Wat is bewijslast voor kilometervergoeding

[ktf]

Goedemorgen,

Momenteel heb ik een leaseauto met een "verklaring geen privegebruik auto". Daarvoor houd ik nauwgezet een rittenregistratie bij. De eisen hiervoor zijn (tot op zekere hoogte) vrij duidelijk: administratie moet sluitend zijn, afwijkingen goed omschreven etc.

Volgend jaar wil ik echter mijn leaseauto inleveren en overstappen naar een mobiliteitsvergoeding. Dat houdt in, ik regel zelf een auto en ik ga kilometers declareren, welke tegen het geldende tarief onbelast worden uitbetaald van de vergoeding, rest van de vergoeding wordt bruto uitbetaald.

Nu heb ik dat bij een vorige werkgever ook gehad, maar daar had ik een vast werkplek en vaste kantoordagen. Nu ziet elke week er anders uit qua ritten. Het voelt voor mij ongemakkelijk om alleen zakelijke ritten te declareren, zonder kilometerstanden. Zeker omdat ik nu een volledige, sluitende administratie maak, met forse 'boete' als deze niet wordt geaccepteerd.

Kan iemand toevallig een wet, ministriele regeling of een document van de belastingdienst waar dit wordt uitgelegd? Als ik in het handboek loonheffingen kijk, staat er uitgebreid uitgelegd hoe een rittenregistratie werkt bij een verklaring geen privegebruik, maar niets bindends/concreets over hoe je de bewijslast werkt voor een kilometervergoeding. Enkel dit:

Om de onbelaste vergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer aannemelijk te kunnen maken, is het verstandig om per reis de gevolgde route en het bezochte adres te noteren.

Heeft iemand iets concreters? Of is het sowieso dat de belastingdienst gaat klagen bij de werkgever i.p.v. de werknemer in het geval van een kilometervergoeding?

[P_de_B]

Bij alle bedrijven waar ik tot nu toe heb gewerkt is het een lijstje met datum, vertrekadres, aankomstadres, omschrijving en eventueel aftrek woon/werk km die automatisch gaan. Een sluitende administratie hoeft niet, je privé km hoef je niet aan je werkgever te laten zien.

In het geval van een controle zou het handig zijn als je agenda hierop aansluit, maar dat is het wel ongeveer. Uiteindelijk is de werkgever verantwoordelijk voor het aantoonbaar maken van de gerichte vrijstelling voor kilometers als er een inspectie van de belastingdienst komt, dus zolang je de spelregels van de werkgever opvolgt zit je wel goed. Niet overdenken dit.

[NoepZor]

Bij de leaseauto is het zaak om alles te registreren, omdat deze maar heel beperkt privé ingezet mag worden zonder dat je bijtelling verschuldigd bent. Bij een vergoeding is het een vergoeding voor een afgelegde rit t.b.v. de zaak met een privéauto. De overige kilometers die je privé aflegt zijn irrelevant. Het enige wat je moet kunnen bewijzen is dat je daadwerkelijk die rit hebt gemaakt, en daarmee recht hebt op de onbelaste vergoeding. Daar doelt die passage dan ook op. Bij vaste werkdagen op kantoor wordt dit forfatair berekend op 214 reisdagen per jaar, of naar rato hiervan.

[BB-One]

Dat is iets tussen jou en je werkgever. Vanuit fiscale optiek zal je werkgever namelijk aannemelijk moeten maken dat de kilometervergoeding onbelast vergoed kon worden oftewel zakelijke reizen. Gebruikelijk is dat je aangeeft waar vandaan je vertrok en waar je naar toe bent gegaan en waarom en totaal gereisde kilometers. Kilometerstand is niet interessant/belangrijk omdat het niet uitmaakt hoe je bent gereisd, fiets, lopen, auto liftend of met de step of met het OV (hoewel bij OV de daadwerkelijke kosten vergoed kunnen worden)

[ktf]

P_de_B schreef op dinsdag 13 oktober 2026 @ 08:32:
Uiteindelijk is de werkgever verantwoordelijk voor het aantoonbaar maken van de gerichte vrijstelling voor kilometers als er een inspectie van de belastingdienst komt, dus zolang je de spelregels van de werkgever opvolgt zit je wel goed.

Oke, dus bij een "Verklaring geen privegebruik auto" ligt de bewijslast bij de werknemer, en bij kilometervergoeding bij de werkgever?

NoepZor schreef op dinsdag 13 oktober 2026 @ 08:33:
Het enige wat je moet kunnen bewijzen is dat je daadwerkelijk die rit hebt gemaakt, en daarmee recht hebt op de onbelaste vergoeding.

Dat klinkt simpel, maar hoe bewijs ik dat ik op dag X bij vestiging Y van klant Z ben geweest? Of hoe bewijs ik dat ik dag X naar kantoor Y ben gereden?

BB-One schreef op dinsdag 13 oktober 2026 @ 08:35:
Dat is iets tussen jou en je werkgever. Vanuit fiscale optiek zal je werkgever namelijk aannemelijk moeten maken dat de kilometervergoeding onbelast vergoed kon worden oftewel zakelijke reizen.

Oke, zelfde als de eerste quote dus, verantwoordelijkheid/bewijslast ligt bij iemand anders dan bij een leaseauto?

[BB-One]

ktf schreef op dinsdag 13 oktober 2026 @ 19:15:
[...]

Oke, dus bij een "Verklaring geen privegebruik auto" ligt de bewijslast bij de werknemer, en bij kilometervergoeding bij de werkgever?


[...]

Dat klinkt simpel, maar hoe bewijs ik dat ik op dag X bij vestiging Y van klant Z ben geweest? Of hoe bewijs ik dat ik dag X naar kantoor Y ben gereden?


[...]

Oke, zelfde als de eerste quote dus, verantwoordelijkheid/bewijslast ligt bij iemand anders dan bij een leaseauto?

Ja klopt.

[revolution-nl]

Ik heb ook een mobiliteitsvergoeding, in mijn agenda houd ik mijn afspraken bij. Maandelijks maakt ik het overzicht op in Excel welke ik declareer. Dat is hier voldoende. De administratie is minder strict dan bijtelling, daar moet je aan veel meer voorwaarde voldoen.

Als achtervang heb ik Teslamate draaien om evt. een en ander na te zoeken. Moet hier nog steeds iets automagisch voor bouwen

[ Voor 15% gewijzigd door revolution-nl op 13-10-2026 19:33 ]