[Exchange 2000] Agenda syncronisatie

[Hugo]

Korte uitleg:
Ik ben op zoek naar een oplossing dat werkt met Microsoft Exchange 2000 en dat 1 agenda heeft waarin alle afspraken van alle werknemers komen te staan.

Voor de duidelijkheid we hebben hier een Native Windows 2000 omgeving met Exchange 2000 Sp3

Lange uitleg:
In onze organisatie is de vraag vanuit de directie gekomen om te kijken naar een oplossing waarin het mogelijk is om in één overzicht in alle agenda's van alle werknemers te kunnen kijken. Dit om te zien wie er wel of niet aanwezig is.

We hebben de volgende oplossingen gevonden:

TotaalAgenda
Dit pakket heeft echter veel gevolgen voor de server. Hierop moet een connector voor Exchange 5.5 geinstalleerd worden en daarna moet de laatste service pack over de Exchange server heen. Hier kiezen wij dus niet voor.

AgendaX
Een mooie oplossing zij het dat de aanschafprijs te hoog is. Onze organisatie telt namelijk 300+ medewerkers en als gemeentelijke dienst is ons budget beperkt tot maximaal € 2500,--.

Nu is mijn vraag aan jullie of jullie misschien nog anderen alternatieven kennen welke ik en mijn collega's misschien over het hoofd gezien hebben. Of misschien heeft iemand van jullie al ervaring met een soortgelijk pakket.

[dawg]

Kun je niet in de publieke folders een agenda aanmaken waar iedereen zijn afspraken inzet?

[Gomez12]

Alle afspraken van 300+ medewerkers in een agenda, wordt lekker overzichtelijk dan. Vergeet niet dat er ook nog zat mensen zijn die prive afspraken ook in outlook invoeren.

Makkelijkste is denk ik gewoon een public folder aanmaken als algemene agenda, hier koppel je een e-mail adres aan. Je zet hem op autoaccept, en je zegt tegen je personeel dat ze als ze een belangrijke meeting hebben dat ze ook de algemene agenda uitnodigen. Door je autoaccept verschijnt hij gewoon in je public folder.

[Hugo]

dawg schreef op 27 november 2003 @ 10:43:
Kun je niet in de publieke folders een agenda aanmaken waar iedereen zijn afspraken inzet?

Gomez12 schreef op 27 november 2003 @ 10:48:
Alle afspraken van 300+ medewerkers in een agenda, wordt lekker overzichtelijk dan. Vergeet niet dat er ook nog zat mensen zijn die prive afspraken ook in outlook invoeren.

Makkelijkste is denk ik gewoon een public folder aanmaken als algemene agenda, hier koppel je een e-mail adres aan. Je zet hem op autoaccept, en je zegt tegen je personeel dat ze als ze een belangrijke meeting hebben dat ze ook de algemene agenda uitnodigen. Door je autoaccept verschijnt hij gewoon in je public folder.

Inderdaad zou dat een goede oplossing zijn zij het dat de medewerkers het hier al meer dan genoeg moeite vinden om alleen hun eigen agenda in te vullen. Er werken hier helaas meer dan genoeg prototypes ambtenaren welke niet meer werk willen doen dan nodig is.

Anders waren wij inderdaad gewoon overgegaan op de oplossing die jullie vertellen.

Om de drempel voor de medewerkers zo laag mogelijk te houden is het dus de bedoeling dat alle agenda's van de medewerkers synchroniseren met één centrale agenda. Op die manier hoeven de medewerkers alleen maar hun eigen agenda te beheren.

[ Voor 29% gewijzigd door Hugo op 27-11-2003 10:59 . Reden: opmerking Gomez12 toegevoegd ]

[Gomez12]

Custom agenda form maken wat alles wat in een agenda gepost wordt doorsturen naar algemene agenda.

Persoonlijke agenda bij iedereen in de rechterbalk verwijderen en alleen algemene agenda neerzetten.

Losse pc neerzetten met outlook met admin rechten erop en deze alle agenda's laten synchroniseren naar een algemene agenda dmv scripting.

Maar ik denk dat het beste is om gewoon je gebruikers te onderwijzen. Want je wil echt niet 300+ agenda's in een overzicht zien, je wilt alleen bepaalde dingen zien, je wilt helemaal niet weten dat pietje 's avonds om 10:00 op een verjaardag van klaasje moet zijn. Je wilt alleen bepaalde dingen weten, en als je gewoon alle agenda's in beeld brengt ben ik ook nog eens benieuwd of je geen problemen krijgt met het feit dat een agenda persoonlijke info kan bevatten en dus niet door iedereen gelezen mag worden ( denk aan e-mail )

[Hugo]

Gomez12 schreef op 27 november 2003 @ 11:58:
Custom agenda form maken wat alles wat in een agenda gepost wordt doorsturen naar algemene agenda.

Persoonlijke agenda bij iedereen in de rechterbalk verwijderen en alleen algemene agenda neerzetten.

Losse pc neerzetten met outlook met admin rechten erop en deze alle agenda's laten synchroniseren naar een algemene agenda dmv scripting.

Maar ik denk dat het beste is om gewoon je gebruikers te onderwijzen. Want je wil echt niet 300+ agenda's in een overzicht zien, je wilt alleen bepaalde dingen zien, je wilt helemaal niet weten dat pietje 's avonds om 10:00 op een verjaardag van klaasje moet zijn. Je wilt alleen bepaalde dingen weten, en als je gewoon alle agenda's in beeld brengt ben ik ook nog eens benieuwd of je geen problemen krijgt met het feit dat een agenda persoonlijke info kan bevatten en dus niet door iedereen gelezen mag worden ( denk aan e-mail )

Dat de gebruikers een betere discpline aangeleerd moet worden is iets wat zeker is. Helaas gaat dat niet zo snel als de directie dat wil. Al zijn zij zelf ook de boosdoener.

Wat betreft prive aangelegenheden is het enkel maar noodzakelijk om te zien of iemand bereikbaar is. Er hoeft geen informatie in te staan van waar de persoon zich bevindt.

[Gomez12]

WorkForce schreef op 27 november 2003 @ 12:56:
[...]


Dat de gebruikers een betere discpline aangeleerd moet worden is iets wat zeker is. Helaas gaat dat niet zo snel als de directie dat wil. Al zijn zij zelf ook de boosdoener.

Wat betreft prive aangelegenheden is het enkel maar noodzakelijk om te zien of iemand bereikbaar is. Er hoeft geen informatie in te staan van waar de persoon zich bevindt.

Hoe zie jij het voor je dat er geen informatie in hoeft te staan waar iemand is. Met alle dingen van hierboven kopieer je gewoon hele afspraken, dus ook de teksten die erin staan.

Andere mogelijkheid om te zien of iemand er is om zelf een afspraak te maken in outlook en dan die andere persoon uit te nodigen, dan krijg je vanzelf een beschikbaarheidsoverzicht ( Dus of iemand wel of niet beschikbaar is en op welke tijden )

[Hugo]

Gomez12 schreef op 27 november 2003 @ 13:15:
[...]


Hoe zie jij het voor je dat er geen informatie in hoeft te staan waar iemand is. Met alle dingen van hierboven kopieer je gewoon hele afspraken, dus ook de teksten die erin staan.

Andere mogelijkheid om te zien of iemand er is om zelf een afspraak te maken in outlook en dan die andere persoon uit te nodigen, dan krijg je vanzelf een beschikbaarheidsoverzicht ( Dus of iemand wel of niet beschikbaar is en op welke tijden )

Ik zal het even wat anders uitleggen.

De mensen bij ons aan de receptie moeten bij aanname van een telefoongesprek of bij ontvangst van bezoek direct kunnen zien of iemand aanwezig is of niet. Nu zou dit gedaa worden door ons pasjessysteem echter hebben de directie en het MT hier nog geen afspraken over gemaakt waardoor niemand het gebruikt. Het is immers eng als men kan zien hoeveel je werkt.

De vergaderverzoek optie is ook een mogelijkheid alleen is er dan geen overzicht. Men wil voor het plannen van eventuele afspraken weten wanneer iemand er wel of niet is. Als gemeentelijke dienst wil men dus de serviceverlening enigzins verbeteren.

Ik ben het met je eens als je zegt dat de processen binnen de organisatie en de discipline van de medewerkers verbeterd moeten worden. Helaas gaan wij daar als Automatiseringsafdeling niet over. Hoe graag wij ook willen, hoe vaak wij het ook naar voren brengen, wij hebben helaas niet de volmacht om het te bewerkstelligen dat men of het pasjessysteem gaat gebruiken of een openbare agenda invult.

[mabarto]

Een bedrijf Outlook maatwerkformulier laten maken?