Reply op mail verzonden vanuit gezamenlijke postbus

[_Dune_]

Situatie:
Betreft een hybride Exchange omgeving, twee on-prem Exchange servers.
Gezamelijke postbus, waar men direct (alle) rechten op heeft en de optie 'send onbehalf'.

Probleem:
Men verzend namens de betreffende gezamenlijke postbus een mail naar een relatie, hierop wordt een reply gestuurd met bevestiging dat de mail ontvangen is (ontvangstbevestiging).

Nu zou je verwachten dat de bevestigingsmail in de gezamenlijke postbus terecht zou komen, echter dit is niet het geval. De mail beland in de postbus van de persoon welke namens de gezamenlijke postbus de mail verzonden heeft.

Gecontroleerd:
Ik heb gecontroleerd of er regels direct op de postbus staan of vanuit Exchange, dit i niet het geval.

Zelf heb ik namens betreffende postbus mail verzonden naar een eigen (extern) adres en hier op gereageerd, deze mail komt keurig zoals verwacht terug in de gezamenlijke postbus.

Inmiddels al verschillende fora doorzocht, maar ik kom dit fenomeen eigenlijk nergens tegen.

Oplossing?
Iemand dit fenomeen eerder gezien? Ik ben het namelijk even kwijt, waarom dit bij enkele relaties gebeurd (retour mail in de persoonlijke postbus, in plaat van de gezamenlijke postbus).

[Hero of Time]

Normaal gesproken is 'send on behalf' voor mailen uit naam van een andere gebruiker en gebruik je 'send as' voor gedeelde mailboxen. Geef de gebruikers dus de andere verstuur rechten, send as ipv send on behalf. Ik ben niet anders gewend dan dat er altijd netjes het antwoord bij de gedeelde mailbox komt.

Waar je ook even naar moet kijken, is of er toevallig een 'reply-to' veld is gevuld. Dit is compleet onafhankelijk of je nou van een persoonlijke mailbox stuurt, een shared mailbox, via send as of send on behalf.

[_Dune_]

De meeste shared mailboxen zijn bij ons geconfigureerd dat men namens (send on behalf) de mailbox mail verzend, dit om de simpele reden dat altijd duidelijk moet zijn (AVG) wie de mail daadwerkelijk verzonden heeft.

Daarwaar vanuit (send as) de shared mailbox verzonden wordt is de verantwoording verlegd en wordt er veelal uitnaam van de organisatie of specifieke afdeling gemaild. Dit mag alleen na goedkeuring van de afdeling complaincy.

In het geval van een shared mailbox is beiden in principe mogelijk.

Ik ben er wel al achter dat het uitsluitend om ontvangstbevestigingen gaat, een reply op een mail verzonden namens (send on behalf) een sharedmailbox komt gewoon netjes aan in de sharedmailbox.

Overigens, waar kun je überhaubt een 'reply-to' veld vooraf invullen, dit vind ik niet direct terug in de exchange instellingen.

[Hero of Time]

Ah, verzendbevestigingen. Daar heb ik nooit wat mee gedaan en kan mij zo indenken dat die anders verwerkt worden dan een gewoon antwoord. Ik vond het ook al zo gek dat een 'send on behalf' naar de verzender ging, ipv de uit naam van.

Het reply-to veld is een client instelling en ik heb geen idee waar dat in Exchange zelf als vaste waarde opgegeven zou moeten worden. In Outlook heb je wel de optie om dat veld aan te zetten, net zoals je BCC en From aan kan zetten.

Maar je hebt al gevonden dat het normale antwoord wel juist aan komt,

[_Dune_]

De 'ontvangst bevestiging', lijkt inderdaad anders te 'reageren' en komt dus terug in de mailbox van de persoon die namens een shared mailbox iets verzonden heeft. Ik het inmiddels ook vanuit meerder shared mailboxen geprobeerd... lijkt 'as designd' te zijn.

In ieder geval hartelijk dank voor het meedenken.

[ Voor 9% gewijzigd door _Dune_ op 30-03-2025 00:03 ]