Digitale formulieren -raad en hulp nodig.

[Montana]

Beste mede Tweakers, Ik ben werkzaam in de zorgsector. Om o.a. de gigantische stroom kopieën en papier een beetje in te dammen. Hebben we besloten om meer formulieren digitaal te maken en dan deze een speciale map op ons netwerk te zetten. Het klinkt logisch maar niet eenvoudig. Er blijven toch voor ons als facilitair bedrijf een paar problemen.
Een voorbeeld: bestelformulier voor bestellen van horeca benodigdheden. ( koffie/thee of een lunch voor 2 tot xx aantal personen. E.v.t. met benodigde apparatuur / of ruimte enz.

1) Waarmee het formulier maken ( nu in Excel)
2) Waar het formulier komt te staan, kan het als het gebruikt is niet worden opgeslagen.
3) Gebruikers zijn vaak niet erg kundig met PC gebruik.
4) Elk formulier moet na invullen en eigen nummer krijgen en doorgestuurd worden naar de receptie die dit verder afhandelt.

Mijn idee is een formulier maken deze plaatsen op het netwerk. Je kan het op elke pc opvragen en invullen. Op dit formulier is een icoontje/ hyperlink of zo iets als je dit aanklik gebeurt het volgende.

A) Het Formulier krijgt een nummer.
B.) Wordt door gestuurd naar de receptie of een map op het netwerk via Groupwise voorzien van dit nummer.
C) Wordt ook doorgestuurd naar de aanvrager ook voorzien van dit nummer.( Groupwise)
D) En O ja zo klantvriendelijk mogelijk.
E) En wat ik nog vergeten ben…voor het goed functioneren van deze formulieren.

Wat is nu mijn vraag: kan dit / of bestaat dit al. (software, maar niet te duur). Tips hoe dan ook zijn welkom, mocht het toch niet haalbaar zijn. Dan stoppen we er in ieder geval niet te veel tijd in.

[PromWarMachine]

Je maakt gewoon een sjabloon in Excel aan, met alle vragen/gegevens die men moet invullen. Heel duidelijk allemaal.

Een sjabloon kan je niet overschrijven, dan zal hij met een 'Opslaan als...' venster komen. Je spreekt met je gebruikers af dat zij de ingevulde formulieren opslaan in een bepaalde map, secretariaat print ze allemaal uit en faxt ze naar de leverancier?

Als de gebruiker zelf printen is 't nog makkelijker, maar om 't via een centraal kanaal (secretariaat) te laten gaan is overzichtelijker.

In het start-menu maak je een koppeling naar het sjabloon en klaar ben je.

Als je in Excel ff zoekt naar Sjabloon, heb je voorbeelden en howto's.

[Verwijderd]

Het mooiste hiervoor is een combinatie van bv. Outlook en Exchange server. Via de Exchange server kun je gelijk de formulieren , die je maakt in Outlook, routen naar de verschillende gebruikers.
Met Lotus Notes gaat dit ook prima. Als je dus een dergelijk mailsysteem hebt draaien zou ik dat ervoor gebruiken.

[Zer0]

Verwijderd schreef op 06 maart 2003 @ 23:25:
Het mooiste hiervoor is een combinatie van bv. Outlook en Exchange server. Via de Exchange server kun je gelijk de formulieren , die je maakt in Outlook, routen naar de verschillende gebruikers.
Met Lotus Notes gaat dit ook prima. Als je dus een dergelijk mailsysteem hebt draaien zou ik dat ervoor gebruiken.

Volgens mij wordt in de TS Groupwise genoemd, en voor zover ik weet heeft dit ook deze mogelijkheden.

[Montana]

Zer0 schreef op 07 March 2003 @ 08:17:
[...]

Volgens mij wordt in de TS Groupwise genoemd, en voor zover ik weet heeft dit ook deze mogelijkheden.

Wij gebruiken inderdaad Groupwise, en ik ben me er van bewust dat dit ons ook kan beperken.