Backup MS 365?

[DutchFinna]

Mijn vraag
Is back-up van MS 365 noodzakelijk of aan te raden?

Relevante software en hardware die ik gebruik
Sinds een aantal jaren werken wij met MS365 (Outlook/Word/Excel/Powerpoint). Hoewel volledig online te gebruiken worden Word/Excel/Powerpoint bestanden uitsluitend op de eigen server opgeslagen (met 3-voudige back-up). Alleen de mail is online, al wordt Outlook (op de server) normaal gesproken lokaal opgestart.

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
Onze schijfruimte is aan de krappe kant. Daarbij bleken nog oude bestanden bewaard. Bijvoorbeeld mail van vertrokken medewerkers, totaal zo'n 60 GB. Wat voorlopige voldoende zou opschonen.

Ik vroeg mij daarom af: is het noodzakelijk / aan te raden een back-up van de mail te maken, ondanks dat deze bij MS online staat? En zo ja, wat is dan een (kosten-)efficiënte methode daarvoor?

[nelizmastr]

Microsoft maakt geen back-up van je mail, dus mocht je jezelf willen beschermen tegen bewuste danwel onbewuste verwijdering van mail en toch nog iets terug kunnen halen, dan zou ik het adviseren.

Je kunt dit zelf bij Microsoft kopen, bij derden, of zelf iets neerzetten, zoals een Synology NAS met Active Backup voor MS365 erop. Ligt aan wat je er aan wilt uitgeven om zekerheid te hebben dat je data veilig is.

Als je niet zelf de systembeheerder bent, vraag dan ook je systeembeheerder om mee te denken.

[ Voor 10% gewijzigd door nelizmastr op 09-07-2026 12:54 ]

[Nielless]

Vind je het zelf noodzakelijk?

Stel een medewerker vertrekt; Gooit even zijn mailbox leeg, of zijn OneDrive documenten weg voor ie gaat. Wil je dat toch bewaard hebben?

[Wylana]

Ik denk dat je eerst eens goed inzage moet krijgen wat er precies allemaal binnen jullie IT valt en wat er onder beheer contract valt. En kijk dan vooral wat er onder het backup contact valt. Ik kan mij niet voorstellen dat alleen mail backup wordt gedaan als die via M365 gaat. Vaak zal die als een geheel Cloud2Cloud backup oid aangeboden worden waarbij SharePoint, Teams etc ook meegenomen worden.

Als jullie zelf het beheer doen, kijk dan eens hoe groot jullie organisatie is. Als die klein is (<10 mensen) dan kan je gratis tools als Veeam Backup Community Editions gebruiken voor M365 bijvoorbeeld.

Is die groter dan zal je naar betaalde pakketten en/of diensten moeten kijken helaas.

[Rolfie]

DutchFinna schreef op woensdag 8 juli 2026 @ 22:38:
Mijn vraag
Is back-up van MS 365 noodzakelijk of aan te raden?

Relevante software en hardware die ik gebruik
Sinds een aantal jaren werken wij met MS365 (Outlook/Word/Excel/Powerpoint). Hoewel volledig online te gebruiken worden Word/Excel/Powerpoint bestanden uitsluitend op de eigen server opgeslagen (met 3-voudige back-up). Alleen de mail is online, al wordt Outlook (op de server) normaal gesproken lokaal opgestart.

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
Onze schijfruimte is aan de krappe kant. Daarbij bleken nog oude bestanden bewaard. Bijvoorbeeld mail van vertrokken medewerkers, totaal zo'n 60 GB. Wat voorlopige voldoende zou opschonen.

Ik vroeg mij daarom af: is het noodzakelijk / aan te raden een back-up van de mail te maken, ondanks dat deze bij MS online staat? En zo ja, wat is dan een (kosten-)efficiënte methode daarvoor?

Volgens mij haal je aan aantal dingen door elkaar? Outlook op een server, klinkt als een terminal server, en waar ik een vermoede van heb, is dat je oude offline storage files ziet staan.
Backup daarvan maken heeft meestal weinig nut.

Gezien je vragen, zou ik je willen adviseren eens met een IT bedrijf te praten over hoe jullie IT infrastructuur in elkaar zit.

[DutchFinna]

Rolfie schreef op donderdag 9 juli 2026 @ 19:37:
[...]

Volgens mij haal je aan aantal dingen door elkaar? Outlook op een server, klinkt als een terminal server, en waar ik een vermoede van heb, is dat je oude offline storage files ziet staan.
Backup daarvan maken heeft meestal weinig nut.

Idd oude offline-storage, met name uit 2020. En er was ook een vraag (eerder) van de externe systeembeheerder of we (actuele) Outlook 365 data wilden laten back-uppen. Dat ik die oude offline-data zag staan was voor mij een trigger om weer aan die eerdere vraag te denken. En toen vroeg ik mij af wat de gedachten hier waren. Want back-up was dacht ik geregeld (zelfs nog extra een externe harde schijf sinds 2017) en dan vind ik het vreemd dat ze nu, terwijl wij al een aantal jaren Outlook 365 hebben, aan die back-up denken. Is die dan niet zo belangrijk of hadden ze daar eerder aan moeten denken. En ja, die back-up zou een paar euro per maand per mailbox kosten. Al kunnen we daar (vermoed ik) selectief in zijn (welke mailbox wel en welke niet).

[DutchFinna]

Wylana schreef op donderdag 9 juli 2026 @ 19:14:
Ik kan mij niet voorstellen dat alleen mail backup wordt gedaan als die via M365 gaat. Vaak zal die als een geheel Cloud2Cloud backup oid aangeboden worden waarbij SharePoint, Teams etc ook meegenomen worden.

Het aanbod is: Mailboxen (ook shared), one-drive, sharepoint, agenda, contactpersonen. "Retentie 7 jaar".

[Rolfie]

Je moet je eerst afvragen, waarom zou je willen backuppen?

Mail Disaster Recovery?
Microsoft repliceerd geloof ik je mail al over 3 of 4 located. Is dat voldoende of niet?

Mail oude email recovery?
Standaard kun je bijvoorbeeld 90 dagen oude mail terug halen vanuit de outlook client (en misschien via powershell).
Backup tooling maakt dit wel aanzienlijk gemakkelijkers en kan langer terug gaan.

SP/Onedrive: Is wat lastiger, voor een gebruiker geloof ik ook standaard 90 dagen in onedrive. Maar SP is een stuk complexer al je deze compleet wilt restoren.

Teams zit er volgens mij weer tussen in.

Maar er zijn verschillende tools doe dit kunnen, belangrijkste is, wat willen jullie?
Wat als een hacker toegang krijgt met admin rechten in jullie tenant, en alle data vernietigd? Hoelang mag het dan duren voordat alles weer recoverd is?
Hoe vaak moet je een oude mail terug halen, die je niet gearchiveerd had? Of moedwillig door iemand was verwijderd?

[Question Mark]

DutchFinna schreef op woensdag 8 juli 2026 @ 22:38:
Is back-up van MS 365 noodzakelijk of aan te raden?

Microsoft geeft zelf vanuit het shared responsibility model dat een klant altijd verantwoordelijk is voor (klant)data. Gevolg daarvan is dat de klant dus zelf de verantwoording heeft om back-ups te maken.

Dat laatste staat niet heel hard vermeld in het Shared Responsibility Model, maar heeft Microsoft verstopt in de Services Agreement.

We strive to keep the Services up and running; however, all online services suffer occasional disruptions and outages, and Microsoft is not liable for any disruption or loss you may suffer as a result. In the event of an outage, you may not be able to retrieve Your Content or Data that you’ve stored. We recommend that you regularly backup Your Content and Data that you store on the Services or store using Third-Party Apps and Services.

Doe je dit niet, dan moet je terugvallen op de middelen die Microsoft biedt, en moet je terugvallen op hun (beperkte) retentie-tijden. Wij kunnen niet voor jou bepalen of dit voldoende is, die analyse moet je zelf even gaan doen.

En datzelfde geldt eigenlijk voor 3rd-party back-up tooling. Begin met het vaststellen van je requirements, en kijk wat de markt te bieden heeft.

En daarnaast, je hebt niks aan back-up als je geen omgeving hebt waar je naar kunt restoren. Stel M365 is voor een lange periode niet bereikbaar (storing, of toegang tot de dienst wordt ontzegd). Kan jullie business dat overleven, en wordt dat risico geaccepteerd? Indien niet, dan wordt dit project al een aardig stuk groter...

[ Voor 10% gewijzigd door Question Mark op 10-07-2026 09:07 ]

[AnonymousGerbil]

Los van of de clouddienst de backups technisch op orde heeft, tonen talloze verhalen op het internet aan dat het als kleine partij verstandiger is om je ook te verzekeren tegen een mogelijk blokkeren van de toegang tot je data door de dienstverlener.

Dat wil zeggen: zorg niet alleen voor meerdere backup-methodes, maar ook dat die niet allemaal afhankelijk zijn van dezelfde leverancier.

[SpamLame]

AnonymousGerbil schreef op vrijdag 10 juli 2026 @ 10:13:
Los van of de clouddienst de backups technisch op orde heeft, tonen talloze verhalen op het internet aan dat het als kleine partij verstandiger is om je ook te verzekeren tegen een mogelijk blokkeren van de toegang tot je data door de dienstverlener.

Dat wil zeggen: zorg niet alleen voor meerdere backup-methodes, maar ook dat die niet allemaal afhankelijk zijn van dezelfde leverancier.

Dit. Je "live/hot" cloud data backuppen naar dezelfde provider is een risico voor de bedrijfsvoering. Zet je backup dan op zijn minst bij een andere (cloud) provider, maar en dit is persoonlijk, liever helemaal niet in de cloud (iig als enige lokatie) en zelf managen. Je kan evnt voor een MSP kiezen die managed backup doet op je eigen spul.