Welke maildienst voor kleine niche organisatie

[Compuchip87]

Hallo Tweakers, hopelijk kunnen jullie mij helpen met het volgende.

Ik beheer momenteel voor een kleine nonprofit organisatie (publiek domein, geen ANBI oid) de IT, waaronder een zelf gehoste mailserver op Linux (docker-mailserver op Ubuntu). Deze heb ik getweakt zodat alle account info in een database zit. Ons zelfgeschreven intranet/CMS kan daarom rechtstreeks in de database van de mailserver, dus als er een gebruiker wordt gemaakt krijgt die een mailadres, wachtwoord van de mailbox kan gereset worden via intranet, distributielijsten kunnen handmatig of automatisch ("alle actieve medewerkers in dienst voor 2010") worden beheerd, etc... de mogelijkheden zijn eindeloos.

Maar... het loopt soms wat stroef. Mails komen soms niet aan of Microsoft besluit ineens het hele domein te blokkeren, ondanks dat we SPF/DKIM/WWW geïmplementeerd hebben. Het spamfilter leert moeizaam en laat ook na een halfjaar veel spam door, tot frustratie van de gebruikers. En ik ben de enige die het snapt dus de busfactor is vrij hoog. Iemand opperde over te gaan op Microsoft 365 want (bijna) gratis voor nonprofits en supereenvoudig enzo. Maar ik ben geen fan, ik doe soms wat simpele Exchange Admin voor een andere organisatie en... pfff

Dus wat ik eigenlijk zoek is, in een ideale wereld is:
- SaaS mailoplossing met individuele IMAP accounts, distributielijsten, evt shared mailboxen
- Uitgaand: Reputabel, mails komen aan en gaan naar de inbox
- Inkomend: Goed werkend spamfilter, want er komt véél spam binnen
- Te beheren via API in PHP (mailboxen maken, distributielijsten maken en bijwerken, gebruikers blokkeren, evt wachtwoorden resetten of SSO via Oauth2 (Keycloak))
- Idealiter Europees en geen big tech
- betaalbaar voor kleine nonprofit org (zeg max 100 accounts, waarvan ongeveer 75% eventueel ook forward naar privemail zoals gmail mag zijn, mits mails dan wel aankomen)
- andere hippe features zoals agenda's, office applicaties of cloud collaboratie zijn geen eis maar mogelijk mooi meegenomen, al hou ik liefst wel zoveel mogelijk onder de bestaande Keycloak SSO enn ook daar zoveel mogelijk geautomatiseerd beheer. Maar we gebruiken nu daarvoor Google drive/docs/calendar dus als we dat ook los kunnen koppelen, top, anders kijk ik een ander keer naar nextcloud ofzo.

Ik denk dat Microsoft geen slechte keus is, maar wel big tech en de Graph API functionaliteit is beperkt. Ik kan wat powershell maar dat kan ik niet automatiseren vanaf een Linux webserver. Verder ken ik Proton, Europees maar volgens mij niet heel scriptable. Google Workspaces, maar Google is kut. Dus ideeën heel erg welkom!

Het is (ook) een hobbyproject dus integreren mag wat tijd kosten maar ik wil als basis graag een stabiel mailplatform waar ik weinig omkijken naar heb en wat, mocht ik wegvallen, in geval van nood ook handmatig beheerd kan worden

[Cybermage]

heb je al eens naar https://www.migadu.com/ gekeken? voor je mail.
Voldoet voor een groot deel aan je eisen en is betaaldbaar.
zitten in zwitseland.

[ Voor 18% gewijzigd door Cybermage op 15-07-2025 20:29 ]

[_H_G_]

Compuchip87 schreef op dinsdag 15 juli 2025 @ 20:11:
Het is (ook) een hobbyproject dus integreren mag wat tijd kosten maar ik wil als basis graag een stabiel mailplatform waar ik weinig omkijken naar heb en wat, mocht ik wegvallen, in geval van nood ook handmatig beheerd kan worden

Dat laatste is wel de voornaamste reden waarom ik vaak toch Microsoft365 adviseer. Ja het is big tech, maar dan weet je wel zeker dat een ander het kan overnemen. Tenminste: ik weet niet wat je bedoelt met moeilijk beheer, Graph API en powershell. Het klinkt alsof je er zelf een hobby project van maakt en dat niet het primaire doel is om een non-profit organisatie van mail e.d. te voorzien.

[i-chat]

ik ben het grotendeels wel eens met @_H_G_ ware het niet dat ik denk dat Gsuite wellicht iets gemakkelijker te gebruiken is, persoonlijk vind ik de google-forms + gmail + g-calandar + reporting + custom apps NET even makkelijker werken dat de microsoft-evenknie van die producten.

dat wil zeggen zolang jij binnen de Gcloud blijft werkt google ECHT velen malen eenvoudige dan MS en zodra je erbuiten gaat maakt het niet meer uit of je nu google of iets anders gebruikt.

alleen als je ook windows diensten (inloggen desktop synch lokaal werken met office meetelt is microsoft natuurlijk vele malen makkelijker, maar daar staat dan weer tegenover dat cloudintegratie van documenten diensten en samenwerking (zolang je binnen de browser blijft) bij google gebruiksvriendelijker blijft.

eigenlijk heel gek gezien ik 15 jaar geleden altijd moest zeggen dat MS koning was van de eenvoud.


het uiteindelijke probleem waar TS mee te maken heeft en waar wij maar moeilijk ECHT goed op kunnen adviseren zonder inzicht in de daadwerkelijk gebruikte tooling en workflows is, dat als je dit goed wilt doen, je 2 opties hebt.

volledig selfhosted met goede tooling en heel veel eigen expertise en hoge kosten.

volledig merk-cloud-afhankelijk met zeer specifieke implementaties die welliswaar makkelijk te maken zijn en super eenvoudig te onderhouden, maar ook ontzettend snel voor enorme vendor lockin gaat zorgen...

[mrmrmr]

Compuchip87 schreef op dinsdag 15 juli 2025 @ 20:11:
Maar... het loopt soms wat stroef. Mails komen soms niet aan of Microsoft besluit ineens het hele domein te blokkeren, ondanks dat we SPF/DKIM/WWW geïmplementeerd hebben. Het spamfilter leert moeizaam en laat ook na een halfjaar veel spam door, tot frustratie van de gebruikers. En ik ben de enige die het snapt dus de busfactor is vrij hoog.

Nog nooit van busfactor gehoord, maar ik snap wat er bedoeld wordt. "Onder de tram" hoor ik vaker.

Ik denk dat de bezorgbaarheid verbetert als je bij een goede hoster zit. Ik heb bij Strato geen last gehad van blokkering en onbezorgde mail. Bij een andere hoster die keer op keer op moest wijzen dat er een /24 weer op een block list staan wel. Microsoft heeft formulieren waarna je uiteindelijk een mens kan spreken (althans, dat was enkele jaren geleden nog zo) en die overtuigen dat je alles veilig hebt opgezet.

Spamfilters komen in 2 soorten: filters die teveel ham blokkeren en filters die niet alle spam blokkeren. Er is dus een nadeel aan het blokkeren van meer spam, dan ontvang je vaak ook minder ham. Als je met weinig false positives spam blokkeert is dat prima. Verwachtingsmanagement is de oplossing voor klagers.

[Jazzy]

Compuchip87 schreef op dinsdag 15 juli 2025 @ 20:11:
Ik denk dat Microsoft geen slechte keus is, maar wel big tech en de Graph API functionaliteit is beperkt. Ik kan wat powershell maar dat kan ik niet automatiseren vanaf een Linux webserver.

Het zal even een learning curve zijn maar ik kan me zo snel niet voorstellen hoe Graph en de verschillende PowerShell modules voor jou te beperkt zijn. En ja, dat kun je ook allemaal prima automatiseren van een Linux webserver.

[nike]

Ik gebruik thuis mailcow in docker en mijn kpn als relay out server.
Dan weet je ook zeker dat alle email aankomen.
Maar voor een organisatie met veel emais zou ik dan een andere rely server gebruiken.

En er zitten uitgebreide spam oplossingen in.

[ Voor 10% gewijzigd door nike op 20-07-2025 07:48 ]

[Oogje]

Je kan ook je huidige situatie in stand houden en een dienst ala Mimecast afnemen? Die gebruik je inkomend en uitgaand voor spamfiltering etc en outbound heb je t voordeel van hun IP reputatie dus doet bv een Microsoft wat minder moeilijk.

[Blokker_1999]

Ik zie direct al 1 groot probleem met de huidige setup: 1 persoon die alles kent en niemand anders die er ook maar iets van kent. Dat is een grote single point of failure. En als je spreekt over 100 accounts, dan is dat geen kleine organisatie. Ik zou daarop alleen al adviseren om te zorgen voor diversificatie in wie alles kent en kan beheren, dat er meer dan 1 persoon is.

Je spreekt over "betaalbaar", maar wat betekend dat precies? We weten niet over wat voor organisatie het gaat, welke budgetten er beschikbaar zijn en wat we dus eventueel kunnen aanbevelen dat binnen budget valt. Voor de ene organisatie is 2 euro per gebruiker per maand te veel terwijl een andere organisatie met gemak het 5-voudige kan veroorloven.

Met de Microsoft Graph API is letterlijk zowat alles van de Microsoft diensten te automatiseren en PowerShell, en bijgevolg de Graph alsook de Exchange Online modules, werken gewoon op Linux en zelfs als dat niet zo zou zijn, dan kan je nog altijd de Graph API benaderen met een webrequest vanuit welke scripting of programmeertaal je wenst te gebruiken.

[JBnl]

Goedendag,

Kijk anders eens naar group office.
Dit is een Linux pakket en support vanuit Den Bosch NL ontwikkeling.
Je hebt een gratis pakket maar ook een betaald pakket.
Group-office.com.

Succes