Werken in Excel als in een Database

[Ratelkous]

Ik beheer voor mijn club een dagelijks gemodificeerde, langzaam groeiende lijst van ca 600 items met ca 20 kolommen. Elke week raadplegen de leden een tab met een subset, gebaseerd op een filter in de hoofdlijst, waarna ik de nieuwe subset naar zijn tab kopieer.
Dat is hemeltergend inefficient.

Als ik het voor het kiezen had, bracht ik de boel in Access, en maakte eenmalig de queries voor een view die men kan raadplegen.
Maar ik moet rekening houden met ooit mijn eigen opvolging. Wij zijn allen 70+, en als ik het woord Access uitspreek, stokt het gesprek: niemand kan daar mee omgaan. Ingewikkelder dan een excelbestand mag het beslist niet worden. Actief gebruik van een filter gaat al te ver. Toen ik de boel in Google Sheets (heet dat zo?) overbracht, brak een waar pandemonium uit wegens vergaande nieuwlichterij

Vraag: hoe realiseer ik in een tabblad een query op een hoofd-tabblad? Ik vind in de helpfiles niets hierover.

Relevante software en hardware die ik gebruik
Excel 2007 (deze laptop) en 2016 (Desktop). Kan zonodig allebeide 2016 worden

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
Ik heb op een ander forum (waarop ik er niet in slaag om in te loggen) een soortgelijk item gevonden. Antwoord rept van Super Query o.i.d., en dat klinkt veelbelovend, maar ik ken dat niet in Excel

[Remcoww]

Heb je iets meer context waarin het gebruikt wordt? Brengen de leden nog wijzigingen aan?
Het klinkt alsof je met 1 tabblad met de masterdata, en 1 tabblad met een draaitabel (=de query), er zou zijn nu, maar vermoed dat je dit al geprobeerd hebt.

[Ratelkous]

De leden wijzigen NIETS.
Je suggesstie van master page en draaitabel klinkt goed, maarrrr..... Ik heb op mijn werk in de praktijk veel geleerd dat ik nodig had. Echter, pivot tables/draaitabellen had ik niet kennelijk nooit nodig, en ik was buiten mijn werk niet nieuwsgierig genoeg om dat uit te zoeken. Als ik het ooit tegenkwam in fora, miste ik de basiskennis daarvan om vraag en antwoord te volgen.

Maar ik kan leren: bestaat er e=zoiets als Draaitabellen voor volslagen dummies?

[Sleepoog]

ChatGPT is je vriend, zou ik zeggen.
Als niemand iets wijzigt, dan lijkt een draaitabel inderdaad de beste optie. Je kan dan slicers invoegen, zodat gebruikers zelf hun eigen filters kunnen toepassen op eenvoudige wijze.

[joke_name]

Hi,

De lijst met 600 items? Is dat gewoon een ledenbestand of iets anders?

Indien een ledenbestand zou ik je adviseren om naar software daarvoor te kijken.
Ja, dat kost geld maar dan betaal je voor de borging van je software + Privacy en alles.

[Ratelkous]

Sleepoog schreef op zondag 11 mei 2025 @ 16:27:
ChatGPT is je vriend, zou ik zeggen.
Als niemand iets wijzigt, dan lijkt een draaitabel inderdaad de beste optie. Je kan dan slicers invoegen, zodat gebruikers zelf hun eigen filters kunnen toepassen op eenvoudige wijze.

ChatGPT heb ik vorig jaar een simpele vraag over mijn geboortedorp gesteld. Ik kreeg een niet gevraagd antwoord over de situatie in een dorp 100 km ver weg. Sindsdien niet meer gebruikt.
Maar Ook ChatGPT schijnt snel te leren. Als ik vandaag geen specifieker antwoord krijgt, ga ik daar mee stoeien.
Bedankt!

[Ratelkous]

joke_name schreef op zondag 11 mei 2025 @ 16:29:
Hi,

De lijst met 600 items? Is dat gewoon een ledenbestand of iets anders?

Nee.

[franssie]

Ratelkous schreef op zondag 11 mei 2025 @ 16:39:
[...]


ChatGPT heb ik vorig jaar een simpele vraag over mijn geboortedorp gesteld. Ik kreeg een niet gevraagd antwoord over de situatie in een dorp 100 km ver weg. Sindsdien niet meer gebruikt.
Maar Ook ChatGPT schijnt snel te leren. Als ik vandaag geen specifieker antwoord krijgt, ga ik daar mee stoeien.
Bedankt!

Zonder context ga je geen beter antwoord krijgen dan draaitabel ben ik bang.

[g0tanks]

Ratelkous schreef op zondag 11 mei 2025 @ 16:14:
Ik beheer voor mijn club een dagelijks gemodificeerde, langzaam groeiende lijst van ca 600 items met ca 20 kolommen. Elke week raadplegen de leden een tab met een subset, gebaseerd op een filter in de hoofdlijst, waarna ik de nieuwe subset naar zijn tab kopieer.

Is het filter elke week anders? Zoja, hoe verschilt het dan?

[dixet]

Als het een subset moet zijn van je hoofdlijst, kijk dan eens naar de FILTER() functie. Die doet precies wat een query in een database ook doet.

[g0tanks]

dixet schreef op zondag 11 mei 2025 @ 17:34:
Als het een subset moet zijn van je hoofdlijst, kijk dan eens naar de FILTER() functie. Die doet precies wat een query in een database ook doet.

Dan moet Excel wel geüpdatet worden naar 2021 of 365.

Ratelkous schreef op zondag 11 mei 2025 @ 16:14:
Relevante software en hardware die ik gebruik
Excel 2007 (deze laptop) en 2016 (Desktop). Kan zonodig allebeide 2016 worden

[dixet]

g0tanks schreef op zondag 11 mei 2025 @ 17:56:
[...]


Dan moet Excel wel geüpdatet worden naar 2021 of 365.


[...]

Oké daar had ik overheen gelezen. Met een geavanceerd filter kom je ook een heel eind. Op een apart tabblad de criteria zetten en die toepassen op de hoofdlijst.

[Ratelkous]

dixet schreef op zondag 11 mei 2025 @ 18:59:
[...]

Oké daar had ik overheen gelezen. Met een geavanceerd filter kom je ook een heel eind. Op een apart tabblad de criteria zetten en die toepassen op de hoofdlijst.

g0tanks schreef op zondag 11 mei 2025 @ 17:18:
[...]


Is het filter elke week anders.Zoja, hoe verschilt het dan?

Mijn Excel kent geen geavanceerde filters.
Correctie: ik zie dat Excel 2016 er wèl bij staat. Ga ik verkennen.

Nee, de criteria staan vast, maar de modificaties in de lijst maken de selectie kleiner of groter, met nieuwe records dus.

[ Voor 5% gewijzigd door Ratelkous op 11-05-2025 20:36 . Reden: herlezing van hulpfiles ]

[dixet]

Ratelkous schreef op zondag 11 mei 2025 @ 20:31:
[...]


[...]


Mijn Excel kent geen geavanceerde filters.
Correctie: ik zie dat Excel 2016 er wèl bij staat. Ga ik verkennen.

Nee, de criteria staan vast, maar de modificaties in de lijst maken de selectie kleiner of groter, met nieuwe records dus.

Als je de filters goed instelt maakt het aantal rijen niet uit.
Je kan bijvoorbeeld verwijzen naar A:K in plaats van naar A1:K600. Dan worden alle rijen, ook nieuw toegevoegde meegenomen in het filter. Of nog beter, maak er een tabel van. Die worden ook sinds excel 2016 ondersteund.

[dix-neuf]

Als het in Excel zou zijn, zou ik - om het zo eenvoudig mogelijk te houden - een knop in de 'werkbalk snelle toegang' plaatsen waarmee een macro wordt geactiveerd en waarmee d.m.v het aanklikken van vakjes gekozen kan worden welke info men in een werkblad wenst. Maar een Excel-macro kun je niet zonder meer in Google-sheets gebruiken.

[lordgandalf]

met 70+ lijkt het me slim om te kijken of er geen opensource ipam applicatie is voor jullie.Als het bedrijf groter is kun je gaan denken aan producten als infoblox die ipam,dns en dhcp tegelijk doen maar daar betaal je dan ook voor.

[g0tanks]

lordgandalf schreef op maandag 12 mei 2025 @ 08:33:
met 70+ lijkt het me slim om te kijken of er geen opensource ipam applicatie is voor jullie.Als het bedrijf groter is kun je gaan denken aan producten als infoblox die ipam,dns en dhcp tegelijk doen maar daar betaal je dan ook voor.

Het is een club en geen bedrijf. 70+ gaat over de leeftijd niet het aantal mensen.

[lordgandalf]

aaaaaaaaaaaah ok dacht dat we het over een bedrijf met 70+ mensen haden iets te snel gelezen dan
Vind excel nog steeds geen echte goede vaervanging voor een access database maar goed
Ik zou eerder als het puur invoer is van data etc een website maken met een mysql database er achter maar dat zou mijn voorkeur dan weer meer naar uitgaan.

[ Voor 54% gewijzigd door lordgandalf op 12-05-2025 12:54 ]

[Teun_2]

Is je club officieel geregistreerd als een non-profit ? Dan kan je zonder kosten een Microsoft 365 abo nemen. In België moet het dan een vzw zijn, in NL weet ik het niet goed. De details en voorwaarden vind je hier: https://nonprofit.microsoft.com/

Dit kan ook met Google, maar die ondersteunt in de gratis consumentenversie al de functionaliteit die je wil. https://www.google.com/nonprofits/offerings/workspace/

Dat geeft je dan alle nieuwe functies zoals de FILTER- en VSTACK- en CHOOSECOLS-functies die handig data van een ander tabblad kan filteren en samenvoegen en weergeven op tabbladen die dan enkel de bedoeling hebben om data te raadplegen, maar niet in te vullen.

[ Voor 27% gewijzigd door Teun_2 op 14-05-2025 16:44 ]