksem inslaat op het moment van backuppen dan is misschien zowel de schijf van de server dood als de backup schijf. Veiligheid erg laag dus.
- CD-RW? Mijn ervaring met CD-RW media is niet al te best, en aangezien er waarschijnlijk meer dan 1 schijfje nodig is per backup gaat dat verwarrend zijn (we praten over mensen die een PC enkel kunnen gebruiken voor hun specifieke vakgebied). DVD-/+RW vertrouw ik helemaal niet. Als ik hier op het forum zo rondkijk naar de verhalen van schijfjes die niet meer uitleesbaar zijn na branden enzo... Liever niet.
- Dan komen we bij tape. Dat lijkt me eerlijk gezegd wel een betrouwbaar medium. Doorgaans een goede prijs/opslagcapaciteit-ratio. Maar ik ken niets van deze toestellen. Wat zijn de dingen waarop je moet letten? Zijn er merken die je ten allen tijde moet ontwijken? Ik zou een tapebackupoplossing die ~10 GB kan opslaan per tape willen overwegen. De software is ook van groot belang. Liefst zo eenvoudig mogelijk dat ze in principe enkel 's avonds een tape moeten insteken, op start duwen, en dan deze 's morgends weer in de kast steken. Een soort roterend systeem met pak bijvoorbeeld 5 tapes. Welke taperecorder en software zouden jullie aanraden in dit geval? Of is de software die bij de recorders geleverd wordt bruikbaar?

Ik druk er nogmaals op dat het een kleine onderneming is. Er wordt liever geen geld dan weinig geld uitgegeven aan informaticamateriaal. De budgetten zijn met andere woorden dus beperkt. We zijn dus niet op zoek naar de beste en duurste oplossing, maar naar iets dat ons voldoende dataveiligheid geeft voor een gunstige prijs.

[koraks]

Roaming profiles zijn daarbij nogal moeilijk als er geen netwerkverbinding is.

Valt wel mee; Win2k/XP neemt het nieuwste profile dat beschikbaar is zolang er verbinding is met de server. Het profile wordt zonodig bij het inloggen van de server gekopieerd naar het werkstation. Als er geen server beschikbaar is wordt gewerkt met het laatst opgeslagen lokale profile.

Als dan uiteindelijk alle data centraal bewaard wordt, dan zou ik Ghost backups nemen van de clients (Ghost is reeds aangekocht). Als ze ooit crashen, dan hoeven ze maar gewoon de backup terug te zetten en ze zijn weer vertrokken. De eigenlijke data staat toch op de centrale server.

Ghost kan een oplossing zijn, maar misschien is het net zo handig om een unattended install scriptje voor 2k/xp te maken; je hebt dan je werkstation ook in no-time geregenereerd. Maar een image van elk werkstation is natuurlijk ook een goede oplossing.

- Gewoon een externe harddisk eraan hangen en frequent ernaar kopiëren? Dat vergeten ze toch te doen.

Je kan kopieeracties natuurlijk gewoon schedulen, dus dat zal het probleem niet zijn.

Bovendien heb je dan maar 1 backup. Als de bliksem inslaat op het moment van backuppen dan is misschien zowel de schijf van de server dood als de backup schijf. Veiligheid erg laag dus.

Daar heb je gelijk in. Een echt professionele backup is dit niet, hoewel het in zo'n kleine organisatie best een oplossing kan zijn.

- CD-RW? Mijn ervaring met CD-RW media is niet al te best, en aangezien er waarschijnlijk meer dan 1 schijfje nodig is per backup gaat dat verwarrend zijn (we praten over mensen die een PC enkel kunnen gebruiken voor hun specifieke vakgebied). DVD-/+RW vertrouw ik helemaal niet. Als ik hier op het forum zo rondkijk naar de verhalen van schijfjes die niet meer uitleesbaar zijn na branden enzo... Liever niet.

Mee eens. De betrouwbaarheid van CD/DVD-R(W) is voor een bedrijfskritische backup echt te laag.

- Dan komen we bij tape. Dat lijkt me eerlijk gezegd wel een betrouwbaar medium. Doorgaans een goede prijs/opslagcapaciteit-ratio. Maar ik ken niets van deze toestellen. Wat zijn de dingen waarop je moet letten? Zijn er merken die je ten allen tijde moet ontwijken? Ik zou een tapebackupoplossing die ~10 GB kan opslaan per tape willen overwegen. De software is ook van groot belang. Liefst zo eenvoudig mogelijk dat ze in principe enkel 's avonds een tape moeten insteken, op start duwen, en dan deze 's morgends weer in de kast steken. Een soort roterend systeem met pak bijvoorbeeld 5 tapes. Welke taperecorder en software zouden jullie aanraden in dit geval? Of is de software die bij de recorders geleverd wordt bruikbaar?

Reken erop dat de software die standaard bij de streamer geleverd wordt niet aan je eisen zal voldoen. Je zal waarschijnlijk uitkomen bij een wat professioneler en uitgebreider pakket (Veritas heeft heel bruikbare en betaalbare software voor het MKB).
Wat betreft streamers: het belangrijkste is dat je nu een beslissing neemt hóe je gaat backuppen (hoeveel historie wil je bewaren, hoeveel data gaan er gebackupped worden). Je kan vervolgens de hardware kiezen die bij je uitgedachte backupsysteem past. Overigens zijn streamers van HP nog steeds zeer populair, en mijns inziens terecht. Een betaalbare oplossing is bijvoorbeeld een DLT VS80 streamer (40Gbyte native).

Wat moet je nu doen? Ik wil het volgende aanraden:
- Eerst nagaan hoeveel data er precies gebackupped gaan worden en hoe de omvang van die data hoogstwaarschijnlijk zal ontwikkelen in de komende 3 à 5 jaar.
- Dan een geschikt backupsysteem uitdenken. Misschien kun je volstaan met een grootvader-vader-zoon systeem met betrekkelijk weinig tapes, maar misschien is een complexer systeem nodig waarin je de mogelijkheid hebt om data van een jaar geleden te restoren.
- Kies pas als laatste de hardware. Het is niet handig om eerst hardware aan te schaffen en vervolgens erachter te komen dat je met die hardware niet uit de voeten kan doordat je backup-behoeften veel groter blijken te zijn dan geschat.

Let op: een goede backup is in de meeste gevallen van levensbelang. Als je zelf niet 100% zeker bent of je in deze situatie de juiste oplossing kan implementeren, ga dan eens praten met wat professionals (ook buiten GoT bedoel ik )

[mahi]

Sorry voor de late reply. M'n router was overleden... Anyway, bedankt alvast voor je antwoord!

Valt wel mee; Win2k/XP neemt het nieuwste profile dat beschikbaar is zolang er verbinding is met de server. Het profile wordt zonodig bij het inloggen van de server gekopieerd naar het werkstation. Als er geen server beschikbaar is wordt gewerkt met het laatst opgeslagen lokale profile.

Dat is een zeer interessante feature. Bedankt om me daar op te wijzen. In dat geval is het natuurlijk geen probleem om roaming profiles te gebruiken

Reken erop dat de software die standaard bij de streamer geleverd wordt niet aan je eisen zal voldoen. Je zal waarschijnlijk uitkomen bij een wat professioneler en uitgebreider pakket (Veritas heeft heel bruikbare en betaalbare software voor het MKB).

Ik heb eens rondgekeken bij Veritas en die schijnen inderdaad wel een interessant aanbod te hebben. Stom dat ik er zelf niet op kwam om eens bij Veritas te kijken want ik had reeds ervaring met backupsoftware van hen (vele jaren terug dan wel).

Wat betreft streamers: het belangrijkste is dat je nu een beslissing neemt hóe je gaat backuppen (hoeveel historie wil je bewaren, hoeveel data gaan er gebackupped worden). Je kan vervolgens de hardware kiezen die bij je uitgedachte backupsysteem past. Overigens zijn streamers van HP nog steeds zeer populair, en mijns inziens terecht. Een betaalbare oplossing is bijvoorbeeld een DLT VS80 streamer (40Gbyte native).

Ik zal dat type zeker in overweging nemen. De history hoeft niet erg groot te zijn. Een paar weken maximaal. Het is een backup tegen plots gegevensverlies als door hardware defecten, per ongeluk deleten,... Niet zozeer een middel om iets van een jaar oud terug te vinden.

- Eerst nagaan hoeveel data er precies gebackupped gaan worden en hoe de omvang van die data hoogstwaarschijnlijk zal ontwikkelen in de komende 3 à 5 jaar.

Hoe zich dat gaat ontwikkelen door de jaren heen is natuurlijk moeilijk te voorspellen door het toenemende gebruik van informatica in de bouwsector. Momenteel is er 2 GB (de 2 was weggevallen in m'n eerste post) aan belangrijke informatie die zeker van backups voorzien moet worden. Ik denk dat als we stellen dat er een gigabyte per jaar bij komt dat ik royaal reken. Klantenbestanden, orderlijsten en CAD tekeningen nemen nu eenmaal niet zoveel plaats in. Waarschijnlijk gaan er ook digitale foto's opgeslagen worden om onze projecten te documenteren. Maar die paar 100 kB per foto zijn nu ook niet bepaald schokkend te noemen.

Met een streamer als de door u vernoemde DLT VS80 kan het bedrijf toch een 10 jaar verder qua datacapaciteit, denk ik. Misschien dat zelfs een kleiner model zou volstaan. Ik zal eens overleggen met m'n vader wat de beste keuze is gezien het budget.

- Dan een geschikt backupsysteem uitdenken. Misschien kun je volstaan met een grootvader-vader-zoon systeem met betrekkelijk weinig tapes, maar misschien is een complexer systeem nodig waarin je de mogelijkheid hebt om data van een jaar geleden te restoren.

Zoals eerder gezegd is het niet nodig om oude data te kunnen herstellen. In principe komt er enkel nieuwe data bij. Ik denk dat grootvader of grootvader-vader-zoon systemen al meer dan overkill zijn voor de zaak. Afhankelijk van de kosten van zo'n systeem valt het natuurlijk wel te overwegen, maar ik denk dat we het aantal tapes dan toch gaan beperken en voor een kortere history opteren. Trouwens, met zoveel tapes gaan ze dat nooit snappen

Let op: een goede backup is in de meeste gevallen van levensbelang. Als je zelf niet 100% zeker bent of je in deze situatie de juiste oplossing kan implementeren, ga dan eens praten met wat professionals (ook buiten GoT bedoel ik )

Er zijn veel goede oplossingen. Alleen zitten we met relatief weinig data en vrij lage eisen qua history. Veel oplossingen zijn dus gewoon overkill. Wat van belang is is het gebruiksgemak omdat computerleken ermee moeten kunnen werken.

Het is natuurlijk erg leuk dat je een backup van een jaar terug kunt tevoorschijn halen, maar dat heeft gewoon geen zin voor onze toepassing. In principe komt er enkel data bij. Eens projecten af zijn worden ze niet meer veranderd. Natuurlijk zou je kunnen zeggen dat er per ongeluk data weggegooid kan worden waar je pas vele maanden later bij uitkomt. Vroeger toen ze nog alles op papier deden speelden ze ook wel eens wat kwijt. Dat zijn kleine verliezen waar weinig aan te doen valt. Je kunt de backup history verlengen, maar je kunt evengoed achter zo'n verlies komen na een week als na 10 jaar. Dat is dan gewoon pech. Van belang is dat we niet ineens alles of grote stukken verliezen door falende harddisks, brand, etc...

[dr paaj]

in het geval van een tape, dit gebruiken wij nu ook op ons kantoor, zou je met 3 stuks kunnen volstaan. Ik zou toch een grotere kapaciteit nemen 20-40GB. Wanneer je foto bestanden, tekeningen ed groter worden heb je geen ruimte gebrek.

Maak dan tapes aan met ma-wo/di-do/vrij-weekend. Iedere avond een backup laten draaien en s'ochtends verwisselen. Knopje drukken en eject.

Veel moeilijker zou niet kunnen. Bij projecten die afgerond zijn kun je archiveren op een dvd(2 copieen 1 op kantoor, 1 ergens thuis) de dvd's hebben een betere kwaliteit dan cd-r's en het voordeel dat er meer opkan.