Eenvoudig mappen over zetten tussen mail accounts Office 365

[Gb1974]

Ik heb regelmatig dat ik voor iemand een nieuw e-mailadres aan moet maken in een Office 365 omgeving en hierbij wil men een groot aantal mappen van een oude gebruiker over zetten naar het nieuwe mailadres.
Outlook heeft (zo ver bij mij bekend) geen mogelijkheid in 1 keer meerdere mappen te selecteren om te kopieren naar een andere account.
De accounts zitten wel in de zelfde oullook (op 1 en de zelfde computer dus).
Je ziet beide accounts dus. Maar kopieren op een eenvoudige manier lijkt niet mogelijk.
Iedere hoofdmap moet ik apart kopieren en dat kost veel tijd (als je bijna 50-75 mappen hebt).
Ik weet dat je evt. een export kunt maken naar een pst bestand en weer kunt importeren. Maar als ik dat doe knalt de import er vaak uit bij importeren. Ik denk aangezien het te importeren pst bestand dan meestal groter dan 10GB is.

Bestaan er andere mogelijkheden? Of zou je de mappen beter in public folders of zoiets kunnen zetten dat je ze in geval van een nieuwe gebruiker makkelijker over kunt zetten.

[mrmrmr]

Dat mag niet zomaar in verband met privacy. Het mag wel met email voor een rol.

Je kan technisch het hele account in 1 keer exporeren naar pst. Outlook voldoet daarmee niet aan de GDPR eisen.

Een alternatief is VBA code die alleen folders exporteert. Zoiets als dit:

Visual Basic:

Sub ExportAllMailFoldersToPST()
    Dim ns As Outlook.NameSpace
    Dim rootFolder As Outlook.Folder
    Dim subFolder As Outlook.Folder
    Dim newStore As Outlook.Folder
    Dim pstPath As String
    Dim folderPicker As FileDialog
    Dim fs As FileSystemObject

    Set ns = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set rootFolder = ns.Folders.Item(1) ' First account in profile

    ' Prompt user to choose where to save the PST file
    Set folderPicker = Application.FileDialog(msoFileDialogSaveAs)
    With folderPicker
        .Title = "Select location to save PST"
        .InitialFileName = Environ("USERPROFILE") & "\Documents\ExportedMail.pst"
        .FilterIndex = 1
        If .Show <> -1 Then
            MsgBox "Operation canceled.", vbExclamation
            Exit Sub
        End If
        pstPath = .SelectedItems(1)
    End With

    ' Add new PST file
    ns.AddStore pstPath
    Set newStore = ns.Folders.GetLast ' Gets the most recently added store

    ' Copy only mail-type folders
    For Each subFolder In rootFolder.Folders
        If IsMailFolder(subFolder) Then
            On Error Resume Next
            subFolder.CopyTo newStore
            On Error GoTo 0
        End If
    Next subFolder

    MsgBox "Export complete! PST saved at: " & pstPath, vbInformation
End Sub

Function IsMailFolder(fldr As Outlook.Folder) As Boolean
    ' Check if folder is a mail folder (e.g., not Calendar, Contacts, Tasks)
    Select Case fldr.DefaultItemType
        Case olMailItem
            IsMailFolder = True
        Case Else
            IsMailFolder = False
    End Select
End Function

Dit is AI gegenereerde code, verwacht niet dat het perfect werkt.

[MAX3400]

Je kan toch in je O365 Admin Center gewoon ergens kiezen voor IMAP-migration en dan moet je de oude en nieuwe mailbox configuren/toewijzen en gaan? Overigens, laatste status die ik ken, is dat je alleen mail-items kan migreren; geen contacts of andere zaken.

/edit: mmmm, ik zit even te kijken maar mis mogelijk inderdaad de laatste status van IMAP-migrations en krijg niet helemaal helder of dat binnen de tenant/subscription ook werkt.

/edit 2: klinkt als laat maar...

[ Voor 41% gewijzigd door MAX3400 op 08-08-2025 12:15 ]

[Question Mark]

Gb1974 schreef op vrijdag 8 augustus 2025 @ 11:12:
Ik heb regelmatig dat ik voor iemand een nieuw e-mailadres aan moet maken in een Office 365 omgeving en hierbij wil men een groot aantal mappen van een oude gebruiker over zetten naar het nieuwe mailadres.

Is je functionele probleem niet gewoon dat je:

• Geen shared mailboxen inzet, waar dit wellicht een betere keuze zou kunnen zijn. Als je regellmatig mailitems moet migreren tussen gebruikers, dan is een shared mailbox immers meer voor de hand liggend
• Mail nu "misbruikt" als Document Management System (DMS)

Is het geen optie om de "oude" mailbox om te zetten naar een shared mailbox, met de juiste rechten?

[Gb1974]

Ik weet dat men beter een andere oplossing kan zoeken. Maar op dit moment is het nog zo.

Ik zie wel dat er niet direct een hele eenvoudige oplossing is.
Bedankt in ieder geval voor de antwoorden.

[Oon]

Gb1974 schreef op zaterdag 9 augustus 2025 @ 01:02:
Ik weet dat men beter een andere oplossing kan zoeken. Maar op dit moment is het nog zo.

Ik zie wel dat er niet direct een hele eenvoudige oplossing is.
Bedankt in ieder geval voor de antwoorden.

Nouja die is er dus wel, de migration tool binnen de O365 admin portal die hier létterlijk voor gemaakt is. Ik zou daar toch nog eens naar kijken, want die heb ik laatst met heel veel succes gebruikt om een handjevol mailaccounts met 10 jaar aan archieven te migreren.

[MicGlou]

Question Mark schreef op vrijdag 8 augustus 2025 @ 12:44:
[...]

Is je functionele probleem niet gewoon dat je:

• Geen shared mailboxen inzet, waar dit wellicht een betere keuze zou kunnen zijn. Als je regellmatig mailitems moet migreren tussen gebruikers, dan is een shared mailbox immers meer voor de hand liggend
• Mail nu "misbruikt" als Document Management System (DMS)

Is het geen optie om de "oude" mailbox om te zetten naar een shared mailbox, met de juiste rechten?

Shared mailboxen uiteraard, dat is eigenlijk de minimale oplossing voor een dergelijk probleem... maar een fatsoenlijk DMS lijkt mij ook een flinke aanrader.

Een andere en misschien wel minst sjieke oplossing is uiteraard gewoon het account hernoemen als het toch een 'oude gebruiker' betreft... dan lees ik dat als in de gebruiker is niet meer werkzaam... eventueel dat account omzetten naar shared, dan heb je ook gelijk een oplossing geimplementeerd.

[ Voor 5% gewijzigd door MicGlou op 09-08-2025 01:33 ]