e-mail adres: standaards of conventies?

[riffey#4]

Ik ben op zoek naar informatie over standaards of conventies voor de opbouw van e-mail adressen.
2 bedrijven gaan fuseren, krijgen een nieuwe naam, dus ook een nieuw domein en dus ook allemaal nieuwe e-mail adressen.

Mijn voorkeur gaat uit naar e-mail adressen die als volgt zijn opgebouwd:
[e-mail]
Eventuele tussenvoegsels graag ook volledig uitgeschreven als [e-mail]

Er zijn ook stemmen die liever [e-mail] hebben, want dat is lekker kort: [e-mail].
Bovendien vinden sommige mensen het niet prettig om hun voornaam in hun e-mail adres te hebben.

Het enige wat ik eigenlijk kan vinden is verwijzingen naar een aanbeveling van de EEMA, de European Electronic Messaging Association, maar die organisatie schijnt niet meer te bestaan.
Kan iemand me op weg helpen naar gedocumenteerde standaards/aanbevelingen zodat ik mijn voorkeur kan onderbouwen?

[Attilla]

Om je vraag makkelijk te beantwoorden, er zijn geen standaards voor naming conventions.

Eigenlijk wordt in ieder bedrijf een eigen naming convention gebruikt, maar de meest voorkomende voor e-mail zijn toch wel de volgende:

[e-mail] (Als in J. Vries)
[e-mail] (als in A. de Groot)
[e-mail] (Als in D. van der Plaats)

Die jij gebruikt met de punten, vind ik persoonlijk onhandig en lang.

[ Voor 3% gewijzigd door Attilla op 25-04-2003 11:21 ]

[bonzz.netninja]

ook vaak iets als: [e-mail]
of underscores?

[Korakal]

Met een heleboel punten is echt een ramp... als ik het e-mail adres van m'n pa bekijk:
[e-mail] dan word ik daar niet vrolijk van.

Zelf heb ik op m'n werk [e-mail] , dus met voor en achternaam alleen door een punt gescheiden. Dat vind ik op zich ook nog wel een mooie optie.

Let op: mensen met lange namen worden niet happy van voluit schrijven. Op de UvA kwam ik deze eens tegen: [e-mail]

[edit]
en vooral NIET de tussenvoegsels weglaten, dat is echt lelijk!
ook op de UvA flikken ze dit: [e-mail] , gewoon ff bot m'n tussenvoegsels weghalen. Denkt iedereen dat ik Mark Hurk heet

[ Voor 19% gewijzigd door Korakal op 25-04-2003 11:30 ]

[rollebol]

De door jou geprefereerde variant heeft het voordeel en het nadeel dat als relaties van het bedrijf er 1 iemand kennen, ze gelijk van iedereen het e-mail-adres denken te weten. Je organisatie hoeft echter helemaal niet zo groot te zijn om 2 mensen te hebben met de naam Jan de Vries. Hoe los je dat op? De UvA heeft dat opgelost met Jan.1.de.Vries en Jan.2.de.Vries, verschrikkelijk. Dat wil je toch niet op je visitekaartje zien staan?

Een ander nadeel is dat mensen wel eens van naam veranderen. De meeste vrouwen doen dat 1 keer in hun leven. Als je dan een voornaam gebruikt is het geen probleem. Probleem van voornamen is dat je heel snel dubbele namen krijgt, dus het ligt weer heel erg aan de grootte van de organisatie.

Er is een (informatieve) RFC die hierover gaat, maar ik ben het nummer helaas even kwijt. Kijk anders even bij http://www.rfc-editors.org/

[Deviator79]

helaas hebben wij (ik) een jaar of 2 geleden gekozen voor de voornaam.achternaam variant. Maar ik vind het nu in de praktijk niet zo handig.
vooral bij namen als [e-mail] . Het komt veel voor dat mensen typo's maken, en ik heb dus al extra aliassen aangemaakt met typo's zodat deze mensen toch correct hun mail ontvangen..

ik zou gaan voor <voorletterachternaam>@domain.com

[e-mail] werkt veel beter..

[Verwijderd]

Iets waar je ook eens overna moet denken is al die vrouwen die gaan trouwen en/of scheiden en dus een andere achternaam krijgen.
Wij hebben de regel dat we voorletter voorvoegsel voluit en geboortenaam gebruiken dus:
mevr. Ans de Vries - Jansen word [e-mail]
(dit levert wel veel commentaar op van de gebruikers maar dat krijg je altijd )

succes

[qless]

Wij hebben aliassen voor het echte adres. Ik ben dan bereikbaar via:
[e-mail]
en
[e-mail]

als ik zelf moet mailen gebruik ik natuurlijk altijd de korste

[riffey#4]

Nog even een aanvulling nu ik de eerste replies zie (alvast bedankt allemaal)

Een bijkomend probleem bij een fusie wat niet helemaal duidelijk werd in mijn eerste post:
de "ruzie" bij [e-mail] en [e-mail] na de fusie: wie krijgt [e-mail]? Beide vinden natuurlijk dat HIJ het recht heeft, en dat de andere dan maar [e-mail] moet krijgen. Vandaar ook mijn voorkeur voor voornaam. Dan is dat probleem al een stuk kleiner.

Airwolf: idd, veel bedrijven hebben hun eigen conventie, maar er zal toch wel iets zijn als een "best practise" of van overheidswege aanbevolen conventie zijn?

Rollebol: het veranderen van naam vind ik geen probleem om rekening mee te houden. Dat gebeurt regelmatig (koploopster is al 3 keer gescheiden en hertrouwd ) dus dat moet je dan toch wijzigen.
www.rfc-editor.org geeft 265 hits op "mail" dus da's nog ff zoeken. Ik ben bang dat er ook geen echte RFC voor is.

Deviator: typo's in mail adressen trek ik me niks van aan. Ze krijgen wel een NDR, en dan sturen ze het nog maar eens, en dan maar goed intikken. Ik ga ook geen alias-telefoonnummers aanmaken voor mensen die het verkeerde nummer draaien

[Verwijderd]

Wij hebben dus de [e-mail] versie, waarbij dus het tussenvoegsel wordt terug gebracht tot 1 letter. Dit heeft tot gevolg dat er nu dus mensen informeren naar meneer Vlaarschot terwijl de beste man Van Laarschot heet. Het kan dus verwarrend zijn
En ikkehier vrouwen die trouwen hoeven niet van naam te veranderen hoor, ik gebruik nog steeds mijn eigen naam

[aardbeix15]

er zijn geen echte afspraken voor, vaak is het een policy in een bedrijf welke mailadressen er worden vertrekt/mogen worden aangemaakt. Het gaat dus om interne afspraken, bij een fusie zal je d.m.v. overleg een standaard moeten overeenkomen.

ik zelf prefereer

[e-mail]

[Verwijderd]

Verwijderd schreef op 25 April 2003 @ 12:02:
En ikkehier vrouwen die trouwen hoeven niet van naam te veranderen hoor, ik gebruik nog steeds mijn eigen naam

Nog steeds zijn er erg veel vrouwen die vinden dat ze de naam van d'r man moeten aannemen. Maar er zijn altijd uitzonderingen zoals jij en ik maar we blijven in de minderheid.

[Attilla]

riffey#4 schreef op 25 April 2003 @ 11:59:
Airwolf: idd, veel bedrijven hebben hun eigen conventie, maar er zal toch wel iets zijn als een "best practise" of van overheidswege aanbevolen conventie zijn?

Nee, die zijn er simpelweg niet. Het is namelijk heel erg bedrijf afhankelijk, je geeft zelf al een goed voorbeeld daarvan met een fusie.

Wat de policy was bij een bedrijf waar ik zat:
(met jou voorbeeld van dubbele namen)

Er was al een user Arthur de Groot, username adgroot dus. Toen kwam ik (Attilla de Groot). Toen heb ik voor mij een user aangemaakt adegroot, dubbele namen komen niet eens veel voor. De organisatie waar ik op dat moment zat had 600 werknemers (best grote organisatie dus) en ik was de enige met een "dubbele" naam.

Dus je zou gewoon een goede nameing conventie moeten bedenken die goed uitkomt in jou geval. Zoals je hoort is punten in een username/e-mail adres heel erg onhandig. Mocht er dus het geval zijn dat er een dubbele user is, dan moet je daar een praktische oplossing voor verzinnen.

Pas als je bij zeer grote organisaties gaat werken, dan wordt je gedwongen om met userid's te gaan werken. Hiervoor zat ik bij de AHOLD waar 6000 man in dienst waren, dan krijg je pas problemen. Maar je kan er vanuit gaan dat je bij organisaties onder de 2000 werknemers nouwelijks problemen heb met dubbele namen.

[Canaria]

Dit zijn de vormen van e-mailadressen die ik bij bedrijven heb gehad.
fictieve naam: Johannes Cornelis Adriaan van der Haas
fictieve roepnaam: Jan

[e-mail] (vorig bedrijf, max. 2 voorletters ook al heeft de persoon er meer)
[e-mail] (eerste voornaam, ongeacht roepnaam, dit is bij de UvA, niet van een bedrijf dus, maar ik vond het een minder goede oplossing aangezien mijn eerste voornaam niet op mijn roepnaam lijkt)
[e-mail] (huidig bedrijf1)
[e-mail] (huidig bedrijf2)

In mijn privé e-mailadres houd ik het op
[e-mail]

[kamerplant]

[e-mail] is wat ze op m'n stagebedrijf waar er totaal duizenden gebruikers zijn. Bij het geval van dubbele namen werd gewoon achter de laatste een getal gedaan.

bonzz.netninja schreef op 25 April 2003 @ 11:25:
ook vaak iets als: [e-mail]
of underscores?

Underscores heb ik tot nu toe eigenlijk alleen maar bij Hotmail users gezien ([e-mail] oid), waardoor ik zo'n teken niet echt professioneel vind staan.

[riffey#4]

Underscores vind ik geen optie. Die is voor veel gebruikers al lastig te vinden op het toetsenbord. Of ze denken dat de - hetzelfde is als een _

Cijfers voor het geval er doublures voorkomen vind ik ook geen optie.
Dan moet je iedereen standaard een cijfer geven.
Anders wil iemand iets mailen naar jan jansen, maar joost jansen heeft het [e-mail] adres al. Dan komt het bericht wel aan, maar bij de verkeerde persoon. Dus moet je dan eigenlijk iedereen al een cijfer geven zodat [e-mail] per definitie een ongeldig e-mail adres is.

Het voorbeeld van Vlaarschot vind ik ook wel een mooie om in gedachten te houden.

De aliassen die Qless noemt werkt natuurlijk ook niet echt op een visitekaartje...
Is wel handig als je zelf de aliassen beheert, maar niet als je dat soort dingen voor ettelijke honderden mensen moet bijhouden.

[paella]

Op mijn werk willen we "informaliteit" uitstralen, dus is van het begin af aan voor "[e-mail]" gekozen. Wonderwel gaat dat 90% van de tijd goed, al hebben we wel bv. een paar dubbele Monique's, die dan met de achternaam initiaal worden onderscheden.

[Fish]

bij ons zijn de accounts gelijk aan de emailadressen

zoek technisch is het het best om bijv jan-de.vries te gebruiken

dus <voornaam>[voorvoegselachternaam gescheiden door minnen].<achternaam>

[Verwijderd]

@ werk bij mij is het pas veranderd. Nu is het dus voluit met een punt overal er tussen. Dus [e-mail]

Gelukkig niet met ook nog es devisies er in.

Als je trouwt of gaat scheiden vraag je maar een nieuw adres aan. Gebruikersnaam is bij ons niet hetzelfde.

[riffey#4]

Nog even een kick om te zien of toch iemand nog aanbevelingen en/of richtlijnen weet.
Eigenlijk zoek ik zoiets: http://www.dir.state.tx.us/standards/srrpub10.htm maar dan voor Europa of Nederland.

En iedereen tot nu toe bedankt voor de reacties.

[Verwijderd]

Zoals gezegd, hier is gewoon geen standaard voor. Temeer daar iedereen het toch weer op z'n eigen manier wil.

Dubbele namen krijg je toch wel, of althans het risico erop loop je toch wel. Wat doe je als je twee Jan Jansens in je bedrijf hebt? Precies, een nummertje erbij. Ik zou dit oplossen door gewoon te tossen, en dit ook aan te geven.

Aliassen is echt de enige mooie oplossing hiervoor, wat betreft visitekaartjes: dat is niet het probleem van ICT. Maak een hele rits aliassen aan voor iemand en die persoon mag zelf kiezen wat ie op z'n kaartje wil.

Waar gaat het om? Simpelweg dat mensen te benaderen zijn op een logisch en niet te ingewikkeld email adres. Ik persoonlijk vind punten juist wel duidelijk, dus bv. [e-mail]. Vanuit zakelijk oogpunt vind ik dat veruit de fraaiste, aangezien het het dichtsbij een snailmail-adressering ligt, en dus logisch is.

[riffey#4]

Verwijderd schreef op 28 April 2003 @ 09:59:
Ik persoonlijk vind punten juist wel duidelijk, dus bv. [e-mail]. Vanuit zakelijk oogpunt vind ik dat veruit de fraaiste, aangezien het het dichtsbij een snailmail-adressering ligt, en dus logisch is.

Dit vind ik nou een goed argument, tnx!