Advies gevraagd

[Verwijderd]

Op het ogenblik ben ik aan het afstuderen op de ICT afdeling van een groot bedrijf waar circa zo’n 450 mensen werken.
Mijn opdracht is het inventariseren en in kaart brengen van alle Access databases die op een bepaalde server voorkomen. Vervolgens moet de kwaliteit bepaald worden van deze databases. Na onderzoek blijken het 1650 databases te zijn. Het uiteindelijke product moet een adviesrapport worden.

Deze server is opgedeeld in verschillende categorieën:

1 Home-directories (Elke medewerker van het bedrijf heeft hierin een map die alleen door die medewerker benaderbaar is.)
2 Data (Hierin bevinden zich gegevens die door meer dan één persoon benaderbaar moeten zijn. / voor elke afdeling van het bedrijf een map die alleen door die afdeling benaderbaar is)
3 Projecten (Gegevens en bestanden die bij een bepaald project horen.)
4 Applicaties (Gegevens die bij bepaalde applicaties horen).

Het inventariseren en analyseren van de databases levert mij geen problemen op. (kost wel VEEL tijd).

Maar, ik wil in het adviesrapport ook een stukje advies geven over hoe ze beter met de gegevens op deze server kunnen omgaan. Want:

Deze server (windows 2000) bevat 200 gigabyte aan opslagcapaciteit en op het punt van schrijven is er nog maar 4 gigabyte over. In december gaan ze een extra server kopen voor 80000 euro.
Een van de redenen dat medewerkers van dit bedrijf zoveel bestanden op die server zetten is omdat er dagelijks een back-up wordt gemaakt van de hele server. Elke medewerker heeft ook een eigen PC met een harde schijf van 35 gigabyte.

Het probleem is:
Er staan duizenden en duizenden bestanden op deze server en er is totaal geen overzicht wat voor bestanden dat zijn, of ze nog wel gebruikt worden, hoe belangrijk ze zijn. Ik heb ook opgemerkt dat sommige zelfde Access databases soms wel 2 tot 5 keer voorkomen.

Mijn vraag aan degene die dit lezen is:
Ik wil een advies geven aan het bedrijf zodat ze over twee jaar niet weer een nieuwe server hoeven te kopen en zodat ze overzicht krijgen wat er op de server staat.
Hoe dient er met deze opslagruimte om gegaan te worden?

Ik sta open voor alle ideeën en tips.

Bij voorbaat dank,
Martijn

[mutsje]

Ze zouden aller eerst frequent moeten gaan scannen op mp3,avi,bmp en dergelijke bestanden en deze verwijderen van de server. Ook kunnen ze het inperken door een Quota manage pakket aan te schaffen en per gebruiker maar XX mb's beschikbaar te stellen zodat men beter om zal moeten gaan met wel of niet bedrijfkritische informatie op de server of lokaal opslaan. Het is maar net wat voor een policy een bedrijf heeft met betrekking tot het volpompen van een server met niet bedrijfs gerelateerde bestanden...(wat nog al vaak gebeurd)

[Bikkel-Rulez]

idd en mp3, avi, bmp, jpg, bak bestanden kunnen er allemaal af heb het hier ook gedaan met 20 man in het bedrijf scheelde toch weer 3 gig

[Verwijderd]

Het gebeurt ook dat er niet gerelateerde bestanden op die server komen te staan. Met name images zoals jpg en gif bestanden. Er wordt één keer per drie maanden een scan uitgevoerd en dan worden dat soort bestanden ook verwijderd.

Ik denk inderdaad dat het verstandig is een limiet te stellen aan de home directories.

Maar er staan zoveel word documenten, excel sheets, powerpoints, pdf's en met name bestanden die gegenereerd worden door bepaalde applicaties.

[bruto]

Quota management zit standaard in NTFS 5, hoef je helemaal niets voor aan te schaffen. (neem voor gemak even aan dat het een Win2k netwerk betreft, NT4 heeft standaard geen quota mogelijkheid) Je kan dit makkelijk aan de hand van group policies instellen, zodat bijvoorbeeld een ontwerp afdeling meer schijruimte tot haar beschikking heeft als de afdeling tiepgeiten.
Verder wil je absoluut NIET dat mensen dingen lokaal op gaan slaan, of je moet je gebruikers zo opvoeden dat ze WETEN dat daar niets gebackupped wordt.

Dan nog iets, waarom kost die server 80.000?! Wat voor ding is dat in hemels naam?
Koop een SAN/NAS, hang die er naast en je hebt weer ff genoeg storage, hoef je niet een hele nieuwe server voor in te richten.

[luckyme_]

BRuTo schreef op 24 oktober 2003 @ 11:32:
Quota management zit standaard in NTFS 5, hoef je helemaal niets voor aan te schaffen.

Alleen zit je dan met het probleem dat je quota zet per volume (disk). Als de homedirs en bijvoorbeeld een afdelings share op 1 volume staan heb je een probleem, alles wordt bij elkaar opgeteld namelijk. Ik kan me voorstellen dat je een cad tekenaar behoorlijk wat ruimte wil geven voor de tekeningen, maar z'n homedir hoeft natuurlijk niet 5 gb te kunnen worden.

[Verwijderd]

Ik net de server gescand:

985640 bestand(en)
260163 mappen

De helft hiervan zijn word en pdf documenten en excel sheets.
Hoe kun je zorgen dat alles georganiseerd blijft?

Wat die nieuwe server betreft die ze gaan aanschaffen. Ik kan me als afstudeerder niet te veel met dat soort zaken bemoeien. Er zullen vast en zeker goedkopere oplossingen zijn.

Welke betrouwbare software bestaat er om limieten in te stellen als dit dus nog niet windows 2000 server zit.

[luckyme_]

Ja en zullen we ook meteen je afstudeerverslag maar voor je schrijven dan? Heb wel wat tijd over vanmiddag....

[Verwijderd]

Mijn afstudeerverslag is wat anders. En het adviesrapport is gericht Access databases zoals ik al eerder heb vermeld. Hier ga ik wel een extra paragraaf aan richten in het rapport.

Verder vraag ik alleen om wat tips, het schrijven doe ik zelf wel.

[Brothar]

Als ik me niet vergis heeft elk mdb file een redelijk grote "overhead" (bestandsfile).
Als je dus al die databasejes inventariseert, zul je ongetwijfeld zien veel gebruikers een eigen database hebben voor een zelfde doel.
Je kunt dus veel ruimte besparen door al die databases "samen te vatten" in één op de server.
Heeft bijv. elk project een eigen mdb, en/of elke gebruiker,
vervang dit dan door 1 grote database met als extra veld de projectnaam / gebruikersnaam (=eigenaar): bij een afsluiten van een project moet dat deel, dat betrekking heeft op dat project, wel apart ge-back-upped worden (zou ik ten minste wel doen).

[McMiGHtY]

Waarom kies je niet voor deoplossing van een aparte database server. Met als frontend Acces?

[mutsje]

uberhaupt voor eur 80.000 schaf je met gemak 3x HP ML530 dual xeon2.4ghz met 200gb aan schijf aan... vind die 80K wel redelijk overtrokken. me eigen serv koste 15K met 120gb als raid5 partitie dus nog aparte raid5 kaart erin ook.

Quota manager software die goed werkt NTP software

Hier kun je op groeps/user/file quotas zetten iets wat Windows zelf dus absoluut niet kan.

[Loesje]

Met quota's zorg je ervoor dat gebruikers zelf hun data beter gaan beheren.

Tijdelijke bestanden die door applicaties aangemaakt worden verwijderen ze wel als ze geen ruimte meer hebben. Oude data die niet meer gebruikt wordt ruimen ze ook wel op. (branden en naar archief ofzo)

Aanvraag voor extra ruimte moet goed beargumenteerd worden, en voordat je dat geeft kan je samen me een gebruiker eerste eens kijken naar zijn huidige data. Om te controleren of er niet teveel zooi bij staat, zodat hij zelf ruimte kan maken. (Niet zelf kijken zonder dat de gebruiker erbij is, i.v.m. privacy/security)

Verder is het nuttig als iedereen denkt dat er niet zoveel ruimte meer op de server beschikbaar is. Dan zijn ze ook al zuiniger. Dus niet steeds de quota's zomaar verhogen.

Als afdelingen hun eigen budgetten hebben, kan je misschien ook laten betalen voor de ruimte (het quotum) dat ze hebben.

Je met zelf ook op letten dat als mensen weggaan, er iets met hun data gebeurt.

Misschien kan je hier wat mee in je verslag.

[Verwijderd]

De laatste tips daar kan ik wel wat mee. Dat zal ik eens verder gaan onderzoeken.

Ik heb nagevraagd wat ze gaan aanschaffen. Ze gaan een nieuwe SAN aanschaffen die het systeem wat nu draait gaat vervangen. Hierdoor krijgen ze 5x zoveel opslagcapaciteit.

[-FoX-]

Het implementeren van een document management system is misschien een idee voor jouw probleem. Eventueel met een aparte fileserver.

[Yalopa]

Je zou kunnen beginnen met alle databases te centraliseren op 1 plek (share of subdir op een share). Dan houd je overzicht van wat er allemaal aan Access databases aanwezig is op de fileserver. Vervolgens haal je alle dubbele eruit, je zal merken dat sommige databases een dubbel leven gaan leiden, mensen die dezelfde database lokaal gezet hebben en daarop verderwerken in de veronderstelling dat iedereen in die versie werkt. Die probeer je in de mate van het mogelijke weer tot 1 database samen te voegen. Vervolgens probeer je de gegevens van verschillende datbases te vergelijken.
Komen in verschillende databases dezelfde gegevens voor? Dan moetten deze databases maar deze specifieke tabellen delen, mischien kan je dan gaan uitkijken naar een andere backend, want access zal het op een bepaald moment niet meer trekken (al gemeld dacht ik)

Quota onder NTFS werkt imo erg goed je geeft per user aan hoeveel ze kunnen verbruiken, en je zorgt dat ze nu en dan eens tegen de limiet lopen (om de 3 maand is meer dan genoeg) zodat ze gaan nadenken over hun verbruik, en eventueel wat spullen wissen die ze niet meer nodig hebben. Scannen op jpg avi mp3 etc moet je mee opletten, er kan/zal altijd data tussenzitten die de gebruiker echt nodig heeft (pics van schadegevallen, demofilmpjes,schetsjes in paint, screenshots)

Stel per afdeling 1 user/vrijwilliger verantwoordelijk voor zijn afdeling, hij zorgt ervoor dat in de map van zijn afdeling de boel wat netjes blijft. Als de helft van de aangstelde mensen dit daadwerkelijk doet heb je alweer dat gewonnen, afdelingen die het niet doen gaan snel merken dat dit gemakkelijk en efficient werkt en volgen wel..

Houd zelf ook de struktuur er een beetje in, ga niet zomaar losjes folders bijmaken, denk erover na en stel daar regels voor op vb:

*enkel IT dept maakt folders in de root van de datashare
*1 folder per afdeling, enkel afdeling heeft toegang
*afdelingsoverschrijdende projecten een eigen folder, met enkel toegang voor de projectwerkers, ok hier een verantwoordelijke
*waneer gevraagd word om een folder bij te maken in de root van je share ga je na of er reeds een folder bestaat met gelijkaardige data, gelijkaardige rechten, indien ja, gooi je het maar daaronder.

Eventueel kan je na aflopen van een project de data van het project op tape zetten en van de server halen, dit natuurlijk enkel als je er zeker van bent dat deze data lange tijd niet meer nodig is. Bewaar deze tapes dan wel op een veilige plek/andere lokatie

hoop dat je er iets aan hebt

[Boss]

Ik zou die inventarisatie van die Access databases wat grondiger aanpassen. >1500 databases... dat is echt belachelijk. Een Access database zou ik als een applicatie zien, en niet als bijvoorbeeld een document. En zoveel aplicaties heb je niet nodig. Ga eens kijken waarvoor die dingen gebruikt worden, en welke functionaliteit echt nodig is en voor het hele bedrijf bruikbaar.
Eigenlijk moet mensen verboden worden om zelf nieuwe databases te maken, want je krijgt een enorme wildgroei van allemaal amateur-databases die stiekem misschien wel steeds belangrijker worden of zelfs bedrijfscritische gegevens bevatten. En dan heb je liever toch dat die door een pro zijn gemaakt en niet een of andere prutser.

[Verwijderd]

Precies.

Goed punt. Want ik denk dat veel mensen het toch niet als een applicatie zien. Maar dat ze het even snel gebruiken om een lijstje gegevens in te zetten waar verder niks mee gedaan wordt.

Ik ga van alle databases na:

Of ze nog in gebruik zijn.
Kijken of ze op andere locaties ook voor komen.
Checken hoe belangrijk de informatie is die in de database zit.
De kwaliteit (bv. of er gebruik is gemaakt van relaties (tot nu toe de meeste niet))
De grootte van de databases.
Of de informatie ook echt in de database thuis hoort.
Wie de beheerder / ontwerper / gebruikers zijn.

Van de meest belangrijke databases ga ik de kwaliteit wat grondiger controleren.

Dit zal uiteindelijk resulteren tot:

Een lijst databases die weg kunnen.
Een lijst databases die samen gevoegd kunnen worden.
En eventueel een lijst databases die het beter kunnen worden gemigreerd naar een robuustere dbms.

[Verwijderd]

Is het geen idee, om de bestanden als ze eenmaal overgezet zijn, te comprimeren op de server. Als het toch allemaal word, excel, etc. bestanden zijn, zou dit zeker 60% schelen.