Exchange 5.5: Limiet op bestaande mailboxen

[Verwijderd]

Op dit moment hebben we een Exchange-server (5.5) draaien zonder limieten.

Het gevolg is dat veel mensen hun mailbox als archief gebruiken waardoor deze server onnodig belast wordt.

Vanwege een migratie naar Exchange 2000 binnenkort wil ik alvast wat gaan doen aan de grootte van deze mailboxen. Op dit moment zijn er mensen die een mailbox hebben van meer dan 50 MB (uitschieter hierbij is zelfs 500MB!!). Ik heb hierover 2 vragen:

1) Wat is een redelijke grootte voor een mailbox?

2) Wat gebeurt er als ik nu een limiet zet van maximaal 50 MB terwijl er mensen zijn waarvan de mailbox al veel groter is?

Het moet natuurlijk niet zo zijn dat mensen ineens worden gedwongen om 2 dagen te werken omdat ze geen email kunnen versturen...

[bazs2000]

Een redelijke grootte is zo'n 20~25MB.
Dan kan er normaal gewerkt worden zonder dat een gebruiker vaak zijn mail moet opschonen, dat wekt namelijk irritatie bij de gebruikers. Ook zou ik iedereen aanraden om de mail die zij willen bewaren, om die in een .pst te zetten. Als iedereen dat doen dan ben je alweer een hoop netwerkbelasting kwijt.

Voor vraag 2:
De Exchangeserver kent twee limieten (zo uit mijn hoofd) 1 die bij overschrijding ervoor zorgt dat een gebruiker geen mail meer kan verzenden en 1 die ervoor zorgt dat een gebruiker én niet meer kan mailen, én niets meer kan ontvangen.

[ Voor 29% gewijzigd door bazs2000 op 16-01-2003 11:16 ]

[MrDry]

Als je instelt dat de limiet 50 is krijgen de gebruikers een mailtje dat de mailbox te groot is. Dan kunnen ze afhankelijk van de instellingen niet meer zenden, ontvangen of versturen....

Gebruikers kunnen natuurlijk altijd lokaal (je werkt met outlook denk ik) een PST bestand aanmaken met daarin de persoonlijke berichten...wat de server ontlast.

Ik heb hier een limiet van 75 mb ingesteld en hoor eigenlijk nooit iemand klagen...ik denk dat ik de enige ben die steeds een volle mailbox heeft

[Verwijderd]

Dank dank..

Als ik dus nu een limiet zou instellen zouden de gebruikers die boven deze limiet zitten dus direct niet meer kunnen mailen? Dat is namelijk niet de bedoeling omdat een paar mensen dan opscheep met een paar dagen werk voordat ze weer kunnen mailen..

[bazs2000]

Nou, dat is hun pakkie aan.
Als je ze de ruimte geeft dan komt het er nooit van.

Nee, ik zou een email met daarin de aankomende veranderingen rond laten gaan met een datum. Zo heeft iedereen de tijd om zijn zooi op te ruimen voordat de limiet wordt ingesteld.

[Brahiewahiewa]

bazs2000 schreef op 16 January 2003 @ 11:13:
Een redelijke grootte is zo'n 20~25MB.
[...]

Vin'k wel erg weinig hoor. De grootte van je mailboxen is niet zozeer afhankelijk van de beschikbare schijfruimte (schijvn kosten - relatief gezien - geen drol meer), maar vooral van je backup- en restore windows.
Onder Exchange 5.5 zit je vast aan een enkele database voor je mailboxen, dus daar kun je gewoon uitrekenen hoeveel data je kunt restoren in de tijd die je SLA je toestaat en dat delen door het aantal gebruikers. Voor de zekerheid nog eens delen door twee en dan heb je een mooie "prohibit send" limiet.
Bevobbeld: je hebt 250 mailboxen en in je SLA staat dat je 4 uur downtime mag hebben en je tape drive kan 4 GB per uur restoren. Je database moet dan niet groter worden dan 4x4=16 GB, da's per mailbox 16000/250=64 MB prohibit receive en 64/2=32 MB prohibit send.

[Mikkie001]

Open Exchange Administrator => selecteer mailserver => eigenschappen van Private Information Store => 1e tabblad...
Hier staan 3 limieten:
1. De limiet vanaf welke mailbox grootte de gebruiker een waarschuwingsmail krijgen.
2. De limiet vanaf wanneer de gebruiker geen mail meer kan verzenden
3. Vanaf wanneer er geen mail verzonden en ontvangen kan worden.

Tip: Gebruik eerst een paar dagen alleen optie 1, dan krijgen de gebruikers die teveel ruimte in beslag nemen een waarschuwings mail en kan men aktie ondernemen. Daarna opties 2 en/of 3 inzetten.

Grootte van de mailbox heb ik op zien lopen tot 2 gigabyte, maar beter is om deze niet groter dan 500 mb te laten worden. Kleiner kan ook, zolang de gebruikers hier maar genoegen mee nemen.

[Verwijderd]

20 Mb kunnen ze meer als zat mee de rest kunnen ze lekker in persoonlijke mappen doen (en vervolgens een quota zetten op de schijf waar de pst files staat )

[artharpe]

Zelf heb ik de limiet op 50Mb staan, dit is prima maar er wordt ook veel gebruik gemaakt van de *.pst. Toen ik de limieten omlaag wou schroeven heb ik een aantal gebruikers handmatig ingesteld.

[elevator]

Ik ben persoonlijk nogal tegen het gebruik van PST files. Hier gaat namelijk de volgende redenering aan: als je je mail wilt bewaren en dus in een PST file zet, moet je die ook backuppen. Resultaat is dat die PST file op een fileserver terecht komt, en je dus je storage probleem verschuift, ook verlies je SIS en dus gooi je in principe diskruimte weg.
Hoef je die PST file niet te backuppen, dan kan je de mail net zo goed direct weggooien.

Enigste goede argument blijft inderdaad je backup window over, maar ik denk dat je dat ook met je file server hebt.

[Arno]

Dat SIS ken ik maar al te goed, vanwege dbase corruptie bij een klant alles moeten moven naar een andere server.... de dbase werd 'slechts' 11 gb groter (van 17 naar 18)

Zeker iets om rekening mee te houden.

[Verwijderd]

Verwijderd schreef op 16 januari 2003 @ 11:50:
20 Mb kunnen ze meer als zat mee de rest kunnen ze lekker in persoonlijke mappen doen (en vervolgens een quota zetten op de schijf waar de pst files staat )

Hmmm, dat klint al een BOFH

user: ik heb 50 mb nodig op mijn homedrive.
BOFH: hoeveel ruimte heb je nu?
user: 50 mb, en die zit helemaal vol. Kan ik er 50 bijkrijgen?
BOFH: momentje......zo, je hebt nu 50 mb vrije ruimte.
user: dus ik heb nu 100 mb ruimte op mijn homedrive?
BOFH: je hebt nu 50 mb vrije ruimte; dat wilde je toch...
user:
BOFH: ik ga nu ophangen, doeg.

Hij blijft leuk. Heeft iemand nog een link naar de originele (engelse) BOFH txt files?

[Verwijderd]

Het hangt een beetje af van wat er zoal gemaild wordt. Ik heb bij een bedrijf gewerkt waar we een limiet hadden ingesteld van 350 MB echter werden er heel veel PDF'jes in de mail boxen opgeslagen.

Het beste is om eens per maand de mail box size iets te knijpen. Wij zijn toen langzamerhand tot 64MB gekomen en dat is een hele schapelijke maat.

Het is ook een beetje van den zotten dat een gebruiker onzin mailtjes opslaat terwijl hij kostbare MB'tjes (ge)(mis)bruikt.

[elevator]

Verwijderd schreef op 16 januari 2003 @ 20:54:
Hij blijft leuk. Heeft iemand nog een link naar de originele (engelse) BOFH txt files?

http://members.iinet.net.au/~bofh/

[_JGC_]

Verwijderd schreef op 16 januari 2003 @ 20:54:
[...]


Hmmm, dat klint al een BOFH

user: ik heb 50 mb nodig op mijn homedrive.
BOFH: hoeveel ruimte heb je nu?
user: 50 mb, en die zit helemaal vol. Kan ik er 50 bijkrijgen?
BOFH: momentje......zo, je hebt nu 50 mb vrije ruimte.
user: dus ik heb nu 100 mb ruimte op mijn homedrive?
BOFH: je hebt nu 50 mb vrije ruimte; dat wilde je toch...
user:
BOFH: ik ga nu ophangen, doeg.

Hij blijft leuk. Heeft iemand nog een link naar de originele (engelse) BOFH txt files?

http://bofh.ntk.net

staan standaard in Mozilla's favorieten, daar heb ik em tussen gevonden

ontopic:
Ik heb hier zelf een domeintje met 25 IMAP mailboxen, alle 25 gezamenlijk 6MB in gebruik. Vraag me dan toch een paar dingen af:
- Hoe slaat Exchange z'n data op?
- Wat voor ranzige users heb je op je server zitten, complete boeken en cd's in de inbox? Weet je wel hoeveel overhead de MIME encodering van een attachment vraagt? Als ze zonodig dingen willen bewaren, slaan ze de attachments maar op.

[ Voor 24% gewijzigd door _JGC_ op 16-01-2003 21:37 ]

[Brahiewahiewa]

_JGC_ schreef op 16 januari 2003 @ 21:32:
[...]Vraag me dan toch een paar dingen af:
- Hoe slaat Exchange z'n data op?

In een Jet database; sommigen zeggen denigrerend "in MSAccess"

- Wat voor ranzige users heb je op je server zitten, complete boeken en cd's in de inbox? Weet je wel hoeveel overhead de MIME encodering van een attachment vraagt? Als ze zonodig dingen willen bewaren, slaan ze de attachments maar op.

Kwenie hoor, maar volgens mij ben jij als ICT-er niet degene die bepaalt wat er wel en wat er niet opgeslagen moet worden en waar. Als jij denkt dat een bedrijf gezond blijft als haar duur betaalde academici à € 200,= per uur bestandjes gaan zitten overpompen van de ene server naar de andere dan begrijp je iets verkeerd. Voor je 't weet zijn ze een week werk kwijt en da's een schadepost van € 8000,= en voor dat bedrag kun je een hoop schijfruimte kopen.
Zij zijn de mensen die het geld verdienen en jij bent alleen maar een kostenpost.
flame intended, btw

[Verwijderd]

Helaas sturen gebruikers binnen 1 bedrijf een groep collega's nog steeds ontzettend veel documenten. Al die collega's slaan ze op in hun mail(ja ja archief).. Dit terwijl er groepsdirectorys o.d. aanwezig zijn.

De moderne oplossing heet dan Document Management Systemen... Ik denk eerder dat gebruikers opgevoed moeten worden....

[Verwijderd]

Verwijderd schreef op 17 januari 2003 @ 00:56:
Helaas sturen gebruikers binnen 1 bedrijf een groep collega's nog steeds ontzettend veel documenten. Al die collega's slaan ze op in hun mail(ja ja archief).. Dit terwijl er groepsdirectorys o.d. aanwezig zijn.

De moderne oplossing heet dan Document Management Systemen... Ik denk eerder dat gebruikers opgevoed moeten worden....

Gebruikers zijn gewoon te belazerd om zich aan te passen aan de regels van systeembeheer. Terecht, systeem/netwerkbeheer is een ondersteunende functie in een organisatie, maar moet derhalve wel de controle kunnen handhaven over de informatiesystemen.
Mensen die regels aan hun laars lappen, mogen inderdaad opgevoed worden.

Oh topicstarter; Je gaat gezeik krijgen. Collega's houden niet van regels die ineens ingevoerd worden. Mensen willen zich niet aanpassen en als ze dat moeten, gaat het erg traag.

[ Voor 16% gewijzigd door Verwijderd op 17-01-2003 01:13 ]

[Blorgg]

Idd, je zal ze eerst maar eens moeten zien te overtuigen van het nut ervan. Als een gebruiker zijn email snel zat vind gaan zal het hem weinig boeien of jij de server te zwaar belast vind. Probeer die gebruiker dan toch maar eens te motiveren om zich aan te passen.

[JackBol]

Verwijderd schreef op 17 January 2003 @ 00:56:
Helaas sturen gebruikers binnen 1 bedrijf een groep collega's nog steeds ontzettend veel documenten. Al die collega's slaan ze op in hun mail(ja ja archief).. Dit terwijl er groepsdirectorys o.d. aanwezig zijn.

De moderne oplossing heet dan Document Management Systemen... Ik denk eerder dat gebruikers opgevoed moeten worden....

9 van de 10 keer is het inderdaad een mentaliteitsprobleem.
gebruikers hebben niet door dat ze net zoals in het echt gewoon de troep achter hun kont moeten opruimen.

Verwijderd schreef op 16 January 2003 @ 11:20:
Dank dank..

Als ik dus nu een limiet zou instellen zouden de gebruikers die boven deze limiet zitten dus direct niet meer kunnen mailen? Dat is namelijk niet de bedoeling omdat een paar mensen dan opscheep met een paar dagen werk voordat ze weer kunnen mailen..

duidelijk aankondigen dat bijv. vanaf 1 februari je mailbox onder de 25 mb moet zijn, en dat je daarna anders niet meer kan mailen.

dan hebben ze nog 2 weken de tijd, en als ze het dan nog niet gedaan hebben, zijn ze te lui geweest om ervoor te zorgen dat ze hun ewrk goed kunnen doen en is het hun eigen schuld. (alweer een mentaliteitskwestie)

[Equator]

En zorg (door goede motivering en uitleg) dat het MT achter je beslissing staat. Heb je iemand om je te beschermen, en kan je de gebruikers eens goed om de oren meppen

[Pogostokje]

Een attachment zal maar 1x worden opgeslagen, ook als deze naar 100 mensen verstuurd wordt en zij hem in de mailbox laten staan. Die telt dan wel mee voor de user-quote maar uiteindelijk neemt hij maar 1x die ruimte in beslag.
Mijn ervaring is dat je met 50MB goed uit de voeten kunt. Mensen willen vaak veel dingen toch bewaren om op te zoeken. Met 50MB kan dat. PST files zijn het domste wat je kan doen. Want of die staan lokaal op de PC van de medewerker en verdwijnen dus een keer als de medewerker een nieuwe PC krijgt of problemen heeft met zijn oude en de HD is kapot of iemand pleurt er een nieuwe windows-imago op. Anders zet je de PST files op het netwerk waar ze netwerkbelasting veroorzaken en schijfruimte in beslag nemen die je anders ook gewoon kwijt was als je het in Exchange had opgeslagen.
Bovendien moet je gebruikers dan weer uit gaan leggen wat PST files zijn en dat is leuk bij een klein bedrijf, maar het is een crime bij een groot bedrijf en bovendien hebben die mensen allemaal wel wat anders te doen dan hun mail verplaatsen enzo.

Schijfruimte kost geen ruk, geef ze gewoon genoeg voor normaal gebruik (ik zou zeggen 50MB), ga niet klooien met PST files en als er iemand is die meer ruimte wil kan je altijd eerst nog laten opruimen.

[Rudie_V]

Hoe groot is jullie bedrijf? Bij kleine bedrijven kan je altijd eerst geen limieten instellen of hele hoge limieten, schijf ruimte is immers niet zo duur, met 4 of 5x 36 gig in raid5 heb je al heel wat schijfruimte. Mocht een grootverbruiker toch problemen opleveren kan je altijd een limiet instellen.
Bij grote bedrijven is een limiet wel aan te raden, zelf vindt ik prohibit send op 75 of 100 MB dan wel normaal, prohibit send and receive vindt ik persoonlijk iets wat je beter niet in kan stellen, het niet meer kunnen ontvangen van mail vind ik te. Het niet meer kunnen zenden van mail vinden gebruikers over het algemeen erg genoeg om te gaan ruimen.
PST files wel of niet aan bieden is iets wat je beter persoonlijk kan bepalen, zelf sta ik er wel wat negatief tegenover. Nadeel is dat ik wel eens mee heb gemaakt dat gebruikers hun mail toch op hun home directory opslaan als .msg bestanden, maar dat terzijde.
Voor klanten hangt alles natuurlijk van een sla af...

Ps. Grootste mailboxen die we hier hebben zijn 1 gig, 1 gebruiker en 1 algemene mailbox.

[Aceton]

Je zou juist een limiet moeten instellen op het ONTVANGEN van mail. Als er dan een of andere mafkees zo leuk is (een collega, of een externe gebruiker) een paar honderd MB aan data te versturen, dan kan je op die manier je hele mail server vol proppen met rommel. En uiteindelijk heeft dat gevolgen voor iedereen.

[squaddie]

Volgens mij moet je niet aan ons vragen wat de standaard grootte van een mailbox is maar zal je dit moeten onderzoeken om er achter te komen wat een redelijke grootte is, omdat elk bedrijf mail anders gebruikt.

Bij mijn huidige werkgever zijn drie categorieen mailgebruikers, namelijk:
- klein (gebruikers waarvoor mail niet direct noodzakelijk is bv typmiep) = 25 MB
- medium (meeste gebruikers) = 50 MB
- groot (heavy users) = 100 MB

De 50MB limiet staat voor ongeveer 85% van de gebruikers en hiermee kunnen ze goed uit de voeten zonder dagelijk te moeten schonen (= verloren tijd = geld verspilling), welke gebruiker in welke categorie valt wordt initieel bepaald aan de functie. Indien een gebruiker vind dat hij/zij constant te weinig ruimte heeft moet dit schriftelijk aanvragen via hun "opperhoofd" met een duidelijke reden waarom. Op termijn kan het zelfs zo worden om deze extra ruimte aan afdelingen door te berekenen.

Om ruimte te besparen kan ook gebruik worden gemaakt van groupsmailboxen waardoor mailtjes met belangrijke info niet de afdeling rond gestuurd wordt. Zelf vindt ik dit ook beter voor externe partijen dan direct met een persoon mailen omdat de kans bestaat dat deze persoon bv vrij of ziek is, waardoor de externe partij geen antwoord krijgt en eventueel naar een concurrent gaat. En het voorkomt dat allerlei rechten op andermans mailboxen verkregen wordt om mail in de gaten te houden en dus ook mail die niet voor die ogen waren bestemd.

Verder is het gebruikers niet toegestaan om mail voor andere zaken te gebruiken dan zakelijk. We controleren hier niet op, maar daar zorgt het limiet wel voor dat dit binnen de perken blijft.

En over het opzetten van persoonlijke archieven zijn wij heel duidelijk wij ondersteunen dit niet, zijn niet verantwoordelijk voor het verlies en hun persoonlijke netwerkschijf mag niet voor dit doeleinde gebruikt worden. Kortom eigen risico!

Om gebruikers te activeren voor dit soort maatregelen is proberen begrip te kweken. Ik zou een mailtje naar de gebruikers sturen waarom deze maatregel ingevoerd moet worden, bv door een (ruwe) berekening van kosten die gemaakt (gaan) worden door de grote mailboxen van gebruikers. Als je een BOFH gaat spelen zal je veel tegenstand krijgen en dan de kans lopen dat jij aan het kortste eind trekt (kan einde van je baan betekenen).