Kassasysteem voor club

[MrTuinstra]

Hallo mede-tweakers!

Bij onze op de club willen we het een en ander gaan digitaliseren. Onder andere het kassasysteem. Op dit moment worden de consumpties door de leden zelf op een lijst geschreven en achteraf door de club gefactureerd.

Wij hebben het volgende idee:

Een simpele kassasysteem met touchscreen. Betalen door middel van een RFID pasje. Elk lid heeft een unieke pas welke toegang geeft tot het clubgebouw. Wij zouden deze pas ook willen gebruiken voor het kassasysteem. Dat leden de pas op een lezer kunnen leggen en dat de desbetreffende consumpties automatisch worden doorgestuurd naar de administratie die het vervolgens achteraf kan factureren. Ik heb me suf gegoogled, maar kan nergens zo'n systeem vinden. Iemand ideeën?

[P_de_B]

Wat is het voordeel van de tussenstap met (handmatige?) facturatie? Waarom niet gewoon pinbetalingen?

Overigens is het toch niet zo moeilijk om dit te vinden? BIjvoorbeeld: https://www.tonit.nl/project/facturatie/

[ Voor 36% gewijzigd door P_de_B op 15-09-2025 15:45 ]

[MAX3400]

Die systemen bestaan inderdaad.

Waarom moet het achteraf? Hebben jullie geen mogelijkheid om consumpties te plekke te pinnen of contant af te rekenen?

[thof]

Hebben jullie nog overwogen met een standaard kassasysteem te werken? Wellicht pin-only om gedoe met contant geld te vermijden? Denk dat er dan wat meer keuze is en je geen gedoe hebt met uitgifte/beheer van de RFID pasjes.

[pizzaboertje]

Bij dit voorbeeld betaal je eenmalig 249 euro voor de oplossing.

Daarna per transactie 1,9% (dus voor het betalen van een kop koffie van 1,50 betaal je net geen 3 cent per transactie). Tegenwoordig zijn de transactiekosten niet meer zo schandalig als vroeger met CCV.

Wij maken zelf voor onze studio gebruik van deze oplossing. Niet meteen een antwoord op je vraag maar wel een mogelijk andere denk richting.

[ Voor 34% gewijzigd door pizzaboertje op 16-09-2025 10:01 . Reden: Prijzen toegevoegd ]

[franssie]

Zo'n kassasysteem wordt een POS genoemd (Point-Of-Sale) dat geeft waarschijnlijk al meer resultaten.

Er zijn wel open source POS systemen als je handig bent, dan moet daar ook wel veel mee kunnen.
Zoek je een turn key oplossing dan wordt het denk ik lastiger.

[akimosan]

@pizzaboertje Dat vind ik wel een goede tip hoor. Mijn kapster aan huis maakt ook gebruik van SumUp, gewoon met een app op haar telefoon, dus als zij het kan...
@MrTuinstra Waarom met een eigen RFID pas ertussen. Men kan gewoon afrekenen met PIN/Google/Apple pay, etc. Veel eenvoudiger en inzichtelijker.

[ Voor 37% gewijzigd door akimosan op 15-09-2025 17:31 ]

[I_IBlackI_I]

De tussenstap voor RFID en achteraf incasseren is voor een kleine club wel logisch. De transactiekosten voor pinnen tikken flink aan als iedereen elke keer een drankje afrekent. Hoewel dit de laatste jaren al sterk gedaald is. Als je door de aankoop op de RFID kaart te registeren deze transacties naar 1x per maand kan verminderen i.p.v. 1x per aankoop scheelt dat enorm. Mocht dit inderdaad je doel zijn dan kan je nog kijken naar een POS die cadeaukaarten ondersteund waarbij je de leden verzoekt om af en toe een grotere kaart te kopen i.p.v. veel kleine pin betalingen.

[ Voor 27% gewijzigd door I_IBlackI_I op 15-09-2025 17:36 ]

[downtime]

I_IBlackI_I schreef op maandag 15 september 2025 @ 17:33:
De tussenstap voor RFID en achteraf incasseren is voor een kleine club wel logisch. De transactiekosten voor pinnen tikken flink aan als iedereen elke keer een drankje afrekent, dus als je door de aankoop op de RFID kaart te registeren deze transacties naar 1x per maand kan verminderen i.p.v. 1x per aankoop scheelt dat enorm.

Dat kan een reden zijn. Of het is een anti-diefstal maatregel. Zonder contact geld en bankpassen is diefstal ook niet meer zo aantrekkelijk.

[downtime]

akimosan schreef op maandag 15 september 2025 @ 17:27:
@pizzaboertje Dat vind ik wel een goede tip hoor. Mijn kapster aan huis maakt ook gebruik van SumUp, gewoon met een app op haar telefoon, dus als zij het kan...

Zelfs collectes kunnen tegenwoordig met pinpas afrekenen. Heeft zover ik weet zelfs de voorkeur. Het is veiliger en scheelt veel werk achteraf.

[franssie]

@I_IBlackI_I goede denkrichting! Dat "tegoed" kan je natuurlijk ook als kredietlimiet beschouwen.
Aangezien het nu ook op vertrouwen werkt, moet dat kunnen.
Dan hoef je enkel einde maand te kijken wat er van de limiet gebruikt is, dat incasseren, en dan (bij succesvolle incasso?) de limiet weer herstellen naar het origineel.
Hoogte limiet is natuurlijk afhankelijk van gebruik maar dat moet uit de huidige administratie makkelijk te achterhalen zijn.

[franssie]

downtime schreef op maandag 15 september 2025 @ 17:46:
[...]

Zelfs collectes kunnen tegenwoordig met pinpas afrekenen. Heeft zover ik weet zelfs de voorkeur. Het is veiliger en scheelt veel werk achteraf.

Daarop doordenkend, met een QR code moet dat ook werken, soort van tikkie.

[akimosan]

@I_IBlackI_I Je hebt een punt met transactiekosten maar ook dat kun je versimpelen of bulk maken. Dan verkoop je consumptiebonnen/munten/bulkproduct via de PIN betaling. Wil men direct 1 biertje afrekenen dan is de prijs van dat biertje 2,50 euro ivm de transactiekosten.
Maar koop je een consumptiebon van een tientje voor 5 biertjes of 5 munten of product 5-bier-in-1-x (of een kan bier) dan kost dat biertje dus maar 2 euro en is de prijs per consumptie lager maar dekt wel de transactiekosten.
Op die manier kun je mensen stimuleren om een rondje te geven of je houdt wat over aan niet ingeleverde consumptiebonnen/munten waar uiteindelijk wel voor is betaald. De geldigheid van je bonnen / munten kun je regelen per avond/week/maand/seizoen/jaar. Ik zou alleen de munten regelmatig vervangen anders worden het objecten die makkelijk gestolen worden uit de kas/clubhuis of die mensen zelf gaan dupliceren via 3d printer of bestellen bij alibaba..

Uiteindelijk moet er gewoon geplust en gemind worden en een kleine business case /kosten baten analyse gemaakt worden van de mogelijkheden die diverse leveranciers kunnen bieden.
Maar goede denkrichtingen allemaal!

[MrTuinstra]

Bedankt allemaal voor de reacties. Een hoop input! Ik zal het een en ander verduidelijken.
We werken al jaren niet meer met pin en contant geld, mede door de transactiekosten. Daar waar leden maandelijks toch een factuur krijgen voor de diensten zetten we de consumpties er gewoon bij op.

Leden hebben allemaal een persoonlijke pas waarmee ze het clubgebouw kunnen binnen komen, dacht makkelijk om deze dan ook te gebruiken voor de consumpties.

Zettle, Sumup ben ik mee bekend, echter voldoet die niet aan onze wensen op dit moment.

@P_de_B thanks! lijkt inderdaad aardig wat ik bedoel, zal hier eens in gaan duiken.

[Bastien]

Misschien iets als https://www.turff.nl/zakelijk/? Min of meer hetzelfde als wat je nu doet maar dan digitaal.

[Wild Chocolate]

Geen idee of er iets voor bestaat wat et rfd werkt, maar de functionaliteit zou je ook weleens in webshop software kunnen vinden ipv in POS.

[DaFeliX]

MrTuinstra schreef op maandag 15 september 2025 @ 18:15:

[...]

Zettle, Sumup ben ik mee bekend, echter voldoet die niet aan onze wensen op dit moment.

[...]

Misschien handig om aan te geven wáárom deze niet voldoen, en aan welke eisen dan niet? Dat maakt het voor ons makkelijker jou te helpen

[jeroen3]

Hoe moeten gasten, die geen rfid hebben, straks dan betalen?

[107mb]

wat zijn de kosten per pin-transactie eigenlijk?

[Noob_Saibot]

107mb schreef op dinsdag 16 september 2025 @ 07:49:
wat zijn de kosten per pin-transactie eigenlijk?

Dat verschilt, bij CCV voorbeeld tarieven (indicatie):

• Tot 99 debit transacties per maand: Ongeveer €0,240 per transactie.
• Vanaf 100 debit transacties per maand: Ongeveer €0,188 per transactie.
• Vanaf 400 debit transacties per maand: Ongeveer €0,116 per transactie.

Maar dat is echt afhankelijk de transactieverwerkingscontract

[Qwerty-273]

MrTuinstra schreef op maandag 15 september 2025 @ 18:15:
Leden hebben allemaal een persoonlijke pas waarmee ze het clubgebouw kunnen binnen komen, dacht makkelijk om deze dan ook te gebruiken voor de consumpties.

Het belangrijkste is dan een oplossing kiezen die een lezer heeft die deze passen kan lezen (al is dat tegenwoordig ook allemaal behoorlijk gestandaardiseerd ten opzichte van 15 jaar geleden).

Wil je ook gelijk een gedetailleerd overzicht per product bij houden (en dus tracken wie wat nuttigt en wanneer) met individuele prijzen per product, of is een standaard bedrag voor een blikje (ongeacht wat er in zit) en een reep (wederom ongeacht wat voor reep) eigenlijk meer de standaard? Hoe gaan jullie nu om met bewaren van deze gegevens (wordt de lijst na de facturatie vernietigd?) en hoe gaan jullie daarmee om in een digitale omgeving (je kan te makkelijk te veel en te lang bewaren)?

[joke_name]

@MrTuinstra

Ik zou vooral kijken naar een kassasysteem die RFID passen kan lezen en dingen op rekening kan boeken vervolgens.
Dit wordt voornamelijk in zwembaden en welness center gebruikt, daar hebben mensen geen pinpas bij de hand.

Bijvoorbeeld de haan kassasystemen.
https://www.dehaanit.com/kassasysteem/

Zelf ook een tijdje mee gewerkt en het werkt echt goed en stabiel, dit was wel meer dan 10 jaar geleden.

Anders kan je natuurlijk ook altijd naar Eijsink ga kijken, dit is wel het kassasysteem van de Nederlandse horeca, nadeel het is kostbaar, volgens mij.

https://www.eijsink.nl

Dit zijn dus echt professionele kassasystemen met de prijzen die daarbij horen maar ik denk persoonlijk dat dit je wel het beste gaat ondersteunen.

Als je straks namelijk met 1 druk op de knop de hele horeca bon van de betreffende persoon kan exporteren naar je boekhoudpakket, dan scheelt dat de penningmeester veel werken.

Daarnaast kan je dus dan ook voorraadbeheer goed gaan doen enzovoort.

[pizzaboertje]

107mb schreef op dinsdag 16 september 2025 @ 07:49:
wat zijn de kosten per pin-transactie eigenlijk?

Ligt aan de provider. Waar het vroeger vaak rond de € 0,20 per transactie is dit bij bijvoorbeeld Sumup 0,19% (zonder minimum). Bij Sumup is het dus voornamelijk interessant voor kleinere pin bedragen (tot 10 euro).

[107mb]

ik snap niet dat je overweegt om het naderhand te factureren. Wie gaat dat doen? Hoe veel tijd gaat het kosten om al die transacties bij de maandelijkse contributie te verwerken? Wie gaat alle vragen en discussies over de hoogte van de maandelijkse factuur houden? Ik neem aan een vrijwilliger en hoewel ik heel veel vrijwilligerswerk doe, zou ik er niet aan moeten denken om verantwoordelijk te zijn voor de facturatie.

Ik loop ook bij een societeit rond, en daar is het gewoon aan het eind van de avond drankjes op de ipad aanvinken en daarna betalen met PIN.

[downtime]

107mb schreef op dinsdag 16 september 2025 @ 10:54:
ik snap niet dat je overweegt om het naderhand te factureren. Wie gaat dat doen? Hoe veel tijd gaat het kosten om al die transacties bij de maandelijkse contributie te verwerken? Wie gaat alle vragen en discussies over de hoogte van de maandelijkse factuur houden?

Waarschijnlijk de persoon die het nu ook al doet. Ze doen dit nu ook al maar op papier. Zoveel verandert er dus niet.

[jaspermeul]

Hier zie ik heel veel sportverenigingen en studentenclubs Twelve gebruiken. Zal ook niet de goedkoopste oplossing zijn maar je zal altijd kosten maken voor hardware:
https://twelve.eu

[LankHoar]

@MrTuinstra achteraf met facturen werken lijkt mij administratief erg intensief. Ik snap heel goed dat het leuk klinkt om dit met techniek op te lossen - zo keek ik er bij ons op de club ook tegenaan, maar oldschool met pen/papier werkt voor ons toch nog steeds het beste op termijn. Wij gebruiken muntjes, en die verkopen we per 10. Dat kan met cash, via de pin of via een bankoverschrijving betaald worden. De pin gebruiken we alleen voor niet-leden. Alle leden maken het handmatig over of betalen cash - mochten ze toch willen pinnen, dan betalen ze een kwartje ofzo extra, zodat ze zelf de kosten van de pin transactie bekostigen. Dan kost het de club niets. Per clubavond houden we op een formulier bij hoeveel muntjes er verkocht zijn en hoe er betaald is (niet persoonsgebonden, gewoon turven). Zo hebben we per clubavond een idee van de inkomsten. Op een losse bestellijst houden we de boodschappen bij. Dat loopt nooit helemaal synchroon natuurlijk, maar houd \wel losjes verband met elkaar.

Vroeger werkten we met barkaarten, maar dat moest steeds geprint worden (doorlopende kosten), en dat moet dan op tijd aangevuld worden. Muntjes werkt voor ons in de praktijk veel handiger. Eenmalig aanschaffen en een muntenbak erbij, en je kunt er jaren mee vooruit. En een consumptie kost dan bijvoorbeeld 1 of 2 muntjes (gewoon vs speciaal bier bijvoorbeeld).

[MrTuinstra]

Ik probeer even op zoveel mogelijk te reageren tegelijk.

@DaFeliX We willen eigenlijk niet pinnen aan de bar. We hebben geen bar diensten dus op de manier zoals het nu gaat is voor de leden bekend.

@jeroen3 De toegangspas is persoonlijk en gekoppeld aan een lid. Mocht een lid het pasje vergeten zijn kun je bijvoorbeeld handmatig het lidnummer invoeren. Althans dat is het idee. Er hangt een lijst bij de bar met de namen met bijbehorende lidnummers van iedereen.

@joke_name Ik heb er even in verdiept en het is wel heeel uitgebreid de opties die jij aangeeft. Mocht er geen simpeler manier zijn dan zal ik daar denk ik toch naar moeten kijken of eventueel toch overstappen naar pinnen.

@107mb Op dit moment hebben we iemand in dienst die de administratieve taken op haar neemt, daar hoort dit ook onder. Dit doet zij al jaren.

Zo iedereen als het goed is beantwoord. Ik ben op dit moment ook in gesprek met mijn ontwikkelaar van het werk om te kijken of zoiets te ontwikkelen valt. Kant en klare optie zou natuurlijk het mooiste geweest zijn.

[Will_M]

@MrTuinstra

https://www.eijsink.nl/oplossingen/kassasysteem

En já, dat spul kost uiteraard wat geld, maar die kosten kun je ook gewoon in de afnameprijs van de consumpties mee gaan nemen of misschien zelfs wel volledig weg kunnen gaan strepen tegen de kosten van je eigen inzet (op vrijwillige basis, waarschijnlijk).

[franssie]

Die pas heeft niet het lidnummmer waarschijnlijk maar wel een ID, dus dat is makkelijk te koppelen in een tabelletje.
Uitlezen van het ID van de kaart kan je makkelijk doen met zoiets.
https://www.instructables.com/Arduino-MFRC522-RFID-READER/

Maar dan moet je nog iets bouwen waar je deze input kan koppelen aan aankopen, kan corrigeren en wegschrijven naar een plek waar de data veilig is (als in dat je niet een maand omzet kwijtraaktals er iets crashed of toch verdwijnt).

[FoxLenny]

Een beetje afhankelijk van de grootte/vertrouwen in elkaar, maar hier op de sportclub (ook geen bardienst ofzo) hangt een QR code waarbij je zelf kan betalen voor wat je pakt. Werkt prima voor kleine hoeveelheden en is goedkoop.

[NLMarcel194]

bij me op de club heb ik aronium draaien https://www.aronium.com
op een thinclient met een 24'' dell touchscherm
uitvoering: Dell P2418HT Zilver, Zwart
jammer genoeg niet meer te koop

helemaal gratis er is alleen nog geen pin koppeling ( zal vast wel nog komen )
draaien het al 5 jaar zeer tevreden
wij gebruiken wel pinautomaat dus dan moet je daar even het bedrag invoeren dan
maar in aronium kan je meerdere betaal wijze aanmaken wat je zelf zou willen

als jullie club klein is zou je het permaand bij iedereen het inzien en dat overlaten maken
maar zag al dat jullie het eigenbeheer doen dus dat zou niet nodig zijn
ben wel benieuwd wat jullie gebruiken er voor en hoe
wij hadden het lange tijd terug maar waren er van af gestapt jammer genoeg vaste bedragen op passen zetten is veel fijner
geen of minder transactie kosten en geen los klein geld.....

heb je vragen hoor ik het graag

[ Voor 19% gewijzigd door NLMarcel194 op 16-09-2025 16:26 ]

[franssie]

Ik heb dat pakket van @NLMarcel194 gedownload en even mee lopen spelen. Helaas lukt het mij niet om klant te verplichten op de bon, want ik realiseer me nu dat het wellicht meer een debiteuren administratie vraagstuk is dan een verkoop vraagstuk, al zitten die natuurlijk wel dicht bij elkaar.

edit is wel verplicht te maken in het config scherm van de betaalwijzen, en dan alleen op rekening toevoegen en de andere weggooien.

[ Voor 19% gewijzigd door franssie op 16-09-2025 17:19 ]

[NLMarcel194]

franssie schreef op dinsdag 16 september 2025 @ 16:52:
Ik heb dat pakket van @NLMarcel194 gedownload en even mee lopen spelen. Helaas lukt het mij niet om klant te verplichten op de bond, want ik realiseer me nu dat het wellicht meer een debiteuren administratie vraagstuk is dan een verkoop vraagstuk, al zitten die natuurlijk wel dicht bij elkaar.

had je ook even een DM gestuurd

[MrTuinstra]

NLMarcel194 schreef op dinsdag 16 september 2025 @ 17:20:
[...]

had je ook even een DM gestuurd
[Afbeelding]

Op rekening kan dus wel daarmee?

[NLMarcel194]

MrTuinstra schreef op dinsdag 16 september 2025 @ 17:24:
[...]


Op rekening kan dus wel daarmee?

ja nee het is zeg maar wat je kan doen is de betaling laten afronden op niet betaald
dus wilt zeggen een penning meester er in gaan duiken wie er nog niet betaald heeft en dan dat gaan afronden
zou ik zelf niet voor kiezen maar jullie gebruiken als rfid als betaling dus zou gewoon daar voor een betaald wijze aan toevoegen
want dan kan je dat later ook terug zien als dat bedrag ook klopt met andere systeem wat je al draaid

[franssie]

MrTuinstra schreef op dinsdag 16 september 2025 @ 17:24:
[...]


Op rekening kan dus wel daarmee?

Ja is mij wel gelukt.


de andere betaalwijzen weggooien, dan blijft dit de enige optie - koppeling aan NFC kaart lijkt me nog lastig.
Rapportages heb ik nog niet mee gespeeld. Maar is een leuk en krachtig pakket, kan bonnen ook emailen (voor de backup) en zou prima op een oude surface GO moeten kunnen draaien.

[ Voor 11% gewijzigd door franssie op 16-09-2025 17:35 ]

[NLMarcel194]

franssie schreef op dinsdag 16 september 2025 @ 17:34:
[...]

Ja is mij wel gelukt.
[Afbeelding]

de andere betaalwijzen weggooien, dan blijft dit de enige optie - koppeling aan NFC kaart lijkt me nog lastig.
Rapportages heb ik nog niet mee gespeeld. Maar is een leuk en krachtig pakket, kan bonnen ook emailen (voor de backup) en zou prima op een oude surface GO moeten kunnen draaien.

ja op die manier kan het wel ja maar een kopping zou wel lekker zijn maar ze hebben als ik begrijp al dat systeem ook al los draaien ( sorry post tesnel gelezen zie mijn andere post van 17:57 ) dus beetje als een losse pinautomaat
want het geld word daar al beheerd

voor de backup laat ik de pos bestand die elke keer opnieuw aan gemaakt word uploaden ( droxbox of wat dan ook )
waar de beheer en penningmeester bij kan die kunnen ze dan zelf weer inladen en gelijk alles in zien

[ Voor 4% gewijzigd door NLMarcel194 op 16-09-2025 18:04 ]

[franssie]

Wat ik begrijp is de NFC/RFID kaart alleeb voor toegang tot het gebouw, geen betaalfunctie.

[NLMarcel194]

franssie schreef op dinsdag 16 september 2025 @ 17:45:
Wat ik begrijp is de NFC/RFID kaart alleeb voor toegang tot het gebouw, geen betaalfunctie.

hier op me club heeft iemand ooit keer wat gemaakt 25jaar... geleden alleen dat is vorige jaar jammer genoeg besloten om het niet meer te gebuiken
werkte prima max bedrag was toen besloten op 50 euro en opvullen kon via cash / pin

kan later wel een foto van laten zien

[ Voor 5% gewijzigd door NLMarcel194 op 16-09-2025 18:05 ]

[franssie]

Ben nog wat aan het spelen en zoeken. RFID schijnt het wel aan te kunnen

https://help.aronium.com/...s/212461405-Loyalty-cards

Maar ik zie niet hoe ik de omzet per klant kan opzoeken zonder de SQL lite database te hacken

Zit een beetje verstopt onder [***] > beheer > rapportage

[ Voor 12% gewijzigd door franssie op 16-09-2025 18:16 ]

[BCC]

Muntjes

[Transportman]

Wat wil je bereiken met het digitaliseren? En is een kassasysteem daar de beste oplossing voor?

Stel dat je werkelijk naar een kassasysteem wilt gaan, hoeveel mensen en hoeveel transacties per maand gaat het over? Hoeveel producten gaat het om en hoeveel verschillende prijzen? Hoeveel mag het kosten?

Het klinkt nu alsof je technisch iets probeert op te lossen waarbij de kosten redelijk snel op kunnen lopen, terwijl er misschien wel simpelere/goedkopere oplossingen mogelijk zijn.

[Juerd]

Wat is het voor soort club? Als jullie technisch ingesteld zijn, zou RevBank een oplossing kunnen zijn. Er zijn zo'n 18 hackerspaces die dit gebruiken. Door plugins aan en uit te zetten is het geschikt voor verschillende use-cases.

De RFID-ondersteuning zou je zelf moeten maken, maar als je kunt programmeren, is dat zo gebeurd door een plugin te schrijven. TDVenlo heeft dat al eens gedaan, en uitgebreid gedocumenteerd.

Deze software is lang niet voor alle clubs geschikt. Het veronderstelt dat alles met barcodes werkt, op een scherm plaatjes aanwijzen is er niet bij. Het heeft geen ondersteuning voor touchscreens, want het heeft niet eens een grafische interface. In aanvulling op barcodes zijn er getypte commando's. Ook niet-technische mensen leren er in een paar minuten mee werken, maar ze moeten wel eerst over een gevoelsmatige drempel heen, waardoor het niet geschikt is voor een club van digibeten .

Dus... om wat voor club gaat het?