Bestanden delen

[ErikJan2]

Wil wat (<100) files (meest PDF) delen aan een beperkte groep (ca 100 mensen). Ik heb een email (distributie)lijst en wil dat alleen die personen, read-only (liefste zelfs zonder download), bij die files kunnen.
Af en toe wil ik ook files updaten.
Heb Google Drive geprobeerd, OneDrive, mijn (wat oudere Synology NAS) maar niets lukt.
Iemand met suggesties?

[Beta]

Kan je ook aangeven waarom bovenstaande opties niet lukken?
Zo kunnen wij bepalen of onze alternatieven tegen dezelfde problemen gaan lopen.

[ErikJan2]

Synology Drive: kan niet delen via email invites
OneDrive: ik heb getest maar test ontvanger krijgt 'Er is iets misgegaan'
Google Drive: test-ontvanger krijgt helemaal geen email uitnodiging

[Hahn]

Het aantal files zegt niet alles, hoe groot zijn die bestanden? En inderdaad, waarom lukt het met Google Drive, OneDrive en je NAS niet?

ErikJan2 schreef op woensdag 17 december 2025 @ 16:13:
Synology Drive: kan niet delen via email invites
OneDrive: ik heb getest maar test ontvanger krijgt 'Er is iets misgegaan'
Google Drive: test-ontvanger krijgt helemaal geen email uitnodiging

Dat van Google Drive kan je makkelijk oplossen door de link van Google Drive zelf naar je lijst te mailen, en het niet via Drive te laten mailen.

[ Voor 62% gewijzigd door Hahn op 17-12-2025 16:14 ]

[Marc H]

ErikJan2 schreef op woensdag 17 december 2025 @ 16:13:
Synology Drive: kan niet delen via email invites
OneDrive: ik heb getest maar test ontvanger krijgt 'Er is iets misgegaan'
Google Drive: test-ontvanger krijgt helemaal geen email uitnodiging

Omschrijf eens hoe je de files klaarzet in onedrive/google drive en hoe je de uitnodigingen verstuurd?

Want dat soort diensten zijn zowat ontworpen voor dat doel.

[FredvZ]

ErikJan2 schreef op woensdag 17 december 2025 @ 16:13:
OneDrive: ik heb getest maar test ontvanger krijgt 'Er is iets misgegaan'
Google Drive: test-ontvanger krijgt helemaal geen email uitnodiging

En dat is beiden met de dezelfde test-ontvanger?

[ErikJan2]

Dat van Google Drive kan je makkelijk oplossen door de link van Google Drive zelf naar je lijst te mailen, en het niet via Drive te laten mailen.

Ik wil niet dat mensen die link doorsturen naar anderen (die niet op de lijst staan) en dat die er dan ook bij kunnen

[ErikJan2]

Omschrijf eens hoe je de files klaarzet in onedrive/google drive en hoe je de uitnodigingen verstuurd?

Want dat soort diensten zijn zowat ontworpen voor dat doel.

Weet niet meer precies wat er mis ging; zal het nog eens opnieuw proberen en laat dan weten.
(ja, was met dezelfde test-persoon)

[Hahn]

ErikJan2 schreef op woensdag 17 december 2025 @ 16:55:
[...]

Ik wil niet dat mensen die link doorsturen naar anderen (die niet op de lijst staan) en dat die er dan ook bij kunnen

Een link doorsturen ga je sowieso niet kunnen voorkomen, want dat kunnen mensen altijd zelf overtypen of kopieren en dan doorsturen. Maar als jij alleen de mensen toegang geeft op je lijst, dan heeft het forwarden geen zin.

Voorkomen dat ze de PDFs downloaden of kopieren ga je echter óók nooit helemaal voorkomen. Zelfs al zet je uit dat ze de PDF mogen downloaden, dan nog kunnen mensen altijd screenshots maken, video's maken of desnoods foto's van hun mobiel/laptop/scherm maken.

[ Voor 4% gewijzigd door Hahn op 17-12-2025 16:59 ]

[ErikJan2]

Een link doorsturen ga je sowieso niet kunnen voorkomen, want dat kunnen mensen altijd zelf overtypen of kopieren en dan doorsturen. Maar als jij alleen de mensen toegang geeft op je lijst, dan heeft het forwarden geen zin.

Voorkomen dat ze de PDFs downloaden of kopieren ga je echter óók nooit helemaal voorkomen. Zelfs al zet je uit dat ze de PDF mogen downloaden, dan nog kunnen mensen altijd screenshots maken, video's maken of desnoods foto's van hun mobiel/laptop/scherm maken.

Ik begreep dat je een persoon kunt uitnodigen en dat die dan met dat email account eenmalig moeten bevestigen (doorsturen / overtikken door een ander helpt dan niet).

Download voorkomen: Dat begrijp ik ja. Wil alleen dat ze lezen en het in elk geval moeilijker maken om zaken te downloaden

[Hahn]

ErikJan2 schreef op woensdag 17 december 2025 @ 17:02:
[...]

Ik begreep dat je een persoon kunt uitnodigen en dat die dan met dat email account eenmalig moeten bevestigen (doorsturen / overtikken door een ander helpt dan niet).

Download voorkomen: Dat begrijp ik ja. Wil alleen dat ze lezen en het in elk geval moeilijker maken om zaken te downloaden

Op dit forum kan je het beste reageren door op 'Quote' te drukken, in plaats van dat je teksten kopieert en dan zelf tussen quote-tags zet. Makkelijker voor jou en dan krijgt degene die je quote een melding.

En nee, als jij via Google Drive iemand toegang tot een bestand of folder geeft, dan hebben ze toegang, mits ze ingelogd zijn op het Google-account van dat e-mailadres. Ze moeten niet eerst nog iets bevestigen ofzo.

Maar het is dan wel dat alleen [e-mail] toegang heeft (als 'ie ingelogd is als [e-mail]), en als [e-mail] dezelfde linkt probeert, zij dan een error krijgt.

[ Voor 5% gewijzigd door Hahn op 17-12-2025 17:05 ]

[F_J_K]

Dan moet iedereen wel een Google (of Microsoft, als je het daar doet) account hebben op die naam. En het bestand ook alleen delen met die accounts.

Iets zegt me dat je geen zin en budget hebt voor iets als https://learn.microsoft.c...up-irm-in-sp-admin-center

Inderdaad is, zeker met gratis tools en gebruiksvriendelijk voor de lezers, lastig een pdf te tonen die niet heel makkelijk is te downloaden en doorsturen. Het lukt Netflix ook niet om te zorgen dat mensen hun series downloaden om te delen en die stoppen er miljoenen of miljarden in om tegen te gaan niet als pdf maar als html zou het al lastiger maken (en dan drukt men gewoon op ctrl-P).

Quick & dirty: geen pdf maar tekst via Snapchat delen waar het bericht na 1x bekijken weg is. Als je iedereen zo gek krijgt Snapchat te installeren.

[Hahn]

F_J_K schreef op woensdag 17 december 2025 @ 17:23:

Quick & dirty: geen pdf maar tekst via Snapchat delen waar het bericht na 1x bekijken weg is. Als je iedereen zo gek krijgt Snapchat te installeren.

Creatief bedacht, maar naast dat ik gok dat de doelgroep niet per se op Snapchat zal zitten, heeft TS het ook over '<100 files', wat in ieder geval klinkt als vele tientallen bestanden, mogelijk met tientallen of honderden pagina's

[ErikJan2]

Hahn schreef op woensdag 17 december 2025 @ 17:05:
[...]

Op dit forum kan je het beste reageren door op 'Quote' te drukken, in plaats van dat je teksten kopieert en dan zelf tussen quote-tags zet. Makkelijker voor jou en dan krijgt degene die je quote een melding.

En nee, als jij via Google Drive iemand toegang tot een bestand of folder geeft, dan hebben ze toegang, mits ze ingelogd zijn op het Google-account van dat e-mailadres. Ze moeten niet eerst nog iets bevestigen ofzo.

Maar het is dan wel dat alleen [e-mail] toegang heeft (als 'ie ingelogd is als [e-mail]), en als [e-mail] dezelfde linkt probeert, zij dan een error krijgt.

Ik gebruik de quote knop maar haalde daar de minder relevante stukken uit. Zal dat niet meer doen.
De doelgroep is divers, if heb email adressen maar daar is alles mee gezegd, kunnen google accounts zijn, MS, KPN, Zeelandnet etc..

[ErikJan2]

Google drive "Sorry, you cannot share with <...> because they do not have a Google Account."

Ik ga nu proberen de link te sturen, maar ja... die is dan weer niet persoonlijk dus.

Sorry... nieuwe update: de link gestuurd. Persoon moest toegang vragen maar kon wel al bij de files. Ik krijg nu net een email waarin de toegang wordt gevraagd maar die heb ik dus (nog) niet goedgekeurd terwijl de persoon al wel toegang heeft... Ben even los nu maar volgens mij gaat dit niet werken

[ Voor 77% gewijzigd door ErikJan2 op 17-12-2025 19:03 ]

[Hahn]

ErikJan2 schreef op woensdag 17 december 2025 @ 18:56:
Google drive "Sorry, you cannot share with <...> because they do not have a Google Account."

Ik ga nu proberen de link te sturen, maar ja... die is dan weer niet persoonlijk dus.

Sorry... nieuwe update: de link gestuurd. Persoon moest toegang vragen maar kon wel al bij de files. Ik krijg nu net een email waarin de toegang wordt gevraagd maar die heb ik dus (nog) niet goedgekeurd terwijl de persoon al wel toegang heeft... Ben even los nu maar volgens mij gaat dit niet werken

Dan zal je toch water bij de wijn moeten gaan doen op één of andere manier.

[ErikJan2]

Daar was ik al bang voor maar ik kan me moeilijk voorstellen dat het eenvoudig delen van wat files met een niet al te grote groep gebruikers niet te doen is. OneDrive lukte me ook niet. DoptBox??

[Patriot]

Het moet met Google gewoon kunnen, als je toegang moet vragen kun je niet bij de files. Als dat wel het geval is dan is er een misverstand aan jouw kant, iets verkeerd geconfigureerd óf heb je een bug ontdekt die wereldwijde een enorme impact zou hebben.

ErikJan2 schreef op woensdag 17 december 2025 @ 20:36:
Daar was ik al bang voor maar ik kan me moeilijk voorstellen dat het eenvoudig delen van wat files met een niet al te grote groep gebruikers niet te doen is. OneDrive lukte me ook niet. DoptBox??

Het is helemaal niet moeilijk, maar je doet waarschijnlijk iets verkeerd waardoor de voor de hand liggende opties nu niet werken.

[Oon]

Expliciet goedkeuren van 100 mensen is toch geen doen? Helemaal als je meerekent dat er ook een deel daarvan geen account zal hebben op de dienst die jij kiest.

Ik zou gewoon een mapje op een willekeurige dienst die delen van een map met wachtwoord toestaat (NextCloud als je het zelf wil hosten, anders bijv. Mega.nz), dan stuur je de link door en geef je aan dat mensen via een andere route het wachtwoord krijgen. Als iemand de link en het wachtwoord deelt dan pech, maar ze kunnen de bestanden toch ook gewoon downloaden en zo doorsturen (daar doe je niks tegen).

[Asterion]

Ik denk als je het zo goed als mogelijk wilt dicht timmeren dat je iets zelf zal moeten ontwerpen.

Dan denk ik maar aan een website waarbij de download en kopieer mogelijkheden uitgeschakeld zijn.
Een acces list met de mensen hun mailadres en een wachtwoord aan gekoppeld.

Maar dan kunnen nog steeds de mensen het filmen of screenshots van nemen.

Bevat het dan zo gevoelige informatie dat je de mensen niet vertrouwt dat ze het niet zullen doorsturen?

[rens-br]

Kleine titelfix

[ErikJan2]

Nee, de info is niet super gevoelig. Voorkeur is alleen lezen indien mogelijk.
Vind het toch bizar dat als ik anno 2025 wat (kleine) PDF documentjes ergens beschikbaar wil maken voor een relatief kleine groep dat dus blijkbaar niet eenvoudig is. Komt er tot nu toe op neer dat ik 'iets zelf zal moeten ontwerpen', of dat ik 'waarschijnlijk iets verkeerd' doe (maar wat?).
Anyway, dank allemaal voor het meedenken in el geval. Wordt gewaardeerd. Vroeger veel (eenvoudige) SharePoint sites beheerd en daar was het simpel. Ook files en folders op een netwerk toen opgezet; ook dat was simpel.
Misschien toch maar wachten tot ik een keer nieuwere NAS koop en het dan op die manier proberen opnieuw.

[Transportman]

ErikJan2 schreef op donderdag 18 december 2025 @ 11:27:
Nee, de info is niet super gevoelig. Voorkeur is alleen lezen indien mogelijk.
Vind het toch bizar dat als ik anno 2025 wat (kleine) PDF documentjes ergens beschikbaar wil maken voor een relatief kleine groep dat dus blijkbaar niet eenvoudig is. Komt er tot nu toe op neer dat ik 'iets zelf zal moeten ontwerpen', of dat ik 'waarschijnlijk iets verkeerd' doe (maar wat?).
Anyway, dank allemaal voor het meedenken in el geval. Wordt gewaardeerd. Vroeger veel (eenvoudige) SharePoint sites beheerd en daar was het simpel. Ook files en folders op een netwerk toen opgezet; ook dat was simpel.
Misschien toch maar wachten tot ik een keer nieuwere NAS koop en het dan op die manier proberen opnieuw.

Jouw aanvullende wensen/eisen maken het complex, zeker in een prive setting waar niet iedereen een account binnen hetzelfde systeem heeft. Als je accepteert dat mensen kunnen downloaden of de link doorsturen wordt het al veel eenvoudiger en kan een Onedrive of Google Drive wel, omdat die zich voor prive op de grote massa richten die zulke eisen niet stelt.

[F_J_K]

Yup.

ErikJan2 schreef op donderdag 18 december 2025 @ 11:27:
Vroeger veel (eenvoudige) SharePoint sites beheerd en daar was het simpel.

Het is dan ook simpel: delen met alleen-lezen rechten voor de 100 bestaande accounts, klaar. Misschien nog wat IRM labels aanklikken en klaar.
Maar dan eerst: zorgen dat iedereen een account heeft. Dat gaat in deze cloud tijden vaak het makkelijkst via een MS of Google account. Waar je best een Google tenant guest acces kan geven op jouw MS365 tenant maar die relatie wel per domein moet leggen. Prima bij B2B, niet triviaal met 100 prive-mailadressen.

Dat is waar het vooral stuk op gaat: je hebt geen gezamenlijke infrastructuur om op te leunen dus die zal je zelf moeten opzetten. Elk van de ontvangers moet een eigen account hebben met eigen password oid. Want je wilt niet dat de link kan worden doorgestuurd.

Misschien toch maar wachten tot ik een keer nieuwere NAS koop en het dan op die manier proberen opnieuw.

Dan heb je hetzelfde probleem. Tenzij je 100 accounts aanmaakt op je NAS. Dan ben je er met view-only delen. Ik kan niet herinneren of Synology dat out of the box kan, anders via Docker iets als Nextcloud (advies zou dan zijn de 100 accounts met een script aanmaken). Of iedereen vragen bij een specifieke cloud dienst een account aan te maken op het jou bekende mailadres, dat komt op hetzelfde neer.

Plus de pdf's en andere documenten niet-printbaar maken natuurlijk. Vanuit de aard ervan is een pdf gewoon af te drukken als pdf, tenzij je dat via iets als Acrobat Pro blokkeert.

[ErikJan2]

Dank voor de laatste reacties. Ik had vooraf natuurlijk al het nodige geprobeerd (met hulp van ChatGPT - en ik realiseer me zeker dat dit niet per-se hoeft te kloppen). Zal proberen wat terug te halen (ook al is het niet gelukt).
Over mijn (wat oudere DS216j) Synology NAS met Synology Drive gaf ChatGPT aan:

If you invite people by email (no generic link):
* Each recipient gets an individual access token
* Forwarding the email does NOT give access to others
* Access is tied to that email address
* You can revoke access per person
** Forwarded emails will open a page saying access is not authorized

Dat leek dus OK maar uiteindelijk kwam eruit dat misschien mijn Synology hardware te oud was (vreemd, maar OK).

Zal ook proberen terug te halen wat er niet werkte met Google Drive en Onedrive (mogelijk in een latere post)

De PDF files zijn idd niet te kopieren of te printen, daar had ik al voor gezorgd.

[Wild Chocolate]

Je zou dit volgens mij met Nextcloud kunnen regelen. Je moet dan wel per deelnemer een Nextcloud account aanmaken, ieder krijgt dan zijn eigen inlog.

Voor een paar Euro per maand (€5,19 om precies te zijn) kan je bijvoorbeeld bij Hetzner 1 TB cloudopslag afnemen. Je krijgt dan een eigen cloudomgeving die op Nextcloud draait, en waarin je zelf oneindig veel gebruikers kan aanmaken. Er is wel een beperking van maximaal 50 connecties tegelijk, maar daar zou je pas tegenaan lopen als meer dan de helft van je leden tegelijk probeert te downloaden, die kans lijkt me uiterst klein.

Je kan deze omgeving behoorlijk goed aanpassen naar je eigen huisstijl, en als je een eigen domeinnaam hebt, kan je bijvoorbeeld cloud.Erikjan2.nl naar je Hetzner Storage-share laten verwijzen.

Een andere mogelijkheid lijkt me om een site te maken met een afgesloten gedeelte voor leden. Maar dan loop je bij grotere bestanden waarschijnlijk al snel tegen opslagbeperkingen aan. Voordeel bij zo'n site zou wel zijn dat er plugins zijn waarmee men met een bestaand Google, Facebook of MS account kan inloggen.

[ Voor 9% gewijzigd door Wild Chocolate op 23-12-2025 13:02 ]