MS365 - uitgaande mail komt in spam terecht

[sus]

Ik help iemand die een domein heeft waarvoor ze via VDX een aantal mailadressen hebben lopen op de maildienst van MS365. Tot voor kort werkte dit prima en zonder enig gedoe.

Sinds kort komt email die ik/wij versturen bij de ontvangers aan in de ongewenste map/spam. Dit is als we gewoon zelf een mail schrijven in Outlook Classic (de desktop app), via Outlook.com; maar ook de nieuwsbrief via Mailchimp of mail vanuit een administratiepakket.

Uiteraard heb ik dit bij VDX neergelegd (daar nemen we de dienst af), die hebben de DNS instellingen nagekeken. DKIM staan aan en is geconfigureerd vanuit MS365. DMARC is ook ingesteld. SPF komt overeen met wat het volgens Microsoft moet zijn. Volgens VDX staat alles zoals het moet staan, zij zien geen afwijkende dingen.

Voor mailchimp en het adminpakket zijn een aantal CNAME records toegevoegd, ook die zijn al meerdere keren geverifieerd.

Als we een check doen op mail-tester.com krijgen we een score van 9.5/10. Op mxtoolbox.com diverse checks gedaan, volgens hun staat ook alles goed.

Als laatste heb ik de DNS gecontroleerd met eenzelfde setup op een ander domein. Ook die doen mailchimp en gebruiken hetzelfde adminpakket. De instellingen komen overeen.

Toch komt de mail niet goed aan.

Heeft iemand een idee waar ik nog naar kan (laten) kijken?

[skate master]

Je zou eens kunnen checken of je domeinnaam niet op een blacklist staat, want daar lijkt t op .

https://www.spamhaus.org/

[sus]

Goeie tip, had ik nog niet aan gedacht. Meteen de check gedaan via die link, maar ook zij geven aan dat er niets aan de hand is.

[Bastien]

Staat er zinvolle info in de mail headers bij de ontvanger? Doorgaans staat daar wel in wat de reden is voor de spam classificatie. Dan kun je hopelijk wat gerichter zoeken.

Is het bij alle ontvangers dat het spam is of bij bepaalde mail providers?

[jurroen]

sus schreef op dinsdag 15 april 2025 @ 20:56:
Als we een check doen op mail-tester.com krijgen we een score van 9.5/10.

Waar zit die halve punt in?

[sus]

jurroen schreef op dinsdag 15 april 2025 @ 23:16:

Waar zit die halve punt in?

“De body van je bericht bevat fouten” is 0.5 pnt aftrek. Dat is bij versturen van een gewoon mailbericht vanuit Outlook Classic, met een afbeelding als handtekening. Die opmaak moet ik dus even fixen.

Stuur ik zonder handtekening dan is de score 10/10

[peize9]

Probeer https://internet.nl's email tester eens en volg wat er gedaan moet worden om het domein te verbeteren. Ze hebben daar goede uitleg bij.

[ Voor 12% gewijzigd door peize9 op 16-04-2025 11:05 ]

[sus]

Ook die even gedaan. DNSSEC stond niet aan, meteen aan laten zetten. Verder kwam ook daar niks naar voren wat fout ging

[jurroen]

sus schreef op woensdag 16 april 2025 @ 11:00:
[...]

Stuur ik zonder handtekening dan is de score 10/10

En als je die mail naar de ontvanger stuurt, zonder handtekening, komt ie dan ook in de spam bij de ontvanger?

Is dit probleem beperkt tot één ontvanger of meerdere ontvangers?

[sus]

Mail komt bij een hele grote groep klanten in spam - en dan ook letterlijk alles wat we sturen. Bij een andere groep komt het zonder issues aan. En dan is er een deel waar het de ene keer goed gaat en de andere keer niet.

Als voorbeeld, een nieuwsbrief via mailchimp; 20k mailadressen. De ontvangst loopt over alle mogelijke varianten van mailproviders; dus ontvangers bij google/outlook/ms365/isp/hostingproviders/…

Ik ontvang hem in mijn google prima, bij andere goole ontvanger gaat hij naar ongewenst. Sturen we vanuit het admin-pakket een mail, dan gaat die bij juist naar ongewenst.

En zo zijn er ook die bij google zitten en alles gewoon prima ontvangen of waar alles direct naar ongewenst verdwijnt.

Mailchimp en adminpakket lopen via een CNAME record, die zijn meermaals gecontroleerd - en wees eerlijk, dat is een kwestie van kopieren/plakken om die in een DNS toe te voegen.

Inmiddels ben er ik via de diverse tools en check-websites wel achter dat alle DNS instellingen echt prima staan. Zowel hier als via DM heb ik tips gekregen “check hier je domein of mailadres” en letterlijk elke tool geeft aan dat het goed staat ingesteld. Ook zie ik het domein nergens op blocklist staan.


Ik zie werkelijk niet waar het mis gaat. Als het nu alleen bij bv Google niet zou aankomen - en dan iedereen bij Google - dan heb je iets om gericht te zoeken. Maar nu is het echt random.

[lier]

Bastien schreef op dinsdag 15 april 2025 @ 22:35:
Staat er zinvolle info in de mail headers bij de ontvanger?

Volgens mij is deze vraag nog niet beantwoord.

[Thijn41]

sus schreef op woensdag 16 april 2025 @ 20:41:
Ik zie werkelijk niet waar het mis gaat. Als het nu alleen bij bv Google niet zou aankomen - en dan iedereen bij Google - dan heb je iets om gericht te zoeken. Maar nu is het echt random.

Als je naar de headers kijkt van een mail in google dia naar de spam is gegaan, en eentje die wel in de inbox terecht komt. Zit er dan verschil in?

[sus]

Ik ga hier straks even naar kijken; helaas even een vervelend privedingetje tussendoor

[sus]

Voor in de toekomst:

Helaas geen oplossing gevonden. We hebben een 2e domein op exact dezelfde manier ingericht en daar loopt alles prima mee. Was even knutselen zodat mail van het ene domein ook bij de andere aankomt, maar dat werkt nu ook prima.

Waarom het van het originele domein niet aankomt is werkelijk geen enkel idee, de diverse partijen die er bij betrokken zijn tasten volledig in het duister, maar dat hebben we ook opgegeven.