Exchange 2000 Gedeelde Adresboeken

[Verwijderd]

Bij voorbaat sorry als deze post in een verkeerd topic staat, maar hij leek mij hier het beste passen...

Probleem:
Opzetten van een gedeeld adresboek in Exchange 2000 (op win2k server en Outlook 2000/XP clients) waarin men bovendien ook nog eens op voornaam of op achternaam kan zoeken.

Mijn huidige "probeersel":
Ik heb wel een twee public folders aan kunnen maken van het type "contacts" waarin men contactpersonen kan aanmaken, die heb ik bovendien ook zichtbaar kunnen maken in het Outlook adresboek.

Het systeem werkt nu echter erg omslachting. In de twee folders (genaamd: "clients first name" en "clients last name") moeten namelijk twee exact gelijke adreslijsten worden bijgehouden met als enige verschil de displayname waarop het adresboek gesorteerd blijkt te worden. Als een gebruiker een adres wil toevoegen moet hij dus 1x de hele invoer doen met als displayname "voornaam, achternaam" en 1x de hele invoer met "achternaam, voornaam". Dit is dus dubbel en handmatig invoerwerk en mijn ervaring is dat alles wat handmatig gedaan moet worden fouten in de hand werkt...

Vraag:
Zijn hier geen efficientere oplossingen voor?

[Verwijderd]

Waarom twee folders??
Gewoon 1 folder, dan kan je toch zoeken op eerste/laatse naam? Of welk
veld dan ook?

[ Voor 15% gewijzigd door Verwijderd op 07-08-2003 15:21 ]

[Verwijderd]

Ja dat zou je dus idd wel denken he? Helaas werkt dat dus niet
Stel je heet "John Smith" als je nu de lijst "Clients Lastname" opent in Outlook dan krijg je netjes een hele lijst met mensen te zien gesorteerd op achternaam. Als ik nu "Smith" intik dan komt idd netjes "John Smith" naar voren. Tik ik echter "John" in dan gaat hij zoeken naar alle mensen waar de achternaam met "John" begint...

Dus vandaar 2 lijsten die verschillend gesorteerd zijn

[Verwijderd]

Verwijderd schreef op 07 augustus 2003 @ 15:27:
Ja dat zou je dus idd wel denken he? Helaas werkt dat dus niet
Stel je heet "John Smith" als je nu de lijst "Clients Lastname" opent in Outlook dan krijg je netjes een hele lijst met mensen te zien gesorteerd op achternaam. Als ik nu "Smith" intik dan komt idd netjes "John Smith" naar voren. Tik ik echter "John" in dan gaat hij zoeken naar alle mensen waar de achternaam met "John" begint...

Dus vandaar 2 lijsten die verschillend gesorteerd zijn

Dit is toch logisch of niet, wat niet logisch is om 2 lijsten bij te houden.
Ik kijk 's ff of het niet anders kan.

trouwens, je kunt toch gewoon Zoeken in outlook?

na, kijk eens hier:
Outlook starten
(Je gaat op een contact folder staan)

Menu -> Beeld -> Huidige Weergave -> Weergaven bepalen

Dan kan je layouts en volgordes maken zoals jezelf wilt. De gebruiker kan dan snel kiezen via Beeld->Huidige Weergave -> [Door jouw opgegeven weergavenaa]

[ Voor 22% gewijzigd door Verwijderd op 07-08-2003 15:33 ]

[Verwijderd]

Ja op zich is dat best logisch, maar het is ook onhandig als je > 1000 contacts hebt, waarvan je soms de voonaam weet en soms de achternaam.

Ben het ook met je eens dat het onlogisch is om 2 lijsten bij te houden, zoals ik al vertelde werkt dat gewoon fouten in de hand.

En ja ik weet dat je kan zoeken in het adresboek, maar ik heb helaas te maken met ernstig lastige en veeleisende gebruikers die te lui zijn om dat soort dingen te gebruiken, ze willen dat het "gewoon" allemaal precies werkt zoals zij dat willen. Dit in het kader van de klant is koning en IT is er om de mensen te helpen niet om ze in de weg te zitten... zucht...

Maar goed, ideaal zou zijn als bij het intikken van (een deel van) een naam in het adresboek hij zowel op voor als achternaam zoekt.

Alvast bedankt voor de moeite!

[Brahiewahiewa]

Verwijderd schreef op 07 August 2003 @ 15:37:
[...]Maar goed, ideaal zou zijn als bij het intikken van (een deel van) een naam in het adresboek hij zowel op voor als achternaam zoekt[...]

Dat doet-ie dus ook gewoon, helemaal automatisch en vanzelf, zolang je maar niet op die "To:" button klikt. Als je een nieuw mailtje componeert, vul je op de adres regel gewoon "Har" in en je drukt op Alt-K (engelse client, Alt-N voor de Nederlandse) en je vindt alle Harries, Harms, van Hardenbergs, Harkstede's, etc.
Je moet niet op die "To:" button gaan klikken want dan gaan je default address book open en die laat idd de display names in alfabetische volgorde zien.

Verder zou je kunnen overwegen om die contacts niet in een public folder te zetten maar in AD aan te maken; dan hoef je de clients niet te configureren want die zoeken en vinden je contacts dan gewoon in de GAL.

En euh, je kunt wel diep gaan zuchten dat de klant weer eens koning wil zijn, maar in dit geval is het probleem dat jouw kennis niet diep genoeg gaat om hun wensen adequaat te adresseren. Dat kun je je klanten niet verwijten; daar moet je zelf iets aan doen.

[Verwijderd]

even ter info voor mij, hoe heb je dat eerste gedeelte opgezet, ik moet dit ook maken.
graag een korte uitleg daarover

[Quinie]

Verwijderd schreef op 07 August 2003 @ 19:05:
even ter info voor mij, hoe heb je dat eerste gedeelte opgezet, ik moet dit ook maken.
graag een korte uitleg daarover

Toplevel folder creation uitzetten (altijd wijs) op exchange
Daarna via je adminconsole (outlook dus) een nieuwe map aan maken; Contact items. Hierna in outlook onder service outlook adresboek toevoegen.
Outlook herstarten. Eigenschapen van de map opvragen en op het tabblad..uhem..ff zoeken.. publish as adresboek aan zetten.

Nu kun je gewoon contacts maken in die map. mensen rechten geven op die map..
en idd via beeld weergave diverse weergaven toepassen.

[ Voor 1% gewijzigd door Quinie op 08-08-2003 09:56 . Reden: typos en er zullen nog wel meer zijn ]

[Verwijderd]

Bedankt Brahiewahiewa voor je reactie, maar helaas werkt het niet helemaal wat je voorstel met alt-n, want dat is bij mijn weten niets anders dan een andere manier om dezelfde adreslijst te openen als degene die je met "to" opent. Hij ziet er ook precies hetzelfde uit en gedraagt zich ook zo.

Dat over die AD kan toch ook niet helemaal the way to go zijn? Waarschijnlijk begrijp ik je gewoon verkeerd, maar bedoel je dat ik voor elke contact een user aan moet gaan maken in de AD?

De oplossing van Maui71 heb ik al wel toegepast, dit "verzacht de pijn" wel enigszins, maar men blijft morren over dat het allemaal niet precies is wat ze willen.

En even off topic: Goed ik moet misschien niet zeuren over mijn "klanten" maar het probleem is dat de meeste mensen gewoon meestal niet begrijpen wat ze precies vragen en hoeveel moeite de kleinste dingen soms kunnen kosten om helemaal 100% naar wens te maken. Zeker als je als bedrijf niet wilt investeren in een profi systeembeheerder dan moet je af en toe maar tevreden zijn met wat je krijgt, in dit geval een ZBS dus... (zwaar bijklussende student).

Voor BOFH:
Wat wil je precies van me weten? Iets specifieker graag dan probeer ik je graag te helpen!

IIG bedankt voor de moeite allemaal, mocht iemand nog een geweldig idee hebben hoor ik het uiteraard graag!

[Quinie]

Hier werkt alt-n en alt-k ook niet maar je kunt gewoon de helft van het adres in tikken, mailtje verder afmaken (tegen die tijd heeft hij het adres al gevonden) of op verzenden drukken en dan komt hij wel met een paar namen op de propen.

Daarnaast zou je binnen outlook een macro kunnen maken met een knopje in de werkbalk die automatisch schakelt tussen een weergave op achternaam of voornaam. (om je klanten tegemoet te komen. volgens mij is je oplossing dan compleet met 1 publicfolder voor je contacten.

[ Voor 2% gewijzigd door Quinie op 08-08-2003 10:17 . Reden: typos.. alweer ja alweer ]

[Verwijderd]

Quinie schreef op 08 August 2003 @ 09:55:
[...]


Toplevel folder creation uitzetten (altijd wijs) op exchange
Daarna via je adminconsole (outlook dus) een nieuwe map aan maken; Contact items. Hierna in outlook onder service outlook adresboek toevoegen.
Outlook herstarten. Eigenschapen van de map opvragen en op het tabblad..uhem..ff zoeken.. publish as adresboek aan zetten.

Nu kun je gewoon contacts maken in die map. mensen rechten geven op die map..
en idd via beeld weergave diverse weergaven toepassen.

ok dat moet lukken!

Maar je hoeft dus in de exchange manager niets te doen onder adres lists ???
ik dacht dat je hier GAL's (global address lists) moest aanmaken, hoe zit het daarmee dan ?

[Quinie]

GaL is weer iets heel anders. (ff googlen). Bovenstaande oplossing geeft je de mogelijkheid een adresboek te onderhouden met contact personen door users met bepaalde rechten (op de public folder)

Een uitleg van Gal lijkt me niet iets voor in pns

[ Voor 5% gewijzigd door Quinie op 08-08-2003 12:20 ]