Nieuwe zakelijke e-mail komt in spam bij Outlook/Hotmail

[luukie33]

Beste forumleden,

Ik hoop dat jullie mij kunnen helpen met een e-mailprobleem waar ik zelf en de betrokken partijen nog niet uitkomen.

Volgend jaar open ik samen met een compagnon een nieuw makelaarskantoor. Een paar maanden geleden heb ik hiervoor een domeinnaam met e-mailpakket bij Hostnet geregistreerd, mede op basis van eerdere goede ervaringen met deze partij.

We gebruiken Realworks als CRM-pakket. Vanuit dit systeem worden onze zakelijke e-mails verstuurd en opgeslagen. De MX-records verwijzen naar Realworks en ook de SPF- en DKIM-instellingen heb ik aangepast.

Ik heb drie e-mailadressen aangemaakt en de configuratie begin september ingesteld. Inmiddels heb ik ongeveer vijftien e-mails naar verschillende adressen verstuurd om alles te testen.

Het probleem:
Bij Gmail komen e-mails soms in de spam terecht, maar niet altijd.
Bij Outlook/Hotmail komen ze vooralsnog standaard in de spam terecht.

Ik begrijp dat het domein nieuw is en daardoor nog geen verzendreputatie heeft opgebouwd. Kan dit de belangrijkste oorzaak zijn? Of speelt er waarschijnlijk iets anders? Ik vraag me bijvoorbeeld af of het verstandig is om het verzendvolume geleidelijk op te bouwen.

Huidige configuratie en testresultaten
Ik heb het domein door verschillende spamtests gehaald. De resultaten lijken op het eerste gezicht goed.
Mail-tester: 10/10
SPF: PASS. Het record bevat a, mx en includes voor Hostnet en Realworks, afgesloten met -all.
DKIM: PASS. Er wordt een 2048-bit sleutel gebruikt en de e-mail wordt ondertekend met mijn eigen domein, in lijn met het From-adres.
DMARC: PASS. De policy staat momenteel op p=none; er is geen rua-rapportage ingesteld.
Reverse DNS: In orde. Het IP-adres verwijst naar de relay-hostnaam van Realworks.
Blacklists: Geen vermeldingen op de twintig gecontroleerde lijsten, waaronder Spamhaus, Barracuda en SpamCop.
SpamAssassin: -0,2 punten, zonder noemenswaardige negatieve signalen.
List-Unsubscribe: Niet aanwezig. Het gaat om individuele zakelijke e-mails, niet om nieuwsbrieven.

Een opvallend detail: tijdens de test werd de e-mail via de back-uprelay van Realworks verstuurd in plaats van via de primaire relay.

Wat heb ik zelf al gedaan?
Ik heb contact opgenomen met zowel Hostnet als Realworks, maar zij kunnen mij tot nu toe niet echt verder helpen. De technische controles die ik zelf heb uitgevoerd, laten geen duidelijke problemen zien.

Ik begrijp dat een score van 10/10 niet garandeert dat e-mails daadwerkelijk in de inbox terechtkomen. Toch vind ik het vreemd dat Outlook/Hotmail de berichten vrijwel standaard als spam behandelt.

Mijn vragen
1. Kan dit simpelweg komen doordat het domein nieuw is en nog geen verzendreputatie heeft opgebouwd?
2. Heeft het versturen via de back-uprelay van Realworks mogelijk invloed op de bezorging?
3. Zijn er specifieke controles die ik nog kan uitvoeren om te achterhalen waarom Outlook/Hotmail de berichten als spam markeert?
4. Zijn er mensen die ervaring hebben met Realworks in combinatie met Hostnet en vergelijkbare problemen hebben opgelost?

Ik hoor ook graag of jullie een gespecialiseerd bedrijf of een zelfstandige expert kunnen aanbevelen die ik eventueel kort kan inhuren om de volledige configuratie en bezorgbaarheid te onderzoeken.

Alvast bedankt voor het meedenken!

[anpat]

Misschien de inhoud van de mail? is wat er bij mij opkomt, Ik heb dit ook met mails van onze makelaar ERA hier in Belgie. Info mails met huizen in de regio worden auto naar mijn spam folder verplaatst terwijl een antwoord op mijn vraag naar het zelfde mail adres wel naar de inbox gaan.

Haal de header anders eens door mxtoolbox

[ Voor 14% gewijzigd door anpat op 14-10-2026 07:51 ]

[BlaTieBla]

Is het de client die het als spam classificeert, of de ontvangende mailserver? De ontvangende mail server is degene die op die SPF, DKIM e.d. acteert.

Zijn het mail webclients, of ook (lokale) mail programma's die het als spam classificeren?

[JJ Le Funk]

uitgaande mail komt niet van eigen VPS en domein bij hostnet maar van een saas oplossing voor CRM waar email hosting bij in zit?

[Xilonz]

Mijn advies zou zijn om iets van Mailgun + daar een eigen IP te gebruiken voor het verzenden van mail.

Je kan met dat soort mailservices vaak veel beter inzicht krijgen in wat er geblokkeerd word en waarom.

Hotmail is sinds kort verschrikkelijk streng en keurt bij ons ook regelmatig at random mails af op basis van spf/dmark alignment (mail vollume is hoog, dan gelden er andere regels bij hotmail).

Het lijkt mij vooralsnog gewoon een reputatie probleem omdat je zo kort bestaat. Blijf proberen en meld je klanten dat ze hun spam box in de gaten moeten houden.

[mrmrmr]

Als je de maildienst bij Realworks afneemt moeten zij het in de eerste plaats oplossen. Wel moet je hen voorzien van informatie die ze nodig hebben.

Je geeft te weinig informatie om te kunnen troubleshooten. Daarvoor is een volledig bericht nodig in originele staat (raw source van emails als tekstbestand) van via op Outlook/Hotmail ontvangen bericht. Als je wilt kun je een link naar zo'n bestand sturen in DM.

Je kan voor jezelf een mail client Thunderbird installeren voor testdoeleinden. Daarop kun je DKIM Verifier installeren. Die doet een after-the-fact controle. Dat werkt alleen goed als de ontvangende mailserver geen wijzigingen aanbrengt in DKIM headers en body. Zorg dat op deze mailbox geen blokkerende maatregelen zitten op de mailserver, dus helemaal geen spamfilters en rewriters. Alles moet worden bezorgd.

In DMARC moet je wel rua/ruf rapporting instellen anders ga je niet ontdekken of en welke er problemen zijn. Gewoon doen dus. Die kun je laten aankomen bij de beheerder van het systeem (als rechteloos gebruiker). Elke mailing of template laat je hier aankomen (bv. via BCC) gedurende tests.

Je kan extra verificatiemechanismen toepassen. Je kan MTA-STS instellen. Die kun je over TLS, DNS en MTA-STS laten rapporteren. Je zou DNSSEC, DANE en CAA kunnen toepassen, DANE zou op dit moment complexiteit toevoegen.

Bij tests kun je Delivery Status Notification (SMTP server sessie RCPT TO: optie) en Return Receipt (header) instellen. Zodoende krijg je de headers terug.

Voorkom zoveel mogelijk dat ontvangers een email als spam markeren. Als spam gemarkeerde mail moet als niet-spam worden gemarkeerd. Dat kan lerende systemen bijbrengen dat ze niet geblokkeerd moeten worden.

Backup MX records zijn soms de oorzaak van problemen. Die servers zijn soms niet goed ingesteld, of ze hebben andere instellingen dan de MX met hogere prioriteit (lager cijfer). Omdat mail servers opnieuw zullen proberen te bezorgen kun je een enkele MX record instellen. De mx1 van realworks is een colo bij Leaseweb. Misschien is het een Postfix server, helaas heeft deze server de neiging soms dingen in het originele bericht aan te passen (o.m. date header en toevoegen from header), dat kan DKIM breken.

Microsoft heeft mogelijkheden om bezorgbaarheid te verbeteren. Dat hangt af van de diagnose.

Antwoorden op je vragen:
1. Ja. Je ontvangt als het goed is notificaties van de mailserver als Microsoft weigert de mail aan te nemen.
2. Ja. Bezorgende MTA's krijgen een (IP) reputatie.
3. Ja, zie hierboven. Dit is het belangrijkst.

Als je eenmaal weet wat de blokkering veroorzaakt kun je doelgerichte maatregelen nemen.