365 business in combinatie met prive office

[wesleyroy12]

Vraag:
Ik zit in het bestuur van een toneelvereniging. We gebruiken momenteel:

• Microsoft 365 Business Standard voor OneDrive en documenten.
• Vimexx-hosting met Roundcube voor e-mail.

De documenten staan al in Microsoft 365, maar de e-mail draait nog via Vimexx. De prestaties van Roundcube vallen tegen en daarnaast lijkt Exchange Online mij beter op het gebied van spamfiltering, gebruiksgemak en beheer.

Ik overweeg daarom om onze verenigingsmail volledig naar Microsoft 365 / Exchange Online te migreren.

Mijn grootste uitdaging is echter niet de techniek, maar de gebruikers. De bestuursleden gebruiken hun eigen privécomputer en zijn daarop aangemeld met een persoonlijk Microsoft-account (Outlook.com, Hotmail.com of Microsoft 365 Family).

Daardoor ontstaan regelmatig problemen zoals:

• Niet weten met welk account ze zijn ingelogd.
• OneDrive van de vereniging niet kunnen vinden.
• Verkeerde account gebruiken in Office-apps.
• Verwarring tussen privé- en verenigingsgegevens.

Mijn vragen zijn daarom:

1. Hoe richten andere verenigingen of stichtingen dit praktisch in?
2. Werken jullie volledig met Microsoft 365 accounts voor bestuursleden?
3. Hoe voorkom je dat privé- en verenigingsaccounts door elkaar lopen op privéapparatuur?
4. Hoe zorg je ervoor dat je op het juiste moment met het juiste account bij de gegevens komt?
5. Zijn er best practices voor minder technische gebruikers die slechts enkele uren per maand in de omgeving werken?

We hebben eventueel ook nog Microsoft 365 Business Basic-licenties beschikbaar die we aan individuele bestuursleden kunnen toekennen.

Relevante soft- en hardware dat ik gebruik:

• Roundcube webmail (Hosting via Vimexx)
• Microsoft 365 Business Standard
• Microsoft 365 Business Basic
• Privé Windows-pc's van bestuursleden

Wat heb ik al gevonden of geprobeerd:

• Werken via een incognito-venster. Dit werkt tijdelijk, maar bestuursleden vergeten dit regelmatig.
• Een aparte browser publiceren via mijn Synology NAS. Technisch mogelijk, maar de prestaties vielen tegen.
• Instructies maken voor het gebruik van verschillende accounts, maar dit lost de verwarring niet structureel op.

[Question Mark]

Volgens mij staan de problemen die je noemt los van de hostingprovider die je gebruikt. Voor je huidige mailprovider moeten gebruikers zich authenticeren met een account die anders is dan het gebruikte Windows account, voor Exchange Online ook.

Ik zou gewoon een (extra) Outlook profiel aanmaken die je "toneelvereniging" of iets dergelijks noemt, en binnen dat profiel de Exchange Online mail van de toneelvereniging configureerd. Prive-mail zet je in een "prive" profiel. Dan kun je Outlook nog zo instellen dat hij bij opstarten vraagt welk profiel hij moet gebruiken, en dan heb je het aardig gescheiden.

Andere optie is gewoon om alle mailboxen (privé en toneel) in één Outlook profiel te gooien.

[wesleyroy12]

Question Mark schreef op woensdag 29 juli 2026 @ 10:59:
Volgens mij staan de problemen die je noemt los van de hostingprovider die je gebruikt. Voor je huidige mailprovider moeten gebruikers zich authenticeren met een account die anders is dan het gebruikte Windows account, voor Exchange Online ook.

Ik zou gewoon een (extra) Outlook profiel aanmaken die je "toneelvereniging" of iets dergelijks noemt, en binnen dat profiel de Exchange Online mail van de toneelvereniging configureerd. Prive-mail zet je in een "prive" profiel. Dan kun je Outlook nog zo instellen dat hij bij opstarten vraagt welk profiel hij moet gebruiken, en dan heb je het aardig gescheiden.

Andere optie is gewoon om alle mailboxen (privé en toneel) in één Outlook profiel te gooien.

Ik snap je beredenering, alleen daarbij ga je er wel vanuit dat je een full outlook client gebruikt. En dat gebruiken de meeste bestuursleden niet. Daarnaast blijft het probleem voor OneDrive bestaan...

[Question Mark]

wesleyroy12 schreef op woensdag 29 juli 2026 @ 11:22:
[...]

Ik snap je beredenering, alleen daarbij ga je er wel vanuit dat je een full outlook client gebruikt. En dat gebruiken de meeste bestuursleden niet.

Voor mail heb je twee keuzes:

• De full outlook client in combinatie met profielen, wat nadat het ingesteld is redelijk dummy proof is.
• Webmail via een browser blijven gebruiken, wat meer kennis en kunde van gebruikers vraagt (en dus ook een groter stuk adoptie behelst).

Veel meer opties zijn er simpelweg niet.

Daarnaast blijft het probleem voor OneDrive bestaan...

En datzelfde geldt ook voor Onedrive eigenlijk. Of je benadert het via een browser (al dan niet incognito/in private) óf je gebruikt de volwaardige client, waarin je zowel privé als toneelaccount in configureerd.

Controlevraag: is er nog een noodzaak om iets van "dataloss protection" in te regelen? Je wilt misschien niet dat persoonsgegevens lekken via de prive-computers van de gebruikers.

[wesleyroy12]

Je snapt waarschijnlijk dat ik niet helemaal opzoek was naar deze oplossing. De full client brengt met zich mee dat we dus extra business standaard licenties moeten afnemen. En dus inderdaad ook de full client van OneDrive moeten installeren en extra kosten moeten maken.

Dataloss protection is inderdaad wel zeker iets waar we in het geval van een full client rekening mee moeten houden.

Toch hoop ik dat iemand anders op het forum het ei van Columbus heeft...

Of we moeten overwegen om voor bestuursleden een device vanuit de vereniging te geven (Tablet oid). maar ook dit brengt net zoals de licenties extra kosten met zich mee en dat maakt het geheel lastig.

Als laatste zouden we ook over kunnen naar alternatieven zoals BOX.org of Slack oid maar dat brengt ook wel een hele adaptie richting de leden mee.

[Question Mark]

Je wilt weten hoe andere partijen dit regelen. En dat is 9 van de 10 keer met de outlook client, die voor zover ik weet gewoon onderdeel van je huidige abonnement is. Installatie kan door gebruikers zelf gedaan worden, via de M365 portal.

Je zit een beetje in een lastige situatie. Je wilt eigenlijk BYOD toepassen, die ook nog eens niet centraal beheerd worden via iets als Intune. En dat zorgt er eigenlijk ook voor dat je toch wel digi-vaardige gebruikers nodig bent om dat goed werkend te krijgen.

[livranca]

Bij de vereniging waar ik sinds een week het beheer van in handen heb gekregen, heeft (bijna) ieder bestuurslid een eigen verenigingslaptop met daarop een office licentie en de mailboxen in Outlook geconfigureerd. De mailboxen zijn gehost via meerdere partijen en de Microsoft accounts van de laptops zijn hier ook aan verbonden. Gaat ook nog wel wat werk kosten om dit netjes in beheer te krijgen.

Sommige mensen maakten ook gebruik van een privé laptop, maar logden dan alleen in via de webmail voor wat ik begrepen heb.

[ Voor 13% gewijzigd door livranca op 29-07-2026 20:00 ]