Toegang tot mail na vertrek bedrijf?

[kuwerti]

Goedemorgen allemaal,
Mijn vriendin werkt bij BedrijfX en heeft een office 365 account met dat domein ([e-mail])
Nu gaat ze zeer waarschijnlijk vertrekken bij bedrijfx maar ze wil wel graag al haar e-mails meenemen/bewaren zodat ze deze later kan inzien. bedrijfx zal bij vertrek haar office account gaan afsluiten. Hoe kan zij er voor zorgen dat ze dan nog steeds in haar mail kan kijken?

Ze kan natuurlijk alle outlook databestanden kopieren naar haar prive-laptop (C:\Users\mijnvriendin\AppData\Local\Microsoft\Outlook) maar is dat voldoende??

Dank alvast!

[Dirtyrockers]

*knip* Prima hulpvaardige tip, maar hier kan dat resulteren in ontslag etc.

[ Voor 90% gewijzigd door F_J_K op 19-09-2025 13:14 ]

[MAX3400]

Het gros van de mails zal worden gezien als zakelijk en valt daarmee vaak/niet onder eigendom van jouw vriendin maar gewoon onder eigendom van het bedrijf. Het meenemen / kopieren van bedrijfsmiddelen zal ongetwijfeld worden gezien als "not done" dus bekijk even hoe / wat de schade kan zijn of wat jullie verzekeringen hierin willen betekenen als het zover komt.

Bepaalde kennis of communicatie kan wel "gedeeld" worden gezien echter dan lijkt het me nog steeds aan werkgever om dit te valideren en in goed overleg "redacted" en gecontroleerd af te staan.

[F_J_K]

1 vraagteken is een vraag, 2 is een rant of schreeuw. Ik haal even ?? weg uit de titel.

Niet doen. Althans niets zakelijks. Hooguit alleen de puur prive mails (en die had ze natuurlijk lang geleden al moeten verwijderen uit zakelijke mail). De mails zijn eigendom van het bedrijf. De AVG verbied het ook, al is dat meer het probleem van het bedrijf.

Als het wordt overwogen: vraag vooraf schriftelijk (in de mail vanaf natuurlijk het prive-adres) toestemming.

[ Voor 13% gewijzigd door F_J_K op 19-09-2025 09:37 ]

[g0tanks]

Zoals hierboven gezegd: niet doen. Een bedrijf dat serieus om gaat met hun data zal ook monitoren op dit soort 'diefstal'.

[Blokker_1999]

Aan de ICT afdeling vragen of zoiets kan. Bij sommige bedrijven kan het, maar bij de meeste niet. En als het kan is het vaak pas na een review om zeker te zijn dat geen vertrouwelijke informatie in de export zit.

Je mailbox staat vaak vol met vertrouwelijke informatie van het bedrijf zelf. Daar wil het bedrijf gewoon controle over houden en niet dat deze informatie, na het vertrek van een werknemer, op straat komt te liggen omdat de voormalige werknemer slecht is omgesprongen met die data.

De Outlook databestanden, alleen als je de klassieke Outlook gebruikt trouwens, zijn niet zomaar over te zetten naar een andere computer. In een Exchange omgeving gaat Outlook namelijk geen .pst maar wel een .ost aanmaken.

Ja, de mailbox bij je werkgever wordt aanzien als persoonlijk en vertrouwelijk. Je werkgever heeft niet het recht om die mailbox in te kijken daar dat een schending van het briefgeheim is. Maar het blijft wel primair werkgerelateerde mail dat erin aanwezig is.

Zelfs het exporeren van je zakelijke contacten wordt niet altijd gewaardeerd door werkgevers. Al is dat vaak moeilijker te voorkomen omdat je daar ook regelmatig andere vormen van contact mee hebt, denk bijv. maar aan LinkedIn, en er zijn nog voldoende mensen die visitekaartjes uitwisselen.

[F_J_K]

Blokker_1999 schreef op vrijdag 19 september 2025 @ 12:49:
Ja, de mailbox bij je werkgever wordt aanzien als persoonlijk en vertrouwelijk. Je werkgever heeft niet het recht om die mailbox in te kijken daar dat een schending van het briefgeheim is. Maar het blijft wel primair werkgerelateerde mail dat erin aanwezig is.

Niet meteen schending briefgeheim, immers is het geadresseerd aan het bedrijf. Wel AVG- en andere privacy-schendingen. Inderdaad: goed om te benadrukken dat de werkgever niet zomaar het recht heeft om in de mailbox van ex-werknemers te kijken. Als ze het niet al meteen verwijderen na uitdienst.

Sowieso helpt kopieren van mails niets aan het al dan niet kunnen inzien door werkgever. Zelfs mail voor mail verwijderen niet als er 'natuurlijk' backups zijn.

[F_J_K]

@kuwerti kijk ook even wat er in het oude arbeidscontract is gezegd over schending geheimhoudingsplicht en/of relatiebeding (ontslag klinkt misschien als niet zo erg als er geen referentie nodig is, maar wel dingen als geen VOG, wel boetes, schadevergoeding, etc.).

[Rukapul]

Het ligt een beetje aan de context. Voor bijvoorbeeld onderzoekers aan een universiteit die vaak grotendeels op persoonlijke titel werken, is het wellicht 'normaal', maar in het reguliere bedrijfsleven is dit absoluut not done en potentieel reden voor boete claims (zie arbeidscontract) of aangifte.

De mailbox is in beginsel van de werkgever en de inhoud kun je niet meenemen. Je kunt het vragen.

Normaal gesproken neem je alleen mails mee die persoonlijk of prive zijn, of waar je overduidelijk een redelijk persoonlijke belang bij hebt (bv arbeidsrechtelijk, educatie, beoordelingen). Beste is dat je zelfs daarbij zo transparant mogelijk te werk gaat.

[ Voor 11% gewijzigd door Rukapul op 19-09-2025 13:32 ]

[kuwerti]

ok, duidelijk en bedankt allemaal. Vriendin zal aan bedrijf gaan vragen of dit mag en kan.
Nogmaals dank! o, en sorry voor de late reactie. ik was paar dagen op vakantie :-)

[ Voor 24% gewijzigd door kuwerti op 23-09-2025 16:15 ]

[kuwerti]

Het heeft even geduurd, maar we hebben een schriftelijke bevestiging van de werkgever van mijn vriendin dat ze al haar mail mag 'meenemen' indien ze vertrekt. de vraag is dan nu: hoe verder?

is het voldoende dat ze dan alle outlook databestanden kopieert naar haar prive-laptop? (C:\Users\mijnvriendin\AppData\Local\Microsoft\Outlook) of moet er meer gebeuren?

[99ruud99]

Export dump maken is voldoende.

[dylan111111]

Het netste is om in Outlook een gegevensbestand (.pst) aan te maken, daar alles naartoe te slepen wat je wilt meenemen en dat .pst bestand daarna te exporteren of kopiëren.

[F_J_K]

Inderdaad niet kopiëren. Exporteren naar een pst. Bestand - Openen - Exporteren - naar bestand.

En die PST kan je dan weer openen in Outlook die je dan prive moet hebben gekocht. (Ga het vooral niet op de laptop van een volgende werkgever doen: daar is geen toestemming voor )

[Qwerty-273]

Oh, en maak je borst nat met de gezellige PST corrupties. Iedere beheerder waar mensen binnen het bedrijf veel met PSTs werken kunnen je de horrorverhalen van super belangrijke mails die "plots" verdwenen zijn door een corruptie binnen het bestand. Wil je echt archiveren zal je dat toch echt per bericht moeten doen (je kan berichten uit een PST opslaan als EML bestand).

Maar gaat het hier echt om alle e-mails? Of eigenlijk meer puur de inhoud van een aantal van deze e-mails? Meer wat is het nut voor je vriendin dat ze dit hele archief mee neemt? Puur voor de leuk? Onderzoek? Want wellicht is de platte tekst zinvoller om in een ander formaat op te slaan (en doorzoekbaar te hebben) dan dat je vast zit aan een PST bestand met een client die dat bestand moet kunnen uitlezen.

[mrmrmr]

Exporteren naar PST bestand is al jaren de manier.

Er zijn talloze tools om PST te importeren in andere mailprogramma's als die dat niet zelfstandig kunnen. Let op dat de conversietool niet malafide is. Er is een levendige handel in slecht geschreven code uit regio India die onder allerlei namen wordt verkocht aan handelaren die hun eigen label erop kunnen plakken en teveelbelovende websites gebruiken om het te verkopen. Dergelijke tools falen vaak en creëren corrupte bestanden.

Daarom hier een (Duits) programma waarmee dat kan, dat wel betrouwbaar is:
https://www.mailstore.com/en/products/mailstore-home/

Ik vind het "mag niet" een beetje te zwaar aangezet hier. Het klopt dat je geen bedrijfsgeheimen mag stelen, maar niet iedere werknemer bij een bedrijf heeft die in hun mailbox. Wel is het zo dat je geen gegevens van personen (naam en emailadres zijn vanzelfsprekend persoonsgegevens) mee mag nemen zonder voorafgaande toestemming. Dus filter de emails om alleen privémails mee te nemen.

[kuwerti]

Dank allemaal voor de hulp / advies.
Hier kan ik verder mee. Het gaat hier om echt alle e-mails. en dat zijn er nogal wat. ik ga alles exporteren naar een PST-bestand en deze dan op haar privelaptop installeren (ze heeft een prive outlook account)

[doebbalapoent11]

kuwerti schreef op donderdag 2 oktober 2025 @ 14:56:
Dank allemaal voor de hulp / advies.
Hier kan ik verder mee. Het gaat hier om echt alle e-mails. en dat zijn er nogal wat. ik ga alles exporteren naar een PST-bestand en deze dan op haar privelaptop installeren (ze heeft een prive outlook account)

de vraag blijft echter, wat is nou eigenlijk de reden om dit allemaal te exporteren, dat het technisch kan is leuk, maar je moet niet jezelf problemen aan de hals halen.