Microsoft Teams / Copilot / Recap / AI Notes hoe zit het nu?

[TutanRamon]

Bij ons op kantoor willen we gebruik gaan maken van de automatische notities en samenvatting bij Teams-meetings. Een van mijn collega's kwam met https://www.read.ai/ op de proppen. We hebben het getest en het werkt best aardig. Na elke meeting is er een netjes een verslag inclusief actiepunten, gegeneerd met hulp van AI. Echter, ik heb liever een oplossing binnen de Microsoft-omgeving. We hebben allemaal een premium-licentie. Microsoft biedt enorm veel opties en mogelijkheden. Naar aanleiding daarvan heb ik een aantal vragen. Hopelijk zijn er ervaren Microsoft administrators aanwezig die licht in deze donkere Teams-tunnel kunnen laten schijnen.

1) Recap bij Teams is enorm handig. Althans, zo lijkt het als ik de features bekijk. Hoe schakel ik dit in?
2) Moet ik bij elke Teams-meeting aangeven dat er AI-notes gemaakt moeten worden of is het zo in te stellen dat dit automatisch gebeurt?
3) Indien er externen in de meeting zitten, komen er dan ook AI Notes / Recap?
4) Moet live transcript aanstaan of staat dit er los van?

[F_J_K]

Een read.ai of vergelijkbaar product is een los product dat je dan toegang zou moeten geven tot de tenant. Zou ik niet doen als Copilot voldoet (en de kosten over alle users vergelijkbaar zijn, weet ik niet van read.ai. Let ook op dat die alleen SSO heeft bij het duurste model).

Teams annotatie is bij een E5 (andere misschien ook, weet ik niet) inbegrepen. Moet beheer aan kunnen zetten als het niet al aanstaat. Ik weet niet 100% zeker of dat ook geldt voor de mooie actielijsten etc, misschien dat je daar voor 1 deelnemer ook Copilot MS365 voor nodig hebt.

Je kunt het aanvinken bij maken van de uitnodiging, of anders ter plekke de knop indrukken, menu bovenaan. In beide gevallen: wel even OK vragen van alle deelnemers. En ga er afhankelijk van je contractuele afspraken geen al te vertrouwelijke dingen bespreken, voordat die meegaan in de volgende trainingsronde...

Externen zien niet de recap.

En ja transcript moet aan staan, daar wordt Copilot mee gevoed. Gaat ook vanzelf aan als je de knop omzet.

[janvanhetdak]

Je kan overigens ook Teams Premium afnemen als dit het enige is wat je wil gebruiken van CoPilot.

1) je kan het handmatig starten of standaard in de meeting de transscriptie inschakelen
2) Zie hierboven
3) Ja
4) Deze moet aan staan.

[TutanRamon]

@janvanhetdak en @F_J_K : dank.

"je kan het handmatig starten of standaard in de meeting de transscriptie inschakelen". Bedoel je in de Meeting Policy? Kan daar ingesteld worden dat het automatisch moet starten?

[F_J_K]

Nee, niet automatisch. Moet je ook niet willen. Daar gaat de DPO / FG nerveus van worden.

Je kunt na start van een vergadering de 'transcriptie starten' knop indrukken. En in de sessie (of misschien ook achteraf, heb ik nooit geprobeerd) aan Copilot vragen om een actielijst.

Als je naar policies gaat kijken, stel meteen even een bewaartermijn in voor de transcripties, niet eeuwig bewaren.

[janvanhetdak]

F_J_K schreef op dinsdag 15 juli 2025 @ 15:29:
Nee, niet automatisch. Moet je ook niet willen. Daar gaat de DPO / FG nerveus van worden.

Je kunt na start van een vergadering de 'transcriptie starten' knop indrukken. En in de sessie (of misschien ook achteraf, heb ik nooit geprobeerd) aan Copilot vragen om een actielijst.

Als je naar policies gaat kijken, stel meteen even een bewaartermijn in voor de transcripties, niet eeuwig bewaren.

Bij het aanmaken van een meeting request kan je dit per meeting wel automatisch instellen, dus dat transcriptie automatisch start. Maar bij elke meeting die standaard wordt aangemaakt is dit niet zomaar mogelijk. Ook de opmerking of je dit wil is heel terecht.