Outlook logt automatisch in via Gmail, Outlook classic niet

[Neophyte808]

Een bedrijf van zo'n 6 man heeft een aantal jaar geleden een migratie ondergaan van Google naar Office 365. Dit heeft er recentelijk toe geleid dat er problemen optraden met Outlook. Voor het bedrijf zijn een aantal nieuwe laptops aangeschaft waarop de nieuwe versie van Outlook werd geïnstalleerd met Office 365. Deze opent bij het inloggen automatisch de browser om de gebruikers in te laten loggen via Google, als dit dan wordt gedaan verschijnt er in Outlook de melding: Toegang geweigerd, en blijft de mailbox leeg (niet geheel verwondelijk, de mail staat immers bij Microsoft opgeslagen, niet bij Google). Mailinstellingen die ingesteld worden via configuratiescherm -> Mail werden compleet genegeerd.

De oplossing die ik hiervoor heb gevonden was meer een workaround: Help -> ga naar Outlook classic -> download en installeer Outlook classic net zoals op de oude laptops. Met de voorheen ingestelde settings in het configutiescherm, logde Outlook Classic automatisch in, waren alle gekoppelde mailboxen meteen zichtbaar en begon hij meteen 10 GB aan data binnen te hengelen.

Waarom dan dit topic?
Ergens tijdens mijn dialoog met Copilot, gaf hij aan dat MX records eigenlijk maar naar 1 partij zouden moeten wijzen, in mijn geval Microsoft (mail.protect.exchange.com of iets in die trant). Ik vond 6 records, 1 met preference 0 die verwees naar Microsoft en nog 5 andere met prio 1, 5 en 10 die verwezen naar Google. De google accounts met dezelfde domeinnaam worden binnen de organisatie nog actief gebruikt voor o.a. Chrome. Deze verwijder ik dus liever niet, maar de vraag is even hoe houdbaar dat is. Ik zie Microschoft er namelijk wel voor aan om support voor Outlook classic te droppen op een bepaald punt en dan kan straks het hele bedrijf niet meer bij hun e-mail. Daarom even de vragen:

Is dit een typische Copilot hallucinatie of heeft hij hier gelijk: is het inderdaad beter om maar naar 1 partij te wijzen met MX records. Als ik dit aan wil passen, is het dan aan te raden om de preference in de MX records aan te passen bij de domeinverstrekker, zodat de accounts/mailadressen Outlook niet automatisch doorverwijzen naar Google? Bijvoorbeeld door de preference van de Google entries te verlagen.

[Hero of Time]

Als je de hele mail omgeving hebt gemigreerd van Google naar MS365/Exchange Online, moet alles wat met je mail te maken heeft wijzen naar MS. Zeker voor je mail is dit belangrijk, je doet niks meer met Google Mail dus die MX records hoeven niet meer te bestaan. In de MS365 admin portal kan je ook je DNS records laten controleren en zie je wat MS effectief nodig heeft om probleemloos te werken. O.a. autodiscover.jouwdomein.tld hoort hier bij.
Op mijn werk hebben we overigens onze MX records naar de spamfilter wijzen, die stuurt het daarna door naar ExO. Het is dus maar net wat je als architectuur hebt, het is niet hard verplicht om je MX records naar de MS servers te wijzen. Maar het zou niet naar Google moeten gaan in dit geval, daar heb je geen mail meer tenslotte.

Dat je nog een Google account hebt waar je met Chrome inlogt voor browser settings e.d. staat hier compleet los van.

Het is wel gek dat Outlook for Windows anders reageert dan Outlook Classic. Die moet dan naar andere DNS records kijken.

[Neophyte808]

Hero of Time schreef op woensdag 19 augustus 2026 @ 21:56:
Als je de hele mail omgeving hebt gemigreerd van Google naar MS365/Exchange Online, moet alles wat met je mail te maken heeft wijzen naar MS. Zeker voor je mail is dit belangrijk, je doet niks meer met Google Mail dus die MX records hoeven niet meer te bestaan. In de MS365 admin portal kan je ook je DNS records laten controleren en zie je wat MS effectief nodig heeft om probleemloos te werken. O.a. autodiscover.jouwdomein.tld hoort hier bij.

Dat laatste is een goede tip, die ga ik onthouden mochten er in de toekomst problemen zijn met Outlook.

Hero of Time schreef op woensdag 19 augustus 2026 @ 21:56:
Op mijn werk hebben we overigens onze MX records naar de spamfilter wijzen, die stuurt het daarna door naar ExO. Het is dus maar net wat je als architectuur hebt, het is niet hard verplicht om je MX records naar de MS servers te wijzen. Maar het zou niet naar Google moeten gaan in dit geval, daar heb je geen mail meer tenslotte.

Architectuur is in deze wat lastig te doorgronden: het bedrijf heeft eigenlijk geen IT afdeling/persoon. De migratie van Google naar Office 365 is voorheen ondersteund door een ander bedrijf in hetzelfde pand, waar ze inmiddels weg zijn verhuisd. Zelf ben ik inmiddels al ruim 10 jaar geen systeembeheerder meer en in de tussentijd hebben de zelfgehoste Active Directory en Exchange servers plaats gemaakt voor Office 365. Het is daarom voor mij niet helemaal duidelijk waar het centrum van beheer ligt en Copilot stuurt mij heen en weer tussen Microsoft Intune, AzureAD/ Entra beheer portal en MS365 admin portal (voor het instellen van een account als local admin en voor het activeren van W11 Pro wat helemaal niet lukt).

Hero of Time schreef op woensdag 19 augustus 2026 @ 21:56:
Dat je nog een Google account hebt waar je met Chrome inlogt voor browser settings e.d. staat hier compleet los van.

Het klinkt logisch wat je zegt, toch ben ik er huiverig voor om deze links te verwijderen omdat ik vrees dat er straks helemaal geen link meer bestaat tussen de organisatie en de gmail accounts en ze daarmee dus niet meer in kunnen loggen op de Google workspace. Ik weet niet hoe Google dat aan hun kant heeft ingericht.

Hero of Time schreef op woensdag 19 augustus 2026 @ 21:56:
Het is wel gek dat Outlook for Windows anders reageert dan Outlook Classic. Die moet dan naar andere DNS records kijken.

That's Microslop for you...

[Hero of Time]

Als jij niet de beheerder bent, waarom ben jij dan bezig om dit proberen op te lossen? Ze hebben/hadden een partij die het deed, die moet dus ook de benodigde accounts en rechten hebben.

Daarbij, als ze van on-prem naar MS365 zijn gegaan, wat heeft Google dan nog met hun mail te maken? Google Workspace kan je ook afnemen zonder mail te gebruiken.

Wil je echt je vingers er aan branden, dan zorg je natuurlijk dat je backups hebt. Dus als je records verwijdert, documenteer je eerst wat ze waren zodat je die weer aan kan maken als het toch niet goed gaat.

AI gaat je trouwens in deze situatie helemaal niet helpen, want het heeft geen flauw benul van de omgeving. Het praat alleen maar wat geïndexeerde pagina's na maar dat legt niks uit over de vage situatie van het bedrijf en de geschiedenis.