Externe agenda syncen met Microsoft 365 agenda, en delen

[Daffie]

Ik ben met een kennis mee aan het nadenken over een schaalbaarheidsprobleempje waar hij tegenaan loopt. Hij heeft een bedrijf in de audiovisuele sector, en ze hebben onlangs besloten om met de organisatie (6 medewerkers) over te stappen van G-Suite naar Microsoft 365.

Ze gebruiken een externe dienst, Rentman, om de verhuur van materialen en personen in te managen. Rentman heeft zijn eigen planningsmodule, waarin het materiaal (mengpanelen, podiumdelen, luidsprekers), vervoer (bussen) en medewerkers (collega's) gepland kunnen worden. Voor de personeelsplanning bestaat er de mogelijkheid om de agenda vanuit de Rentman agenda te exporteren of synchroniseren middels CALDAV of ICAL.

Op dit moment leven de afspraken van al deze medewerkers op 2 compleet gescheiden plekken: Google Agenda, en Rentman Agenda. Als Pietje een accurate weergave wilt van de beschikbaarheid van Jantje, Katrientje, Peter en Kees, dan moet hij naast zijn eigen Google en Rentman agenda dus 8 andere agenda's toevoegen:
- Google + Rentman agenda (ICAL link) van Jantje
- Google + Rentman agenda (ICAL link) van Katrientje
- Google + Rentman agenda (ICAL link) van Peter
- Google + Rentman agenda (ICAL link) van Kees

Zodra ze overgaan naar Microsoft, zouden ze graag willen dat de Rentman afspraken zichtbaar zijn in de Microsoft agenda (Outlook). Dit mag 1-weg synchronisatie zijn; Rentman blijft 'master'. Dit met als doel dat als Pietje de beschikbaarheid van Jantje, Katrientje, Peter en Kees wilt zien, hij alleen de Outlook agenda's van deze medewerkers hoeft toe te voegen aan zijn Outlook.

Wat er volgens mij moet gebeuren is dat de Rentman afspraken toegevoegd worden aan de Outlook agenda's, zodat als deze Outlook agenda's gedeeld worden met collega's, de Rentman afspraken hier gewoon netjes bij staan. Zover ik weet valt ICAL dan al af, want dat word opgenomen als een aparte agenda. CALDAV wordt niet ondersteund door Outlook. Ik kwam een tool CalDAV Synchronizer tegen, die volgens mij precies doet wat ik wil, maar... deze werkt alleen op Windows en men gebruikt hier Macs

Ik denk dat er meerdere manieren zijn om dit alsnog te bereiken, maar ik weet niet zo goed welke de beste is.
1. Power Automate flow maken die via de Rentman API alles binnenhaalt en dan in de Outlook agenda's zet
2. Iets met Microsoft Graph API proberen
3. Een online service gebruiken waar ik een CalDAV endpoint kan opgeven, een Microsoft 365 agenda, en kan aangeven: "Sync maar alles van CalDAV naar Microsoft 365 agenda"

Optie 1 en 2 vind ik wat tricky aangezien er dan zelf allerlei logica ingebouwd moet worden om het robuust te houden: Hoe ver vooruit worden afspraken opgehaald, hoe ga je om met updates aan bestaande afspraken, hoe ga je om met rate limits van de Rentman API (pagination en de logica die daar bij hoort), etc.
Het liefst vind ik een betaalbare online dienst of een zo kant-en-klaar mogelijk stukje scripting die dit kan doen. Heeft iemand hier ervaring mee?

Relevante software en hardware die ik gebruik
- Microsoft 365
- Outlook
- Rentman
- Apple MacBooks

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
- CalDAV Synchronizer

[Question Mark]

Stap één zou voor mij een gesprek met de leverancier van Rentman zijn, en nagaan hoe zij hier tegenaan kijken. Het lijkt mij sterk dat jullie de enige partij zijn met deze functionele vraag...

Als oplossing zou ik eerder voor optie 1 gaan, dan nóg een externe partij met een betaalde dienst in de keten te zetten. Powerautomatie is relatief laagdrempelig.

[Daffie]

Question Mark schreef op vrijdag 6 februari 2026 @ 13:51:
Stap één zou voor mij een gesprek met de leverancier van Rentman zijn, en nagaan hoe zij hier tegenaan kijken. Het lijkt mij sterk dat jullie de enige partij zijn met deze functionele vraag...
...

Oeps, vergeten aan te geven. Ik had reeds contact gezocht met Rentman support. Dit was hun antwoord:

Question Mark schreef op vrijdag 6 februari 2026 @ 13:51:
...

Als oplossing zou ik eerder voor optie 1 gaan, dan nóg een externe partij met een betaalde dienst in de keten te zetten. Powerautomatie is relatief laagdrempelig.

Mee eens dat PA opzichzelf best laagdrempelig is. Ik had al getinker't met een eerste opzet hierin:
1. API call naar https://api.rentman.net/projects/ (wat ik nog moet uitdokteren is dat hij alleen de projects ophaalt voor de aankomende 6 maanden)
2. In deze data, onttrek de projectID van ieder Project
3. Per ProjectID, een API call naar https://api.rentman.net/projects/{projectID}/
4. In deze data, sla displayname (string) en location (locationID) op
5. Per Project, haal de locatie van de afspraak op via API call naar https://api.rentman.net/contacts/{locationID}
6. In deze data, sla visit_city, visit_street, visit_number, visit_postalcode, visit_state en country op (allemaal strings)
7. Met de projectID, haal de gekoppelde Crew members op via API call naar https://api.rentman.net/projects/{projectID}/projectcrew
8. In deze data, sla crewmember (crewMemberID), planperiod_start (datetime) en planperiod_end (datetime) op
9. Met de crewMemberID haal de naam en email van deze Crew member op via API call naar https://api.rentman.net/crew/{crewMemberID}

Maar dit is een hele basale flow. Als er in stap 1 een te grote hoeveelheid data opgevraagd wordt, wordt er een error gereturned. Dus ik zou met pagination moeten gaan werken. Er is nog geen logica aanwezig die aan de Rentman-kant en aan de Outlook kant controleert of het een update is aan een eerder bestaande afspraak, of een nieuwe afspraak is. Er is ook nog geen logica om afspraken die eerder bestonden en verwijderd zijn (omdat het project niet doorgaat) te detecteren en te verwijderen aan de Outlook kant.
PA mag dan laagdrempelig zijn, maar naar mijn idee wordt het, als je het een beetje failsafe wilt doen, een behoorlijke draak van een flow, nietwaar? (Mijn kennis met PA is redelijk beperkt moet ik toegeven)

[ Voor 60% gewijzigd door Daffie op 06-02-2026 14:03 ]