Situatie met klant over ongeautoriseerde bestelling

[Walkingshadown]

Goedenavond allemaal,

Ik zou graag jullie advies willen over de volgende situatie. Wij zijn een kleine ICT-onderneming van twee personen.

Vorig jaar heeft een klant van ons telefonisch 10 Microsoft-licenties besteld via één van hun medewerkers. Na ongeveer 10 maanden kregen we van de klant te horen dat zij deze bestelling “nooit gedaan” zouden hebben. Naar aanleiding daarvan hebben wij uit coulance de licenties direct stopgezet.

Nu stelt de klant dat de persoon die destijds de bestelling plaatste, niet gemachtigd zou zijn om dit te doen. Het lastige is: dezelfde persoon heeft destijds ook meerdere malen akkoord gegeven voor extra uren binnen een project dat uit de hand is gelopen – een project dat overigens door een ander ingehuurd bedrijf werd uitgevoerd, niet door ons. Wij waren enkel verantwoordelijk voor de reguliere helpdeskondersteuning.

Onze vraag is:
Hoe ga je professioneel en zakelijk om met dit soort situaties, waarin een klant achteraf stelt dat een medewerker niet bevoegd was om beslissingen te nemen – terwijl deze persoon wel structureel opdrachten gaf en er nooit bezwaar werd gemaakt?

Alle inzichten en ervaringen zijn welkom – alvast dank!

[corporalnl]

Wat is er contractueel vast gelegd? Welke voorwaarden etc.

[jadjong]

Ik zou lekker de factuur sturen, hoe ze dat intern van diens salaris af trekken is niet jouw probleem.

[Onbekend]

Die licenties zijn verder nooit gebruikt?

En is de persoon van wie jullie te horen hebben gekregen dat een ander niet gemachtigd was, was wel gemachtigd om het in te trekken?

Ik zou alles meteen puur zakelijk opstellen (omdat je een onbetrouwbare klant hebt die na 10 maanden iets nog ter discussie stelt). De factuur moet gewoon worden betaald, want je hebt zelf ook kosten gemaakt.
En daarnaast vragen om een lijst met gemachtigde personen die bestellingen mogen plaatsen, met daaronder een handtekening van de directeur.

Wat staat er bij jullie eigenlijk in de leveringsvoorwaarden?

[dutchgio]

Ik zou verwachten dat dat iets is voor het bedrijf en de medewerker, niet aan jullie onderneming.
Hoe ze dat willen inhouden op salaris, ontslag, etc. Is aan hen.

[ Voor 25% gewijzigd door dutchgio op 10-04-2025 23:34 ]

[Dennism]

Ik vermoed dat de vraag zal zijn of jij juridisch gezien zou mogen verwachten dat deze persoon mag tekenen / akkoord mag geven voor dat soort bedragen. Gaat het over 5 tientjes dan ligt dat normaal gesproken anders dan wanneer er voor een ton besteld is zeg maar. Voor een ton mag je wel even controleren of je inderdaad met een gemachtigde in contact bent die mag tekenen voor dat soort bedragen en dus ook bij de KVK geregistreerd staat bijvoorbeeld.

Terwijl bij bestellingen tot een paar 100 euro vermoed ik je best mag verwachten dat de niet officieel tekenbevoegde systeem beheerder best akkoord mag geven voor bijvoorbeeld een bestelde laptop of een paar office 365 licenties.

[FiraNove]

Bestelbevoegheid is een interne gelegenheid van de klant. Als leverancier heb je hier geen zorgplicht. Ook al zou je het willen controleren, heb je niet de mogelijkheid omdat goed te doen.

Ik zou het argument van de klant weerleggen, zeker als je stelt dat "deze persoon wel structureel opdrachten gaf".

Succes met de afhandeling.

[President]

FiraNove schreef op donderdag 10 april 2025 @ 23:44:
Bestelbevoegheid is een interne gelegenheid van de klant. Als leverancier heb je hier geen zorgplicht. Ook al zou je het willen controleren, heb je niet de mogelijkheid omdat goed te doen.

Ik zou het argument van de klant weerleggen, zeker als je stelt dat "deze persoon wel structureel opdrachten gaf".

Succes met de afhandeling.

Ben ik totaal niet met je eens. Zou heerlijk zijn: dan loop ik morgen even de supermarkt in en laat ik een medewerker daar tekenen dat de Albert Heijn mij 200 miljoen euro gaat geven..

Dat de persoon bij andere dingen wel bevoegd is dat is toch ook niet zo gek? Gaan we weer even terug naar de supermarkt: de chef groente mag wel gewoon groente bestellen, maar mag niet ineens 10 auto's voor de zaak bestellen.

TS heeft ook het geluk dat het bedrijf niet gewoon ontkent dat de bestelling is gedaan, want ik neem aan dat daar geen opnames van zijn.

Hoe kan het worden voorkomen? Simpel: van alle bestelling gaat er een mail naar een vast email adres ter bevestiging. Bij bestellingen boven bedrag xxxx is de mail voorzien van een bevestigingslink.

Ga ik zoeken op dit soort onderwerpen dan komt het al snel neer op teken bevoegdheid (https://www.google.com/se...id=chrome-mobile&ie=UTF-8) maar daar gaat het niet puur om bij jou. De vraag is dan ook dat je wilt gaan bereiken. Wil je het geld hebben dan moet je aandringen en misschien juridische stappen nemen, daarbij zal je de klant (en mogelijk andere toekomstige klanten) wel gaan kwijtraken. Wil je de klant houden? Dan moet je vooral in gesprek gaan en bereid zijn het bedrag of een deel ervan te missen.

Maar zorg er voor toekomstige situaties voor dat je jezelf iets meer indekt met een mail bevestiging of bevestiging verzoek

[ Voor 25% gewijzigd door President op 11-04-2025 05:40 ]

[99ruud99]

@President ligt er beetje aan... Iemand die opdrachten aanstuurt krijgt vaak redelijk wat bevoegdheid... 10 licenties is misschien 1500 euro... Dat is niet iets waarvoor je een uitgebreide offerte op gaat starten die langs het management naar de directeur moet...

Natuurlijk is het handig om vooraf te bepalen wie de opdrachtgever is, wie gemandateerd is en wie tekenbevoegde is.

Maar iemand die uren zelfstandig mag aftekenen klinkt als een manager-functie. Daarvan verwacht je dat die wel tot een hoger bedrag mag gaan dan een "gewone" medewerker.

Als jij bij ah aankomt met "deze bloemen zijn na 1 dag verwelkt" wordt toch ook niet eerst de manager erbij geroepen. De hoofdcassiere scant zijn/haar token en je krijgt nieuwe mee.

Of ga je eerst vragen of deze wel tekenbevoegdheid heeft, want anders pleeg je diefstal.

[Heroic_Nonsense]

Even uitgaande van de situatie in Nederland:


In beginsel is een overeenkomst tussen bedrijven alleen geldig als de opdracht is gegeven door iemand die daartoe tekenbevoegd is verklaard door de opdrachtgevende partij. Als alles netjes is geregeld, is dat terug te vinden in het handelsregister, inclusief tot welk bedrag of in welke categorie die persoon mag tekenen (het voorbeeld van de groente-inkoper die geen auto's mag inkopen).

Maar de soep hoeft niet zo heet gegeten te worden. Als jij er redelijkerwijs vanuit mocht gaan dat de persoon die de opdracht gaf dit mag doen, dan kan de overeenkomst toch geldig zijn. Heeft iemand bijvoorbeeld een leidinggevende functie van (in jouw casus) de IT-afdeling, een titel die autoriteit uitstraalt ("Manager Inkoop") of is hij wel tekenbevoegd voor aangrenzende zaken? Dan kan de schijn ontstaan dat die persoon toch mag tekenen en kan de bal weer bij de inkopende partij komen te liggen.

Voor de volgende keer: controleer in het handelsregister of iemand tekenbevoegd is. Er zijn handige tools die dat voor je doen, maar je kunt ook een uittreksel opvragen voor een paar euro. Het kost je hooguit een paar minuten.

Is de persoon niet tekenbevoegd volgens het handelsregister? Vraag dan een volmacht waaruit blijkt dat hij toch mag inkopen wat hij wil inkopen.

Dit is een interessant artikel over je mogelijkheden die je nu hebt in jouw geschil:

https://www.mulderijbedri...kenbevoegd-toch-gebonden/

[ Voor 9% gewijzigd door Heroic_Nonsense op 11-04-2025 08:17 ]

[Plucky]

Niet ieder bedrijf legt dit soort zaken bij de KvK vast.

Het bijhouden en vastleggen van mutaties bij de KvK vergen best veel werk en tijd, zeker als je meerdere entiteiten hebt.

Bedrijven kiezen er daarom regelmatig voor om enkel board-members en/of directieleden te registreren bij de KvK. De onderliggende personen, denk aan inkopers / juristen / hoofd HR / enz., krijgen dan een autorisatie middels een ondertekende Power Of Attorney.
Die zijn namelijk veel eenvoudiger te verstrekken en/of in te trekken en zijn, mits getekend door tekenbevoegden, ook rechtsgeldig.

[Muismat1991]

Laatst een vergelijkbaar artikeltje gelezen van Arnoud Engelfriet.

Zover ik kan zien mag TS verwachten dat de medewerker tekenbevoegd was en dat daarom de opdracht bindend is.

Juridisch zou ik zeggen dat je gelijk hebt, maar natuurlijk is het onderhouden van een kantrelatie ook wat waard. Dat is natuurlijk een afweging die TS zelf moet maken.

Bron:

https://blog.iusmentis.co...ij-een-colporteur-wat-nu/

[Emos]

Hoe zijn de licenties aangevraagd? Telefonisch, zie ik. Maar is er daarna nog contact via de email geweest? Of via een officieel systeem, zoals iBuy bijvoorbeeld. Hoe is er betaald? Het klinkt nogal amateuristisch aan de vragende kant. Normaal komt er een verzoek tot offerte. Die wordt dan getekend teruggestuurd met een nummer dat gebruikt kan worden voor de facturering. Die factuur gaat naar een speciale afdeling. Die kan op dat moment nog bepalen of er betaald kan en mag worden et cetera..

Kan je daar iets meer over zeggen? Hoe is dat traject verlopen?

[ Voor 4% gewijzigd door Emos op 11-04-2025 09:41 ]

[barbarbar]

Voor het verleden kun je eigenlijk alleen zelf bepalen hoe belangrijk die klant voor je is, en in hoeverre je je daarom schappelijk opstelt en coulance biedt. Zelf vroeger wel eens aan de andere kant van het verhaal gezeten, waarbij de directeur de kosten te hoog vond worden en daarom ging claimen dat ik die kosten niet had mogen goedkeuren richting de leverancier. Onzin, want was afgesproken onderhandeling tactiek. Inmiddels weet ik wel beter dat zo'n manier van werken voor niemand prettig is.

Voor de toekomst zou ik meer met inkooporders en offertes gaan werken. Jij stuurt een offerte, en/of je krijgt van hun een inkooporder. Vaak zijn medewerkers beslissingsbevoegd tot bepaalde bedragen. Voor kleine verbruiksartikelen vaak tot 1000 euro per keer. 10k totaal voor een projectmanager, 50k voor de regio manager, 100k voor de landelijke directeur en daar boven moeten vaak meerdere mensen akkoord gaan geven. Bij de KVK kun je bij de bedrijfsgegevens van je klant zien wie er zijn opgegeven als tekenbevoegd en tot welk bedrag.

Dus alle aanvragen die je krijgt, ga je vanaf nu pas uitvoeren als je een getekende offerte of inkooporder hebt. Wil je niet voor elk wissewasje een offerte sturen? Dan kun je met strippenkaarten werken voor vaak voorkomende leveringen. Voor diensten is dat goed te doen, de klant betaald dan vooraf en zodra ze door hun uren/dienst heen zijn (of driegen te raken) stuur je een nieuwe factuur. Dan kan de klant ook snel zien of er iets ongemerkt is aangevraagd, en heb jij zekerheid van betaling.

Voor wat kleine licenties tot een 1000 per maand, zou ik als leverancier geen vragen over bevoegdheden hoeven te verwachten tenzij de klant dit vooraf heel duidelijk communiceert.

Ik werk zelf als zelfstandige ook op basis van goed vertrouwen, maar helaas werkt dat niet bij iedereen zo. Die krijgen een factuur vooraf.

[ Voor 3% gewijzigd door barbarbar op 11-04-2025 10:04 ]

[F_J_K]

President schreef op vrijdag 11 april 2025 @ 05:34:
[...]

Ben ik totaal niet met je eens. Zou heerlijk zijn: dan loop ik morgen even de supermarkt in en laat ik een medewerker daar tekenen dat de Albert Heijn mij 200 miljoen euro gaat geven..

En andersom is de aanschaf namens de werkgever van drie broden door de nieuwe stageloper niet terug te draaien, ook als die niet in de KVK is genoemd als bevoegd persoon.

Dat de persoon bij andere dingen wel bevoegd is dat is toch ook niet zo gek? Gaan we weer even terug naar de supermarkt: de chef groente mag wel gewoon groente bestellen, maar mag niet ineens 10 auto's voor de zaak bestellen.

Tenzij er de afgelopen jaren al regelmatig enkele auto's zijn gekocht door dezelfde functies. Die ook zijn betaald. En je al een zakelijke relatie hebt.

Het gaat inderdaad om de grenzen en verwachtingen.

10 extra licenties is geen grote aanschaf waar je de natte handtekening van een formeel gemandateerd persoon hoeft te verwachten. Des te meer als de licenties vervolgens betaald worden ook.

Vervolg: als er moeilijk wordt gedaan, is dat het moment om papieren afspraken te maken: wie mag optreden in welke situaties / bij welke kosten? En dus nee zeggen als een ander besteld, ook als de rest op vakantie is en het haast heeft.

[Qwerty-273]

Emos schreef op vrijdag 11 april 2025 @ 09:38:
Hoe zijn de licenties aangevraagd? Telefonisch, zie ik. Maar is er daarna nog contact via de email geweest?
....
Kan je daar iets meer over zeggen? Hoe is dat traject verlopen?

Of is het een situatie waarbij er al een offerte ligt en goedgekeurd is, maar de klant 15 minuten later nog belt met de vraag "Kan je er nog 10 licenties Windows aan toevoegen? We kwamen er net achter dat we die waren vergeten."

Hoe groter de organisatie zie je wel dat er meer vast komt te liggen. Al krijg je dan wel situaties waar jij geen tekenbevoegdheid hebt, maar wel vaak met de leverancier samen zit om de bestelling te plaatsen (om dan uiteindelijk een inkoop manager het ok te laten geven), dat je op een gegeven moment wel de onofficiële status krijgt dat een bestelling die jij plaatst al door de leverancier in behandeling genomen wordt voordat de inkoopmanager zijn stempel heeft gezet.

[Walkingshadown]

Vorig jaar waren er twee personen betrokken bij een project – laten we dat even Project X noemen.

Persoon A was verantwoordelijk voor de hele IT.

Persoon B was specifiek verantwoordelijk voor Project X.

Persoon B heeft bij ons telefonisch licenties besteld. Dat gesprek is geregistreerd en staat ook op naam van Persoon B. We hebben Persoon A daar destijds van op de hoogte gebracht. Hij wist dus dat Persoon B de licentie bij ons had besteld.

Tijdens het project heeft Persoon B meerdere keren akkoord gegeven op werkzaamheden, hardware, enzovoorts. En nu ineens beweert hij dat hij daar helemaal niet voor gemachtigd was, en dat alleen Persoon A officieel mag bestellen. Maar Persoon A was op de hoogte van de bestellingen en heeft hier toen ook niets over gezegd.

Voor ons is dit verwarrend, omdat we op basis van communicatie en akkoord van Persoon B hebben geleverd en gewerkt. Daarom willen we dit nu goed en duidelijk vastleggen.

We hebben inmiddels gelezen dat wij als leverancier eigenlijk alleen zaken mogen doen met een officieel aangestelde contactpersoon – bij voorkeur aangewezen door de directie of CEO – die bevoegd is om beslissingen te nemen en opdrachten te verstrekken.

Dus voordat we verder kunnen met de kwestie rondom de licenties (het gaat om een bedrag van meer dan €3.000), willen we eerst zwart-op-wit ontvangen wie er namens hun organisatie gemachtigd is voor dit soort zaken.

Zodra dat geregeld is, kunnen we samen verder kijken naar een nette oplossing.

[Qwerty-273]

Walkingshadown schreef op vrijdag 11 april 2025 @ 10:19:
Dus voordat we verder kunnen met de kwestie rondom de licenties, willen we eerst zwart-op-wit ontvangen wie er namens hun organisatie gemachtigd is voor dit soort zaken.

Zodra dat geregeld is, kunnen we samen verder kijken naar een nette oplossing.

Dat klinkt goed, maar je zal je er wel aan moeten houden. Dus ook zoals eerder iemand al melden op het moment van vakanties, ziekte en hoge spoed. Dat je een nee durft te verkopen, ook al hoor je vervolgens paniekerige smeekbeden om het toch te leveren want bedrijfsbelang etc. etc.

[Outerspace]

Misschien tijd om een contract / DAP op te stellen waarbij duidelijk wordt vermeld wie de contactpersonen zijn en wie welke acties mogen uitzetten bij jullie. Dan heb je dat ook vastgelegd en heeft de klant het ook ondertekend.

[Roozzz]

Plucky schreef op vrijdag 11 april 2025 @ 09:31:
Niet ieder bedrijf legt dit soort zaken bij de KvK vast.

Het bijhouden en vastleggen van mutaties bij de KvK vergen best veel werk en tijd, zeker als je meerdere entiteiten hebt.

Bedrijven kiezen er daarom regelmatig voor om enkel board-members en/of directieleden te registreren bij de KvK. De onderliggende personen, denk aan inkopers / juristen / hoofd HR / enz., krijgen dan een autorisatie middels een ondertekende Power Of Attorney.
Die zijn namelijk veel eenvoudiger te verstrekken en/of in te trekken en zijn, mits getekend door tekenbevoegden, ook rechtsgeldig.

Dit ja, hier (multinational, 8k werknemers) komen de in het KvK geregistreerde personen, directie of directeur NL, pas in beeld bij projecten boven de 5 miljoen geloof ik (en soms voor een klusje van €20k voor een gemeente, als men daar heel formeel bevoegdheid eist ). In principe is het overgrote deel gedelegeerd. Anders wordt iedereen helemaal gek.

Ts mag hier prima aannemen dat de beste man gemachtigd was voor dit soort kleine bestellingen. Kortom, dit is vooral het probleem van de ander.

[XelaRetak]

Roozzz schreef op vrijdag 11 april 2025 @ 10:38:
[...]

Dit ja, hier (multinational, 8k werknemers) komen de in het KvK geregistreerde personen, directie of directeur NL, pas in beeld bij projecten boven de 5 miljoen geloof ik (en soms voor een klusje van €20k voor een gemeente, als men daar heel formeel bevoegdheid eist ). In principe is het overgrote deel gedelegeerd. Anders wordt iedereen helemaal gek.

Ts mag hier prima aannemen dat de beste man gemachtigd was voor dit soort kleine bestellingen. Kortom, dit is vooral het probleem van de ander.

Dit. Wij hebben hier 5k personeel, het zou wat zijn als mijn vendors moeten gaan bijhouden wie/wat mag bestellen. Dan worden we per direct uit de klantenkring gegooid.

Leg het probleem van je klant niet bij jezelf neer. Dat mogen ze zelf oplossen.

[barbarbar]

Roozzz schreef op vrijdag 11 april 2025 @ 10:38:
[...]

Dit ja, hier (multinational, 8k werknemers) komen de in het KvK geregistreerde personen, directie of directeur NL, pas in beeld bij projecten boven de 5 miljoen geloof ik (en soms voor een klusje van €20k voor een gemeente, als men daar heel formeel bevoegdheid eist ). In principe is het overgrote deel gedelegeerd. Anders wordt iedereen helemaal gek.

Ts mag hier prima aannemen dat de beste man gemachtigd was voor dit soort kleine bestellingen. Kortom, dit is vooral het probleem van de ander.

Bij wat grotere bedrijven waar ik mee werk gaat alles via inkooporders. Als ik vooraf geen inkoop heb gehad, krijg ik de rekening niet betaald. Ze hebben dan zelf op orde dat inkooporders door de juiste mensen worden goedgekeurd, hoe ze dat doen is dan niet aan mij. Vaak geven ze dan zelf wel aan dat ze wel een inkooporder hebben die tot een bepaald bedrag is goedgekeurd. Daar moet ik dan ook een voorbeeld factuur heen sturen, want dat is ook om phishing/oplichting/betalingsfraude intern e.d. te voorkomen.

[ Voor 6% gewijzigd door barbarbar op 11-04-2025 11:01 ]

[Heroic_Nonsense]

Plucky schreef op vrijdag 11 april 2025 @ 09:31:
Niet ieder bedrijf legt dit soort zaken bij de KvK vast.

Het bijhouden en vastleggen van mutaties bij de KvK vergen best veel werk en tijd, zeker als je meerdere entiteiten hebt.

Bedrijven kiezen er daarom regelmatig voor om enkel board-members en/of directieleden te registreren bij de KvK. De onderliggende personen, denk aan inkopers / juristen / hoofd HR / enz., krijgen dan een autorisatie middels een ondertekende Power Of Attorney.
Die zijn namelijk veel eenvoudiger te verstrekken en/of in te trekken en zijn, mits getekend door tekenbevoegden, ook rechtsgeldig.

In dat geval is de medewerker die de bestelling plaatste, dus niet tekenbevoegd (want niet vastgelegd in het handelsregister), en is de enige controle het vragen van een volmacht waaruit blijkt dat dit gedelegeerd is door iemand die wel als tekenbevoegde is vermeld in het HR.

[Jaer288]

Walkingshadown schreef op vrijdag 11 april 2025 @ 10:19:
Tijdens het project heeft Persoon B meerdere keren akkoord gegeven op werkzaamheden, hardware, enzovoorts. En nu ineens beweert hij dat hij daar helemaal niet voor gemachtigd was, en dat alleen Persoon A officieel mag bestellen. Maar Persoon A was op de hoogte van de bestellingen en heeft hier toen ook niets over gezegd.

Geen expert, maar kwam dit tegen en wellicht relevant: Schijn van volmachtverlening (artikel 3:61 van het Burgerlijk Wetboek)

Het feit dat er geen volmacht is verleend, kan echter niet aan de wederpartij worden tegengeworpen indien de schijn van volmachtverlening door de pseudo-volmachtgever is gewekt. Dit kan door een actieve handeling, maar ook door een nalaten. Bijvoorbeeld door een bepaalde situatie te laten voort bestaan en/of niet in te grijpen.

In jouw verhaal zou dan
- Persoon B de schijn hebben gewekt
- Persoon A op de hoogte zijn, maar niet ingegrepen

[Dennism]

Roozzz schreef op vrijdag 11 april 2025 @ 10:38:
[...]

Dit ja, hier (multinational, 8k werknemers) komen de in het KvK geregistreerde personen, directie of directeur NL, pas in beeld bij projecten boven de 5 miljoen geloof ik (en soms voor een klusje van €20k voor een gemeente, als men daar heel formeel bevoegdheid eist ). In principe is het overgrote deel gedelegeerd. Anders wordt iedereen helemaal gek.

Ts mag hier prima aannemen dat de beste man gemachtigd was voor dit soort kleine bestellingen. Kortom, dit is vooral het probleem van de ander.

Voor TS zal het in dit geval inderdaad vermoed ik niet uitmaken, want vermoedelijk mag TS gewoon aannemen dat deze persoon had mogen tekeken.

Maar bij een multinational is dat vaak wel anders, wij leveren ook aan meerdere multinationals en die geven gewoon vooraf aan, bij het aangaan van de relatie, welke personen zaken bij ons mogen bestellen en tot welke bedragen ze mogen bestellen, dat gaat allemaal via vaste inkopers. Houden wij ons daar niet aan, en volgens we niet de correcte procedures dan kan het erg lang duren voordat zo'n multinational de factuur betaald (of niet, en je dus langs de rechter mag).

[Blasterxp]

Had Persoon A niet xx uur de tijd om te reageren?
En als hij na xx maanden er pas achterkomt; dan is het toch pech?

[Bozariusz]

Namens wat voor soort rechtspersoon handelde de wederpartij?

[vanisher]

wat een drukte om niets, er is vaker besteld door zelfde persoon. je hebt 2 opties:

1 - zijn de lics wel gebruikt, prima factuurtje moet gewoon betaald worden.

2 - zijn de lics niet gebruikt, prima factuurtje moet gewoon betaald worden.

als het 2 is zou je uit coulance je marge als korting kunnen geven, kost het je niets. Maar klant is geen koning.

sowieso worden klanten te veel heilig verklaard in verschillende topics. voor deze klant weer een nieuwe.

aanvulling: je klant is ook ondernemer, horen ook risico's bij, waarom moeten die altijd bij een leverancier neergelegd worden. Als jij naar eer en geweten gehandeld hebt ....

[ Voor 16% gewijzigd door vanisher op 11-04-2025 15:52 ]

[Marchel]

Bij het bedrijf waar ik werk, mogen orders alleen worden aangenomen van medewerkers die geautoriseerd zijn om orders te mogen plaatsen (admninistratieve wijzigingen). Wat er eigenlijk gebeurt is dat er eerst een overeenkomst is gelosten met het bedrijf, deze moet door een tekenbevoegd persoon worden ondertekent, hierna kan de tekenbevoegde medewerkers autoriseren om opdrachten te plaatsen.

Zoals hier al gezegd, als deze persoon al eerder gemachtigd is geweest een opdracht bij jouw bedrijf te plaatsen, dan mag je aannemen dat de order voor 10 licenties is goedgekeurd door opdrachtgever. Het is ook geen bijzondere bestelling, dus extra controle vanuit jouw bedrijf lijkt mijn dan ook overbodig.

[ Voor 3% gewijzigd door Marchel op 11-04-2025 16:27 ]

[Marchel]

Marchel schreef op vrijdag 11 april 2025 @ 16:12:
Bij het bedrijf waar ik werk, mogen orders alleen worden aangenomen van medewerkers die geautoriseerd zijn om dit te mogen doen. Wat er eigenlijk gebeurt is dat er eerst een overeenkomst is gelosten met het bedrijf, deze moet door een tekenbevoegd persoon worden ondertekent, hierna kan de tekenbevoegde medewerkers autoriseren om opdrachten te plaatsen.

Zoals hier al gezegd, als deze persoon al eerder gemachtigd is geweest een opdracht bij jouw bedrijf te plaatsen, dan mag je aannemen dat de order voor 10 licenties is goedgekeurd door opdrachtgever. Het is ook geen bijzondere bestelling, dus extra controle vanuit jouw bedrijf lijkt mijn dan ook overbodig.

Daarnaast heb jij maanden lang een factuur verzonden, na 10? facturen komen ze bij je terug. Als ze dit nou hadden gedaan na de eerste factuur, dan was de schade veel kleiner geweest en makkelijker op te lossen. Als je dan nog iets wil compenseren, dan zou ik het alleen doen binnen de eerste maand dat je de licenties hebt aangeboden.

[toolkist]

Emos schreef op vrijdag 11 april 2025 @ 09:38:
Hoe zijn de licenties aangevraagd? Telefonisch, zie ik. Maar is er daarna nog contact via de email geweest? Of via een officieel systeem, zoals iBuy bijvoorbeeld. Hoe is er betaald? Het klinkt nogal amateuristisch aan de vragende kant. Normaal komt er een verzoek tot offerte. Die wordt dan getekend teruggestuurd met een nummer dat gebruikt kan worden voor de facturering. Die factuur gaat naar een speciale afdeling. Die kan op dat moment nog bepalen of er betaald kan en mag worden et cetera..

Kan je daar iets meer over zeggen? Hoe is dat traject verlopen?

9 van de 10 mkb bedrijven maken echt geen orders voor een kostenfactuur en meer dan genoeg grotere ook niet.
Maar dat boeit verder ook niet, dat zijn interne procedures.
Als die opdracht ter goeder trouw is aangegaan dan kan men achteraf met allerlei procedures komen, betalen moeten ze gewoon.

[Walkingshadown]

Qwerty-273 schreef op vrijdag 11 april 2025 @ 10:23:
[...]

Dat klinkt goed, maar je zal je er wel aan moeten houden. Dus ook zoals eerder iemand al melden op het moment van vakanties, ziekte en hoge spoed. Dat je een nee durft te verkopen, ook al hoor je vervolgens paniekerige smeekbeden om het toch te leveren want bedrijfsbelang etc. etc.

Wij hebben zojuist aan de klant gevraagd om formeel een afspraak te maken over de personen die de bestelling moeten keuren, voordat wij verder kunnen.
Nu is het afwachten of ze eerst willen overleggen.
Bedankt voor jullie reacties.
Of ze hier mee willen stemmen is de vraag. Maar wij gaan geen bestelling opnemen tot er duidelijkheid is.