[Access 2000] Rapport met weektotalen

[Sherlock]

Ik heb een database met een aantal tabellen, formulieren etc.
De gegevens die ik heb in de database zijn geimporteerd uit excel, en zien er als volgt uit:

code:

19-08-03   Klant#1   TomaatA   AantalKG   GemKiloPrijs
19-08-03   Klant#2   TomaatA   AantalKG   GemKiloPrijs
19-08-03   Klant#1   TomaatB   AantalKG   GemKiloPrijs
20-08-03   Klant#1   TomaatA   AantalKG   GemKiloPrijs

Nu wil ik hier een rapport van maken (gebaseerd op een query die o.a. de datum inperkt), wat er als volgt uit moet zien:

code:

Product: TomaatA
Weeknummer   Klant        AantalKG   GemKiloPrijs    Afwijking
20            Klant#1        5000            2,00        +0,44
              Klant#2        4000            1,00        -0,56
Weektotaal TomaatA:          9000            1,56

Nu zit ik dus met het probleem dat ik óf geen gegevens bij de totalen krijg, óf alle details. Wie kan me vertellen hoe dit op te lossen is?

[KingRichard]

Wat heb je al geprobeerd dan?

[Sherlock]

Oh ja, sorry:
Ik maak mijn rapport via de wizard (vind ik zelf nog steeds het makkelijkste werken, de rest kan achteraf wel aangepast worden natuurlijk)

Ik heb een aantal opties geprobeerd:
*Alleen totalen aanvinken bij het maken van mijn rapport (Geen gegevens te zien, zoals klantnaam en product)
*Totalen en gegevens aanvinken (alle details te zien)
*Schuiven met de paginakoptekst, de detail sectie, bronnen daaruit kopieren naar andere cellen e.d.

Maar ik krijg het dus niet voor elkaar

edit
*Ik heb ook nog geprobeerd om met groepeeropties iets te doen (afgewisseld met weeknummer, datum per week) maar ook dat mocht niet baten.

Is dit trouwens wel enigzins te doen in Access? Of moet ik weer terug naar Excel? Dat is namelijk echt een laatste optie, omdat het gebruiksgemak dan ver te zoeken is...

[ Voor 31% gewijzigd door Sherlock op 28-10-2003 11:46 . Reden: bedacht me nog wat ]

[Sherlock]

Oké, misschien moet ik de vraag wat algemener maken, of zoveel mogelijk proberen te vereenvoudigen:

Welke code zou ik achter een berekenend tekstvak of label moet hangen om een weektotaal per klant per product te krijgen?

[Lister]

Ik zou als ik jou was eerst een aparte query maken die de juiste gegevens al groepeert en sommeert en daarna het rapport aanmaken op basis van die query.


In die query moet je achtereenvolgens groeperen op de volgende velden:
Product, Weeknummer, Klant, GemKiloPrijs

Het veld AantalKG moet je dan sommeren.
Hoe je het veld Afwijking moet berekenen kan ik zo niet uit je vraag halen dus die sla ik even over

Dan krijg je als het goed is ongeveer het volgende resultaat:

code:

TomaatA      20    Klant#1   5000     2,00
TomaatA      20    Klant#2   4000     1,00

Als je op basis van die query de wizard gebruikt, dan groepeert op Produkt en een totaal toevoeg voor het AantalKG veld met de optie Totalen en Gegevens dan krijg je er uit wat je wilt als ik dat hier zo test.

Is dat een beetje duidelijk?

[Witte]

maak in de tabel een veld 'jaar-week' waarin de weeknummers staan met het jaar. bijvoorbeeld 2003-12 is week 12 in 2003. En daarop groepeer je in je rapport.

[Sherlock]

@ Witte: dat heb ik al wel, maar ik wil dus dat de details niet weergegeven worden, maar alleen de totalen.

@ Lister: De query die ik heb lijkt verdacht veel op de jouwe denk ik (sterker nog, volgens mij is hij hetzelfde) maar ik kom er nog niet uit. Het lijkt me wel duidelijk, maar ik zie niet meer wat ik nu anders moet doen Heb je misschien nog een extra tip/verduidelijking?

[Crazy D]

Zonder tabel definitie wordt het wat lastig, maar op basis van een simpele tabel met enkel de velden datum (week is hieruit af te lijden), klant, artikel, aantal kilo, en gemiddelde kiloprijs, kom je met zoiets al een heel eind:

code:

SELECT format$(datum, "ww") as week, klant, artikel, sum(aantalkg), avg(gemkgprijs)
FROM test1
group by format$(datum, "ww"), klant, artikel
order by  format$(datum, "ww"), klant, artikel

Format$(datum, "ww") gebruik je om het weeknummer uit te lezen (al zal de performance wel een stuk beter worden als je daar wel een apart veld voor maakt).
Aangezien het om totalen lijkt te gaan, sum(aantalkg), en die gemiddelde prijs heb ik er ff bijgezet omdat ik ook niet weet hoe je die afwijking gaat berekenen.
Group by week, klant, artikel, aangezien je per week, per klant, per artikel de gegevens wilt tonen.
Toch?

Als je dat in een query stopt, en het report op basis van die query maakt, lijkt me dat dat best moet werken Het weektotaal zal via de report-wizard wel te tonen zijn...

[Boss]

Dit is toch niet moeilijk? Zet het jaar+weeknummer in een veld in een querie. Daar laat je in het rapport op groeperen. In de detailsectie zet je de detailgegevens, in de groeps voettext het totaal.
Dus in de voettext velden doe je '=sum([veldnaam])'.

Moet echt prima werken hoor, heb al 100-en rapporten gemaakt zo

[Sherlock]

Maar die detailgegevens wil ik dus juist niet hebben. Ik wil alleen de totalen hebben, en daarbij vermeld over welke "details" het gaat. Dus Klantnaam en product. Ik zal morgen eens posten wat ik al heb, want ik ben een stuk verder.

[Boss]

Dan moet je in de query het groeperen aanzetten en de bedragen laten optellen.

[Sherlock]

Hehe, het grapje met de totalen is gelukt. Zoals de meesten al zeiden was het vrij simpel: ik was alleen in de sectie details bezig in plaats van in de sectie weeknummer en klant

Nu loop ik tegen het volgende probleem aan: Het Gemiddelde.

Access geeft mij een keurig gemiddelde, ik wil echter een gewogen gemiddelde hebben.

Voorbeeld:

code:

1000   3,00
2000   1,50

Access geeft mij als gemiddelde 2,25. Ik wil echter als antwoord 2,00 hebben.

Ik heb de volgende code in het veld geplaatst:
=Gem([Gem Van BerekendeKiloPrijs]) Wat mij dus een "normaal" gemiddelde geeft.

Ik ben bezig met het maken van een apart veld in de query: Totaalprijs, wat het aantal kilo * de prijs moet zijn, zodat het wat makkelijker moet worden. Ik post het wel als ik er uit ben.

[Sherlock]

En ja hoor, ik ben er uit. Het veld totaalprijs in de query heeft de berekening wat makkelijker gemaakt.
Ook de afwijking zit erin: de gemiddelde prijs per klant - de gemiddelde weekprijs.