[access] Complexe Relatievraag

[Verwijderd]

Goedenavond mensen achter jullie toverdoosjes. Ik ben bezig met een vrij complexe (voor mij ja) database om mijn bedrijfsvoering in op te slaan, voor een stageopdracht. Het is de bedoeling dat deze database ook de boekhouding op zich gaat nemen. Ik ben echter op een probleem gestuitert:

Ik heb verschillende tabellen welke mutaties moeten initieren, daarzijnde uitgaande facturen, banktransacties en inkopen. Deze 3 tabellen moeten allemaal een bepaalde [Boekstuknummer] (mutatie voor de kenners) bevatten. Dit [Boekstuknummer] moet uniek zijn per jaar. De volgende opzet kwam ik mee:



Belangrijk is dus te weten dat wanneer een bepaald boekstuknummer ingevoerd is in facturen dat de tabel inkoop deze niet meer mag gebruiken.

Zodra ik een verstuurde factuur aanmaak gaat het goed. Ik heb dan echter daarin een boekstuknummer staan die niet in de tabel "mutaties" (met rooie letters) staat aangegeven. Zodra ik dit handmatig wil toevoegen zegt de database dat ie ook een waarde verwacht in de inkoop tabel, wat logisch is omdat het een 1 op 1 relatie is. Ik wordt er een beetje radeloos van want volgens mij moet dit toch te doen zijn of ben ik helemaal verkeerd aan het denkden wie helpt mij uit den brand?

Tenx alvast!

Ro

[ Voor 9% gewijzigd door Verwijderd op 06-03-2003 22:35 ]

[gorgi_19]

* gorgi_19 gaat even denken.....
Ik denk dat je een iets verkeerde benadering uit gaat; ik denk dat je eerst het economische gedeelte moet gaan oplossen.
Imho kan je namelijk niet alles aan elkaar koppelen, iig niet zoals jij het doet.

Je hebt: dagboek --> journaalposten --> grootboek --> Balans
Naar mijn idee zijn dit allemaal aparte posten, waarbij je geen relatie er tussen kan leggen (op journaalposten --> grootboek na dan) Het journaliseren kan je overslaan in dit systeem. De balans doet evenmin niet mee.
Dus je hebt alleen een 'relatie': dagboek --> grootboek.

Nu volgt een uitleg waarom dit niet mogelijk zou zijn. We kijken nu als eerste naar de relatie Journaalpost --> Grootboek
Stel we hebben een simpele verkoop van goederen. Je krijgt dan de post

code:

       100 Kas                           100
Aan 840 Voorraad goederen          100

       800 Kostprijs verkopen     80
Aan 700 Voorraad goederen          80

Is hier eenvoudig een relatie tussen te leggen? Ja.
We maken dan een tabel:
[Journaalposten]
JournaalpostID int
GrootboekrekeningID
Bedrag

Nu zie je gelijk ook al het probleem met de facturen.
Je moet een 'horizontale' kolomverdeling gaan splitsen; er bestaat dus geen directe relatie.
Of je moet er voor kiezen om ook de tabel facturen etc in eerste instantie los te laten.
Je krijgt dan
[Journaalposten]
JournaalpostID int
GrootboekrekeningID

[FacturenBoekhouding]
FacturenBoekhoudingID
FactuurID
JournaalpostID
Bedrag

Nu hebben we al twee tabellen, waarin we alle financiele zaken zetten. Echter, een factuur heeft een aantal kenmerken, welke niet financieel zijn. Deze koppelen we allemaal aan de FactuurID. Daarnaast veronderstellen we dat een bedrijf meerdere facturen kan hebben. Echter, voor het gemak vergeten we dat meerdere data 1 factuur hebben.

[Facturen]
FactuurID int
ProjectID int
BedrijfID int
FactuurType
Datum
etc.

[Projecten]
ProjectID
Omschrijving

[Bedrijven]
BedrijfID
Naam
etc.

Nu het antwoord dus op je vraag: Je wilt een koppeling leggen tussen de 'gecombineerde' handelingen en het journaliseren. Dit is imho niet mogelijk. Wel is het mogelijk als je zelf de handelingen gaat scheiden en eigenlijk al direct van het journaliseren uit gaat. De problemen kan je dan gaan oplossen door middel van Forms oid.

Mocht je beiden wel zo willen laten, dan lijkt het me zeer moeilijk om een koppeling te kunnen handhaven, want je vergeet op deze manier de mutaties, of je moet door middel van een aantal gekke queries zelf de mutaties gaan uitvoeren.

Verder wil je per se een verschil maken tussen de verschillende facturen in de verschillende tabellen. Puur boekhoudkundig gezien bestaat er geen verschil; het enige verschil bestaat uit een aantal mutaties door middel van journaalposten.

Je kan natuurlijk wel als niet-economische eigenschap een factuurtype meegeven aan in mijn voorbeeld de tabel facturen.

[ Voor 9% gewijzigd door gorgi_19 op 06-03-2003 23:09 ]

[Bud_s]

even globaal :

houd je finaciele mutaties allemaal bij in een bestand, met een extra veldje voor het type :
IF = inkoop factuur
VF = verkoop vaktuur
JP = Journaalpost
KB = Kasboek
BK = Bank
enzzz
+ een uniek veld om te koppelen met je sub administratie

edit:
bijvoorbeeld factuurnummer oid

houd je inkoop (en evt verkoop) faktuuren in een appart bestand, en gebruik dit als je sub-administratie

suc6

[ Voor 6% gewijzigd door Bud_s op 06-03-2003 23:19 . Reden: verduidelijking ]